1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landkreis Dahme-Spreewald
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2.1.
Verfahren
Titel: Einführung eines BPM/DMS im LDS
Beschreibung: Die Kreisverwaltung benötigt ein Business Process Manage-ment/Dokumentmanagementsystem (BPM/DMS). Zur Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes und weiterer gesetzlicher Regelungen sowie der allgemeinen gesellschaftlichen Erwartung an die Digitalisierung der Verwaltung ist die Einführung eines Business Process Management/Dokumentmanagementsystems (BPM/DMS) erforderlich. Das BPM/DMS bildet die zentrale IT-infrastrukturelle Komponente, mit der eine flächendeckende Digitalisierung der Kreisverwaltung erst möglich wird.
Kennung des Verfahrens: 27a60cf5-3deb-4dc1-852a-769b01009b9b
Interne Kennung: 10.5-24-25
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Reutergasse 12
Stadt: Lübben
Postleitzahl: 15907
Land, Gliederung (NUTS): Dahme-Spreewald (DE406)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP9YDTH9A3#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Einführung eines BPM/DMS im LDS
Beschreibung: Zielstellung ist es, durch Einsatz eines BPM/DMS zukünftig Prozesse und Workflows innerhalb der Verwaltung, wie auch in den Beziehungen Bürger-Verwaltung, Wirtschaft-Verwaltung oder Verwaltung-Verwaltung digital und medienbruchfrei abzubilden (End-to-End). Für diese Umsetzung sind zum einen das Bürgerportal und die Workflows digital abzubilden (BPM) und zum anderen die entsprechenden Dokumente in einem DMS digital vorzuhalten. Um die angestrebte End-to-End Lösung umzusetzen, ist die Integration der beiden Teilsyste-me BPM und DMS von hoher Bedeutung, so dass beide Produkte Bestandteil der Vergabe sind.
Interne Kennung: 10.5-24-25
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Die aus dem Angebot optionalen Positionen wie für Lizenzerweiterungen und deren Softwarepflege, für Dienstleistungen - Projektbegleitung, Schulungen -, für Dienstleistungen außerhalb der Projektbegleitung werden gemäß Bedarf beauftragt.
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Reutergasse 12
Stadt: Lübben
Postleitzahl: 15907
Land, Gliederung (NUTS): Dahme-Spreewald (DE406)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 48
Weitere Informationen zur Verlängerung: Kosten für Support, Wartung und Softwarepflegevertrag Laufzeit: 48 Monate mit der Option der automatischen Verlängerung
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: Bei der Auswertung der Angebote wird die Bewertungsmatrix nach UfAB 2018 - Erweiterte Richtwertmethode - angewendet. In den Leistungsbewertungsmatrizen wurden A- und B-Kriterien festgelegt. Dabei führt die Nichterfüllung der Anforderung eines A-Kriteriums (A) zwingend zum Ausschluss des Angebotes. Die als B-Kriterium (B) gekennzeichneten Anforderungen stellen die innerhalb der Bewertungsskala mit Punkten zu bewertenden Kriterien dar und erhalten eine Gewichtung gemäß Leistungsbewertungsmatrix. In einem ersten Schritt der Angebotswertung wird dafür die "Einfache Richtwertmethode" angewendet. Dabei wird für jedes Angebot das "Leistungs-Preis-Verhältnis" gebildet. So werden für die neben dem Preis genannten Kriterien Leistungspunkte (LP) vergeben. Die erreichten Leistungspunkte werden dem Preis (P) gegenübergestellt. Es wird das Verhältnis von Preis und Leistung als Quotient zu einer Kennzahl (Z) errechnet. Aus der Gegenüberstellung aller in der Auswahl befindlichen Angebote wird das wirtschaftlichste Angebot ermittelt; dies ist das Angebot mit der höchsten Kennzahl. In einem zweiten Schritt der Angebotswertung kommt die "Erweiterte Richtwertmethode" (Schwankungsbereich: 20 Prozent Entscheidungskriterium: Leistung) zur Anwendung. Es scheiden alle Angebote aus der Wertung aus, die außerhalb des festgelegten Schwankungsbereiches von 20 Prozent von der besten Kennzahl Z im Wettbewerb (= wirtschaftlichste Angebot mit der höchsten Kennzahl) liegen. Die Endauswahl zwischen den im Schwankungsbereich befindlichen Angeboten erfolgt anhand der höchsten Leistungspunktzahl. Das Angebot mit der höchsten Leistungspunktzahl ist das wirtschaftlichste Angebot und erhält den Zuschlag.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Bei der Auswertung der Angebote wird die Bewertungsmatrix nach UfAB 2018 - Erweiterte Richtwertmethode - angewendet. In den Leistungsbewertungsmatrizen wurden A- und B-Kriterien festgelegt. Dabei führt die Nichterfüllung der Anforderung eines A-Kriteriums (A) zwingend zum Ausschluss des Angebotes. Die als B-Kriterium (B) gekennzeichneten Anforderungen stellen die innerhalb der Bewertungsskala mit Punkten zu bewertenden Kriterien dar und erhalten eine Gewichtung gemäß Leistungsbewertungsmatrix. In einem ersten Schritt der Angebotswertung wird dafür die "Einfache Richtwertmethode" angewendet. Dabei wird für jedes Angebot das "Leistungs-Preis-Verhältnis" gebildet. So werden für die neben dem Preis genannten Kriterien Leistungspunkte (LP) vergeben. Die erreichten Leistungspunkte werden dem Preis (P) gegenübergestellt. Es wird das Verhältnis von Preis und Leistung als Quotient zu einer Kennzahl (Z) errechnet. Aus der Gegenüberstellung aller in der Auswahl befindlichen Angebote wird das wirtschaftlichste Angebot ermittelt; dies ist das Angebot mit der höchsten Kennzahl. In einem zweiten Schritt der Angebotswertung kommt die "Erweiterte Richtwertmethode" (Schwankungsbereich: 20 Prozent Entscheidungskriterium: Leistung) zur Anwendung. Es scheiden alle Angebote aus der Wertung aus, die außerhalb des festgelegten Schwankungsbereiches von 20 Prozent von der besten Kennzahl Z im Wettbewerb (= wirtschaftlichste Angebot mit der höchsten Kennzahl) liegen. Die Endauswahl zwischen den im Schwankungsbereich befindlichen Angeboten erfolgt anhand der höchsten Leistungspunktzahl. Das Angebot mit der höchsten Leistungspunktzahl ist das wirtschaftlichste Angebot und erhält den Zuschlag.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landkreis Dahme-Spreewald
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 1 496 624,37 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Ricoh Deutschland GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: vom 25.11.2024/11.08.2025
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: 1 496 624,37 EUR
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 10.5-24-25
Titel: Einführung eines BPM/DMS im LDS
Datum der Auswahl des Gewinners: 05/11/2025
Datum des Vertragsabschlusses: 24/11/2025
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4
Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 9
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Landkreis Dahme-Spreewald
Registrierungsnummer: 12-12992262151447-91
Postanschrift: Reutergasse 12
Stadt: Lübben
Postleitzahl: 15907
Land, Gliederung (NUTS): Dahme-Spreewald (DE406)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Telefon: 03546201193
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
Registrierungsnummer: 12-121096894457006-49
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Stadt: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land, Gliederung (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)
Land: Deutschland
Telefon: +49 331866-1719
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Ricoh Deutschland GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE 115 823 764
Postanschrift: Vahrenwalder Str. 315
Stadt: Hannover
Postleitzahl: 30179
Land, Gliederung (NUTS): Region Hannover (DE929)
Land: Deutschland
Telefon: 05116742420
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: e6312a16-cdc1-430c-bf4f-c726f79096c9 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 01/12/2025 13:31:01 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 799019-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 232/2025
Datum der Veröffentlichung: 02/12/2025