1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Neuruppiner Wohnungsbaugesellschaft mbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen
2.1.
Verfahren
Titel: ERP-System - Immobilienwirtschaft
Beschreibung: 1.1 Ausgangssituation Die Neuruppiner Wohnungsbaugesellschaft mbH sucht ein neues ERP-System für die ganzheitliche Bewirtschaftung der rund 5.000 eigenen Wirtschaftseinheiten. Es soll sich dabei um ein Standardsoftwareprodukt für die Wohnungswirtschaft handeln. Die Mieteinheiten befinden sich alle in der Fontanestadt Neuruppin. Unser Unternehmen hat aktuell 55 Mitarbeiter. Die Anzahl der Mitarbeiter ist Tendenz steigend, es wird langfristig mit maximal 100 Mitarbeitern gerechnet. Aktuell nutzt die Gesellschaft das ERP-System Wowinex.
Kennung des Verfahrens: 08583845-3dd3-4523-8da0-0dba49bc9102
Interne Kennung: 26-05-01
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
Zentrale Elemente des Verfahrens: Nach einer Interessenbekundung im Teilnahmewettbewerb und unter Berücksichtigung der Eignungskriterien (siehe Anlage Eignungskriterien Bieter im Teilnahmewettbewerb) werden die potentiellen Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert. Im Nachgang findet ein Verhandlungszeitraum inkl. Produktvorstellung statt. Danach erwartet die NWG mbH das finale Angebot. Nach eingehender Prüfung und gesetzlicher Wartefrist erfolgt die Zuschlagserteilung.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Kränzliner Straße 32 a
Stadt: Neuruppin
Postleitzahl: 16816
Land, Gliederung (NUTS): Ostprignitz-Ruppin (DE40D)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP9YG8HLBU#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: ERP-System - Immobilienwirtschaft
Beschreibung: 1.2 Zielsetzung der Ausschreibung Ziel ist die Einführung einer zukunftsfähigen, integrierten ERP-Standardsoftwarelösung für die Wohnungswirtschaft. Eine leistungsfähige Systemplattform soll sämtliche zentralen Ge-schäftsprozesse - insbesondere in den Bereichen Bestandsverwaltung, Vermietung, Rechnungswesen, Betriebskostenabrechnung, Instandhaltung, Vertragsmanagement sowie Reporting - effizient unterstützen und möglichst medienbruchfrei abbilden. Die zentrale ERP-Plattform soll die Integration von Fachlösungen zulassen, eine moderne Benutzeroberfläche bieten und eine mobile Nutzung ermöglichen. 1.3 Projektziele Die Neuruppiner Wohnungsbaugesellschaft mbH möchte mit diesem Projekt die Zukunftssicherheit gewährleisten, Effizienzsteigerungen erreichen und Prozessabläufe optimieren. Eine Umsetzung soll bis zum 3. Quartal 2028 erfolgen. 1.4 Angebotsstrukturierung Vom Anbieter wird erwartet, dass sich im Angebot das Lastenheft widerspiegelt und es wie folgt aufgebaut wird: 1. Unternehmensdarstellung 2. Beschreibung der ERP-Software 3. Umsetzung der beschriebenen Anforderungen 4. Projektvorgehen 5. Zeitplanung (Roadmap) 6. Service-Level-Agreement 7. Referenzen 8. Kostenübersicht a. Grundpreis b. Einzelpreise für optionale Komponenten c. Supportpreis d. Vertragslaufzeit: Wunsch 10 Jahre, gerne mit Option auf Verlängerung e. ein Hauptangebot ggf. Nebenangebot Bei der Angebotsabgabe sollen die Ergänzenden Vertragsbedingungen für Cloudleistungen, der Kriterienkatalog für Cloudleistungen und die Anlage zur Einbeziehung von auftragnehmer-seitigen AGB mitberücksichtigt werden. Das Angebot sowie die Kommunikation müssen in deutscher Sprache verfasst werden.
Interne Kennung: 26-05-01
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Kränzliner Straße 32 a
Stadt: Neuruppin
Postleitzahl: 16816
Land, Gliederung (NUTS): Ostprignitz-Ruppin (DE40D)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Andere Laufzeit: Unbekannt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Die Software muss geeignet sein, um 4.000 bis 10.000 Wirtschaftseinheiten verwalten zu können. Es wird ein Mindestjahresumsatz von 7 Mio. Euro im Bereich Cloud-Software oder Immobi-lienwirtschaftlicher IT-Lösungen gefordert. Bitte geben Sie mit dem Teilnahmeantrag die letzten 3 Jahresumsätze an.
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Aufgrund der Sensibilität von Finanz- und Mieterdaten in der Immobilienwirtschaft sind hohe Deckungssummen Standard. Üblich sind Forderungen von mindestens 3 Mio. Euro für Personenschäden sowie Sach- und Vermögensschäden.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Gefordert werden mindestens drei vergleichbare Referenzen aus den letzten drei Jahren. Für unser Vorhaben sollten diese Referenzen folgende Merkmale aufweisen: o Technologie: Nachweis über erfolgreich implementierte SaaS/Cloud-Lösungen o Branchenbezug: Erfahrung in der Einführung von ERP-Systemen für Woh-nungsunternehmen oder Immobilienverwalter. o Funktionsumfang: Die Referenzen sollten Module wie Vermietungsmanagement, Finanzbuchhaltung für Immobilien (Kreditoren/Debitoren), Zählerverwaltung oder die Integration von Heizkostenabrechnungen (z. B. via ARGE-Schnittstelle) abdecken. o Vertragslaufzeit: Um die Stabilität im SaaS-Betrieb nachzuweisen, wird eine Mindestlaufzeit der Referenzprojekte von mindestens 24 Monaten gefordert.
Kriterium: Sicherheit bei der Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von klassifizierten Informationen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: - IT-Sicherheit und Compliance: Da im ERP-System personenbezogene Daten von Mietern und Mitarbeitern verarbeitet werden, ist ein Nachweis über die Informationssicherheit - mindestens nach ISO 27001 - auf Basis von IT-Grundschutz nachzuweisen - Mobile Verfügbarkeit und Schnittstellen: Für die Immobilienwirtschaft ist die mobile Bearbeitung vor Ort (z. B. Wohnungsübergaben per Tablet, Schadensaufnahme durch Hausmeister) notwendig. Der Bieter soll nachweisen, dass seine SaaS-Lösung webbasiert ohne zusätzliche VPN-Brückentechnologien performant arbeitet. - Schnittstellenfähigkeit: Nachweis der Fähigkeit zur Anbindung an Branchen-Ökosysteme (z. B. Dokumentenmanagementsysteme, Banking-Schnittstellen für den Zahlungsverkehr).
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Technologie/Zukunft
Beschreibung: Cloud-Native, API-Offenheit (Schnittstellenoffenheit), Performance (Geschwindigkeit), Roadmap 2028, DSGVO, Referenzen Gewichtung: 30% Maximale Punktewertung 5 Minimale Punktewertung 1 siehe Bewertungsmatrix
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Funktionalität/Benutzerfreundlichkeit
Beschreibung: Kernprozesse, E-Rechnung, DMS-Integration, User Experience ("die Bedienungsfreundlichkeit"), Prozessführung Gewichtung: 40% Maximale Punktewertung 5 Minimale Punktewertung 1 siehe Bewertungsmatrix
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Implementierung
Beschreibung: Migrationskonzept & Schulung Gewichtung: 20% Maximale Punktewertung 5 Minimale Punktewertung 1 siehe Bewertungsmatrix
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Kosten
Beschreibung: Projektkosten und laufende Kosten Gewichtung: 10% Maximale Punktewertung 5 Minimale Punktewertung 1 siehe Bewertungsmatrix
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: Die Bewertung erfolgt im Zuge des Verhandlungsverfahrens nach einer Bewertungsmatrix, die aus Punkte- und Prozentbewertung besteht.
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 14/04/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
Name: Vergabemarktplatz Brandenburg
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 29/04/2026
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 22/04/2026 13:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Im Laufe der Verhandlungsvergabe ist eine Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen möglich.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Noch nicht bekannt
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Inbetriebnahme der Software im 2. Halbjahr 2028.
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie (MWAE)
Informationen über die Überprüfungsfristen: Rechtsbehelfbelehrung und Fristen gemäß § 160 GWB Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Zuständige Stelle für das Nachprüfungsverfahren: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie (MWAE) Heinrich-Mann-Allee 107 14473 Potsdam Telefon: +49 331 866-1610 Telefax: +49 331 866-1652 E-Mail: vergabekammer@mwae.brandenburg.de Internet: https://mwae.brandenburg.de
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Neuruppiner Wohnungsbaugesellschaft mbH
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Neuruppiner Wohnungsbaugesellschaft mbH
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Neuruppiner Wohnungsbaugesellschaft mbH
Registrierungsnummer: HRB 438 NP
Postanschrift: Kränzliner Straße 32 a
Stadt: Neuruppin
Postleitzahl: 16816
Land, Gliederung (NUTS): Ostprignitz-Ruppin (DE40D)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle
Telefon: +49 3391-84070
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie (MWAE)
Registrierungsnummer: t:03318661719
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Stadt: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land, Gliederung (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Die Vorsitzende
Telefon: +49 331866-1610
Fax: +49 331866-1652
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: f8528930-cfc8-4c8c-91f6-7674de2175cf - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 23/03/2026 11:36:52 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 202570-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 58/2026
Datum der Veröffentlichung: 24/03/2026