Imagekampagne "Aufbruch Lausitz" Referenznummer der Bekanntmachung: WRL-V-02/2022
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Cottbus
NUTS-Code: DE402 Cottbus, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 03046
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.wirtschaftsregion-lausitz.de
Abschnitt II: Gegenstand
Imagekampagne "Aufbruch Lausitz"
Erstellung eines Marketing- und Kommunikationskonzeptes zum Strukturwandel in der Lausitz, dass das strategische Gerüst für die Imagekampagne "Aufbruch Lausitz" bildet.
Mit dem im Kohlekompromiss 2020 vereinbarten Ausstieg aus der fossilen Energieerzeugung die Lausitz vor der Aufgabe, neue zukunftsfähige wirtschaftliche Strukturen zu schaffen. Um den wirtschaftlichen, gesellschaftlichen und ökologischen Strukturwandel in der Lausitz zu gestalten, werden durch Bund und Land umfangreiche Mittel aus dem Strukturstärkungsgesetz (StStG) zur Verfügung gestellt. Im StStG ist das Ziel benannt, die Lausitz zu einer "Europäischen Modellregion" beispielgebend für einen gelungenen Strukturwandel zu entwickeln.
Zielstellung der multimedialen Imagekampagne ist es, den Transformationsprozess in der brandenburgischen Lausitz kontinuierlich zu begleiten und regional, bundesweit und international ein kommunikatives Dach zu schaffen, um die positive Ausgangslage und die Potentiale der Lausitz sichtbar zu machen. Die Kampagne soll das Image der Region als einen attraktiven Lebens- und Arbeitsort entwickeln und stärken. Die zu entwickelnde Imagekampagne soll in erster Linie bundesweit und international für die Attraktivität der Region für Fachkräfte und deren Familien werben. In einem zweiten Schritt soll sie sich auch an die Lausitzer Bevölkerung richten.
Die Imagekampagne ist zu konzipieren, inhaltlich zu füllen, zu steuern und umzusetzen. Begleitet wird der Prozess durch ein Qualitätsmanagement und abgeschlossen durch eine Evaluierung.
Wirtschaftsregion Lausitz GmbH Magazinstr. 28 03046 Cottbus Haupterfüllungsort Region Brandenburger Lausitz
1. Vorbereitende Arbeiten/ Situationsanalyse und Entscheider-Befragung
- Durchführung einer Entscheider-Befragung unter Nutzung etablierter Anbieter und Dienstleister mit zu definierenden Kriterien
- Erarbeitung einer Situationsanalyse auf Basis vorliegender Daten der beteiligten Landkreise der WRL, der Entscheider-Befragung sowie übergreifende Strategiepapiere
2. Aufstellung und Fortschreibung Marketing- und Kommunikationskonzept für den Aktionsraum
a) Strategische Bausteine:
- Basierend auf dem ermittelten Handlungsbedarf der Situationsanalyse Entwicklung einer Kommunikationsstrategie mit einem darauf aufsetzenden neuen Kommunikationskonzept inkl. Kernbotschaften und (argumentativen) Kerninhalten
- Ausarbeitung der Kampagne hinsichtlich Kernthemen, Zielgruppen, urbaner / ländlicher Raum zur Schärfung der Rolle der Region in ihrer Bedeutung für die Entwicklung
- umsetzungsreife Untersetzung des Kommunikationskonzeptes überregional und regional
- Entwicklung einer Kreativlösung (Kampagnendesign/-slogan) als optisches Erscheinungsbild mit dem Ziel einen hohen Wiedererkennungswert zu erreichen und möglichst viele Akteure einzubinden, um dadurch Allianzen zur Stärkung des Standortes zu generieren und diesen gemeinsam bundesweit und international zu vermarkten.
- Abstimmung mit den Projektpartnern / der Lenkungsgruppe
b) Umsetzungsbausteine:
- Ausarbeitung von Vorschlägen für die Kampagnenorganisation / Inhaltsbündelung (Webseite, Datenportal, etc.)
- Darstellung der geplanten Kommunikationsmaßnahmen und Kommunikationswege für die verschiedenen Zielgruppen inkl. Begründung für die Kampagne
- Spezifizierung der Beteiligungserfordernisse auf den Ebenen Politik, Wirtschaft, Bürger (unter besonderer Berücksichtigung der Jugendlichen) und Verwaltung; Formulierung geeigneter Beteiligungsformate mit Fokus auf Ergebniserlangung
- Aufstellung eines detaillierten Kampagnenplans i.V.m. einem Zeit- und Budgetplan
- Kommunikationsplan Auftraggeber, Informationsfluss und -weiterleitung aus der Kampagne
- Empfehlung und Erarbeitung eines Servicepakets für Kampagnen - Partner und Sponsoren
c) Qualitätssicherung und Evaluation:
- Etablierung eines Qualitätssicherungsprozederes für die Teilmaßnahmen der Kampagne
- Jour Fixe Plan mit Auftraggeber und Stakeholdern
- Erarbeitung eines Mess- und Bewertungsverfahrens zur Evaluation der Einzelmaßnahmen sowie der Gesamtkampagne
- Medienbeobachtung und Auswertung der Kampagnenerfolge mittels festgelegter Indikatoren
3. Umsetzungsmanagement
Der Auftragnehmer übernimmt für die Dauer der Kampagne das Projektmanagement und ist inhaltlich und organisatorisch für die Kampagnenumsetzung verantwortlich. Dabei sind die Erfordernisse der Qualitätssicherung und Beteiligung permanent zu berücksichtigen und bei Notwendigkeit rechtzeitig Justierungen vorzunehmen, um den Erfolg der Kampagne zu sichern.
Das Umsetzungsmanagement beinhaltet u.a. folgende wesentliche Elemente:
- Justierung des jährlichen Kampagnen- und Mediaplans
- Vorbereitung und Durchführung von Marketing-Maßnahmen zielgruppenspezifisch für Öffentlichkeit, Politik und Fachpublikum; Konzeption und Durchführung der Kampagneninhalte
- Entwicklung und Pflege Online-Portal und CMS von Kampagnenwebseiten und Social-Media-Kanälen etc.
- Planung und Umsetzung der Kommunikation vor Ort zur Information, Motivation und Vernetzung aller Akteure
- Aufstellen eines Krisenkommunikationsplans und ggf. Führung der Krisenkommunikation
- Weiterleitung des Kampagnenrücklaufs / Anfragen an die zuständigen Stellen in der Verwaltung
- Vertragsmanagement Dritte (Vergaben, Rechnungsprüfung, Mängelmanagement)
4. Umsetzung
Der Auftragnehmer setzt die zuvor erarbeiteten Kampagnenbausteine im Namen und Auftrag der Wirtschaftsregion Lausitz GmbH um. Bei der Vergabe der Dienstleistungen sind jeweils mindestens 3 Angebote einzuholen und ein Vergabevorschlag auszuarbeiten. Der Zuschlag ist erst nach Freigabe durch den Auftraggeber zu erteilen. Der Auftragnehmer rechnet die Leistungen gegenüber dem Auftraggeber "open book" ab, d.h. er erhält nach Vergabe der Leistungen und deren Umsetzung eine prozentuale Vergütung auf die nachgewiesenen Kosten (Rechnungen Dritter). Der Auftraggeber behält sich vor, Vergaben auch selbst abzuwickeln, insbesondere wenn es das Finanzierungsmodel erfordert.
Die Sachleistungen sind aus dem Marketing- und Kommunikationskonzept abgeleitet; werden jährlich budgetiert und entsprechend dem jährlichen Kampagnenplan abgewickelt. Das jährlich festgelegte Budget darf nicht überschritten werden und beinhaltet auch den Nachunternehmerzuschlag des Auftragnehmers sowie die Kosten für das Umsetzungsmanagement.
Der Vertrag endet am 31.12.2025 ohne dass es einer Kündigung bedarf. Bis zum 31.12.2023 ist eine Probezeit vereinbart, an der die Parteien den Vertrag ohne weitere Begründung beenden können. Der Vertrag kann durch die WRL unter dem Vorbehalt der Sicherstellung der Finanzierung dreimalig um jeweils ein Jahr verlängert werden, d.h. einmal vom 01.01. bis 31.12.2026, das zweite Mal vom 01.01. bis 31.12.2027 und das dritte Mal vom 01.01. bis 31.12.2028.
Der Bearbeitungszeitraum umfasst die Jahre 2022 bis 2025. Der Auftragnehmer erklärt sich bereit, zu den in dem Vertrag vereinbarten Konditionen auch zusätzliche Leistungen auf besondere Anforderung der Gesellschafter der WRL (Landkreise und kreisfreie Stadt Cottbus) zu übernehmen. Dazu wird im Einzelfall eine gesonderte Honorarvereinbarung mit dem Auftragnehmer geschlossen. Diese Zusatzleistungen stehen außerhalb des Jahresbudgets.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
1. Angaben zum Bewerber (Einzelbewerber oder Bewerber-/Bietergemeinschaft):
Bewerber-/Bietergemeinschaften sind zugelassen.
Es ist eine von allen Mitgliedern der Bewerber-/Bietergemeinschaft unterschriebene Erklärung vorzulegen, dass die Mitglieder der Bewerber-/Bietergemeinschaft gesamtschuldnerisch haften.
Darüber hinaus muss ein Bevollmächtigter / federführender Vertreter benannt werden, der durch eine unterschriebene Erklärung aller Mitglieder der Bewerber-/Bietergemeinschaft legitimiert ist, diese im Vergabeverfahren zu vertreten.
2. Nachweis des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft zu Ausschlussgründen nach §§ 123/ 124 GWB,
3. Nachweis des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft gemäß § 6 VgV (Vermeidung von Interessenkonflikten),
4. Nachweis über die aktuell gültige Eintragung in ein Berufsregister und/oder Handelsregister mit Angabe der Vertretungsbefugnisse nicht älter als 3 Monate, soweit nach den jeweiligen Bestimmungen des Mitgliedsstaates am Sitz oder Wohnsitz des Bewerbers entsprechendes verpflichtend vorgesehen ist.
Bei juristischen Personen, die nicht in einem Register eingetragen sind, ist eine Vollmacht zur Unterschriftsbefugnis vorzulegen
5. Vereinbarung Mindestanforderungen BrbVergG Bewerber, Nachunternehmer/Verleiher (soweit zutreffend).
Soweit eine Beteiligung als Bewerber-/Bietergemeinschaft vorgesehen ist, sind durch jedes Mitglied die unter Ziffer 2 bis 6 genannten Erklärungen und Nachweise vorzulegen. Beabsichtigt der Bewerber Unteraufträge zu erteilen, sind die Nachunternehmer sowie die durch diese übernommenen Auftragsteile/Leistungsbereiche anzugeben. Beabsichtigt der Bewerber zum Nachweis seiner Eignung im Hinblick auf die wirtschaftliche und finanzielle bzw. technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen, sind die Unternehmen und die durch diese erfüllten Eignungsanforderungen anzugeben. Im Falle der beabsichtigten Vergabe eines Unterauftrages/von Unteraufträgen an (einen) Nachunternehmer hat/haben diese(r) sich zu verpflichten, im Auftragsfalle dem Bewerber/Bieter die genannten Auftragsteile zu erbringen. Im Falle der Zurverfügungstellung von Kapazitäten eines anderen Unternehmens/von anderen Unternehmen zur Erfüllung der Eignungsanforderungen an den Bewerber/ Bieter hat der/haben die Eignungsverleiher zu erklären, dass die Kapazitäten zur Verfügung stehen.
Die Eigenerklärung(en), dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB beim/bei den Eignungsverleiher(n) vorliegen, sind beizufügen.
1. Ein Nachweis für eine ausreichende Versicherung für Personen- und sonstige Schäden (Sach- und Vermögensschäden) ist vorzulegen.
Die Deckungssummen dieser Versicherung müssen mindestens betragen:
a) für Personenschäden 3 Mio. EUR,
b) für sonstige Schäden 3 Mio. EUR (Sach- und Vermögensschäden).
Je Schadensereignis und einer Gesamtleistung für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres mit mindestens dem Dreifachen der Deckungssummen. Hat ein Bewerber/haben die Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft zurzeit keinen ausreichenden Versicherungsschutz, kann der Nachweis der geforderten Deckungssummen durch die schriftliche Zusage eines Versicherers erfolgen, dass der Versicherer im Auftragsfall bereit ist, eine solche Versicherung abzuschließen. Die Erklärung oder der Nachweis darf nicht älter als 6 Monate sein und muss Angaben zur Versicherungsdauer machen. Die Versicherungsdauer einschließlich Nachhaftung muss mindestens die Gewährleistungsdauer aus dem abzuschließenden Vertrag umfassen. Bewerbergemeinschaften müssen eine entsprechende Erklärung oder einen entsprechenden Nachweis für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft vorlegen.
2. Angaben über den Gesamtumsatz des Bewerbers und den Umsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren (2019-2021).
Soweit eine Beteiligung als Bewerber-/Bietergemeinschaft vorgesehen ist, sind für jedes Mitglied Umsatzerklärungen der letzten 5 Geschäftsjahre (Gesamt und für selbst erbrachte vergleichbare Leistungen) vorzulegen. Beabsichtigt der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft sich zum Nachweis der Eignung und zur Leistungserbringung der Fähigkeiten und Ressourcen von Dritten/Nachunternehmern/konzernverbundenen Unternehmen zu bedienen, sind auch von diesen zu benennenden Dritten/Nachunternehmern/konzernverbundenen Unternehmen die vorgenannten Umsatzerklärungen vorzulegen.
Der Mindestumsatz des Bieters muss insgesamt ohne Mehrwertsteuer 5 Mio. Euro (Summe der Jahresumsätze der letzten 3 Jahre) betragen haben.
1. Erklärung zum jährlichen Mittel der derzeit vom Bewerber, den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft oder den sonstigen für die Leistungserbringung vorgesehenen Dritten/Nachunternehmern/konzernverbundenen Unternehmen insgesamt beschäftigten Mitarbeiter sowie der derzeit beschäftigten Projektmanager/Berater, Redakteure/Texter und Grafiker.
geforderter Mindeststandard: im Mittel 15 dauerhaft sozialversicherungspflichtig Beschäftigte Mitarbeiter, davon mindestens 3 Projektmanager / Berater
2. Namentliche Benennung des für die Auftragsausführung vorgesehenen Projektteams
bestehend aus:
a. Projektleiter (Projektmanager/Berater);
b. stellvertretenden Projektleiter (Projektmanager/Berater);
c. Redakteur/Texten
d. Grafiker.
Der Projektleiter muss mindestens eine 10-jährige Berufserfahrung in der Konzeption / Durchführung von Marketingkampagnen und artverwandten Themen vorweisen. Die weiteren Projektteammitarbeiter sollen eine mindestens 2-jährige Berufserfahrung aufweisen.
3. Angabe von Referenzprojekten:
Für die Bewertung ist eine Detailbeschreibung von mindestens 3 Referenzprojekten erforderlich, die in den letzten 5 Jahren (seit 2017) abgeschlossen wurden bzw. in Bearbeitung stehen.
Die Referenzbeschreibungen je Referenzprojekt dürfen 5 DIN- A4-Seiten, einseitig bedruckt, nicht überschreiten und sollen mindestens eine bildliche Darstellung, die zur Veranschaulichung des Referenzprojektes geeignet ist, beinhalten.
Zulässig ist zudem die Übermittlung von maximal 2 Publikationen als PDF sowie Nennung einer Website Referenz.
Zu den jeweiligen Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
a. Auftraggeber
b. Leistungszeitraum
c. Kampagnenvolumen und Leistungsanteil des Bieters in Euro
d. Beschreibung des Projektes,
e. Auflistung der vom Bewerber erbrachten Leistungen im Einzelnen,
f. Angaben zur Verknüpfung von Online- und Offlinekommunikation,
g. Leistungsumfang für das Projektmanagement,
h. Art und Umfang der Beteiligung der zu 2) benannten Personen (Mitglieder Projektteam)
i. Kampagnenergebnis.
Sofern Vertraulichkeit mit dem Auftraggeber vereinbart worden ist, sind die Angaben in geeigneter Weise zu plausibilisieren, ohne gegen den Geheimhaltungsgrundsatz zu verstoßen.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Bekanntmachungs-ID: CXP9Y3PRXNV
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland