Öffentliche Ausschreibung Bad Zwischenahn 2025 Deutschland – Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung – Bereitstellung einer Softwarelösung für digitale Personal- und Dienstplanung im Gesundheitswesen 2025-07-11

Deutschland – Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung – Bereitstellung einer Softwarelösung für digitale Personal- und Dienstplanung im Gesundheitswesen

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Karl-Jaspers-Klinik Psychiatrieverbund Oldenburger Land gGmbH

E-Mail: ausschreibung@ptgconsulting.de

Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Bereitstellung einer Softwarelösung für digitale Personal- und Dienstplanung im Gesundheitswesen

Beschreibung: Bereitstellung einer Softwarelösung für digitale Personal- und Dienstplanung im Gesundheitswesen

Kennung des Verfahrens: 7d2538e9-6935-4d9c-8775-3b923c3a80e8

Interne Kennung: KJK-2025-01

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Hermann-Ehlers-Straße 7

Stadt: Bad Zwischenahn

Postleitzahl: 26160

Land, Gliederung (NUTS): Ammerland (DE946)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Das Verhandlungsverfahren wird als zweistufiges Verfahren durchgeführt: In der ersten Stufe werden die fristgerecht eingereichten Teilnahmeanträge der Bewerber in einem Eignungsverfahren geprüft. Die Eignungskriterien müssen spätestens zum Ende der Teilnahmeantragsfrist erfüllt sein. In der darauffolgenden zweiten Stufe wird das wirtschaftlich günstigste Angebot jener Bewerber, die in der ersten Stufe für die Angebotsabgabe ausgewählt wurden, ermittelt. =========== Teilnahmewettbewerb (1 Stufe) Interessierte Unternehmen können durch frist- und formgerechte Einreichung der ausgefüllten und an den entsprechenden Stellen unterzeichneten Unterlagen einen Teilnahmeantrag im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs stellen. Nach Ablauf der Teilnahmefrist prüft der Auftraggeber die eingegangenen Teilnahmeanträge zunächst auf Vollständigkeit. Anschließend erfolgt eine Prüfung auf Vorliegen von Ausschlussgründen und das Erfüllen der Eignung (zwingende Mindesterfordernisse) anhand der eingereichten Erklärungen und Nachweise. Liegen Ausschlussgründe vor oder werden die zwingenden Mindestanforderungen nicht erfüllt, wird der betreffende Bewerber vom weiteren Verfahren ausgeschlossen und kann nicht zur Angebotsabgabe auffordert werden. Alle Bewerber, die die formalen Anforderungen erfüllen und die Eignung gemäß den festgelegten Mindestkriterien nachweisen, beabsichtigt der Auftraggeber zur Abgabe eines Angebots im Rahmen der zweiten Verfahrensstufe einzuladen. =========== Angebots- und Verhandlungsphase (2 Stufe) Im Rahmen der zweiten Verfahrensstufe werden alle geeigneten Bewerber zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert. Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, auf dieses Erstangebot - auch ohne Verhandlung - gemäß § 17 Absatz 11 VgV den Zuschlag zu erteilen. Nach Bewertung der frist- und formgerecht eingegangenen Erstangebote anhand der zuvor bekannt gemachten Zuschlagskriterien werden die drei bestplatzierten Bieter ausgewählt. Diese werden zur Teilnahme an Verhandlungsgesprächen eingeladen. Mit den drei ausgewählten Bietern führt der Auftraggeber Verhandlungen auf Grundlage der vorliegenden Erstangebote. Im Anschluss an die Gespräche entscheidet der Auftraggeber, ob und in welchem Umfang eine Präzisierung und/oder Fortschreibung der Vergabeunterlagen erforderlich ist. Sofern Anpassungen vorgenommen werden, erhalten die drei verbliebenen Bieter gleichzeitig die aktualisierten Vergabeunterlagen. Nach Übermittlung der finalen Unterlagen werden die verbliebenen Bieter zur verbindlichen Abgabe eines finalen Angebots (Best and Final Offer - BAFO) aufgefordert. Auf Grundlage dieser finalen Angebote erfolgt die Zuschlagswertung gemäß den festgelegten Vergabebedingungen. Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot im Sinne der festgelegten Zuschlagskriterien erteilt. =========== Folgende Unterlagen sind mit dem Teilnahmeantrag einzureichen: - Teilnahmeantrag - Fragebogen zur Eignungsprüfung (elektronisch zu bearbeitendes Formular mit der Dateiendung ".aidf") - Nachweis Bonitätsprüfung - Nachweis ISO 27001 Zertifizierung auf Basis von IT-Grundschutz oder gleichwertiges Zertifikat - Falls einschlägig: >F1_Erklärung Nachunternehmer/Eignungsleihe/Bietergemeinschaft =========== Folgende Unterlagen sind mit dem Angebot einzureichen: - Angebotsschreiben (elektronisch zu bearbeitendes Formular mit der Dateiendung ".aiform") - Anforderungekatalog - Preisblatt - EVB-IT Cloudvertrag - Auftragsverarbeitungsvertrag - Verschwiegenheitserklärung =========== Unterlagen, die beim Bieter verbleiben, Vertragsbestandteil sind und im Verfahren beachtet werden müssen: - Bewerbungsbedingungen - Leistungsbeschreibung - Kriterienkatalog für Cloudleistungen Anlage 1 zum EVB-IT Cloudvertrag - EVB-IT Cloud-AGB - Datenverarbeitung durch die Vergabestelle und deren Dienstleister

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Auf die §§ 123, 124 GWB wird verwiesen. Der Nachweis über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird über die Einreichung des elektronisch ausgefüllten Fragebogens zur Eignungsprüfung (aidf-Datei) geführt.

Korruption: Auf die §§ 123, 124 GWB wird verwiesen. Der Nachweis über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird über die Einreichung des elektronisch ausgefüllten Fragebogens zur Eignungsprüfung (aidf-Datei) geführt.

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Auf die §§ 123, 124 GWB wird verwiesen. Der Nachweis über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird über die Einreichung des elektronisch ausgefüllten Fragebogens zur Eignungsprüfung (aidf-Datei) geführt.

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Auf die §§ 123, 124 GWB wird verwiesen. Der Nachweis über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird über die Einreichung des elektronisch ausgefüllten Fragebogens zur Eignungsprüfung (aidf-Datei) geführt.

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Auf die §§ 123, 124 GWB wird verwiesen. Der Nachweis über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird über die Einreichung des elektronisch ausgefüllten Fragebogens zur Eignungsprüfung (aidf-Datei) geführt.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Auf die §§ 123, 124 GWB wird verwiesen. Der Nachweis über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird über die Einreichung des elektronisch ausgefüllten Fragebogens zur Eignungsprüfung (aidf-Datei) geführt.

Betrug: Auf die §§ 123, 124 GWB wird verwiesen. Der Nachweis über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird über die Einreichung des elektronisch ausgefüllten Fragebogens zur Eignungsprüfung (aidf-Datei) geführt.

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Auf die §§ 123, 124 GWB wird verwiesen. Der Nachweis über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird über die Einreichung des elektronisch ausgefüllten Fragebogens zur Eignungsprüfung (aidf-Datei) geführt.

Zahlungsunfähigkeit: Auf die §§ 123, 124 GWB wird verwiesen. Der Nachweis über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird über die Einreichung des elektronisch ausgefüllten Fragebogens zur Eignungsprüfung (aidf-Datei) geführt.

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Auf die §§ 123, 124 GWB wird verwiesen. Der Nachweis über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird über die Einreichung des elektronisch ausgefüllten Fragebogens zur Eignungsprüfung (aidf-Datei) geführt.

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Auf die §§ 123, 124 GWB wird verwiesen. Der Nachweis über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird über die Einreichung des elektronisch ausgefüllten Fragebogens zur Eignungsprüfung (aidf-Datei) geführt.

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Auf die §§ 123, 124 GWB wird verwiesen. Der Nachweis über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird über die Einreichung des elektronisch ausgefüllten Fragebogens zur Eignungsprüfung (aidf-Datei) geführt.

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Auf die §§ 123, 124 GWB wird verwiesen. Der Nachweis über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird über die Einreichung des elektronisch ausgefüllten Fragebogens zur Eignungsprüfung (aidf-Datei) geführt.

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Auf die §§ 123, 124 GWB wird verwiesen. Der Nachweis über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird über die Einreichung des elektronisch ausgefüllten Fragebogens zur Eignungsprüfung (aidf-Datei) geführt.

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: Auf die §§ 123, 124 GWB wird verwiesen. Der Nachweis über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird über die Einreichung des elektronisch ausgefüllten Fragebogens zur Eignungsprüfung (aidf-Datei) geführt.

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Auf die §§ 123, 124 GWB wird verwiesen. Der Nachweis über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird über die Einreichung des elektronisch ausgefüllten Fragebogens zur Eignungsprüfung (aidf-Datei) geführt.

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Auf die §§ 123, 124 GWB wird verwiesen. Der Nachweis über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird über die Einreichung des elektronisch ausgefüllten Fragebogens zur Eignungsprüfung (aidf-Datei) geführt.

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: Auf die §§ 123, 124 GWB wird verwiesen. Der Nachweis über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird über die Einreichung des elektronisch ausgefüllten Fragebogens zur Eignungsprüfung (aidf-Datei) geführt.

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Auf die §§ 123, 124 GWB wird verwiesen. Der Nachweis über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird über die Einreichung des elektronisch ausgefüllten Fragebogens zur Eignungsprüfung (aidf-Datei) geführt.

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: Auf die §§ 123, 124 GWB wird verwiesen. Der Nachweis über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird über die Einreichung des elektronisch ausgefüllten Fragebogens zur Eignungsprüfung (aidf-Datei) geführt.

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Auf die §§ 123, 124 GWB wird verwiesen. Der Nachweis über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird über die Einreichung des elektronisch ausgefüllten Fragebogens zur Eignungsprüfung (aidf-Datei) geführt.

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Auf die §§ 123, 124 GWB wird verwiesen. Der Nachweis über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen wird über die Einreichung des elektronisch ausgefüllten Fragebogens zur Eignungsprüfung (aidf-Datei) geführt.

5. Los

5.1.

Los: LOT-0000

Titel: Bereitstellung einer Softwarelösung für digitale Personal- und Dienstplanung im Gesundheitswesen

Beschreibung: Der Auftraggeber beabsichtigt die Beschaffung einer spezialisierten und modernen Softwarelösung für eine digitale Personal- und Dienstplanung. Die Softwarelösung muss den Anforderungen eines komplexen Schichtmodells innerhalb einer Klinikstruktur gerecht werden. Ziel ist es, durch den Einsatz dieser Software die Personal- und Dienstplanung künftig effizienter, transparenter, gesetzeskonform sowie zukunftssicher zu gestalten. Mit der Einführung der webbasierten Softwarelösung verfolgt die Klinik das Ziel, ihre internen Prozesse zu optimieren und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit durch eine verbesserte Planungssicherheit und Benutzerfreundlichkeit nachhaltig zu steigern. ====== 1. Leistungen zum Projektstart (Inbetriebnahme) - Testsytem - Schulung - Produktivsystem 2. Laufende Leistungen über die Vertragslaufzeit (Miete) - Betrieb und Hosting des Testsystems - Betrieb und Hosting der Softwarelösung 3. Sonstige optionale Leistungen Einzelheiten sind der Anlage 1 (Leistungsbeschreibung) und der Anlage 3 (Preisblatt) zu diesen Vergabeunterlagen zu entnehmen. ====== Die Anforderungen an die Softwarelösung - einschließlich der verbindlichen Mindestanforderungen (A-Kriterien) - sind in der Anlage 2 Anforderungskatalog umfassend dargestellt.

Interne Kennung: LOT-0000

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung

Optionen:

Beschreibung der Optionen: Die Vertragsdauer beträgt maximal 8 Jahre. Es wird eine Mindestvertragslaufzeit von 5 Jahren mit einer Verlängerungsoption von jeweils 3 x 1 Jahr vereinbart.

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 60 Monate

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 36

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein

Zusätzliche Informationen: Die Abgabe der Teilnahmeanträge und die Angebotsabgabe erfolgen ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform https://www.xvergabe.de Dort müssen die Vergabeunterlagen mit dem AI Bietercockpit geöffnet, bearbeitet und abgegeben werden, nachdem sich die Bieter kostenlos auf der Plattform registriert haben. Die Teilnahmeanträge/Angebote sind elektronisch zu übermitteln. Für den rechtzeitigen Zugang der Teilnahmeanträge/Angebote ist ausschließlich der Zugang beim Auftraggeber maßgeblich. Es ist zu beachten, dass es bei dem Hochladen der Teilnahmeanträge/Angebote auf der Bieterplattform zu Problemen kommen kann. Die Bieter sind daher gehalten mit dem Hochladevorgang so rechtzeitig zu beginnen, dass gegebenenfalls bestehende Probleme beseitigt werden können. - Fragen zu den Unterlagen bzw. zum Vergabeverfahren sind ausschließlich über die Vergabeplattform einzureichen. Die rechtzeitig eingehenden Fragen werden vom Auftraggeber geprüft und im Anschluss anonymisiert über die Vergabeplattform gegenüber allen interessierten Unternehmen beantwortet. Es sind die Termine und Fristen in Anlage 0 dieser Vergabeunterlagen (Kapitel 6) zu beachten! - Informationen und FAQs zur Bedienung des AI Bietercockpit können unter folgendem Link eingesehen werden: https://www.bietercockpit.de/faq.html ===== - Die Bewertung erfolgt über ein Punktesystem: Den Zuschlag erhält derjenige Bieter, dessen Angebot nach Wertung anhand der in diesen Vergabeunterlagen benannten Zuschlagskriterien das wirtschaftlichste ist, also die höchste Gesamtpunktzahl aller formal wertbaren Angebote erreicht. Die maximale Punktezahl von 1000 Punkte entspricht der Gesamtgewichtung der Zuschlagskriterien von 100%. - Zuschlagskriterium Nr. 1: Preis Die maximale, im Zuschlagskriterium "Angebotspreis" erzielbare Punktzahl beträgt insgesamt 400. Dies entspricht in der Gewichtung 40 %. Dabei legt die Vergabestelle den Preis gemäß Anlage 3 Preisblatt (Wertungspreis) zugrunde. Das Angebot mit der niedrigsten Angebotssumme erhält die höchste Bewertung entsprechend der dem Kriterium zugeordneten Maximalpunktzahl (400 Punkte). Alle übrigen Angebote erhalten im Verhältnis weniger Punkte (inverser Dreisatz). Damit gilt folgende Formel: P = (Pmin ./. Pni) * 400 - Zuschlagskriterium Nr. 2: Qualität Die maximale, im Zuschlagskriterium "Leistung" erzielbare Punktzahl beträgt insgesamt 600. Dies entspricht in der Gewichtung 60 %. Dieses Zuschlagskriterium wird anhand des Anforderungskataloges bzw. Leistung der angebotenen Softwarelösung bewertet. Die im Zuschlagskriterium Qualität maximal erreichbaren Punkte betragen 600 Punkte und verteilen sich wie folgt: Umfang Erfüllung des Anforderungskataloges (B-Kriterien). Damit gilt folgende Formel: Bewertung der Qualität = Erfüllung der B-Kriterien Die Punktbewertung des Anforderungskataloges basiert auf der Summation aller mit "Ja" bewerteten (B)-Kriterien. Die Bewertung erfolgt gemäß der Anlage 2 Anforderungskatalog (Bearbeitungshinweise sind zu beachten).

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung

Kriterium: Eintragung in das Handelsregister

Beschreibung: Eintrag ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschrift des Landes, in dem der Bieter ansässig ist (§ 122 Abs. 2 Nr. 1 GWB i.V.m. § 44 Abs. 1 VgV). Direktlink zum Fragebogen zur Eignungsprüfung: https://xvergabe.de/NetServer/SelectionCriteria/54321-Tender-19778971210-1986d2ff220dfb4c