Öffentliche Ausschreibung 2025 Deutschland – Softwarepaket und Informationssysteme – Bereitstellung einer Arbeitsschutzmanagement-Software für die Landeshauptstadt Potsdam 2025-06-24

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Landeshauptstadt Potsdam, Bereich Vergabemanagement

E-Mail: zentrale-vergabestelle@rathaus.potsdam.de

Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2.1.

Verfahren

Titel: Bereitstellung einer Arbeitsschutzmanagement-Software für die Landeshauptstadt Potsdam

Beschreibung: Die Beurteilung der Arbeitsbedingungen, kurz "Gefährdungsbeurteilung" ist das Kernelement des betrieblichen Arbeitsschutzes. Arbeitsplatz- und tätigkeitsbezogene Gefährdungsbeurteilungen sind an jedem bestehenden oder neu eingerichteten Arbeitsplatz zu erstellen und zu dokumentieren. Bei Änderungen von Arbeits- oder Umweltbedingungen sind sie zu aktualisieren. Die Gefährdungsbeurteilungen müssen als universelles hochwirksames präventives Werkzeug im Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie im Qualitätsmanagement verstanden werden. Sie sind im Fall eines Rechtsstreits für die Unternehmensvertretung unabdingbar. Bei sorgfältiger und umfassender Formulierung lassen sich alle vorstellbaren Szenarien des Arbeits- und Gesundheitsschutzes (u.a. Ausstattung, Arbeitsabläufe, ...) regeln (universelles Werkzeug). Eine Arbeitsschutzmanagementsoftware integriert die zuständigen Führungskräfte in alle wichtigen Entscheidungen, denn: Arbeits- und Gesundheitsschutz ist eine wichtige Führungsaufgabe. Um diese Führungsaufgabe angemessen ausführen zu können, müssen die Führungskräfte auf ein gutes Arbeitsschutzmanagementsystem zugreifen können, das sie bei der Umsetzung unterstützt, regelmäßig erinnert, dass Überprüfungen und Unterweisungen stattfinden müssen, und die Dokumentation nachvollziehbar gestaltet und insgesamt erleichtert. Ziel ist daher die Beschaffung und Einführung einer Arbeitsschutzmanagementsoftware.

Kennung des Verfahrens: d6f4ed1a-cd51-40da-80ea-75db804d8fe7

Interne Kennung: VV-L-53-252-24

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Friedrich-Ebert-Str. 79/81

Stadt: Potsdam

Postleitzahl: 14469

Land, Gliederung (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP9YCRH45Q "Das elektronische Angebot ist über den Projektraum zum Verfahren auf der elektronischen Plattform "Vergabemarktplatz Brandenburg" vorzunehmen. Voraussetzung ist eine Registrierung als Nutzer und Freischaltung des Projektraumes. Nähere Details dazu finden sich unter http:// vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/. Bei elektronischer Übermittlung in Textform ist der Bieter und die natürliche Person, die die Erklärung abgibt, zu benennen; falls vorgegeben, ist das Angebot mit der geforderten Signatur zu versehen. Das elektronische Angebot ist mit den Anlagen bis zum Ende der Angebotsfrist über die Vergabeplattform der Vergabestelle zu übermitteln. Eine Abgabe des Angebotes per Mail ist nicht zulässig."

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Bereitstellung einer Arbeitsschutzmanagement-Software für die Landeshauptstadt Potsdam

Beschreibung: Gegenstand der Vergabe ist die Beschaffung einer Software zum Eigenbetrieb durch den Auftraggeber für die vollständige Abbildung aller arbeitsschutzrelevanten Informationen und Prozesse. Hierfür muss das Produkt den Funktionsumfang (siehe 3. Funktionale Anforderungen) bereitstellen und eine vollständige Umsetzung der geplanten technischen Anforderungen (siehe 4. Rahmenbedingungen und 5. Technische Anforderungen der Leistungsbeschreibung) sicherstellen. Mit dem bezuschlagten Auftragnehmer wird der den Vergabeunterlagen beigefügte EVB-IT Systemlieferungsvertrag abgeschlossen. Es wird ein Dienstleister (Auftragnehmer) gesucht, der im Auftrag der LHP (Auftraggeber) die folgenden Leistungen übernimmt: 1.1.2 Leistungen bis zur Abnahme In der Projektphase zur Umsetzung der Software (Leistungen bis zur Abnahme) handelt es sich dabei um die Leistungen: a) Dauerhafte Softwareüberlassung (LHP) Die erforderliche Lizenzierung geht aus dem unter Punkt 7.3 näher beschriebenen Mengengerüst hervor: - Lizenzen für Nutzer*innen der LHP: o 2800 Mitarbeitende o 300 Key-User (Führungskräfte) o 2 Administration-User b) Technische Installation, Anpassung, Customizing und Konfiguration inklusive Konzeption und Dokumentation (inklusive IT-Sicherheitskonzept für die angebotene Software) c) Schnittstelle zur Personalsoftware LOGA HR d) E-Mail-Schnittstelle (MS Exchange) e) Konzeption, Planung und Durchführung des Testverfahrens f) Durchführung von Schulungen g) Projektmanagement Die Leistungen bis zur Abnahme sind als Werkleistungen zu einem Pauschalfestpreis zu erbringen. 1.1.3 Leistungen nach der Abnahme Des Weiteren sind durch den Auftragnehmer nach der Abnahme die folgenden Leistungen zu erbringen: - Störungsannahme und -behebung sowie Anwendungsbetreuung gemäß Punkt 10.2 und 10.3 für 48 Monate - Zusätzlich muss gemäß Punkt 10.4 ein sukzessiv abrufbares Dienstleistungskontingent für maximal 20 Dienstleistungstage (ein Dienstleistungstag entspricht 8 Stunden) ab Projektstart für den gesamten Vertragszeitraum auf Grundlage des angebotenen Preises je Dienstleistungstag und (-stunde) angeboten werden. Es wird ein Festpreis für einen Dienstleistungstag vereinbart, der für die gesamte Dauer der Vertragslaufzeit verbindlich festgelegt wird. 1.1.4 Optionale Leistungen nach der Abnahme Für den Auftraggeber besteht die einmalige Option, die Störungsannahme und -behebung sowie Anwendungsbetreuung gemäß Punkt 10.2 und 10.3 um weitere 24 Monate zu verlängern. Für den Fall einer Vertragsverlängerung, wird vom Auftragnehmer, ein Kontingent von weiteren 10 Dienstleistungstagen angeboten. Der Auftraggeber behält sich vor, diese DL-Tag/Std bei Bedarf zu beauftragen. Zu vergüten ist nur die vertragsgemäß erbrachte Leistung der tatsächlich abgerufenen Menge. Es besteht kein Anspruch auf Abruf der Gesamtmenge. Dieses Dienstleistungskontingent soll u.a. für Customizing des Systems und Change Requests (siehe 10.4) verwendet werden. Dazu gehören: - Layout-Anpassungen von Frontend- und Backend-Systemen, - Konfiguration und Anpassungen von Formularen (inkl. Feldern und Logik), - Bereitstellung von Schnittstellen, - Anpassung von bestehenden Funktionen und - Erstellung von neuen System- und Programmfunktionen (inkl. Applikations- und Datenbanklogik). 1.2 Abgrenzung der Beschaffung Nicht Gegenstand dieser Vergabe sind: - die Erstellung von Inhalten, welche über das System veröffentlicht werden sollen; - Bereitstellung von Hardware; - Anbindung einer virtuellen Poststelle; - Anbindung der qualifizierten elektronischen Signatur.

Interne Kennung: VV-L-53-252-24

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferungen

Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Friedrich-Ebert-Str. 79/81

Stadt: Potsdam

Postleitzahl: 14469

Land, Gliederung (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 48 Monate

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 1

Weitere Informationen zur Verlängerung: Der Auftrag kann um weitere 24 Monate verlängert werden. Die Verlängerungsoption kann einmalig durch den Auftraggeber ausgeübt werden. Die Erklärung über die Optionsausübung muss dem Auftragnehmer 1 Monat vor Auslaufen des Vertrages schriftlich oder in Textform zugehen.

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: Bei der Wertung des Preises wird der Preis in Punkte umgerechnet und mit 30% gewichtet. Dabei erhält das Angebot mit dem niedrigsten Preis 100 Punkte und ein Angebot mit einem Preis in Höhe des Doppelten des niedrigsten Angebotspreises 0 Punkte. Die Ermittlung der Punkte für die anderen Angebote erfolgt an Hand folgender Formel: Preispunkte = 100 - 100 x (Angebotssumme Bieter - Angebotssumme niedrigstes Angebot) / Angebotssumme niedrigstes Angebot) Ergibt sich bei der Berechnung der Preispunkte ein Minusergebnis, erhält dieses Angebot auch 0 Punkte. Es können maximal 100 Punkte erreicht werden. Der Bieter mit der höchsten Punktzahl erhält 100 Preispunkte. Entsprechend werden die übrigen Angebote ins Verhältnis gesetzt. Die berechnete Punktzahl wird kaufmännisch auf die zweite Kommastelle gerundet und anschließend mit dem Faktor von 0,3 gewichtet.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 30,00

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Leisungsqualität aus dem Anforderungskatalog

Beschreibung: Die Wertung der Leistungsqualität erfolgt durch die bieterseitigen Eingaben in der Spalte "Umsetzungsmöglichkeit" im Anforderungskatalog. Dieser gliedert sich in sieben Kategorien: 1. Allgemeiner Teil (Erreichen einer Gesamtpunktzahl von 39 Punkten) 2. Gefährdungsbeurteilung (Erreichen einer Gesamtpunktzahl von 93 Punkten) 3. Unterweisungen/Anweisungen (Erreichen einer Gesamtpunktzahl von 45 Punkten) 4. Arbeitssicherheitskonzepte (Erreichen einer Gesamtpunktzahl von 54 Punkten) 5. Vorsorgeuntersuchungen (Erreichen einer Gesamtpunktzahl von 39 Punkten) 6. Unfallbuch (Erreichen einer Gesamtpunktzahl von 72 Punkten) 7. technische Anforderungen/Qualitätsanforderungen (Erreichen einer Gesamtpunktzahl von 60 Punkten) Somit kann für den Anforderungskatalog eine Maximalgesamtpunktzahl von 402 Punkten erreicht werden. Die erreichten Gesamtpunkte innerhalb der Kategorien werden mit der entsprechenden Gewichtung multipliziert und anschließend durch die Anzahl der Kriterien dividiert. Somit ergibt sich bei der Berechnung der Punkte für den Anforderungskatalog für die Bewertung der Leistungsqualität eine Maximalpunktzahl von 3,00 Wertungspunkten, die erreicht werden kann. Der Bieter mit der höchsten Wertungspunktzahl erhält 100 Leistungspunkte. Entsprechend werden die übrigen Angebote ins Verhältnis gesetzt. Dies ergibt für jeden Bieter die erreichte Leistungspunktzahl für das Kriterium Leistungsqualität. Die berechnete Punktzahl wird kaufmännisch auf die zweite Kommastelle gerundet und anschließend mit dem Faktor von 0,7 gewichtet.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 70,00

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Energie

Informationen über die Überprüfungsfristen: -

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landeshauptstadt Potsdam, Bereich Vergabemanagement

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: domeba GmbH

Angebot:

Kennung des Angebots: /

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse

Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Der öffentliche Auftraggeber ist nicht verpflichtet, einzelne Angaben zu veröffentlichen. Aus diesem Grund wird gemäß § 39 Abs. 6 Nr. 3 und 4 VgV der tatsächliche Auftragswert nicht veröffentlicht.

Konzession – Wert:

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse

Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Der öffentliche Auftraggeber ist nicht verpflichtet, einzelne Angaben zu veröffentlichen. Aus diesem Grund wird gemäß § 39 Abs. 6 Nr. 3 und 4 VgV der tatsächliche Auftragswert nicht veröffentlicht.

Vergabe von Unteraufträgen: Nein

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: 1

Datum des Vertragsabschlusses: 28/05/2025

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von mittleren Unternehmen

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von kleinen Unternehmen