Öffentliche Ausschreibung Prenzlau 2021 Neubeschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) Referenznummer der Bekanntmachung: 120-EU-3-21-1-VgV 2021-06-28

Neubeschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) Referenznummer der Bekanntmachung: 120-EU-3-21-1-VgV

Auftragsbekanntmachung

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Prenzlau
NUTS-Code: DE40I Uckermark
Postleitzahl: 17291
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Fax: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.uckermark.de

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YH1RBS2/documents

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YH1RBS2

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Regional- oder Kommunalbehörde

I.5)Haupttätigkeit(en)

Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Neubeschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Referenznummer der Bekanntmachung: 120-EU-3-21-1-VgV

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

48311100 Dokumentenverwaltungssystem

II.1.3)Art des Auftrags

Lieferauftrag

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Ausschreibung ist Lieferung, Installation, Betrieb, Pflege und Support eines Enterprise Content Managementsystems (ECM) bzw. eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Kreisverwaltung des Landkreises Uckermark mit ca. 900 Beschäftigten. Über das System sollen die digitalen Aktenstrukturen abgebildet und sämtliche Dokumente revisionssicher verwaltet werden können.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DE40I Uckermark

Hauptort der Ausführung:

Landkreis Uckermark

Karl-Marx-Straße 1

17291 Prenzlau

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Folgende Leistungen sollen gem. der Leistungsbeschreibung mit dieser Ausschreibung beschafft werden:

Im Rahmen eines Liefer- und Dienstleistungsvertrags:

I) ECM- bzw. DMS-Software mit expliziten Anforderung gem. Leis-tungsbeschreibung als On-Premise-Variante,

II) Ein Konzept zur Installation und Begleitung der Inbetriebnahme, sowie dessen Umsetzung,

III) Migration der Daten aus dem bestehenden DMS,

IV) Schulung und Unterstützung der ECM- bzw. DMS-Nutzer*innen und IT- Administrator*innen bei der Einführung,

V) Eine Lizenz für ein paralleles, vollumfängliches Testsystem zum Hauptsystem.

Im Rahmen eines Software-Wartungsvertrags (Laufzeit 4 Jahre):

VI) Technische Betreuung des Systems während des Betriebs,

VII) VI) Projektdienstleistungen.

Bei Beauftragung sollen die EVB-IT Musterverträge inkl. AGB`s zum Abschluss kommen:

— EVB IT Pflegevertrag S Langfassung,

— EVB-IT Projektleistungsvertrag,

— Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO,

— Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.6)Geschätzter Wert

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten: 48

Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein

II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden

Geplante Anzahl der Bewerber: 3

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

Die besten 3 Bieter werden für die Angebotsphase zugelassen. Es gilt der Punkthöchstwert der Reihenfolge nach absteigend.

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Umsatz 2019-2020

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

— Anzahl Programmentwickler,

— Anzahl Supportmitarbeiter,

— Speicherung und Verarbeitung auf Servern der Kreisverwaltung (On Premise),

— Beratungsangebote (Hotline),

— Schulungen, Durchführung vor Ort und Bereitstellung eines Schulungsportals,

— Datenübernahme unter Berücksichtigung interner Abhängigkeiten aus bestehendem System (WINYARD DMS der Fa. LCS),

— Wie lange dauert Umstellungsprozess auf neues System,

— Wie lange dauert z. B. Einführung des Vertragsregisters,

— Lauffähig auf Terminal-Server/Citrix (Integration in die bestehende Systemumgebung).

III.2)Bedingungen für den Auftrag

III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Verhandlungsverfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.5)Angaben zur Verhandlung

Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 27/07/2021

Ortszeit: 11:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

Tag: 27/08/2021

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

IV.2.6)Bindefrist des Angebots

Das Angebot muss gültig bleiben bis: 03/12/2021

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Aufträge werden elektronisch erteilt

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Bekanntmachungs-ID: CXP9YH1RBS2

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland

VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach GWB § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüberdem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen,vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2.

§ 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

23/06/2021

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