Dienstreisebuchungs- und -abrechnungssystem Referenznummer der Bekanntmachung: VE 21.06.205
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Potsdam
NUTS-Code: DE404 Potsdam, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 14482
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n):[gelöscht]
E-Mail: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]19
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.rbb-online.de
Adresse des Beschafferprofils: http://www.rbb-online.de
Abschnitt II: Gegenstand
Dienstreisebuchungs- und -abrechnungssystem
Ausschreibung eines Dienstreisebuchungs- und -abrechnungssystems
Informations-Verarbeitungs-Zentrum Marlene-Dietrich-Allee 15 14482 Potsdam
Im Rahmen der ARD-Prozessharmonisierung ist das Ziel des Teil-Projekts "Dienstreisen" die Auswahl und Implementierung eines End-to-End-Travel-Managementsystems eines Systemanbieters, d.h. aus einer Hand.
Ziel der vorliegenden Ausschreibung ist die Beschaffung eines Systems, das einheitlich, standardisiert und automatisiert sowohl Buchungs-, Genehmigungs- als auch Reisekostenabrechnung ermöglicht - und zwar ohne Medienbrüche. Dadurch sollen die mit Dienstreisen verbundenen Verwaltungsvorgänge effizienter in der Bearbeitung und Genehmigung werden.
Angebunden werden soll das System durch Schnittstellen an die SAP S/4-HANA-Umgebung (HR-Stammdaten bzw. Ministamm und Ausgabe Buchungsdaten an SAP-FI und Archivdaten an SAP-FI sowie gehaltsrelevante Daten an SAP-HR). Die Schnittstellen sind bei der ARD über SAP PI realisiert, welche auftraggeberseitig vom Auftraggeber definiert werden.
Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist im Rahmen der SAP-Prozessharmonisierung der ARD die Beschaffung eines End-to-End-Systems für die Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen für die teilnehmenden 11 Rundfunkanstalten (sowie ca. 30 verbundene kleinere Einheiten). Der Auftragnehmer (AN) muss zudem bei der Inbetriebnahme sowie bei den notwendigen Anpassungen an die ARD-spezifischen aufbau- und ablauforganisatorischen Bedingungen fachgerecht durch Konzeption und Realisierung (Implementierung und Customizing) wie folgt mitwirken.
Die zu erbringenden Leistungen umfassen
- die Zur Verfügung-Stellung einer deutschsprachigen Software zur Buchung und GoBD-konformen Abrechnung von Dienstreisen inklusive Hosting
- Pflege und Support
- Customizing und Implementierung der Software
- Bereitstellung von Schnittstellen für SAP-PI bzw. der im Anforderungskatalog aufgelisteten Schnittstellen
- Optional: Zur Verfügung-Stellung einer deutschsprachigen Software zur Buchung und GoBD-konformen Abrechnung von Auslagenerstattungen an Mitarbeiter
Nicht Teil der Ausschreibung sind Schulungsleistungen, die von einer ARD-Tochtergesellschaft eigenständig beschafft und geleistet werden. Hierfür sind im Rahmen dieser Ausschreibung lediglich die nötigen Grundlagen wie digitale Handbücher, Dokumentation zum Customizing sowie Testzugänge zur Verfügung zu stellen.
Die Vertragslaufzeit für die Nutzung des Travel-Management-Systems beträgt zunächst fünf Jahre mit Verlängerungsoptionen um jeweils zweimal zwei Jahre (max. neun Jahre). Sie beginnt mit dem Produktiv/Pilotstartstart (voraussichtlich 01.01.2024) und gilt für die Lizenz-/Nutzungsentgelte des Travel-Management-Systems sowie für Pflege und Wartung.
Falls ein Anbieter eine Private-Cloud-Lösung anbieten möchte, dann muss die Kostenschätzung für die Infrastruktur (Server) vom Anbieter dem Angebot beigefügt werden.
- Vorlage der unterschriebenen Eigenerklärung - Dokument 04
- Bestätigung, dass das System den gesamten Reiseprozess von Reisebuchung über die Genehmigung, bis zur Abrechnung in einem System abbildet
- Angabe von Umsatz und Beschäftigungszahl in den letzten 3 Jahren
- Nachweis von Referenzen mit folgenden Anforderungen:
1. Die Referenzen weisen nach, dass die Software in der Lage ist, Firmen mit Sitz in Deutschland für die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen abzubilden.
2. Die Referenzen weisen nach, dass die Software in der Lage ist, Firmen mit Sitz in Deutschland mit mehr als 10.000 Anwendern für die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen abzubilden.
3. Die Referenzen weisen nach, dass die Software in der Lage ist, Firmen mit Sitz in Deutschland mit mehr als 100.000 Reisekostenabrechnungen pro Jahr für die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen abzubilden.
4. Die Referenzen weisen nach, dass die Software in der Lage ist, Firmen mit Sitz in Deutschland mit der Abrechnung nach Bundesreisekostengesetz oder einem Landesreisekostengesetz abzubilden.
- Der gesamte Reiseprozess von Reisebuchung über die Genehmigung, bis zur Abrechnung muss in einem Cloud-System abgebildet sein.
Option der Verlängerung um jeweils zweimal zwei Jahre
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Vorlage der unterschriebenen Eigenerklärung
Angabe von Umsatz und Beschäftigungszahl in den letzten 3 Jahren
- Bestätigung, dass das System den gesamten Reiseprozess von Reisebuchung über die Genehmigung, bis zur Abrechnung in einem System abbildet
- Nachweis von Referenzen mit folgenden Anforderungen:
1. Die Referenzen weisen nach, dass die Software in der Lage ist, Firmen mit Sitz in Deutschland für die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen abzubilden.
2. Die Referenzen weisen nach, dass die Software in der Lage ist, Firmen mit Sitz in Deutschland mit mehr als 10.000 Anwendern für die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen abzubilden.
3. Die Referenzen weisen nach, dass die Software in der Lage ist, Firmen mit Sitz in Deutschland mit mehr als 100.000 Reisekostenabrechnungen pro Jahr für die Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen abzubilden.
4. Die Referenzen weisen nach, dass die Software in der Lage ist, Firmen mit Sitz in Deutschland mit der Abrechnung nach Bundesreisekostengesetz oder einem Landesreisekostengesetz abzubilden.
- Der gesamte Reiseprozess von Reisebuchung über die Genehmigung, bis zur Abrechnung muss in einem Cloud-System abgebildet sein.
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Die Vergabeunterlagen können im Internet auf dem Portal:
https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YZJR4QH/documents
per Download heruntergeladen werden.
Anbieter, die bisher über keinen Zugang verfügen, können sich zur
Kommunikation mit der Vergabestelle und der elektronischen
Angebotsabgabe auf dieser Plattform kostenlos registrieren lassen. Eine
Versendung der Vergabeunterlagen in Papierform ist nicht vorgesehen.
Während des Verfahrens auftretende Bieterfragen werden über die
Vergabeplattform beantwortet.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YZJR4QH
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Die Vergabestelle weist nachfolgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden
Fristen hin. Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines
Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die in Ziffer I.1) genannte
Vergabestelle zu richten. Die zuständige
Stelle für ein Nachprüfungsverfahren ist in Ziffer VI.4.1) genannt.
Der Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen
Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht
innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur
Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des
Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1
Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Potsdam
Postleitzahl: 14482
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]19
Internet-Adresse: http://www.rbb-online.de