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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadtverwaltung Cottbus
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Stadt Cottbus VHV 97-2026 Fortführung und Subskriptionsbetrieb des Dokumentenmanagementsystems
Beschreibung: Fortführung und Subskriptionsbetrieb des Dokumentenmanagementsystems
Kennung des Verfahrens: a921eda6-1f65-4e7b-b02b-6a1084c4ef2b
Interne Kennung: VHV 97-2026
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 50000000 Reparatur- und Wartungsdienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Stadtverwaltung Cottbus, Fachbereich 10 - Hauptamt
Stadt: Cottbus
Postleitzahl: 03046
Land, Gliederung (NUTS): Cottbus, Kreisfreie Stadt (DE402)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXSGYYDYTWU40X7E# Rückfragen sind nur über die Kommunikation des Vergabemarktplatzes Brandenburg bis zum 15.05.2026 möglich. Bitte um Beachtung: Es werden nur elektronische Angebote zugelassen, die über das Bietertool des Vergabemarktplatzes Brandenburg eingehen! Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen: Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters/Bewerbers Unklarheiten, so hat der Bieter/Bewerber die Vergabestelle unverzüglich vor Angebotsabgabe in Textform darauf hinzuweisen. Teilnahme am Verfahren über den Vergabemarktplatz Brandenburg: Nur durch das Bestätigen der Teilnahme am Verfahren können Sie folgende Vorteile nutzen: Sie werden über neue Nachrichten der Vergabestelle automatisch per E-Mail informiert (z.B. Änderungen an den Vergabeunterlagen). Sie können direkt über den Kommunikationsbereich der Vergabestelle eigene Nachrichten zukommen lassen. Ohne Bestätigung der Teilnahme an diesem Verfahren erfolgt keine E-Mail Benachrichtigung über neue Nachrichten der Vergabestelle (z.B. Aktualisierung der Vergabeunterlagen). Eine Anleitung für die elektronische Angebotsabgabe finden Sie unter folgendem Link: https://support.cosinex.de/unternehmen/display/company/Tipps+zur+elektronischen+Angebotsabgabe
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Stadt Cottbus VHV 97-2026 Fortführung und Subskriptionsbetrieb des Dokumentenmanagementsystems
Beschreibung: Gegenstand des Auftrags ist: 1. Zeitlich befristete Nutzungsüberlassung der bestehenden Softwarekomponenten 2. Bereitstellung der vereinbarten Nutzerkontingente 3. Wartung und Pflege des Systems 4. Unterstützung zur Sicherstellung der Betriebsfähigkeit der DMS-Software in Zusammenarbeit mit dem Rechenzentrumsbetreiber bzw. weiteren von der Stadtverwaltung beauftragten Dienstleistern 5. Aktualisierung bestehender Fachverfahrensschnittstellen im Rahmen der Pflege 6. optional abrufbare Dienstleistungen zur Weiterentwicklung des Systems Leistungsbeschreibung zur Fortführung und Subskriptionsbetrieb des Dokumentenmanagementsystems 3 Nicht Gegenstand des Auftrags ist: - die Neuimplementierung eines Dokumentenmanagementsystems - der Betrieb der Serverinfrastruktur
Interne Kennung: VHV 97-2026
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 50000000 Reparatur- und Wartungsdienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Stadtverwaltung Cottbus, Fachbereich 10 - Hauptamt
Stadt: Cottbus
Postleitzahl: 03046
Land, Gliederung (NUTS): Cottbus, Kreisfreie Stadt (DE402)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/07/2026
Enddatum der Laufzeit: 30/06/2030
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung: Einjährige Verlängerung der Vertragslaufzeit durch den Auftraggeber
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
Informationen über die Überprüfungsfristen: Auf das Vergabeverfahren findet das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in der Fassung der Bekanntmachung vom 26.06.2013 (BGBl. I, Seite 1750, berichtigt Seite 3245) Anwendung. §160 GWB lautet auszugsweise: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfverfahren nur auf Antrag ein. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Außerdem wird auf § 180 GWB ("Schadensersatzanspruch bei Rechtsmissbrauch") in Verbindung mit §§ 160 und 171 GWB verwiesen (besonders § 180 (2) Nr. 2 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadtverwaltung Cottbus
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Stadtverwaltung Cottbus
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 492 307,20 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Die Stadtverwaltung Cottbus setzt seit dem Jahr 2014 das Dokumentenmanagementsystem d.velop documents der d.velop AG ein. Seit 2020 bzw. 2022 wurde das System sukzessive erweitert und an zahlreiche Fachanwendungen angebunden. Ziel der Stadt ist es weiterhin, alle Fachämter an ein einheitliches DMS-System anzubinden und die bestehende Systemlandschaft konsistend fortzuführen. Aufgrund der Umstellung des bisherigen Lizenzmodells auf ein Miet- bzw. Subskriptionsmodell ist eine erneute Ausschreibung erforderlich. Gegenstand des Auftrags ist die weitere Lizensierung der aktuell bereits implementierten Module, sowie die Lizensierung zusätzliche Komponenten, der Pflege und Wartung des bestehenden Systems einschließlich der vorhandenen Fachverfahrensanbindung. Die vorhandene DMS-Infrastruktur ist technisch und organisatorisch tief in die Verwaltungsprozesse integriert. Es bestehen herstellerische Systemarchitekturen, Datenstrukturen und Berechtigungskonzepte sowie zahlreiche produktgebundene Schnittstellen zu Fachverfahren. Die Leistung kann aus technischen Gründen ausschließlich durch die d.velop AG erbracht werden. Eine wirtschaftlich oder technisch gleichwertige Alternative besteht nicht. Ein vollständiger Systemwechsel würde eine umfassende Migration sämtlicher Datenbestände, Schnittstellen und Aktenstrukturen erfordern und erhebliche technische Risiken sowie unverhältnismäßige organisatorische Auswirkungen nach sich ziehen. Gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 VGV kann der Auftrag im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb vergeben werden, wenn aus technischen Gründen nur ein bestimmtes Unternehmen in Betracht kommt und keine zumutbare Alternative besteht. Diese Voraussetzung sind vorliegend erfüllt. Es sollen zusätzliche Lieferleistungen des ursprünglichen Auftragnehmers beschafft werden, die entweder zur teilweisen Erneuerung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen bestimmt sind, und ein Wechsel des Unternehmens würde dazu führen, dass der öffentliche Auftraggeber eine Leistung mit unterschiedlichen technischen Merkmalen kaufen müsste und dies eine technische Unvereinbarkeit oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung mit sich bringen würde. (§ 14 Abs. 4 Nr. 5 VgV).
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: d.velop AG
Angebot:
Kennung des Angebots: 1E
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: 492 307,20 EUR
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 1
Titel: d.velop AG, 48712 Gescher
Datum des Vertragsabschlusses: 23/06/2026
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und aufgrund eines ungewöhnlich niedrigen Preises oder aufgrund ungewöhnlich niedriger Kosten als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Bandbreite der Angebote:
Wert des niedrigsten zulässigen Angebots: 492 307,20 EUR
Wert des höchsten zulässigen Angebots: 492 307,20 EUR
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadtverwaltung Cottbus
Registrierungsnummer: DE138780132
Postanschrift: Neumarkt 5
Stadt: Cottbus
Postleitzahl: 03046
Land, Gliederung (NUTS): Cottbus, Kreisfreie Stadt (DE402)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrales Vergabemanagement
Telefon: +49 3556122949
Fax: +49 355612132949
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Stadtverwaltung Cottbus
Registrierungsnummer: DE138780132
Postanschrift: Neumarkt 5
Stadt: Cottbus
Postleitzahl: 03046
Land, Gliederung (NUTS): Cottbus, Kreisfreie Stadt (DE402)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrales Vergabemanagement
Telefon: +49 3556122949
Fax: +49 355612132949
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
Registrierungsnummer: t:03318661719
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Stadt: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land, Gliederung (NUTS): Potsdam-Mittelmark (DE40E)
Land: Deutschland
Telefon: +49 3318661719
Fax: +49 3318661652
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: d.velop AG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: DE813062165
Postanschrift: Schildarpstraße 6-8
Stadt: Gescher
Postleitzahl: 48712
Land, Gliederung (NUTS): Borken (DEA34)
Land: Deutschland
Telefon: +49 254293070
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0006
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 05de153a-e661-40b2-b487-73e836b5719e - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 23/06/2026 13:45:02 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 433255-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 120/2026
Datum der Veröffentlichung: 25/06/2026