Rahmenvereinbarung Agenturleistungen Unternehmenskommunikation

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Senftenberg
NUTS-Code: DE40B Oberspreewald-Lausitz
Postleitzahl: 01968
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Telefon: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.lmbv.de
Adresse des Beschafferprofils: http://www.lmbv-einkauf.de
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: http://www.lmbv-einkauf.de
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: http://www.lmbv-einkauf.de
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten Kontaktstellen
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: Unternehmen des Bundes
I.5)Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Bergbausanierung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Rahmenvereinbarung Agenturleistungen Unternehmenskommunikation

II.1.2)CPV-Code Hauptteil
79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Die Unternehmenskommunikation der LMBV mbH benötigt im Jahr 2022 sowie optional für 2023, 2024 und 2025 für die öffentlichkeitswirksame Begleitung der Sanierung einen kompetenten Agenturpartner für die Bereiche:

— Internetbetreuung, Contentpflege und Programmierung,

— Grafikdesign für Broschüren-, Grafik- und sonstige Produkterstellung,

— Filmdokumentation und -produktion,

— Versand der Unternehmenszeitschrift an externen Verteiler,

— Veranstaltungsmanagement.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
79341400 Werbekampagnen
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE40B Oberspreewald-Lausitz
NUTS-Code: DED5 Leipzig
NUTS-Code: DEG0A Kyffhäuserkreis
Hauptort der Ausführung:

Lausitzer und Mitteldeutsches Revier

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die Unternehmenskommunikation der LMBV mbH benötigt für die öffentlichkeitswirksame Darstellung der Sanierung die Begleitung eines kompetenten Agenturpartners für:

— Grafik- und Gestaltung,

— Druck- und Servicemanagement,

— Filmdokumentation und -produktion,

— Digitale Medien,

— Veranstaltungsmanagement.

Zu den gewichtigen, regelmäßigen Aufgaben gehören die Anfertigung klassischer Printerzeugnisse wie die Erstellung der jährlichen Jahresberichte „Sanierungsbericht“ und sowie weiterer Publikationen zur Präsentation des Unternehmens und deren Leistungen.

Die Gestaltung, Herausgabe und Verteilung der Unternehmenszeitschrift inklusive Druck und Postverteilung ist bisher eine Konstante in der Kommunikation der LMBV. Zu den Grafik- und Druckleistungen zählen weiter Fachbroschüren, Anschauungsgrafiken, Poster, Einladungskarten sowie zahlreiche weitere teils kurzfristige Projekte. Weitere wiederkehrende Aufgaben sind die Gestaltung und Produktion von 2-Jahres-Wandkalendern und Schreibtischunterlagen im 4-Jahres-Rhythmus.

Die zunehmenden Anforderungen der digitalen Welt führen auch zu einer Verschmelzung der Kommunikationsinstrumente. Seit Bestehen des Unternehmens wird das Medium Film zur Dokumentation und Darstellung des Sanierungsfortschrittes genutzt. Für eine fortwährende Erfassung wichtiger Entwicklungen und Ereignisse in der Sanierung werden Filmaufnahmen sowie vollendete Filmbeiträge benötigt. Zukünftig werden auch Animationen sowie 3D-Visualisierungen an Bedeutung gewinnen.

Im Bereich der digitalen Medien steht die Internetbetreuung im Vordergrund. Sie umfasst die technische und konzeptionelle Unterhaltung der Homepage www.lmbv.de, die Betreuung des Youtube-Channels sowie die Unterstützung bei weiteren Multimedia-Projekten und Social Media.

Darüber hinaus leistet die Agentur Unterstützung im Veranstaltungsmanagement und versteht sich im Allgemeinen als Dienstleister für verschiedenste Aufgaben, die oft nur sehr kurze Reaktionszeiträume zulassen.

Bei den im Leistungsverzeichnis ausgewiesenen Einzelleistungen handelt es sich nach Art und Umfang um Schätzungen aus den Erfahrungen der letzten Jahre. Sie dienen lediglich der Angebotsbewertung zu vergaberechtlichen Zwecken.

Auf die Erbringung der Leistungen hat der Auftragsnehmer somit keinen Anspruch, dem gemäß kommt auch eine Umlageerstattung aus nicht beauftragten Leistungen nicht in Betracht.

Die Beauftragung und Abrechnung der Leistungen erfolgt nach Bedarf diskontinuierlich über Einzelauftrag. Mit dem Abruf werden neben den geforderten Leistungen, der Örtlichkeit auch die zuständigen Ansprechpartner und die verbindlichen Vertragstermine benannt.

Ein Auftragsvolumen von ca. [Betrag gelöscht] EUR wird pro beauftragtes Jahr zugesichert.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Die nachstehenden Kriterien
Qualitätskriterium - Name: Arbeitsprobe Fachbroschüre / Gewichtung: 20 %
Qualitätskriterium - Name: Arbeitsprobe Filmmaterial / Gewichtung: 15 %
Qualitätskriterium - Name: Arbeitsprobe Poster / Gewichtung: 15 %
Preis - Gewichtung: 50 %
II.2.6)Geschätzter Wert
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Beginn: 01/01/2022
Ende: 31/12/2022
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Siehe Pkt. II.2.11).

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:

Die Leistungen für den Zeitraum 1.1.2023 bis 31.12.2023, 1.1.2024 bis 31.12.2024 und 1.1.2025 bis 31.12.2025 werden als Option vereinbart.

Die eventuelle Beauftragung der jeweiligen Vertragsverlängerung (Option) erfolgt bis spätestens 31.10. des Vorjahres.

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Vergabe-Nr.: L22K136111

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Folgende Angaben und Formalitäten, welche die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung nach § 44 VgV nachweisen, sind mit dem Angebot einzureichen:

— Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder anderer Nachweis der erlaubten Berufsausübung.

Fremdsprachigen Dokumenten ist eine beglaubigte Übersetzung beizulegen.

— Eigenerklärung, dass keine Ausschlusstatbestände gemäß §§ 123 und 124 GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung) bestehen.

Als vorläufiger Beleg der Eignung wird die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV bzw. die jeweilige Nummer des Bewerbers/Bieters in den allgemeinen zugänglichen Listen z. B. der Präqualifikationsdatenbank für den Liefer- und Dienstleistungsbereich der DIHK e. V. (Präqualifikationsverzeichnis) einer Eigenerklärung zur Eignung akzeptiert.

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Folgende Angaben und Formalitäten, welche die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit nach VgV § 45 nachweisen, sind mit dem Angebot einzureichen:

— (§ 45 Absatz 4 Nr. 4 VgV) Erklärung über den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrages der letzten 3 Geschäftsjahre – Forderung:

Mindestjahresumsatz des Unternehmens in Höhe von [Betrag gelöscht] EUR der letzten 3 Geschäftsjahre, Angaben pro Jahr, gerechnet vom Tag der Bekanntmachung (siehe „Möglicherweise geforderte Mindeststandards“)

Mitglieder einer Bietergemeinschaft und Leistungserbringer im Nachauftrag eines Bieters haben ebenfalls für den durch sie zu erbringenden Leistungsbereich den Gesamtumsatz und den Umsatz für vergleichbare Leistungen in den letzten 3 Geschäftsjahren anzugeben.

— Allgemeine Angaben des Wirtschaftsteilnehmers zur KMU: Ja/Nein (Kleinstunternehmen, kleineres Unternehmen oder mittleres Unternehmen gemäß Definition in Empfehlung 2003/361/EG der Kommission).

Als vorläufiger Beleg der Eignung wird die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV bzw. die jeweilige Nummer des Bewerbers/Bieters

In den allgemeinen zugänglichen Listen z. B. der Präqualifikationsdatenbank für den Liefer- und Dienstleistungsbereich der DIHK e. V. (Präqualifikationsverzeichnis) einer Eigenerklärung zur Eignung akzeptiert.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Für die vorzulegenden Eignungsnachweise gelten folgende Mindestanforderungen, die mit dem Angebot einzureichen sind:

— Erklärung über einen Mindestjahresumsatz des Unternehmens in Höhe von [Betrag gelöscht] EUR der letzten 3 Geschäftsjahre (Angaben pro Jahr), gerechnet vom Tag der Bekanntmachung.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Folgende Angaben und Formalitäten, welche die technische und berufliche Leistungsfähigkeit nach VgV § 46 nachweisen, sind mit dem Angebot einzureichen:

— Eignungsnachweise in Form von Referenzen und Eigenerklärungen siehe „Möglicherweise geforderte Mindeststandards“,

— (§ 46 Absatz 3 Nr. 10 VgV) Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt

Fremdsprachigen Dokumenten ist eine beglaubigte Übersetzung beizulegen.

Als vorläufiger Beleg der Eignung wird die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV bzw. die jeweilige Nummer des Bewerbers/Bieters in den allgemeinen zugänglichen Listen z. B. der Präqualifikationsdatenbank für den Liefer- und Dienstleistungsbereich der DIHK e. V. (Präqualifikationsverzeichnis) einer Eigenerklärung zur Eignung akzeptiert.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Für die vorzulegenden Eignungsnachweise gelten folgende Mindestanforderungen, die mit dem Angebot einzureichen sind:

— Mindestens eine prüfbare Referenz über Agenturleistungen in der Öffentlichkeitsarbeit, welche durch einen öffentlichen Auftraggeber beauftragt wurde mit einer Mindestauftragshöhe pro Auftrag von [Betrag gelöscht] EUR innerhalb der letzten 5 Jahre, gerechnet vom Tag der Bekanntmachung,

— Mindestens eine prüfbare Referenz über einen Full-Service-Auftrag in der Unternehmenskommunikation bei der Kenntnisse und Erfahrungen in mind. 3 der folgenden Bereiche enthalten sein müssen: Grafikdesign, Corporate Design, Webpräsenzen, Druckerzeugnisse, Veranstaltungsmanagement oder Filmaufnahmen und –Produktionen innerhalb der letzten 5 Jahre, gerechnet vom Tag der Bekanntmachung,

— Mindestens 2 prüfbare Referenzen über die Durchführung einer Bankettveranstaltung mit mehr als 400 Personen innerhalb der letzten 5 Jahre, gerechnet vom Tag der Bekanntmachung,

— Eigenerklärung des Bieters, dass das Projektteam aus mindestens drei Mitarbeitern besteht,

— Eigenerklärung, dass die Mitarbeiter des Projektteams folgende Qualifikation oder gleichwertig besitzen:

—— Grafiker,

—— Webdesigner,

—— professioneller Filmer für Drehaufnahmen und Filmproduktion mit der Befähigung Drohnenflüge inkl. Bewegtbildaufnahmen durchzuführen,

— Eigenerklärung, dass der einzusetzende Mitarbeiter der Grafikleistung über einen akademischen Abschluss im Grafikdesign oder gleichwertig verfügt.

Prüfbar sind die Referenzen, wenn der Ansprechpartner, die Art der ausgeführten Leistung, Auftragssumme und der Ausführungszeitraum enthalten sind.

III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

Der Auftragnehmer hat nach Versand des Informationsschreibens 333 (Info über beabsichtigte Vergabe) dem verantwortlichen Mitarbeiter des Auftraggebers bis zum Beginn der Leistung folgende Nachweise zu übergeben:

— Nachweis über das Vorhandensein der besonderen technischen Voraussetzungen.

Die Anforderungen an die Technik sind der Leistungsbeschreibung unter dem Punkt „Besondere technische Voraussetzungen“ zu entnehmen.

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 29/07/2021
Ortszeit: 10:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 27/09/2021
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 29/07/2021
Ortszeit: 10:00
Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren:

Die Angebotsabgabe inkl. Arbeitsproben ist bis zum Ablauf der Angebotsfrist in einem verschlossenen Umschlag bei der Vergabestelle einzureichen und unter Verwendung des mit der Vergabeunterlage zur Verfügung gestellten Aufkleber, entsprechend zu kennzeichnen.

Nicht formgerecht eingereichte Angebote müssen aus formalen Gründen von der Wertung ausgeschlossen werden.

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Die Zahlung erfolgt elektronisch
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Anlagen, die ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen sind (Vergabeunterlage Fbl. 631-EU-Pkt. C):

— Formblatt 633 Angebotsschreiben,

— Teile der Leistungsbeschreibung: Leistungsverzeichnis/Leistungsprogramm,

— Formblatt 234 Erklärung Bieter/Arbeitsgemeinschaft (soweit zutreffend),

— Formblatt 235 Verzeichnis der Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen (soweit zutreffend),

— Formblatt 124-LD Eigenerklärung oder EEE bzw. Präqualifikationsverzeichnis (soweit zutreffend),

— LMBV-Aufsicht-Personal-L-DL.

Anlagen, die ausgefüllt auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle einzureichen sind (Vergabeunterlagen Fbl. 631-EU-Pkt.D):

— Formblatt 236 Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen,

— Formblatt 217 Covid-19 bedingte Mehrkosten Anlage zum Erlass Mehrkosten am Bau,

— LMBV-Datensicherheit („Verpflichtungserklärung zum Datenschutz“),

— bei Nachunternehmereinsatz: Eignungsnachweise/Referenzen Nachunternehmer.

Bei fehlenden Nachweisen und Erklärungen, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist nicht vorgelegt wurden, behält sich der Auftraggeber vor, diese gemäß §56 Abs. 2 VgV mit einer von ihm gesetzten Frist nachzufordern. Bieter können aber nicht darauf vertrauen, dass eine Nachforderung erfolgt.

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
Fax: [gelöscht]
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
Fax: [gelöscht]
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

§ 160 Abs. 3 GWB schreibt vor:

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht gerügt hat,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Senftenberg
Postleitzahl: 01968
Land: Deutschland
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
28/06/2021

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