Öffentliche Ausschreibung Frankfurt (Oder) 2025 Deutschland – Dokumentenmanagement – Einführung eines Dokumenten-Management-Systems 2025-04-29

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: IHP GmbH - Leibniz-Institut für innovative Mikroelektronik

E-Mail: petau@ihp-microelectronics.com

Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2.1.

Verfahren

Titel: Einführung eines Dokumenten-Management-Systems

Beschreibung: Die IHP GmbH ist ein Institut der Leibniz-Gemeinschaft, alleiniger Gesellschafter ist das Land Brandenburg. Es betreibt Forschung und Entwicklung zu siliziumbasierten Systemen, Höchstfrequenz-Schaltungen und -Technologien einschließlich neuer Materialien. Dabei werden innovative Lösungen für Anwendungsbereiche wie die drahtlose und Breitbandkommunikation, Sicherheit, Medizintechnik, Industrie 4.0, Mobilität und Raumfahrt erarbeitet. Das IHP beschäftigt ca. 390 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Es verfügt über eine Pilotlinie für technologische Entwicklungen und die Präparation von Hochgeschwindigkeits-Schaltkreisen mit 0,13/0,25 µm BiCMOS-Technologien, die sich in einem 1500 m2 großen, nach DIN ISO 14644 zertifizierten, Reinraum befindet. Zur Verbesserung der Prozesseffizienz und -effektivität sollen die Akten und Abläufe der Administration digitalisiert werden. Hierfür soll ein Dokumenten- und Workflow-Management-System angeschafft werden. Im Vorfeld wurde bereits eine Vielzahl an vorbereitenden Tätigkeiten durchgeführt. Vor diesem Hintergrund wird ein Lösungsanbieter für ein Dokumentenmanagement-System gesucht, der das DM-System selbst mit allen notwendigen Beiprogrammen und Lizenzen liefern und betriebsbereit installieren kann. Erwartet wird darüber hinaus der Betrieb der Gesamtlösung. In der ersten Ausbaustufe sind ein Workflow und zwei elektronische Akten zu realisieren und institutsweit auszurollen. Das Angebot soll die benötigten Komponenten und Leistungen für die in dieser Ausschreibung genannten Ausbaustufen berücksichtigen. Dies beinhaltet auch die erforderliche Projektbetreuung sowie die Planung der Infrastruktur und die Zeitplanung für ein Gesamtkonzept. Darüber hinaus sind durch den Lösungsanbieter die Schulungen für Administratoren und Administratorinnen sowie für Key-User zu leisten. Der Leistungszeitraum beläuft sich auf 48 Monate. Die IHP GmbH plant mit etwa sechs Monaten für die Realisierung, Schulung und Abnahme der Piloteinsatzgebiete. Im Anschluss startet der ebenfalls mit etwa sechs Monaten veranschlagte institutsweite Roll-Out, bevor dann weitere Einsatzgebiete in Abstimmung mit dem DMS-Anbieter realisiert werden sollen. Die Einsatzgebiete der Ausbaustufe 2 sind nicht Bestandteil dieser Vergabe.

Kennung des Verfahrens: ee19d1c3-c7b1-43b9-b8ab-8b0bc2d2fa82

Interne Kennung: IHP-2024-080

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72512000 Dokumentenmanagement

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: IHP GmbH - Leibniz-Institut für innovative Mikroelektronik Im Technologiepark 25

Stadt: Frankfurt (Oder)

Postleitzahl: 15236

Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt (Oder), Kreisfreie Stadt (DE403)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXSTYYDYTBHK970A Die Vergabeunterlagen finden Sie auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg http://vergabemarktplatz.brandenburg.de Sie können sich gern freiwillig auf der Vergabeplattform Vergabemarktplatz Brandenburg registrieren und die Vergabeunterlagen dort herunterladen. Dies bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen in den Vergabeunterlagen oder über Antworten auf Fragen zum Vergabeverfahren informiert werden. Registrieren Sie sich nicht, besteht eine entsprechende Holschuld, das heißt, Sie müssen sich selbstständig informieren, ob die Vergabeunterlagen zwischenzeitlich geändert wurden und ob wir Bieterfragen zum Vergabeverfahren beantwortet haben. Wir weisen darauf hin, dass für das Stellen einer Frage zum Verfahren und für das Abgeben eines Angebotes und - sofern im konkreten Verfahren einschlägig - für das Einreichen eines Teilnahmeantrages oder für das Abgeben einer Interessenbestätigung ohnehin eine Registrierung unumgänglich ist.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Einführung eines Dokumenten-Management-Systems

Beschreibung: Das Verfahren besteht aus den folgenden Leistungsschwerpunkten: 1. Lieferung aller Lizenzen und Dienstleistungen (inkl. Schulungen) für die benannten drei Piloteinsatzgebiete. 2. Betrieb der Gesamtlösung. Einsatzfelder Mit Einführung des DMS müssen folgende Einsatzfelder realisiert werden: - Elektronischer Rechnungsprozess (Workflow) - Elektronische Personalakte (E-Akte) - Elektronische Geschäftspartnerakte (E-Akte) - Elektronischer Posteingang für die vorgenannten Einsatzgebiete Die näheren Projektanforderungen der ersten Projektphase sind in drei Fachkonzepten und jeweils zugehörigen Prozessabläufen dargestellt: - Konzept Rechnungsprozess.pdf o Konzept Rechnungsprozess Anlage 1 Prozess.pdf - Konzept GP-Akte.pdf - Konzept Personalakte.pdf Dem zukünftigen Auftragnehmer obliegen dabei folgende Aufgaben: - Detailkonzeption der Prozesse - Lieferung der Software - Installation - Modellierung und Übernahme der Prozesse - Schulungen Der elektronische Posteingang wurde nicht als Fachkonzept erarbeitet, da es ausschließlich um die Digitalisierung von eventuell zu den Einsatzgebieten eingehender Papierdokumente geht. Zum überwiegenden Teil wird in den Piloteinsatzgebieten mit echten elektronischen Dokumenten und per E-Mail gearbeitet. Die Quote an zu digitalisierenden Papierdokumenten ist daher verschwindend gering. Für eine spätere, institutsweite Ausrollung der Gesamtlösung ist das Thema digitaler Posteingang allerdings grundsätzlich wichtig. Neben den bisher genannten Anlagen wird folgendes Dokument als Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen zur Verfügung gestellt: - Anforderungskatalog DMS Anbieter.xlsx Der Anforderungskatalog ist zwingend als elektronisch ausgefülltes Excel-Dokument mit dem Angebot einzureichen. Den in den Anlagen beschriebenen Prozessen liegt nachfolgendes Mengengerüst zugrunde. Die Angaben sollen den Bieter in der Ermittlung und Abschätzung der für die Lösung notwendigen Software-Module und der Anzahl der für die Lösung erforderlichen Lizenzen unterstützen. Für serverbasierte Funktionen und Services sind die Angaben für notwendige Lizenzen aus der Leistungsbeschreibung und dem Lizenzmodell des Bieters abzuleiten. Die relevanten benutzerbezogenen Kennzahlen können aus nachfolgender Liste abgeleitet werden: - Anzahl Benutzer IHP-weit: 500 o Davon etwa 100 Intensivnutzer Aufgrund der schrittweisen Einführung und haushaltsrechtlicher Vorgaben, wird folgende Aufteilung seitens IHP vorgegeben: - Nach Zuschlag: o Kauf aller 250 Benutzerlizenzen - Ab Produktivsetzung der Piloteinsatzgebiete (geplant 01.07.2025) bis 31.12.2025: o Nutzung von 250 Benutzerlizenzen o Zahlung von Wartungsgebühren auf 250 Benutzerlizenzen - Ab 01.01.2026: o Nutzung der restlichen 250 Benutzerlizenzen o Zahlung von Wartungsgebühren auf alle 500 Benutzerlizenzen Hosting und Betrieb der Lösung Neben der Beschaffung der DMS-Lizenzen und der Realisierung der o.g. Einsatzgebiete, wird im Rahmen dieses Vergabeverfahrens ebenfalls der Betrieb der Gesamtlösung ausgeschrieben. Die technische Infrastruktur (virtuelle Server, Betriebssysteme, Datenbanken) wird von der IHP GmbH zur Verfügung gestellt. Die gesamte Landschaft muss zweiteilig (Test- und Produktivsystem) aufgebaut werden.

Interne Kennung: IHP-2024-080

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72512000 Dokumentenmanagement

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: IHP GmbH - Leibniz-Institut für innovative Mikroelektronik Im Technologiepark 25

Stadt: Frankfurt (Oder)

Postleitzahl: 15236

Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt (Oder), Kreisfreie Stadt (DE403)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 20/12/2024

Enddatum der Laufzeit: 31/12/2028

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Rangfolge

Zuschlagskriterium — Zahl: 1,00

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Schlichtungsstelle: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Europaangelegenheiten

Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Europaangelegenheiten

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: IHP GmbH - Leibniz-Institut für innovative Mikroelektronik

TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 317 829,00 EUR

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: Net Con Ausgabeservice GmbH

Angebot:

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Wert der Ausschreibung: 317 829,00 EUR

Konzession – Wert:

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein

Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: 1

Titel: Net Con Ausgabeservice GmbH, 06112 Halle (Saale)

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 6

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht