Öffentliche Ausschreibung Potsdam 2022 Workflowmanagementsystem in Verbindung mit einem Dokumentenmanagement Referenznummer der Bekanntmachung: 3220-22-01 2022-05-27

Workflowmanagementsystem in Verbindung mit einem Dokumentenmanagement Referenznummer der Bekanntmachung: 3220-22-01

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Potsdam
NUTS-Code: DE404 Potsdam, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.wfbb.de

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9Y4ZR8C4/documents

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9Y4ZR8C4

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Andere: Wirtschaftsförderungsgesellschaft im Landeseigentum

I.5)Haupttätigkeit(en)

Andere Tätigkeit: Wirtschaftsförderung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Workflowmanagementsystem in Verbindung mit einem Dokumentenmanagement

Referenznummer der Bekanntmachung: 3220-22-01

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

II.1.3)Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Die WFBB schreibt die Einführung eines Workflowmanagementsystem in Verbindung mit einem Dokumentenmanagement für das Unternehmen aus.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

72512000 Dokumentenmanagement

72513000 Büroautomatisierungsdienste

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DE404 Potsdam, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Wirtschaftsförderung Land Brandenburg GmbH Babelsberger Straße 21 14473 Potsdam

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die WFBB hat sich als Ziel gesetzt, eine Optimierung und sinnhafte Digitalisierung ihrer Leistungs- und Support-Prozesse durchzuführen. Aus diesem Grund soll als Basis für eine ganzheitliche digitale Arbeitsweise ein Workflowmanagementsystem / Dokumentenmanagementsystem (DMS) ausgewählt und implementiert werden.

Das System soll bei der Umsetzung der kundenorientierten Leistungsprozesse (Frontoffice-Prozesse), der (internen) Backoffice-Prozesse (Workflowfunktionalität) sowie als Archivsystem für die Dokumente der Fachanwendungen (Langzeitarchivierung) dienen und die Ablagepraxis innerhalb der Teams im Umgang mit digitalen Dokumenten vereinheitlichen.

Zur Erstellung des Gesamtsystems gehören unter anderem die vollständige Lieferung der Software für das System sowie die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Hierfür sind insbesondere die Installation und Integration des Systems in die Systemumgebung der WFBB gemäß den zugrundeliegenden Unterlagen, die Entwicklung von Schnittstellen sowie individuelle Systemanpassungen (Customizing) erforderlich. Der Betrieb des Systems erfolgt On-Premise durch die IT der WFBB.

Der Auftragnehmer übernimmt im Rahmen der Leistungserbringung bis zur Abnahme der vereinbarten Leistungen insbesondere:

- die Überlassung der Standardsoftware auf Dauer (Verkauf),

- die Erstellung des Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, worunter unter anderem zählen:

- die initiale Installation,

- das notwendige Customizing,

- die initiale Konfiguration sowie

- die Integration des Systems in die bestehende IT-Infrastruktur.

- (Mitwirkung bei der) Feinkonzeptionierung (inkl. entsprechender Dokumentation) und Umsetzung der initial umzusetzenden Anwendungsbereiche,

- die Mitwirkung bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach den GOBD,

- die Lieferung sämtlicher technischer Dokumentationen wie bspw. Schnittstellenbeschreibungen oder eine Backup-Dokumentation,

- die Durchführung von Schulungen inkl. Überlassung entsprechender Schulungsunterlagen sowie Benutzerdokumentationen,

- die Durchführung von projektbezogenen Managementaufgaben.

Die im Folgenden aufgeführten Leistungen fallen nach der Abnahme der oben genannten Leistungen an:

- die Durchführung des Systemservice/Support und der Systempflege,

- ggf. die Weiterentwicklung und Anpassung des Gesamtsystems

II.2.5)Zuschlagskriterien

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.6)Geschätzter Wert

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten: 20

Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein

II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden

Höchstzahl: 5

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Die Frist für das Stellen von Bieterfragen endet am 16.06.2022, 14:00 Uhr MESZ. Bieterfragen können ausschließlich schriftlich über die Bieterkommunikation auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg gestellt werden und werden ausschließlich darüber schriftlich beantwortet. Der Auftraggeber behält sich vor, Fragen umzuformulieren, um keine Rückschlüsse auf die Identität des Fragenstellers zu ermöglichen. Mündliche oder fernmündliche Auskünfte werden nicht erteilt.

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

- Eigenerklärung über die Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister oder Nachweis auf andere Weise über die erlaubte Berufsausübung

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

- Erklärung zu Ausschlussgründen gemäß Angebotsformblatt Anlage 04

- Vereinbarung zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz (BbgVergG) gemäß Anlage 05

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

- Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme in Höhe von mindestens [Betrag gelöscht] EUR für Sach-, Personen- und Vermögensschäden. Diese muss bis zum Ende des Projektes bestehen.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

-vollständig ausgefüllter Antwortbogen gemäß Anlage 02 zu den Inhalten:

- Kurzdarstellung des Unternehmens / der Bewerbergemeinschaft

- Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung

- Umsetzung eines Qualitätsmanagements nach ISO 9001 oder vergleichbar

- Qualifikation des Projektteams

- Referenzprojekte

Erklärung zur Verfügbarkeit und Kapazitäten gemäß Anlage 06

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

- 3 Referenzen zu vergleichbaren Leistungen

- Qualifikation des Projektteams (3 Mitarbeiterprofile)

III.2)Bedingungen für den Auftrag

III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal

Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Verhandlungsverfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs

Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote

IV.1.5)Angaben zur Verhandlung

Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 24/06/2022

Ortszeit: 14:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

Tag: 05/07/2022

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

IV.2.6)Bindefrist des Angebots

Das Angebot muss gültig bleiben bis: 08/11/2022

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert

Die Zahlung erfolgt elektronisch

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Alle Vergabeunterlagen werden unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abrufbar auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg bereitgestellt.

Um im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs als auch der Angebotsphase alle erteilten Auskünfte bei der Unterlagenerstellung berücksichtigen zu können, ist es erforderlich, eine Registrierung für diese Ausschreibung auf dem Vergabemarktplatz vorzunehmen, insbesondere um der Bieterkommunikation zu folgen.

Bekanntmachungs-ID: CXP9Y4ZR8C4

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Potsdan
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse: https://mwae.brandenburg.de/de/vergabekammer-nachpr%C3%BCfungsverfahren/bb1.c.478846.de

VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Die Zulässigkeit von Nachprüfungsverfahren richtet sich nach § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Nach § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn der Antragsteller den gerügten Vergabeverstoß im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat. Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und Nr. 3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann ein Nachprüfungsantrag bei der oben angegebenen Vergabekammer nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4GWB), wobei für die Fristwahrung der Eingang des Nachprüfungsantrags bei der Vergabekammer maßgeblich ist.

§ 134 Informations- und Wartepflicht

(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.

(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

24/05/2022

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