Öffentliche Ausschreibung Potsdam 2024 Deutschland – IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung – Einführung und Implementierung einer SAP-integrierten Invoice-Management-Lösung zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung 2024-10-28

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: ProPotsdam GmbH

Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen

2.1.

Verfahren

Titel: Einführung und Implementierung einer SAP-integrierten Invoice-Management-Lösung zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung

Beschreibung: Einführung und Implementierung einer SAP-integrierten Invoice-Management-Lösung zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung

Kennung des Verfahrens: 1d8c3408-0667-4773-8e76-b29b3e475af4

Interne Kennung: eRechnung_2023_vA

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

2.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Potsdam

Postleitzahl: 14469

Land, Gliederung (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP9YH961F6

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Einführung und Implementierung einer SAP-integrierten Invoice-Management-Lösung zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung

Beschreibung: Die Verarbeitung eingehender Rechnungen erfolgt bei der ProPotsdam derzeit analog. Im Jahr 2022 gingen insgesamt 41.438 Rechnungen im Unternehmensverbund der ProPotsdam ein. Überwiegend sind die Rechnungen in Papierform eingegangen. Lediglich ca. 5.000 Rechnungen (Zahl beruht auf einer Schätzung) wurden im Jahr 2022 per E-Mail empfangen. Zusätzlich wurden insgesamt 19.322 Abschläge per EWP-Lastschriftverfahren gezahlt. Das Buchhaltungssystem ist SAP S/4HANA, über Archivlink ist ein Archivsystem von IBM angebunden. Die Optimierung der Rechnungseingangsverarbeitung inkl. Rechnungsprüfungsprozess ist ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierungsstrategie der ProPotsdam GmbH. Die Umstellung steigert die Transparenz, Qualität und die Effizienz der Rechnungsbearbeitung. Die Lösung soll die Arbeit des Rechnungswesens und der Fachabteilungen effektiv unterstützen. Der Gegenstand des Vergabeverfahrens umfasst die Einführung und Implementierung einer Gesamtlösung inkl. des Erwerbs von erforderlichen Lizenzen, mit der ein Rechnungsempfang von Papierrechnungen oder elektronischen Rechnungen sowie eine elektronische, gesetzeskonforme und revisionssichere Bearbeitung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen über einen Workflow im bestehenden SAP-System durchgeführt werden kann. Hierbei ist auch die Rechnungsprüfung und -freigabe der Rechnung enthalten. Da derzeit der wesentliche Anteil an Rechnungen in Papierform eingeht, gehört eine Transformation von Papierrechnungen in elektronische Rechnungen (Scanprozesse mit OCR-Komponenten und Verifikationsmöglichkeit der ausgelesenen Daten) zum Verfahrensgegenstand. Das Vergabeverfahren umfasst ebenfalls die Erstellung von Feinkonzepten, die technische Implementierung und Einrichtung aller Systemkomponenten, das Customizing, die Dokumentation, die Schulung sowie die Softwarepflege und technische Betreuung des laufenden Betriebs für alle Komponenten. Die Aufträge und Rechnungen aus der Instandhaltung, die über ein Handwerkerportal abgewickelt wer-den, sind nicht Gegenstand des geplanten Projektes. Es soll eine Lösung eingeführt werden, die eine hohe Integration in SAP S/4HANA aufweist.

Interne Kennung: eRechnung_2023_vA

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

5.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Potsdam

Postleitzahl: 14469

Land, Gliederung (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 5 Jahre

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Qualitative Zuschlagskriterien

Beschreibung: Kriterienkatalog, Konzepte

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 45

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Präsentation zum Produkteindruck

Beschreibung: Produkteindruck/ Effizenz und Ergonomie der IvM-Lösung, Darstellung der geforderten Fallbeispiele

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 15

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Monetäre Zuschlagskriterien

Beschreibung: Monetäre Zuschlagskriterien

Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Informationen über die Überprüfungsfristen: Verstöße gegen Vergabevorschriften müssen innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntniserlangung gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Bei Verstößen, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, hat die Rüge gegenüber der Vergabestelle bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist zu erfolgen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB). Teilt die Vergabestelle mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der oben genannten Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§§ 160 Abs. 3 Nr. 4, 161 Abs. 1 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Nachprüfungsantrag der Vergabestelle erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronisch) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Energie

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: ProPotsdam GmbH

TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 442 852,50 EUR

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Leiter des Bieters: DATASEC information factory GmbH

Offizielle Bezeichnung: DATASEC information factory GmbH

Angebot:

Kennung des Angebots: 1

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Konzession – Wert:

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: 26747

Titel: EVT-IT-Vertrag

Datum der Auswahl des Gewinners: 12/09/2024

Datum des Vertragsabschlusses: 30/09/2024

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers