Öffentliche Ausschreibung Müncheberg 2022 Beschaffung, Umsetzung, Implementierung und Support eines Dokumentenmanagementsystems Referenznummer der Bekanntmachung: CXS0YHVYWQ8LZQFA 2022-11-16

Beschaffung, Umsetzung, Implementierung und Support eines Dokumentenmanagementsystems Referenznummer der Bekanntmachung: CXS0YHVYWQ8LZQFA

Auftragsbekanntmachung

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Müncheberg
NUTS-Code: DE409 Märkisch-Oderland
Postleitzahl: 15374
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.zalf.de

I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung

Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/company/welcome.do

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/company/welcome.do

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Andere: Forschungsunternehmen

I.5)Haupttätigkeit(en)

Andere Tätigkeit: Forschung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Beschaffung, Umsetzung, Implementierung und Support eines Dokumentenmanagementsystems

Referenznummer der Bekanntmachung: CXS0YHVYWQ8LZQFA

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

48311100 Dokumentenverwaltungssystem

II.1.3)Art des Auftrags

Lieferauftrag

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Zur weiteren Optimierung und Digitalisierung der Verwaltungsvorgänge, ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) geplant, welches zusätzlich eine Workflowkomponente beinhaltet. An den bestehenden Workflows der unterschiedlichen Geschäftsprozesse sind regelmäßig verschiedene Personen beteiligt. Die Bearbeitung der einzelnen Teilschritte können dabei sowohl orts- als auch zeitunabhängig erfolgen. Spätestens die letzten 2 Jahre haben gezeigt, dass ein effizientes orts- und zeitunabhängiges Arbeiten nur mit einer digitalen Grundlage möglich ist.

Das anzubietende System soll elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflowmanagement übernehmen und zu einem innovativen, nachhaltigen und vor allem ganzheitlichen System des Enterprise-Content-Management (ECM) verbinden.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

72212311 Entwicklung von Dokumentenverwaltungssoftware

72512000 Dokumentenmanagement

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DE409 Märkisch-Oderland

Hauptort der Ausführung:

15374 Müncheberg

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

1 Einleitung:

Das Leibniz-Zentrum für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) e.V. in Müncheberg ist eine Einrichtung der Leibniz-Gemeinschaft. Mit rund 420 Mitarbeitenden und einem Jahresbudget von ca. 30 Mio. Euro forscht das ZALF an der ökonomisch, ökologischen und sozial nachhaltigen Landwirtschaft der Zukunft - gemeinsam mit Akteuren aus der Wissenschaft, Politik und Praxis.

- alle Softwarekomponenten, die für die einfache Bearbeitung, die strukturierte Verwaltung und die revisionssichere sowie gesetzeskonforme Archivierung von Dokumenten in eAkten notwendig sind, enthalten sein,

- die vorhandenen Schnittstellen eine vollständige Integration des Systems in die aktuelle Verfahrens- und Anwendungsvielfalt der existierenden Systemlandschaft des ZALF ermöglichen.

Gefordert ist ein System, das dem Anwender ein Höchstmaß an intuitiver Benutzerfreundlichkeit, sowie Technologie- und Investitionssicherheit sowie Ausbaufähigkeit und Barrierefreiheit bietet.

Das DMS soll die Grundlage für zukünftige Digitalisierungsaktivitäten des ZALF bilden. Der Prozess zur Digitalisierung ist langfristig ausgelegt. Im ersten Projektabschnitt, der Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung ist, geht es um die grundlegende Einführung eines DMS, Umsetzung erster Workflows im Zuge des digitalen Posteingangs und einer rechtskonformen Archivierung von Dokumenten. Folgender Schwerpunkt ist dabei bis spätestens zum Q2 2024 umzusetzen:

- Digitaler Posteingang

Bei erfolgreichem Abschluss dieses Projektabschnittes sollen zu einem späteren Zeitpunkt weitere Schwerpunkte mit dem DMS umgesetzt werden:

- Rechnungsverarbeitung

- Digitaler Beschaffungsprozess

- eAkte Mitarbeiter

- Ressourcenverwaltung

- Projektmanagement

Die Umsetzung dieser Schwerpunkte ist kein Bestandteil dieser Leistungsbeschreibung. Da das DMS allerdings die Grundlage für weitere Digitalisierungsaktivitäten bildet, muss sichergestellt sein, dass das angebotene System bereits heute in der Lage ist diese Schwerpunkte umsetzen zu können.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Die nachstehenden Kriterien

Qualitätskriterium - Name: Erfüllung der Anforderungen / Gewichtung: 60%

Preis - Gewichtung: 40%

II.2.6)Geschätzter Wert

Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Beginn: 01/02/2023

Ende: 30/06/2024

Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Referenzen

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Zum Nachweis der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit Angaben zu drei Referenzobjekten aus den letzten 3 Jahren aufzuführen. Alle drei erfolgreichen Referenzprojekte wurden dabei an deutschen Forschungsinstituten/Hochschulen, mit tiefgreifender Integration mit dem ERP-System von MACH umgesetzt.

III.2)Bedingungen für den Auftrag

III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

Nachweis der Zertifizierung der Software nach dem IDW-Prüfstandard IDW PS 880

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Offenes Verfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 25/11/2022

Ortszeit: 14:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

IV.2.6)Bindefrist des Angebots

Das Angebot muss gültig bleiben bis: 22/12/2022

IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote

Tag: 25/11/2022

Ortszeit: 14:30

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Aufträge werden elektronisch erteilt

Die Zahlung erfolgt elektronisch

VI.3)Zusätzliche Angaben:

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

11/11/2022

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