1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landkreis Oberhavel
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Upgrade LOGA auf P&I LogaHR
Beschreibung: Gegenstand der Ausschreibung ist das Upgrade des bestehenden Programms P&I LOGA auf die P&I LOGA HR Plattform (als „Private-Cloud“-Lösung), welche als Software as a Service (SaaS) sämtliche Prozesse des Personalwesens in einer Fachanwendung abdeckt. Der Auftrag umfasst den Umzug des bestehenden P&I LOGA Datenbestandes in die Cloud, die Einräumung der Nutzungsrechte an EVB-IT den Softwareprodukten des Auftragnehmers (P&I Software) für bis zu 1.500 Abrechnungsfälle pro Monat, deren Pflege und Wartung, sowie weiteren Leistungen (z.B. Schulung, Projektmanagement).
Kennung des Verfahrens: 3f746bdb-57f0-494e-a953-aaf7e5e169b0
Interne Kennung: VV009.24
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Oberhavel (DE40A)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Upgrade LOGA auf P&I LogaHR
Beschreibung: Gegenstand der Ausschreibung ist das Upgrade des bestehenden Programms P&I LOGA auf die P&I LOGA HR Plattform (als „Private-Cloud“-Lösung), welche als Software as a Service (SaaS) sämtliche Prozesse des Personalwesens in einer Fachanwendung abdeckt. Der Auftrag umfasst den Umzug des bestehenden P&I LOGA Datenbestandes in die Cloud, die Einräumung der Nutzungsrechte an EVB-IT den Softwareprodukten des Auftragnehmers (P&I Software) für bis zu 1.500 Abrechnungsfälle pro Monat, deren Pflege und Wartung, sowie weiteren Leistungen (z.B. Schulung, Projektmanagement).
Interne Kennung: VV009.24
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Oberhavel (DE40A)
Land: Deutschland
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Erfüllung sozialer Zielsetzungen
Beschreibung: Der Bieter hat sich mit Angebotsabgabe zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem BbgVergG verpflichtet. Bestehen keine anderen Mindestentgelt-Regelungen z. B. nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz oder liegt das danach zu zahlende Arbeitsentgelt unter dem Mindestarbeitsentgelt je Stunde auf Grundlage des § 6 Absatz 2 BbgVergG von zzt. 13,00 Euro brutto, so wird allen bei der Ausführung der Leistungen Beschäftigten für den Einsatz im Rahmen dieses Auftrages mindestens ein Bruttoentgelt von 13,00 Euro gerechnet auf die Arbeitsstunde bezahlt. Das Mindestentgelt entspricht dabei dem regelmäßig gezahlten Grundentgelt für eine Zeitstunde, ohne Sonderzahlungen, Zulagen oder Zuschlägen.
Gefördertes soziales Ziel: Sonstiges
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Der Auftraggeber ist gemäß § 135 Abs. 3 GWB verpflichtet, vor dem Zuschlag eine Wartefrist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, einzuhalten, bevor er den Vertrag abschließt. Innerhalb dieser Zeit kann die Zuschlagsentscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, auf Antrag eines Betroffenen bei der zuständigen Vergabekammer nachgeprüft werden. § 135 GWB lautet: (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn: 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) VgV ist einschlägig. Es handelt sich um das Upgrade des bestehenden Personalwirtschafts- und Abrechnungsprogramm LOGA auf die P&I LOGA All-In Plattform und damit die teilweise Erneuerung und Erweiterung von Leistungen des ursprünglichen Auftragnehmers. Die Leistung kann nur durch den ursprünglichen Auftragnehmer erbracht werden. Die Umstellung ist bis spätestens zum 31.12.2024 vorzunehmen, da das aktuell im Einsatz befindliche System als „On-Premises“ Variante zum 31.12.2024 abgekündigt wurde. Vor diesem Hintergrund ist es unabdingbar, dass eine vollständige und sichere Datenübernahme ohne Datenverlust bis spätestens zum 31.12.2024 gewährleistet ist, was nur durch das Upgrade garantiert wird. Im Rahmen einer Markterkundung wurde zudem festgestellt, dass im Markt nur der Hersteller P&I eine umfassende integrierte Lösung für das Personalwesen als „Private Cloud“ anbietet. Bei der "Privaten Cloud“ handelt es sich um ein Ein-Kunden-System, bei dem in Datenbank und Applikation ausschließlich die Daten des einen Kunden verarbeitet werden. Die P&I LOGA All-In Plattform verfügt hierbei als Nachfolgeprodukt zum aktuell genutzten Personalwirtschafts- und Abrechnungsprogramm als einziges System alle benötigten integrierte Funktionalitäten, die den Zukauf anderer Produkte über Schnittstellen erübrigen, welche ihrerseits die Gefahr von Fehlfunktionen, Kompatibilitätsproblemen und höheren Zeit- und Kostenaufwand sowie erhebliche und nicht vorhersehbare Sicherheitsrisiken bei der Verarbeitung von sensiblen personenbezogenen Daten in sich bergen. Besondere Bedeutung kommt dabei der Sicherstellung der Revisionssicherheit sowie dem Erhalt sämtlicher aktueller und historischer Daten, der vorhandenen Schnittstellenprogramme und Benutzereinstellungen sowie der verlässlichen Umsetzung bis spätestens zum 31.12.2024 zu. Ein Wechsel des Unternehmens als Ergebnis eines offenen Verfahrens würde demgegenüber dazu führen, dass im Falle der Beschaffung eines neuen Personalwirtschafts- und Abrechnungsprogramms ein nicht leistbar hoher Umstellungsaufwand entstünde, denn die derzeitige -auf P&I LOGA angepasste- Umgebung müsste aufgegeben und das System sowohl hard- als auch softwareseitig komplett neu aufgesetzt werden. Dies würde zwangsläufig zu einem erhöhten Implementierungsaufwand und technischen Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung führen, da die technischen Voraussetzungen für die Integration eines alternativen Personalwirtschafts- und Abrechnungssystems nicht vorhanden sind. Zudem müsste das Fachwissen für den Betrieb eines Alternativsystems erst wieder mühevoll aufgebaut werden. Für die Neuaufsetzung des Personalwirtschafts- und Abrechnungssystems einschließlich der Migration aller vorhandenen Daten sind die Personal- und Zeitressourcen im Bereich Personal und der IT-Abteilung, welche für eine reibungslose und fehlerfreie Systemumstellung von aktuell mehr als 1.400 Abrechnungsfällen zuständig wäre, nicht vorhanden. Zudem wäre eine Systemumstellung verbunden mit einem mind. 9 bis 12-monatigem Parallelbetrieb zweier Systeme, was wirtschaftlich und technisch zurzeit und auch in der Zukunft nicht umsetzbar ist. Im Ergebnis ist aus technischen Gründen kein Wettbewerb möglich. Die Leistung konnte deshalb nur von einem bestimmten Unternehmen, P&I Personal & Informatik AG, erbracht werden (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) VgV).
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Landkreis Oberhavel
Registrierungsnummer: 12-12992262160023-68
Postanschrift: Adolf-Dechert-Straße 1
Stadt: Oranienburg
Postleitzahl: 16515
Land, Gliederung (NUTS): Oberhavel (DE40A)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Stabsbereich Zentrale Vergabestelle
Telefon: +49 3301601-3500
Fax: +49 3301601-3519
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
Registrierungsnummer: t:03318661719
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Stadt: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land, Gliederung (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)
Land: Deutschland
Telefon: +49 3318661719
Fax: +49 3318661652
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: P&I Personal & Informationstechnik AG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE812576084
Stadt: Wiesbaden
Postleitzahl: 65205
Land, Gliederung (NUTS): Wiesbaden, Kreisfreie Stadt (DE714)
Land: Deutschland
Telefon: +4961171470
Rollen dieser Organisation:
Bieter
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 3d2ade29-ed22-4522-af3d-5382486cbdf5 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 25/09/2024 00:00:00 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 578197-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 188/2024
Datum der Veröffentlichung: 26/09/2024