1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landkreis Oberhavel
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Upgrade LOGA
Beschreibung: Gegenstand der Ausschreibung ist das Upgrade des bestehenden Programms P&I LOGA auf die P&I LOGA HR Plattform (als "Private-Cloud"-Lösung), welche als Software as a Service (SaaS) sämtliche Prozesse des Personalwesens in einer Fachanwendung abdeckt.
Kennung des Verfahrens: 29848acf-8441-4ecc-aed8-818dd3b66c39
Vorherige Bekanntmachung: 578197-2024
Interne Kennung: VV009.24
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software, 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung, 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Adolf-Dechert-Str. 1
Stadt: Oranienburg
Postleitzahl: 16515
Land, Gliederung (NUTS): Oberhavel (DE40A)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP9YB56WFP
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Upgrade LOGA
Beschreibung: Der Auftrag umfasst den Umzug des bestehenden P&I LOGA Datenbestandes in die Cloud, die Einräumung der Nutzungsrechte an EVB-IT den Softwareprodukten des Auftragnehmers (P&I Software) für bis zu 1.500 Abrechnungsfälle pro Monat, deren Pflege und Wartung, sowie weiteren Leistungen (z.B. Schulung, Projektmanagement).
Interne Kennung: VV009.24
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software, 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung, 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Adolf-Dechert-Str. 1
Stadt: Oranienburg
Postleitzahl: 16515
Land, Gliederung (NUTS): Oberhavel (DE40A)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Andere Laufzeit: Unbegrenzt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Informationen über frühere Bekanntmachungen:
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 578197-2024
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Erfüllung sozialer Zielsetzungen
Beschreibung: Brandenburgisches Vergabegesetz (BbgVergG): Der Bieter verpflichtet sich mit Angebotsabgabe zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem BbgVergG. Bestehen keine anderen Mindestentgelt-Regelungen z. B. nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz oder liegt das danach zu zahlende Arbeitsentgelt unter dem Mindestarbeitsentgelt je Stunde auf Grundlage des § 6 Absatz 2 BbgVergG von zzt. 13,00 Euro brutto, so wird allen bei der Ausführung der Leistungen Beschäftigten für den Einsatz im Rahmen dieses Auftrages mindestens ein Bruttoentgelt von 13,00 Euro gerechnet auf die Arbeitsstunde bezahlt. Das Mindestentgelt entspricht dabei dem regelmäßig gezahlten Grundentgelt für eine Zeitstunde, ohne Sonderzahlungen, Zulagen oder Zuschlägen.
Gefördertes soziales Ziel: Sonstiges
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Gesamtangebotspreis (brutto) gem. Preisblatt
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 100
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Auf das Vergabeverfahren findet das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in der Fassung der Bekanntmachung vom 26. Juni 2013 (BGBl. I S. 1750, 3245), das zuletzt durch Artikel 25 des Gesetzes vom 15. Juli 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 236) geändert worden ist, Anwendung. § 135 GWB lautet: "(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn: 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen."; § 160 GWB lautet: "(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt." Die Vergabestelle weist darauf hin, dass das Verfahren vor der Vergabekammer für die unterlegene Partei kostenpflichtig ist (§ 182 GWB). Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt."; Die Vergabestelle weist darauf hin, dass das Verfahren vor der Vergabekammer für die unterlegene Partei kostenpflichtig ist.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landkreis Oberhavel
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 916 091,31 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) VgV ist einschlägig. Es handelt sich um das Upgrade des bestehenden Personalwirtschafts- und Abrechnungsprogramm LOGA auf die P&I LOGA All-In Plattform und damit die teilweise Erneuerung und Erweiterung von Leistungen des ursprünglichen Auftragnehmers. Die Leistung kann nur durch den ursprünglichen Auftragnehmer erbracht werden. Die Umstellung ist bis spätestens zum 31.12.2024 vorzunehmen, da das aktuell im Einsatz befindliche System als "On-Premises" Variante zum 31.12.2024 abgekündigt wurde. Vor diesem Hintergrund ist es unabdingbar, dass eine vollständige und sichere Datenübernahme ohne Datenverlust bis spätestens zum 31.12.2024 gewährleistet ist, was nur durch das Upgrade garantiert wird. Im Rahmen einer Markterkundung wurde zudem festgestellt, dass im Markt nur der Hersteller P&I eine umfassende integrierte Lösung für das Personalwesen als "Private Cloud" anbietet. Bei der "Privaten Cloud" handelt es sich um ein Ein-Kunden-System, bei dem in Datenbank und Applikation ausschließlich die Daten des einen Kunden verarbeitet werden. Die P&I LOGA All-In Plattform verfügt hierbei als Nachfolgeprodukt zum aktuell genutzten Personalwirtschafts- und Abrechnungsprogramm als einziges System alle benötigten integrierte Funktionalitäten, die den Zukauf anderer Produkte über Schnittstellen erübrigen, welche ihrerseits die Gefahr von Fehlfunktionen, Kompatibilitätsproblemen und höheren Zeit- und Kostenaufwand sowie erhebliche und nicht vorhersehbare Sicherheitsrisiken bei der Verarbeitung von sensiblen personenbezogenen Daten in sich bergen. Besondere Bedeutung kommt dabei der Sicherstellung der Revisionssicherheit sowie dem Erhalt sämtlicher aktueller und historischer Daten, der vorhandenen Schnittstellenprogramme und Benutzereinstellungen sowie der verlässlichen Umsetzung bis spätestens zum 31.12.2024 zu. Ein Wechsel des Unternehmens als Ergebnis eines offenen Verfahrens würde demgegenüber dazu führen, dass im Falle der Beschaffung eines neuen Personalwirtschafts- und Abrechnungsprogramms ein nicht leistbar hoher Umstellungsaufwand entstünde, denn die derzeitige -auf P&I LOGA angepasste- Umgebung müsste aufgegeben und das System sowohl hard- als auch softwareseitig komplett neu aufgesetzt werden. Dies würde zwangsläufig zu einem erhöhten Implementierungsaufwand und technischen Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung führen, da die technischen Voraussetzungen für die Integration eines alternativen Personalwirtschafts- und Abrechnungssystems nicht vorhanden sind. Zudem müsste das Fachwissen für den Betrieb eines Alternativsystems erst wieder mühevoll aufgebaut werden. Für die Neuaufsetzung des Personalwirtschafts- und Abrechnungssystems einschließlich der Migration aller vorhandenen Daten sind die Personal- und Zeitressourcen im Bereich Personal und der IT-Abteilung, welche für eine reibungslose und fehlerfreie Systemumstellung von aktuell mehr als 1.400 Abrechnungsfällen zuständig wäre, nicht vorhanden. Zudem wäre eine Systemumstellung verbunden mit einem mind. 9 bis 12-monatigem Parallelbetrieb zweier Systeme, was wirtschaftlich und technisch zurzeit und auch in der Zukunft nicht umsetzbar ist. Im Ergebnis ist aus technischen Gründen kein Wettbewerb möglich. Die Leistung konnte deshalb nur von einem bestimmten Unternehmen, P&I Personal & Informatik AG, erbracht werden (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) VgV).
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter des Bieters: P&I Personal & Informatik AG
Offizielle Bezeichnung: P&I Personal & Informatik AG
Angebot:
Kennung des Angebots: VV009.24
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: 916 091,31 EUR
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: VV009.24
Datum des Vertragsabschlusses: 07/10/2024
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Landkreis Oberhavel
Registrierungsnummer: 12-12992262160023-68
Postanschrift: Adolf-Dechert-Str. 1
Stadt: Oranienburg
Postleitzahl: 16515
Land, Gliederung (NUTS): Oberhavel (DE40A)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Leitungsstab, StB Zentrale Vergabestelle
Telefon: +49 3301601-3500
Fax: +49 3301601-3519
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
Registrierungsnummer: t:03318661719
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Stadt: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land, Gliederung (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)
Land: Deutschland
Telefon: +49 3318661719
Fax: +49 3318661652
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: P&I Personal & Informatik AG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE812576084
Postanschrift: Kreuzberger Ring 56
Stadt: Wiesbaden
Postleitzahl: 65205
Land, Gliederung (NUTS): Wiesbaden, Kreisfreie Stadt (DE714)
Land: Deutschland
Telefon: +4961171470
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Federführendes Mitglied
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
Der Gewinner ist auf einem geregelten Markt notiert
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 6ba46fe5-2d23-4dbb-a088-c7fb98c3d4a6 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 11/10/2024 11:20:42 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 619561-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 200/2024
Datum der Veröffentlichung: 14/10/2024