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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: GFZ Helmholtz-Zentrum für Geoforschung
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: GISA GmbH S/4HANA Conversion + XFT Releasewechsel 4S4
Beschreibung: Gegenstand der Leistung ist die technische Conversion der bestehenden produktiven SAP-/DMS-Systemlandschaft des GFZ von SAP ECC 6.0 auf SAP S/4HANA einschließlich der hierfür erforderlichen Migrations-, Anpassungs-, Integrations-, Test-, Produktivsetzungs- und Stabilisierungsleistungen. Die S/4HANA-Umstellung war bereits Bestandteil der Leistungsbeschreibung des vorausgegangenen Vergabeverfahrens 06/21-310 für Hosting, Betrieb und Anwendungsbetreuung der SAP-Systemlandschaft. Dort war die Umstellung als anstehendes Projekt innerhalb der bestehenden System- und Betriebsarchitektur vorgesehen. Zugrunde liegt ein Brownfield-Ansatz, bei dem vorhandene Funktionen, Prozesse und technische Strukturen möglichst erhalten und Anpassungen auf das technisch erforderliche Maß begrenzt werden. Die Leistung betrifft keine isolierte Datenbank- oder SAP-Basisumstellung, sondern eine historisch gewachsene und technisch eng integrierte Gesamtlandschaft. Diese umfasst neben den SAP-Kernsystemen insbesondere bestehendes Customizing, Berechtigungen, Individualentwicklungen und Schnittstellen sowie die SAP-integrierten DMS- und Archivierungsprozesse einschließlich ArchiveLink, elektronischer Akten- und Rechnungsverarbeitung und der hierfür eingesetzten XFT-, Kofax-, webPDF-, Ceyoniq-nscale- und eInvoicing-Komponenten. Hinzu kommen SAP-nahe Komponenten wie Solution Manager, Cloud Connector sowie Fiori-/Gateway-Strukturen. Einbezogen ist außerdem die GFZ-spezifisch angepasste Beschaffungslösung easyBANF. Diese ist unmittelbar mit der vorhandenen SAP-Systemlandschaft, den Berechtigungs- und Datenstrukturen sowie den internen Beschaffungsprozessen verbunden und umfasst unter anderem Genehmigungsworkflows, Webshop- und Kataloganbindungen sowie Funktionen zur Verarbeitung und Steuerung elektronischer Warenkörbe. Die Funktionsfähigkeit dieser Anwendung muss auch unter der zukünftigen S/4HANA-Systemarchitektur sichergestellt werden. Die Conversion umfasst insbesondere den Aufbau und die technische Einbindung erforderlicher Projektsysteme bzw. einer zweiten Systemschiene, System- und Mandantenkopien, die HANA-Datenbankmigration, Custom-Code-Analysen und ATC-Prüfungen, Anpassungen von Individualentwicklungen, Schnittstellen, Berechtigungen und Customizing, die Integration der bestehenden DMS- und Beschaffungskomponenten, die Transportsteuerung sowie Integrations-, Regressions- und Funktionstests. Bestandteil sind ferner Produktivsetzung, Fehlerbehebung, Stabilisierung und Hypercare. Parallel zur Conversion werden bereits begonnene und technisch verbundene Vorhaben innerhalb der SAP-/DMS-Landschaft fortgeführt, insbesondere Arbeiten an DMS-Strukturen und der elektronischen Projektakte. Änderungen aus diesen Projekten müssen fortlaufend mit der S/4HANA-Zielarchitektur, den bestehenden Schnittstellen, Individualentwicklungen, Transportwegen und jeweiligen Testständen synchronisiert werden. Die Leistungen sind daher unmittelbar mit dem bestehenden Hosting, SAP-Basisbetrieb, der Anwendungsbetreuung, den etablierten Change- und Transportprozessen sowie den bereits umgesetzten und laufenden Projektleistungen verbunden. Die Durchführung erfordert eine durchgängige technische Abstimmung zwischen Betrieb, Migration, DMS, Individualentwicklungen, Schnittstellen, Tests und Produktivsetzung, um die Funktionsfähigkeit und Betriebskontinuität der geschäftskritischen SAP-/DMS-Gesamtlandschaft während und nach der Conversion sicherzustellen.
Kennung des Verfahrens: 2054194d-8363-4932-9fc0-4cd0d77c2e12
Interne Kennung: 45037702
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: GISA GmbH
Beschreibung: Leistungen: SAP S/4HANA-ConversionXFT + Releasewechsel 4S4
Interne Kennung: 45037702
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)
Land: Deutschland
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: Angebotssumme
Kategorie des Festwert-Zuschlagskriteriums: Fester Wert (insgesamt)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: GFZ Helmholtz-Zentrum für Geoforschung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes
Informationen über die Überprüfungsfristen: Entsprechend der Regelungen in § 160 GWB: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüberdem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens biszum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zuwollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: GFZ Helmholtz-Zentrum für Geoforschung
Organisation, die die Zahlung ausführt: GFZ Helmholtz-Zentrum für Geoforschung
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: GFZ Helmholtz-Zentrum für Geoforschung
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 589 210,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Die Fristen des nicht offenen Verfahrens und des Verhandlungsverfahrens mit vorheriger Bekanntmachung sind mit der krisenbedingten Dringlichkeit nicht vereinbar
Sonstige Begründung: Die Vergabe erfolgt im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b VgV. Die Leistung kann aus technischen Gründen nur durch den derzeitigen Betreiber der bestehenden SAP-/DMS-Gesamtlandschaft, die GISA GmbH, ohne unverhältnismäßige technische, betriebliche und wirtschaftliche Risiken erbracht werden. Eine vernünftige technische oder wirtschaftliche Alternative oder Ersatzlösung besteht unter den gegebenen Systembedingungen nicht. Der fehlende Wettbewerb beruht nicht auf einer künstlichen Einschränkung der Auftragsparameter. Gegenstand der Leistung ist die S/4HANA-Conversion der bestehenden, über Jahre fortentwickelten und technisch eng integrierten SAP-/DMS-Systemlandschaft des GFZ. Die S/4HANA-Umstellung war bereits im vorausgegangenen Vergabeverfahren 06/21-310 als anstehendes Projekt innerhalb der bestehenden Betriebs- und Systemarchitektur vorgesehen. Die vorhandene Systemlandschaft umfasst neben den SAP-Kernsystemen insbesondere GFZ-spezifisches Customizing, Berechtigungen, Individualentwicklungen und Schnittstellen sowie tief integrierte DMS-, ArchiveLink-, E-Rechnungs- und Beschaffungskomponenten. GISA verantwortet derzeit Hosting, Betrieb, SAP-Basisadministration, Anwendungsbetreuung und die zugehörigen Serviceprozesse dieser Gesamtlandschaft. Hinzu kommt die technische Einbindung GISA-spezifischer Komponenten, insbesondere der proprietären und umfangreich GFZ-spezifisch angepassten Beschaffungslösung easyBANF. Deren Funktionen sind unmittelbar mit bestehenden SAP-Datenstrukturen, Berechtigungen, Schnittstellen, Customizing-Einstellungen und internen Beschaffungsprozessen verbunden. Die S/4HANA-Conversion kann deshalb nicht isoliert von den bestehenden Betriebs-, DMS-, Schnittstellen- und Individualentwicklungsstrukturen durchgeführt werden. Sie erfordert eine durchgängige Abstimmung von Migration, Systembetrieb, DMS-Integration, Individualentwicklungen, Transportsteuerung, Tests, Fehlerbehebung und Produktivsetzung. Parallel werden technisch verbundene Vorhaben innerhalb der SAP-/DMS-Landschaft fortgeführt und müssen mit der S/4HANA-Zielarchitektur und den jeweiligen Test- und Entwicklungsständen synchronisiert werden. Die Einbindung eines weiteren Dienstleisters würde eine umfassende Analyse und Einarbeitung in die bestehende System- und Projekthistorie sowie zusätzliche Übergabe-, Abgrenzungs- und Koordinierungsprozesse zwischen dem Migrationsdienstleister und GISA als weiterem Betriebsdienstleister erfordern. Dadurch würden insbesondere zusätzliche Schnittstellen-, Fehlerzuordnungs-, Gewährleistungs-, Abnahme- und Betriebsrisiken entstehen. Die Gesamtverantwortung für Betrieb, Migration, Integration, Tests und Fehlerbehebung würde technisch aufgeteilt. Die bestehende System- und Betriebsverantwortung sowie die Kenntnis der vorhandenen Individualentwicklungen, Schnittstellen und Projektentscheidungen sind daher für die sichere Durchführung der Conversion unmittelbar technisch relevant. Die proprietäre Ausgestaltung einzelner Komponenten wird dabei nicht als eigenständiger Ausnahmetatbestand herangezogen, sondern als Bestandteil der bestehenden technischen Integrations- und Betriebsabhängigkeiten bewertet. Die verbleibende Projektlaufzeit verstärkt diese technischen und wirtschaftlichen Gründe, stellt jedoch keinen eigenständigen Grund für die Wahl des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb dar. Tragende Grundlage der Verfahrenswahl sind ausschließlich die technischen Gründe gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b VgV, insbesondere die enge technische Verflechtung der bestehenden Gesamtlandschaft, die erforderliche integrierte Betriebs- und Migrationsverantwortung, die mit einer Leistungsaufteilung verbundenen technischen Risiken sowie das Fehlen einer technisch und wirtschaftlich vernünftigen Ersatzlösung.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: GISA GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: Angebot Nr. 1 2026 04 126
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert des Angebots: 589 210,00 EUR
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: ja
Rangfolge des Angebots: 1
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 45037702
Titel: GISA GmbH S/4HANA Conversion + XFT Releasewechsel 4S4
Datum des Vertragsabschlusses: 10/07/2026
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: GFZ Helmholtz-Zentrum für Geoforschung
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: GFZ Helmholtz-Zentrum für Geoforschung
Registrierungsnummer: 12-157958146107812-81
Abteilung: Einkauf
Stadt: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land, Gliederung (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Schlichtungsstelle
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
Organisation, die die Zahlung ausführt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: GISA GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: USt-IdNr: DE158253683
Stadt: Halle (Saale)
Postleitzahl: 06112
Land, Gliederung (NUTS): Halle (Saale), Kreisfreie Stadt (DEE02)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Offizielle Bezeichnung: Heino Feige GISA GmbH
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes
Registrierungsnummer: 02289499-0
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: dacf35d1-dccf-4f35-840d-7928c4c74087 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 01/09/2026 15:17:19 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 609213-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 170/2026
Datum der Veröffentlichung: 03/09/2026