DMS / Digitales Archiv-System, Scan- und Patientenaktenvernichtungsdienstleistung Referenznummer der Bekanntmachung: VV08-22
Auftragsbekanntmachung
Lieferauftrag
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Buxtehude
NUTS-Code: DE939 Stade
Postleitzahl: 21614
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.deutsche-evergabe.de
Abschnitt II: Gegenstand
DMS / Digitales Archiv-System, Scan- und Patientenaktenvernichtungsdienstleistung
Beschaffung eines Digitalen Archiv-System inklusive Scan- und Patientenaktenvernichtungsdienstleistungen als Ergänzung zum Medizinischen Informationssystem für das Kreisklinikum Siegen
in den Vergabeunterlagen aufgeführt
Der Auftraggeber hat sich zum Ziel gesetzt, im 04. Quartal 2022 / 01. Quartal 2023 mit einem modernen und zukunftsorientierten DMS/Digitalen Archivsystem als Ergänzung zum Medizinischen und administrativen Krankenhausinformationssystem (derzeit Meierhofer M-KIS inkl. SAP IS-H und SAP ERP inkl. MM), beginnend mit der erstmaligen Überlassung neuer Patientenakten nach Entlassung zum Digitalisieren ganzheitlich über alle Standorte in Betrieb zu gehen. Dabei soll das Gesamtsystem eine integrative Lösung mit dem administrativen und medizinischen Krankenhausinformations- sowie ERP-System bilden, die folgende übergeordnete Aufgaben abdeckt:
- Durch Scannen und anschließender Vernichtung die zeitnahe Bereitstellung der bisher manuellen Patientenakte in Digitaler Form an allen dezentralen Arbeitsplätzen
- Ab Stichtag scannen aller Papierakten nach Fallabschluss (mit Zuordnung zum Patienten/Fall) sowie deren Nachläufer inkl. Indexierung
- Das Scannen, sowie alle Vorbereitungstätigkeiten erfolgen ab Übergabe der Patientenakte beim Auftragnehmer
- Übernahme von Patientendaten aus dem KIS /MIS
- Übernahme Med. Daten aus vorgelagerten elektronischer Patientenakte und digitale Langzeitarchivierung mit Zugriffs- und Vorhaltungssicherung
- Abbildung von Workflow- und Dokumentenlenkungsfunktion
- Einbindung in das vorhandene SAN.
- Zwischenzeitliche Rückführung einer beim AN liegenden Akte vor Scannen an den AG
- Lagerortverwaltung und Ausleihverwaltung der Papierakte mit elektronischem Lieferschein und Abgleichautomatik, sowie Entgegennahme digitalisierter Akten für Import in das digitale Patientenarchiv
- Langfristiges Ziel ist der Wegfall der Patientenakten in Papierform
- Integration von bestehenden und zukünftigen (Sub-)Systemen
Da bisher das DMS / Digitales Archivsystem d.3 der Fa. d.velop AG, sowie einzelne
Speziallösungen zur Abbildung vorgenannter Funktionen im Krankenhaus vorhanden sind, ist eine 1:1-Ablösung bisheriger Funktionen zum Starttermin des Echtbetriebes zu berücksichtigen.
Nach Produktivsetzung ist ein sukzessiver Ausbau der Lösung angedacht. Dabei soll der Projektplan unter Berücksichtigung der logistischen und ablauforientierten Notwendigkeiten gemeinsam mit dem Anbieter erarbeitet und zum Vertragsbestandteil erhoben werden.
Es wird ein Anbieter gesucht, der als Generalunternehmer (gesamtverantwortlicher
Vertragspartner) die im Leistungsverzeichnis geforderten Leistungen erfüllen kann. Ist dies mit den eigenen Softwareprodukten / Dienstleistungen nicht zu leisten, steht es dem Anbieter frei, Subsysteme / Leistungen von Subunternehmern anzubieten. In diesen Fällen muss sichergestellt werden, dass zu diesen Subsystemen eine funktionierende, umfassende und komfortable (Standard-) Schnittstelle existiert bzw. geschaffen wird. Diese Schnittstelle muss im Angebot als Festpreis berücksichtigt werden und ist grundsätzlich offen zu legen.
Außerdem muss sich der Anbieter bereit erklären, den AG bei zukünftigen Erweiterungen des IT- und Dienstleistungseinsatzes umfassend zu unterstützen.
Es wird erwartet, dass das neue System den heutigen Standards moderner
Datenverarbeitungsprogramme genügt. Hier sind beispielhaft zu nennen:
- eine graphische Oberfläche,
- zwingend eine Voransicht der Dokumente bei der Auswahl zum Aufruf!
- ein relationales Datenbanksystem zur Datenhaltung mit zentralem Server bzw. vernetzten Servern,
- einheitliche integrierte Lösung für alle Betriebsteile und Patientenakten des AG,
- Hardwareunabhängigkeit,
- Client-Server-Lösung,
- optimale Anpassungsfähigkeit an die Organisation des AG,
- keine redundante Datenerhebung über alle abgefragten Module und bereits bestehenden Systeme (inklusive Integration von Subsystemen),
- Nutzung von Standardschnittstellen (HL7, DICOM 3, XDS etc.),
- Investitionssicherheit der Lösung,
- die Ausbaufähigkeit des Systems,
- ein 24-Stunden-Betrieb des Systems,
- ein leistungsstarker Listgenerator und eine anwenderfreundliche Programmbedienung.
Es darf zu den im Markt etablierten Kommunikationsservern sowie zu den vorhandenen Systemen beim AG keine Kompatibilitätsprobleme geben. Ein Kommunikationsserver
(Cloverleaf Fa. HealthComm) ist im Klinikum vorhandenen und nutzbar.
Das System soll den MS Windows Standards entsprechen, was als Mindestanforderung
bedeutet, dass die gewonnenen Daten ohne weiteres in MS Office Programme importiert und
mit diesen Programmen weiterbearbeitet werden können.
Es sind nur Angebote zugelassen, deren wesentliche Teile (Software) vom Bieter selbst erbracht werden. Es können für alle Bereiche auch Subunternehmer eingeplant werden, dies ist jedoch kenntlich zu machen. Die Hardware ist auf der Basis marktgängiger (von der Software unabhängiger) Produkte mit offenen Schnittstellen anzubieten.
Der Auftraggeber sieht vor, die Hardware (ggf. nach Vorgaben des Auftragnehmers)
selbst zu beschaffen. Der Bieter hat dazu die Mindestanforderungen für die Hardware
vorzugeben.
Wird für die vorbeugende Wartung während der Gewährleistungsfrist ein Entgelt gefordert, so ist dies bezüglich der betreffenden Geräte, der notwendigen Arbeiten und der Zyklen zu benennen und deren Rechtfertigung zu begründen.
Für die Zeit nach der Gewährleistung ist ein Wartungsvertrag unter Angabe der
Reaktionszeiten anzubieten. Bitte geben Sie innerhalb Ihres Wartungsangebots an, um welche Art der Wartung es sich handelt und was diese umfasst.
Verlängerungsoption jeweils um 1 Jahr
Der Auftraggeber fordert die geeigneten Unternehmen mit den höchsten Punktzahlen in der Eignungsprüfung zur Angebotsabgabe auf. Dazu wertet die Vergabestelle die Teilnahmeanträge zunächst nach form- und fristgerechtem Eingang aus und prüft die Vollständigkeit der Unterlagen. Hierbei wird auch geprüft, inwiefern der Bewerber die aufgestellten Mindestanforderungen an die Eignung erfüllt. Bewerber, deren Teilnahmeanträge die Mindestanforderungen nicht erfüllen, nehmen an dem weiteren Vergabeverfahren nicht teil.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.