Personalbetreuung Kioske HDI Arena (Stadion) auf Provisionsbasis Referenznummer der Bekanntmachung: 83-0118-22
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Hannover
NUTS-Code: DE929 Region Hannover
Postleitzahl: 30175
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.hannover.de
Abschnitt II: Gegenstand
Personalbetreuung Kioske HDI Arena (Stadion) auf Provisionsbasis
Das HCC beabsichtigt im Rahmen seiner Bewirtschaftungsrechte in der HDI Arena den Betrieb der Kioske im Public Bereich für den Bundesligaspielbetrieb unabhängig von der Ligazugehörigkeit sowie alle weiteren Fussballspiele (DFB Pokal, Freundschaftsspiele, etc.) mit Beteiligung von Hannover 96 ab Beginn der Saison 2022/2023 an qualifizierte Subunternehmer (Servicepartner) zu vergeben.
Der Vertrag ist befristet auf die Saison 2022/2023, gilt also vom 01.07.2022 bis 30.06.2023. Er verlängert sich jeweils um eine weitere Saison bis zum Ablauf der Saison 2023/2024, wenn nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum jeweiligen Saisonende von einer Partei schriftlich gekündigt wird. Nach Ablauf der Saison 2023/2024 endet Vertrag automatisch, ohne dass es hierfür einer Kündigung bedarf. Maßgeblich für die Einhaltung der Kündigungsfrist ist der Eingang des Kündigungsschreibens bei der jeweils anderen Partei.
Vorgesehen ist, den Kioskbetrieb von "Los 3" (siehe Lageplan) an einen Servicepartner zu vergeben.
Der geschätzte Nettowarenumsatz beträgt für Los 3 ca. [Betrag gelöscht] Euro pro Saison. Die Umsatzgröße ist abhängig von der Zuschauerzahl, der Ligenzugehörigkeit von Hannover 96, vom Wetter sowie der Anzahl der jeweiligen Spiele. Die Schätzung basiert auf den Umsätzen der Hinrunde (8 Spieltage) der Saison 2021/2022 12 Spieltage in der Saison 2019/2020 sowie jeweils 17 Spieltagen der Saison 2018/2019 und Saison 2017/2018.
Das HCC übernimmt keine Gewähr für die Erreichung eines bestimmten Warenumsatzes oder für die Durchführung der Spiele. Sollte Hannover 96 in der Saison 2022/2023 nicht in der 1. oder der 2. Bundesliga spielen, dann kann das HCC die Ausschreibung entschädigungslos aufheben bzw. frist- und entschädigungslos vom Vertrag zurücktreten.
Die Ausübung des Bewirtschaftungsrechtes unterliegt strengen Qualitätsanforderungen, insbesondere an Erscheinungsbild, Ordnung, Sauberkeit, und professioneller Verkaufsorientierung. Die Anforderungen entsprechen den aktuellen Ausbildungsstandards für gastronomische Berufe sowie der jeweils aktuellen Gesetzgebung.
Dem Servicepartner werden vollständig eingerichtete, den Anforderungen eines qualifizierten Kioskbetriebes
entsprechende Kioske zur Verfügung gestellt, die der Anlage zu entnehmen sind.
Der Wareneinkauf und die Angebots- sowie Preisgestaltung erfolgt durch das Hannover Congress Centrum.
In der HDI Arena wird bei allen Bewirtschaftungsaufgaben im Kiosksystem (mobile Verkaufsstellen)
bargeldlos abgerechnet, sofern mit dem Veranstalter nichts Anderes vereinbart ist. Sollte bei Spielen
zusätzlich Bargeld genutzt werden, stellt der Servicepartner seinen Mitarbeitern das Wechselgeld zur
Verfügung.
Die Servicepartner erhalten für ihr Engagement einen umsatzabhängigen Anteil am jeweiligen
Nettoverkaufserlös - bereinigt um Warendifferenzen-, pro Veranstaltung und abhängig vom jeweiligen
Los/Kiosk/mobile Verkaufsstellen. Ein Entgelt seitens des HCC wird an den Servicepartner nicht entrichtet.
Mit dem Angebot gibt der Bewerber den von Ihm geforderten Umsatzprovisionsanteil an, dieser darf
insgesamt 19% nicht übersteigen. Das Gebot kann nur in 0,5 % Schritten abgegeben werden.
Der gebotene Umsatzprovisionsanteil ist unabhängig von der Umsatzhöhe und von der Ligazugehörigkeit von
Hannover 96. Er gilt für die gesamte Vertragslaufzeit einschließlich aller Verlängerungsoptionen.
Die Provisionsabrechnung erfolgt auf Basis der über das Paymentsystem von Hannover 96 erzeugten
Abrechnung der Verkaufsumsätze HCC, unter Berücksichtigung der Wareninventur vor und nach der
jeweiligen Veranstaltung.
Hannover
Der Servicepartner erbringt im Namen des Hannover Congress Centrum als Betreiber für gast- und verkaufsorientierter Kioske im Rahmen der Vertragsvereinbarungen Verkaufsleistungen, mit dem Ziel höchstmöglicher Zufriedenheit der Zuschauer und Fans.
Die Zusammenarbeit ist von folgenden Leitlinien geprägt:
- Ziel ist an allen Kiosken und Ständen eine gastorientierte Leistung, die wirtschaftlich erfolgreich für alle Beteiligten ist.
- Das Hannover Congresss Centrum sowie die Servicepartner verpflichten sich gleichermaßen auf dieses Ziel.
- Zielorientierung und Partnerschaft prägen den Stil dieser Zusammenarbeit. Die Beteiligten streben ein konstruktives angenehmes Miteinander an, das Erfolge anerkennt, Verbesserungen aktiviert und die Leistung ständig weiterentwickelt.
- Die Mitarbeiter in den Kiosken sind der Schlüssel zum Erfolg. Die Servicepartner wählen sie sorgfältig aus und führen sie systematisch und qualifiziert in ihre Aufgaben ein. Die Servicemitarbeiter werden laufend vom Servicepartner geschult und über Anerkennung und ein leistungsgerechtes Entgelt nach Tarif vergütet und somit an Ihre jeweiligen Teams gebunden.
- Die Servicepartner sind verlässliche Partner, die die Anforderungen an die von ihnen erwartete Leistung genau kennen und sie konsequent und engagiert erfüllen.
Personal
Die Servicepartner sind verpflichtet für die jeweiligen Kioske eigenes, entsprechend den speziellen Anforderungen geschultes, zuverlässiges und qualifiziertes Personal zur Verfügung zu stellen.
Die Servicepartner stellen sicher, dass die für das von ihm eingesetzte Personal erforderlichen Nachweise und Voraussetzungen der gesetzlichen Regelungen (wie Lohnsteuerabfuhr, Anmeldung zur Sozialversicherung, Einhaltung von Jugendschutz, Arbeitsrecht, Mindestlohngesetz, Infektionsschutz etc.) ordnungsgemäß und vollständig erfüllt sind
Dem Servicepartner ist es nicht gestattet, den ihm erteilten Auftrag im Ganzen oder teilweise an Dritte weiter zu vergeben bzw. Subunternehmer einzusetzen.
Die Servicepartner stellen sicher, die Kioske/mobile Verkaufsstellen jeweils mit einer ausreichenden Anzahl deutschsprachigen Personals zu besetzen. Je nach Kiosktyp kann die Anzahl pro Kiosk variieren. Insgesamt muss der Servicepartner in der Lage sein, pro Spieltag bis zu 79 Mitarbeiter stellen zu können.
Davon sind erfahrungsgemäß:
- 47,5 % Kassenmitarbeiter
- 35 % Mitarbeiter an den Zapfanlagen/Zapfstellen
- 12,5 % Mitarbeiter für den Grill bzw. Speisenzubereitung
- 5% Mitarbeiter für die Reinigung im Umfeld des Kioskes
Die zu erwartende Mengenstruktur der Besucher wird jeweils im Vorfeld seitens HCC bekannt gegeben.
Der Servicepartner stellt sicher, dass ein verantwortlicher, qualifizierter Ansprechpartner jeweils pro Spiel als persönlicher Ansprechpartner für das Hannover Congress Centrum vor Ort ist.
Er ist mit seinen Teams verantwortlich für die korrekte Erfüllung der aufgeführten nachfolgenden Pflichten:
- Pro Kiosk gibt es einen hauptverantwortlichen Standleiter. Er ist Ansprechpartner für das Hannover Congress Centrum sowie Garant für die Umsetzung der vollständigen Ablauforganisation sowie der Einhaltung der Qualitätsstandards.
- Ziel ist ein schnellstmöglicher Verkauf eines qualitativ hochwertigen und gestrafften Angebots an Speisen, Getränken und Handelswaren, zugeschnitten auf die spezifische Gästestruktur der Fußballfans.
- Der Servicepartner hat die durch das Hannover Congress Centrum vorgegebenen Servicestandards einzuhalten. Dies bezieht sich auf die Präsentation der Angebote, die Durchführung der Abläufe, Hygiene und sicherheitsrechtliche Bestimmungen sowie die vorgegebene Abrechnung.
Leistungen des Servicepartners
Der Servicepartner verpflichtet sich zu nachfolgenden Vorgaben:
- Verpflichtung zum ordnungsgemäßen Kioskbetrieb der zugewiesenen Kioske in vorgegebener Öffnungszeit an vorgegebenen Veranstaltungstagen (generell Fußball Bundesliga Spiele und darüber hinaus alle weiteren Spiele mit Beteiligung von Hannover 96).
- Führung des entsprechenden Kioskbetriebes durch den Servicepartner. Professionelle, namentlich zu benennende Standleitung mit Entscheidungsbefugnis.
- Mitarbeiter in gewünschter Qualifikation und der zur Besucherzahl passenden Mindestzahl (wie vorstehend beschrieben). Geringe Fluktuation der Mitarbeiter.
- Für die vom Hannover Congress Centrum zur Verfügung gestellte einheitliche Dienstkleidung für die Servicemitarbeiter zahlt der Servicepartner dem Hannover Congress Centrum eine Aufwandsentschädigung in Höhe von insgesamt [Betrag gelöscht] Euro zzgl. MwSt. pro Spiel.
- Steuerung der Leistung in der Verkaufseinheit:
- Herrichten der Einrichtung für den Betrieb und Verkauf
- Warenwirtschaft im Kiosk/Stand mit überprüftem Anfangs- und Endbestand mit korrekter Belegführung (Waren, Becher, Arbeitskleidung).
- Maximaler Verkauf im Paymentsystem mit angepasster Speisenproduktion/ Getränkeausschank und Becherrücknahme.
- Nach der Veranstaltung Waren- und Materialversorgung sowie Abfallentsorgung gemäß Vorgabe.
- Reinigung der Kioske gemäß Leistungsverzeichnis bis zum nächsten Werktag sowie einwandfreie Sauberkeit ab Beginn der Verkaufsbereitschaft.
- Werterhaltende Pflege der Einrichtungen und Ausstattung.
- Vor- und Nachbereitung zwischen den Veranstaltungen:
- Planung des Personaleinsatzes, Meldung der eingesetzten Mitarbeiter für eine zentrale Akkreditierung.
- Qualifizierungsplanung, Anmeldung und Freistellung von Mitarbeitern zu Trainings plus Erfolgskontrolle der Leistung.
- Korrekte erfolgsabhängige Abrechnung seines Personals - unter Berücksichtigung aller einschlägigen gesetzlichen und behördlichen Vorgaben.
- Werterhaltende Reinigung und Pflege der Mitarbeiterkleidung.
Der Vertrag kann verlängert werden für die Saison 2022/23 und eine weitere Saison 2023/24.
Ausgeschlossen bei der Vergabe sind Unternehmen, die bereits ein Los für die Bewirtschaftung der Kioske in der HDI Arena / Stadion haben.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
- persönliche Eignung:
- Gewerbeanmeldung
- Handelsregisterauszug, soweit vorhanden
- Gewerbezentralregisterauszug (nicht älter als sechs Monate)
Aktuelles polizeiliches Führungszeugnis (nicht älter als sechs Monate) der Servicepartner bei natürlichen Personen, der persönlich haftenden Gesellschafter bei Personengesellschaften, der Geschäftsführer oder sonstiger mit der Unternehmensleitung betrauter Personen bei juristischen Personen sowie bei allen Gesellschaftsformen der Prokuristen und diesen gleichgestellten Personen.
- Erklärung eines Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers über die geordneten wirtschaftlichen Verhältnisse des Bewerbers (nicht älter als ein Jahr).
- Nachweis über die ordnungsgemäße Abführung von Steuer- und Sozialversicherungsbeiträgen durch eine aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes sowie der Sozialversicherungsträger (nicht älter als ein Jahr).
- Eigenerklärung über den Gesamtumsatz der letzten drei Geschäftsjahre.
- Eigenerklärung über Betätigungen im Bereich der System-, Schnell- /Großgastronomie bzw. Veranstaltungsgastronomie der letzten drei Jahre unter Benennung der konkreten Betätigungen und eines Ansprechpartners des Auftraggebers, insbesondere auch von Cateringbetätigungen im Bereich Fußball-Bundesliga oder vergleichbarer Großveranstaltungen (ab einer Anzahl von ca. 20.000 Gästen).
Personalkonzept:
Mit dem Angebot ist ein verbindliches Personalkonzept - bezogen auf den Betrieb der Kioske in der HDI Arena
- für die jeweiligen Kioskbesetzungen einzureichen, dass den wechselnden Zuschauerzahlen Rechnung trägt. Das Konzept muss insbesondere gewährleisten bzw. darstellen:
- Mindestbesetzung der einzelnen Kioske auch bei geringem Zuschaueraufkommen zu den vorgegebenen Öffnungszeiten mit qualifiziertem Personal.
- Persönliche Anwesenheit eines mit Entscheidungsbefugnissen und Weisungsrechtgegenüber dem eingesetzten Personal versehenen Mitarbeiters des Servicepartners (Ansprechpartner).
- Zusätzlich persönliche Anwesenheit eines gegenüber dem am jeweiligen Stand eingesetzten Personal weisungsbefugten Mitarbeiters (Standmanager).
- Auswahl von zuverlässigem Personal, Qualifizierung und Schulung des Personals sowie Maßnahmen zur Bindung von qualifiziertem Personal an den Servicepartner.
- Einsatz von deutschsprachigem Personal in den Hauptverkaufszeiten (ab eineinhalb Stunden vor Spielbeginn und in der Halbzeit-Pause) jedenfalls für die folgenden Positionen: Kasse, Zapfanlage bzw. -stelle, Grill und Speisezubereitung.
Möglicherweise geforderte Mindeststandards
Die Nachweise und Erklärungen müssen aktuell (zum Zeitpunkt der Einreichung nicht älter als 6 Monate) sein und noch den gegenwärtigen Tatsachen entsprechen.
Bescheinigungen gleich welcher Art sind in deutscher Sprache, von einem zertifizierten Gutachter übersetzt, beizufügen.
Der Schriftverkehr ist in deutscher Sprache zu führen.
Abschnitt IV: Verfahren
Landeshauptstadt Hannover
Zentrale Submission
Raum A 4.08
Brüderstraße 5
30159 Hannover
Bieter und Bevollmächtige sind nicht zugelassen.
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Bekanntmachungs-ID: CXQ6YRADBS2
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land: Deutschland
Fax: [gelöscht]
Es gelten die Regelungen des § 160 GWB. Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.