1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt Potsdam
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2.1.
Verfahren
Titel: Beschaffung eines Vergabemanagementsystems für die Landeshauptstadt Potsdam
Beschreibung: Ziel ist die Einführung eines vollumfänglichen Managementsystems für die rechts- und revisionssichere Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren.
Kennung des Verfahrens: 6510c837-15d0-484e-81b4-61c835a213f3
Interne Kennung: VV-L-522-158-25
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
2.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 0,01 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP9YCRHEAQ (1) Die Kommunikation infolge von Bieterfragen, über sonstige Änderungen o.ä. erfolgt ebenfalls über den Vergabemarktplatz, so dass sich die Bieter fortlaufend selbst über den Vergabemarktplatz zum Verfahren, den Stand der Vergabeunterlagen, sowie etwaige Änderungen informieren müssen. Die kostenlose Registrierung zur Teilnahme am Verfahren wird daher empfohlen, da dann der registrierte Bieter automatisch über Änderungen bzw. Nachrichten der Vergabestelle informiert wird. Auch können im Verfahren Nachrichten an die Vergabestelle gesendet werden. (2) Sollte sich im Vergabeverfahren ein zusätzlicher Informationsbedarf ergeben, der der Bekanntmachungspflicht unterliegt, erfolgt eine entsprechende Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union. Interessenten haben sich daher bis zum Ablauf der Teilnahmefrist über weitere Bekanntmachungen zu diesem Verfahren stets zu informieren. Bei Registrierung zum Verfahren auf dem Vergabemarktplatz erfolgt jedoch ebenfalls eine automatische Benachrichtigung über eine Bekanntmachungsänderung oder weitere Bekanntmachungen. (3) Für die Erstellung von Angeboten sind zwingend die vom Auftraggeber über den Vergabemarktplatz in den Vergabeunterlagen bereit gestellten Vordrucke/Formblätter zu verwenden. Änderungen an diesen Vordrucken/Formblätter sind - soweit nicht durch den Auftraggeber explizit zugelassen - unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebots. Im Übrigen gelten die weitergehenden Anforderungen und Konkretisierungen in den Vergabeunterlagen. (4) Beteiligt sich eine Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern als Bietergemeinschaft am Verfahren oder wird auf Kapazitäten und Leistungen Dritter (z. B. Nachunternehmer) zum Nachweis der Eignung oder zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistungsanforderungen zurück gegriffen, sind die Einzelheiten bezüglich der Voraussetzungen sowie den von diesen einzureichenden Nachweise und Erklärungen den veröffentlichten Vergabeunterlagen zu entnehmen. (5) Bei der Erarbeitung und Übersendung des Angebots ist zudem Folgendes zu beachten: 1. Die Bieter haben unter Beachtung des genannten Schlusstermins das Angebot über den Vergabemarktplatz Brandenburg einzureichen. 2. Das Angebot und dessen Anlagen sind in deutscher Sprache einzureichen. Bescheinigungen/Nachweise von nicht deutschsprachigen Einrichtungen müssen mit beglaubigter Übersetzung in Deutsch vorgelegt werden. 3. Es sollen nur die geforderten Erklärungen/Unterlagen/Nachweise dem Angebot beigefügt werden. Von der Übersendung allgemeingültiger Firmenunterlagen, Broschüren, Mappen o. ä. ist bitte abzusehen. Diese werden nicht berücksichtigt. 4. Abgeforderte Nachweise und Urkunden können dem Angebot in Kopie beigefügt werden. Der Auftraggeber ist jedoch berechtigt, bei Zweifeln und Bedenken die Vorlage von Originalen oder weiteren Unterlagen zu verlangen. 5. Die geforderten Eignungsnachweise beruhen im Wesentlichen auf Eigenerklärungen der Bieter. Der Auftraggeber weist daher darauf hin, dass insbesondere im Zusammenhang mit Fragen der Zuverlässigkeit ergänzende Nachweise und Erklärungen vom Bieter oder externen Stellen (Korruptionsregister, Gewerbezentralregister etc.) jederzeit verlangt oder eingeholt werden können. (6) Die Angebotsunterlagen werden nicht zurückgegeben. Es erfolgt keine Entschädigung für die Erstellung einzureichender Unterlagen bzw. Angeboten. (7) Im Fall von inhaltlichen Widersprüchen zur Auftragsbekanntmachung desselben Auftrags in anderen Bekanntmachungsmedien gelten einzig die Erklärungen der unionsweit über das Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichten Bekanntmachung.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Beschaffung eines Vergabemanagementsystems für die Landeshauptstadt Potsdam
Beschreibung: Gegenstand der Vergabe ist die Beschaffung einer Software für die digitale und revisionssichere Abwicklung des kompletten Vergabeprozesses. Der Prozess beinhaltet die Vorbereitungs-, Veröffentlichungs-, Prüfungs- und Wertungsphase ohne Medienbrüche und die Einhaltung der vergaberechtlichen Dokumentationsanforderungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen. Hierfür muss das Produkt den Funktionsumfang bereitstellen und eine vollständige Umsetzung der geplanten technischen Anforderungen (siehe 3. Rahmenbedingungen und 5. Technische Anforderungen) sicherstellen. Es wird ein Dienstleister (Auftragnehmer) gesucht, der im Auftrag der Landeshauptstadt Potsdam (LHP) (Auftraggeber) die folgenden Leistungen übernimmt: - Konzeption und Dokumentation in allen Projektphasen - Konfiguration des Produktiv- und Testsystems - Konzeption und Planung des Testverfahrens - Installationsunterstützung - Durchführung von Schulungen - Projektmanagement und Beratung - Softwarepflege und Support für den Zeitraum von 10 Jahren Mit der dauerhaften Überlassung (Softwarekauf) wird eine nutzerunabhängige Verwaltungslizenz, Enterprise Edition, erworben. Folgende Lizenzierung ist erforderlich: - Verwaltungslizenz Vergabemanagementsystem - Verwaltungslizenz Modul Bedarfsmanagement - Testsystemlizenzen Vergabemanagementsystem - Testsystemlizenzen Modul Bedarfsmanagement Für die Lizenzierung ist die Einwohnerzahl zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe maßgeblich. Aktuell beträgt die Einwohnerzahl in der Landeshauptstadt Potsdam 187.119 Einwohner (Stand: 2023, Statistisches Bundesamt). Spätere Veränderungen in der Einwohnerzahl haben keinen Einfluss auf die Lizenzierung.
Interne Kennung: VV-L-522-158-25
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
5.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 3 Jahre
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 7
Weitere Informationen zur Verlängerung: Der Vertrag hat eine Mindestdauer von 36 Monaten mit der Option der Verlängerung um jeweils 1 Jahr, sofern keine Kündigung des Auftraggebers bis 3 Monate vor Ablauf des jeweiligen Vertragsjahres erfolgt. Die maximale Laufzeit beträgt 10 Jahre.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Energie und Klimaschutz
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Vergabestelle weist nachfolgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin. Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die genannte Vergabestelle zu richten. §160 GWB: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. Die Vergabestelle weist nachfolgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin. Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die genannte Vergabestelle zu richten.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landeshauptstadt Potsdam
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Energie und Klimaschutz
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 0,01 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Der Vergabemarktplatz des Landes Brandenburg (VMP) der Firma Cosinex ist die elektronische Plattform zur einheitlichen Abwicklung von Vergaben für alle öffentlichen Auftraggeber einschließlich der Kommunen des Landes. Die Nutzung ist unentgeltlich. Zur Nutzung des VMP verpflichtet sind gemäß Runderlass "Nutzung der elektronischen Vergabeplattform Vergabemarktplatz Brandenburg" des Ministeriums des Innern und für Kommunales vom 10. November 2016 neben der unmittelbaren Landesverwaltung über VV zu § 55 LHO ebenso Zuwendungsempfänger. Im Fall der zuwendungsfinanzierten Beschaffung sind daher auch Kommunen verpflichtet, den VMP zu verwenden. Ansonsten resultiert aus dem Runderlass keine generelle Nutzungspflicht für Kommunen. Die LHP hat in Tz. 2.1 DA Vergabe von ihrem gemäß Anhang Nr. 9 des Rundschreibens zum Kommunalen Auftragswesen im Land Brandenburg vom 26.08.2019 "Erlass kommunaler Vergabeordnungen" bestehenden Recht Gebrauch gemacht, die Regelung des Landes Brandenburg zur Nutzung des VMP Brandenburg zu übernehmen. Ein Wechsel der LHP zu einem anderen elektronischen Portal ist mit unverhältnismäßig hohen Kosten- und Zeitaufwand (Beschaffung, Installation und Rollout, Nutzerschulungen, etc.) verbunden. Die Folge wäre zudem, dass die LHP zwei elektronische Plattformen parallel nutzen müsste, da bei Zuwendungen weiterhin die Anforderungen aus VV zu § 55 LHO zu erfüllen sind. Die ausschließliche Nutzung des VMP ist für die LHP daher zwingend und alternativlos. Die Beschaffung eines Vergabemanagementsystems muss die besondere technische Anforderung, eine in beide Richtungen funktionierende bidirektionale Schnittstelle zum VMP, haben. Die besondere technische Anforderung einer bidirektionalen Schnittstelle mit dem VMP erfüllt dabei nur das Vergabemanagementsystem von Cosinex. Cosinex lässt technisch ausschließlich zu seinem eigenen Vergabemanagementsystem - und nicht zu denen der Wettbewerber - eine bidirektionale Schnittstelle zu. Damit ist es anderen Wettbewerbern technisch unmöglich, diese geforderte Leistung zu erbringen. Die Voraussetzung zur Durchführung eines Vergabeverfahrens mit nur einem Bieter gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2b VgV sind erfüllt.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: cosinex GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: e1
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: 0,01 EUR
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 1
Datum der Auswahl des Gewinners: 23/07/2025
Datum des Vertragsabschlusses: 23/07/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt Potsdam
Registrierungsnummer: 12-12992262150119-98
Postanschrift: Friedrich-Ebert-Str. 79/81
Stadt: Potsdam
Postleitzahl: 14469
Land, Gliederung (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)
Land: Deutschland
Telefon: +49331289-0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Energie und Klimaschutz
Registrierungsnummer: t:03318661719
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Stadt: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land, Gliederung (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)
Land: Deutschland
Telefon: +49 331866-1610
Fax: +49 331866-1652
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: cosinex GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: DE 209908656
Stadt: Bochum
Postleitzahl: 44801
Land, Gliederung (NUTS): Bochum, Kreisfreie Stadt (DEA51)
Land: Deutschland
Telefon: +49 234298796-44
Fax: +49 234298796-55
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 0d27bc8a-b595-451e-b4c7-e9d40bb55b82 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 25/08/2025 10:13:11 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 556642-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 162/2025
Datum der Veröffentlichung: 26/08/2025