Implementierung eines Museumsmanagementsystems und Digital Asset Managementsystems Referenznummer der Bekanntmachung: 4223063
Bekanntmachung vergebener Aufträge
Ergebnisse des Vergabeverfahrens
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Potsdam
NUTS-Code: DE404 Potsdam, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 14471
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://spsg.de
Abschnitt II: Gegenstand
Implementierung eines Museumsmanagementsystems und Digital Asset Managementsystems
Die Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg (SPSG) bewahrt mit Ihren Schlössern, Gärten und Kunstsammlungen zentrale Zeugnisse der europäischen Kultur und gehört in weiten Teilen zum UNESCO-Welterbe. Eine wesentliche Grundlage zum Erhalt und zur Pflege der Bau- und Gartendenkmale sowie der Sammlungen bildet die wissenschaftliche Dokumentation der Sammlungs- und Fotobestände.
Die gegenwärtige Erfassung der Sammlungsbestände wird mit Hilfe der Inventardatenbank (IDB) easydb.museum abgewickelt und umfasst hierbei vier Hauptbereiche: Grunderfassung, erweiterte Grunderfassung, wissenschaftliche Einordnung / Bearbeitung und Objektgeschichte. Insbesondere kontextuelle Einordnungen der Sammlungsobjekte werden hier dokumentiert und sind recherchierbar. Darüber hinaus werden wichtige Informationen zum Leihverkehr der SPSG dokumentiert.
Die Bildbestände des Dokumentations- und Informationszentrums (DIZ) werden aktuell in dem Foto-Modul, hier als Fotodatenbank (FDB) bezeichnet, der easydb.museum formal und inhaltlich erfasst, abgelegt und für Nutzer:innen bereitgestellt. Zu berücksichtigen ist, dass die Fotobestände neben Abbildungen von Sammlungsobjekten auch Abbildungen ohne Sammlungsbezug umfassen. Hierbei erfolgt die Kategorisierung nach den Aufnahmearten, so dass unterschiedliche Bildqualitäten und -inhalte vertreten sind. Dazu zählen u.a. Premiumfotos, historische Schwarz-/Weißaufnahmen, Abbildungen zur Ausstellungs- und Veranstaltungsdokumentation sowie verschiedene Arbeitsfotos.
Sowohl die Erschließung und Dokumentation der Sammlungsobjekte als auch der Bildbestände sollen in das neu zu beschaffende und implementierende Museumsmanagementsystem (MMS) und Digital Asset Management System (DAM-System) involviert werden.
Eine wesentliche Erweiterung und Grundlage für das neue MMS wird die Abwicklung und Dokumentation von Informationseinheiten zu verschiedenen Verfahren und Workflows zum Sammlungsmanagement sein. Hierbei richten sich diese nach dem etablierten Spectrum Standard 5.0 / Spectrum 3.1- deutsche erweiterte Fassung.
Um perspektivisch den Maßgaben zu Open Data gerecht zu werden und einen eigenen Auftritt für verschiedene digitale Vermittlungsangebote der Sammlungen der SPSG zu realisieren, soll das MMS eine geeignete Schnittstelle und vorkonfigurierte Webapplikation zum Datenexport für das Ausspielen der Sammlungsdaten (Online-Collections) bereitstellen.
Zunächst sollen im Zuge des Projektes die Bildbestände des DIZ in das DAM-System migriert und eingebunden werden. Darüber hinaus soll unter Berücksichtigung anfallender Medienbestände, die in einem Zusammenhang mit Verfahren des Sammlungsmanagements entstehen, gemeinsam erarbeitet werden, inwiefern ein Hauptsystem (DAM) zum Erfassen, Verwalten, Bearbeiten und Nutzen dieser Bestände festgelegt werden kann. Ziel ist es, die Basis für ein zentrales Verwaltungs- und Dokumentationsinstrument für alle Medien der SPSG zu legen.
Zudem muss berücksichtigt werden, dass das DAM-System nicht nur zentrale Verwaltungsaufgaben der Medien wahrnimmt, sondern es auch unter Berücksichtigung verschiedener interner und externer Nutzungsszenarien diverse Distributionsmöglichkeiten und Anknüpfungspunkte zu anderen Systemen (bspw. Bildbearbeitungsprogrammen oder CMS-Systemen) ermöglicht.
Gegenstand der Vergabe sind die Leistungen der Beschaffung, Anpassung und Implementierung der beiden Systeme, das Einbinden einer Schnittstelle zu einer vorkonfigurierten Webapplikation für den Export von Sammlungsdaten sowie die Bereitstellung einer Schnittstelle zwischen dem MMS und dem DAM-System.
Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg Allee nach Sanssouci 6 14471 Potsdam
MMS
Vorkonfigurierte Bereiche (Module), Funktionen und Einstellungen sollen berücksichtigt und in Absprache mit der Auftraggeberin Teilkomponenten ggf. angepasst werden. Die Bereiche (Module) und Informationseinheiten im MMS berücksichtigen die gängigen Fachverfahren nach Spectrum Standard 5.0 bzw. Spectrum 3.1- deutsche erweiterte Fassung . Insbesondere folgende Bereiche sollen durch die Software unterstützt und abgebildet werden, dies schließt aber weitere im Spectrum genannte Verfahren nicht aus:
- Objektzugang
- Erwerbung
- Inventarisierung
- Leihverkehr (Leihannahmen und Leihabgaben)
- Standortverwaltung
- Transport
- Restaurierungsdokumentation (Zustandsbegutachtung und Sammlungspflege)
- Versicherung und Staatshaftung
- Wertermittlung
- Revision
- Retrospektive Dokumentation
- Rechteverwaltung
- Nutzung von Sammlungen
- Objektausgang
- Ausstellungsorganisation
Neben der prozessualen Unterstützung der o.g. Fachverfahren sollen verschiedene Funktionalitäten Workflows und Arbeitsvorgänge zum Teil automatisieren und erleichtern. Dazu zählen insbesondere:
- Integration einer benutzerfreundlichen Oberfläche für alle Nutzer:innen zum Editieren, Recherchieren und Ausgeben von Sammlungsdaten
- Integration von verschiedenen Ansichtsmodi der Datenfelder und Informationseinheiten
- Integration von verschiedenen Suchoptionen, -operatoren und -ergebnissen
- Integration, um Bearbeitungsstände und Änderungen (bspw. Korrekturen, Schnellerfassungen) zu dokumentieren und mit anderen Nutzer:innen zu bearbeiten
- Integration zu Import- und Exportmöglichkeiten (u.a. LIDO) zum Austausch von Daten zwischen verschiedenen Systemen, Plattformen und Anwendungen
- Integration zur Ausgabe (Reports) von Informationen
- Integration zu Terminierungen und Aufgabenabwicklungen mit internen Nutzer:innen
- Integration eines granularen Rechte- und Benutzermanagements
- Benutzerfreundliche Oberfläche zum Anpassen verschiedener Inhalte durch den/die Fachadministrator:in
Für die Onlinestellung von Sammlungsdaten gilt die Integration einer Schnittstelle zu einer vorkonfigurierten Webapplikation. Das System muss benutzerfreundliche Workflows zur Bereitstellung und Anpassung der auszuspielenden Daten und Abbildungen anbieten, verschiedene konfigurierbare Suchoptionen und Filtermöglichkeiten auf der Webpräsenz (Online-Collections) ermöglichen und Medien bereitstellen.
DAM-System
Vorkonfigurierte Bereiche (Module), Funktionen und Einstellungen sollen berücksichtigt und in Absprache mit der Auftraggeberin Teilkomponenten ggf. angepasst werden. Die Bereiche (Module) und Informationseinheiten im DAM-System berücksichtigen verfahrensbedingte Aufgaben, darunter das Verwalten, Editieren und Verzeichnen, die kollaborative Zusammenarbeit sowie das Distribuieren und Teilen von Dateien und Assets.
Die Funktionalitäten zur Abwicklung der verfahrensbedingten Aufgaben berücksichtigen insbesondere folgende Schwerpunkte:
- Strukturiertes Vorhalten von Assets sowie eine einfache Handhabung von Uploads und Downloads von Dateien in und aus dem System
- Erschließen und Bearbeiten von Bild-, Video- und Audio-Dateien hierbei auch in der Stapelverarbeitung
- Verwalten von Nutzungsbedingungen und Lizenzierungen sowie Urheberinformationen
- Automatisiertes Auslesen von technischen, inhaltlichen und administrativen Metadaten
- Automatische Verschlagwortung von Assets und Unterstützen von Taxonomien
- Speichern, Unterstützen und Wiedergeben von verschiedenen Medienformaten
- Prüfung von Duplikaten und automatisches Anlegen von verschiedenen Dateivorlagen / Versionen
- Benutzerfreundliche Suchoptionen, -operatoren und -ergebnisse
- Gemeinsames Erarbeiten von Inhalten, Kommentieren von Dateien und Annotieren von Abbildungen
- Optionen zum Distribuieren und Teilen von Assets für verschiedene externe Nutzer:innen
- Bestellen und Bereitstellen von Abbildungsvorlagen für externe Nutzer:innen
- Bearbeiten von Abrechnungen in Bezug zu Nutzungsmodalitäten und Lizenzen im DAM-System
- Visualisierung von Statistiken zu Analysezwecken
- Granulares Rollen- und Rechtemanagement
- Schnittstelle zu weiteren Drittsystemen
- Benutzerfreundliche Oberfläche zum Anpassen verschiedener Inhalte durch den/die Fachadministrator:in
Zwischen beiden Systemen (MMS / DAM) soll eine Schnittstelle implementiert werden, welche einen bidirektionalen Austausch der Metadaten ermöglicht. Zudem soll innerhalb des MMS auf die verschiedenen objektgebundenen Bilddateien verwiesen werden und ein Durchgriff auf die Originaldateien im DAM-System erfolgen.
Der Auftragnehmer entwickelt zur Umsetzung der Übernahme der jeweiligen Datenbestände (IDB und FDB) ein Migrationskonzept für das MMS und DAM-System. In gemeinsamer Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin organsiert und entwickelt der Auftragnehmer Datenmappings, verschiedene Testungen, Anpassungen und mögliche Wege zur Onlinestellung von Sammlungsdaten und Assets.
Die SPSG behält sich vor den Zuschlag auf das Erstangebot zu erteilen.
geplante Termine des Verfahrens:
Veröffentlichung 04.05.2022
Frist Wettbewerb 08.06.2022 9.00Uhr
Aufforderung Erstangebot ca. 22.06.2022
Angebotsöffnung ca. 19.07.2022 11.00Uhr
Verhandlungen ca. KW 32-33
Bindefrist ca. 03.08.2022
mögliche Aufforderung überarbeitetes Angebot ca. 18.08.2022
Angebotsöffnung ca. 30.08.2022
Zuschlag ca. 27.09.2022
Bindefrist ca. 30.09.2022
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt V: Auftragsvergabe
Auftragsvergabe zetcom GmbH
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 10997
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Bekanntmachungs-ID: CXURYYDYYG1
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://mwae.brandenburg.de/
Mit der Abgabe eines Angebotes unterliegt der Bieter/die Bieterin den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote gemäß § 62 VgV.
Vergaberechtsverstöße sind vom Antragsteller eines Nachprüfungsverfahrens vor der Vergabekammer gegenüber der Vergabestelle zu rügen. Gemäß §160 (3) GWB ist ein Antrag auf ein Nachprüfungsverfahren unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
5) Gemäß §135 (2) GWB kann eine Unwirksamkeit eines Vertrages nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Kenntnis des Verstoßes, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Potsdam
Postleitzahl: 14471
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://spsg.de