1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Ludwigsfelde
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Veranstaltungstechnische Dienstleistungen und Personaldienstleistungen für das Klubhaus und städtische Veranstaltungen im Stadtgebiet Ludwigsfelde
Beschreibung: Die Stadt Ludwigsfelde sucht einen Partner, der Personal in Form von Helfern, Veranstaltungsleitern, Licht-, Video- und Tontechnikern ebenso bei Bedarf Material (siehe Mindestanforderung an Materialbestand) für Veranstaltungen im Klubhaus sowie bei Bedarf im Stadtgebiet Ludwigsfelde und seiner Ortsteile vorhalten, vermieten und bereitstellen kann, um die vielfältigen Veranstaltungsformate abzusichern. Es soll ein Vertrag über max. 4 Jahre geschlossen werden.
Kennung des Verfahrens: 0f70bccf-60fb-4cc7-b406-a8c4953f8cf2
Interne Kennung: 68/2024
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952100 Organisation von Kulturveranstaltungen
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79953000 Organisation von Festivals
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Theodor-Fontane-Str. 42
Stadt: Ludwigsfelde
Postleitzahl: 14974
Land, Gliederung (NUTS): Teltow-Fläming (DE40H)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Zu 85% betreffen die Tätigkeiten das Klubhaus Ludwigsfelde. Darüber hinaus finden Veranstaltungen im Stadtgebiet von Ludwigsfelde statt.
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP9YDB62PR
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:
Korruption:
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:
Betrugsbekämpfung:
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.:
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit:
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge:
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:
Entrichtung von Steuern:
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Veranstaltungstechnische Dienstleistungen und Personaldienstleistungen für das Klubhaus und städtische Veranstaltungen im Stadtgebiet Ludwigsfelde
Beschreibung: Zur Erbringung dieser Dienstleistung sind ein entsprechendes Knowhow und Erfahrung auf dem Gebiet der personal- und technischen Dienstleistungen für die Veranstaltungsbranche erforderlich. Die Anforderung der Leistungen kann in Einzelfällen sehr kurzfristig (bis zu 96 h vorher) erfolgen, d. h. direkte Reaktion auf kurzfristige Anforderungen und gute Erreichbarkeit sind wichtige Voraussetzungen für die Zusammenarbeit.
Interne Kennung: 68/2024
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952100 Organisation von Kulturveranstaltungen
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79953000 Organisation von Festivals
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Theodor-Fontane-Str. 42
Stadt: Ludwigsfelde
Postleitzahl: 14974
Land, Gliederung (NUTS): Teltow-Fläming (DE40H)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Zu 85% betreffen die Tätigkeiten das Klubhaus Ludwigsfelde. Darüber hinaus finden Veranstaltungen im Stadtgebiet von Ludwigsfelde statt.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 2 Jahre
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Der Vertrag wird vorerst über 2 Jahre geschlossen. Wird dieser nicht mindestens 3 Monate vor Ablauf schriftlich gekündigt, so verlängert er sich automatisch um ein weiteres Jahr. Die maximale Laufzeit beträgt jedoch 4 Jahre.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung: - Bieterprofil: kurze Beschreibung des Unternehmens - Sofern der Bieter nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem er niedergelassen ist, in einem Register eintragungspflichtig ist, muss die Eintragung in diesem Register vorliegen. - Die ggf. bestehende Eintragungspflicht ist in den Angebotsunterlagen anzugeben. Die Eintragung ist durch Vorlage eines entsprechenden aktuellen Registerauszugs nachzuweisen (bspw. Handelsregisterauszug; nicht älter als sechs Monate).
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung: - Angaben zu den bei der Auftragserfüllung eingesetzten leitenden Mitarbeitern: Benennung des Beraters ggf. dessen Stellvertreter, Darstellung Qualifikationen, Aus- und Fortbildung, Dauer der bisherigen Berufstätigkeit, Darlegung der Maßnahmen bei einem möglichen Wechsel des eingesetzten Personals Die Angaben sind in den Angebotsunterlagen zu machen. - Angaben zur Anzahl der für die Auftragserfüllung eingesetzten Mitarbeiter und deren Tätigkeit, Berufserfahrung sowie Qualifikation, es sind insbesondere die Mitarbeiter für Lichttechnik und Tontechnik; ggf. Anzahl des für die Auftragserfüllung eingesetzten und mit dem Bieter regelmäßig kooperierenden Fachpersonals für Licht- und Tontechnik Die Angaben sind in den Angebotsunterlagen zu machen. - Angaben zum Umsatz der letzten drei Kalenderjahre. Mindestanforderung: Der Bieter muss einen Netto-Jahresumsatz für jedes der 3 Kalenderjahre 2021, 2022 & 2023 von jeweils mindestens EUR 150.000,00 vorweisen können, anderenfalls wird das Angebot ausgeschlossen. Der Netto-Jahresumsatz ist in den Angebotsunterlagen anzugeben. - Bei Beauftragung muss der Bieter über eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme für Personenschäden von mindestens 2.500.000,00 EUR und für Sach- bzw. sonstige Vermögensschäden von mindestens 2.500.000,00 EUR verfügen. - Zur Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung ist die entsprechende Erklärung in den Angebotsunterlagen abzugeben und eine entsprechende aktuelle Versicherungsbestätigung vorzulegen.
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung: - Angaben zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl des Unternehmens und Zahl der Führungskräfte in den letzten drei Jahren 2021 - 2023 Die Angaben sind in den Angebotsunterlagen zu machen. - Technische Ausstattung, insbesondere zur Art der Ausstattung bzw. den vorhandenen technischen Geräten bei Lichttechnik und Tontechnik. -Angabe der technischen Fachkräfte oder der technischen Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen - Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt -Studien- und Ausbildungsnachweise sowie Bescheinigungen über die Erlaubnis zur Berufsausübung für die Inhaberin, für den Inhaber oder die Führungskräfte des Unternehmens Die Angaben sind in den Angebotsunterlagen zu machen. - Der Bieter muss mindestens drei Referenzen (Mindestreferenzen) zu vergleichbaren Leistungen, einreichen, bei denen der Bieter die Leistungen des jeweiligen Referenzprojekts zwischen dem 01.01.2021 und dem 31.12.2023 erbracht hat. Die Leistungen der jeweiligen Referenz müssen mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sein. Vergleichbar sind sie, - wenn es sich um Dienstleistungen für ein Kulturhaus, Theater oder eine ähnliche kulturelle Einrichtung mit mindestens 200 Besucherplätze/Sitzplätzen handelt. Die Referenz muss dabei mindestens Dienstleistungen o der Lichttechnik, Tontechnik und Bühnentechnik sowie o Tätigkeiten zur Einrichtung der Räumlichkeiten nach vorgegebenen Bestuhlungs- und Umbauplänen, zum Rückbau nach Abschluss einer Veranstaltung und zur Gewährleistung des Veranstaltungs- und Probebetriebs umfassen, - wenn es sich um veranstaltungsbezogene Dienstleistungen für Open- Air-Veranstaltungen wie Stadtfest, Weihnachtsmarkt, Open-Air-Konzerte oder ähnliches mit mindestens 2.000 Besuchern handelt. Die Referenz muss dabei mindestens Dienstleistungen o der Lichttechnik, Tontechnik und Bühnentechnik sowie o Tätigkeiten zur Einrichtung der Veranstaltungsfläche nach vorgegebenen Bestuhlungs- und Umbauplänen, zum Rückbau nach Abschluss einer Veranstaltung umfassen. o Dienstleistungen Videotechnik und Pyro -bzw. Lasertechnik sind wünschenswert. Für sämtliche eingereichte Referenzen gilt weiterhin: Für den Nachweis einer Referenz hat der Bieter (auf gesonderter Anlage) das jeweilige Projekt in für den Auftraggeber nachvollziehbarer Weise zu beschreiben und zu erläutern. Dabei hat er folgende Angaben zu machen: o Veranstaltungsstätte und Art der Veranstaltungen o Leistungszeitraum o Leistungsumfang (Art und Umfang der beauftragten Leistungen) o Auftraggeber und Ansprechpartner dort (freiwillig, mindestens aber Rechtspersönlichkeit des Auftraggebers anzugeben), o Benennung des Projektleiters o Auftragsvolumen o Besucherzahlplätze/bei Open-Air: erwartete Besucherzahl (insgesamt) o Zahl der eingesetzten Mitarbeiter o Besondere Anforderungen in der Leistungserbringung o Kommunaler Auftraggeber Der Auftraggeber behält sich die Nachfrage bei dem angegebenen Auftraggeber des jeweiligen Referenzprojektes vor (in diesem Fall sind die Daten des Auftraggebers - ggf. nach dessen vorheriger Zustimmung - preiszugeben).
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Honorar/Preis
Beschreibung: Die Bewertung des Preises erfolgt anhand von 2 Beispielangeboten sowie dem Angebot für die Personalkosten. Der Bieter muss entsprechend der Vorgaben der Beispiel-/Angebote hierzu 3 Angebote abgegeben. Die Beispielangebote werden im Rahmen der Bewertung des Honorars wie folgt gewichtet: Beispielangebot 1 30 % Beispielangebot 2 20 % Beispielangebot 3 50 % - Das Angebot 3 wird wie folgt bewertet: Stundensatz Berater x 8 + Stundensatz Helfer x 4 + Stundensatz Veranstaltungsleiter x 4 + Tagessatz Tontechniker x 1 + Tagessatz Lichttechniker x 1 + Tagessatz Bühnenmeister x 1 = Summe X (diese Summe wird der Bewertung des Angebots 3 zugrunde gelegt). Es werden für jedes Beispielangebot 1 bis 3 Bewertungspunkte vergeben. Der Bieter kann insgesamt mithin maximal 9 Bewertungspunkte erreichen. - 3 Punkte erhält der Bieter, wenn er die Anforderungen in besonderem Maße erfüllt, - 2 Punkte, wenn er die Anforderungen erfüllt, - 1 Punkt, wenn er die Anforderungen nur teilweise erfüllt. Dazu wird jedes der zwei nachfolgend aufgeführten Wertungshauptkriterien (Preis & Verfügbarkeit/Reaktionszeit) mit 1 bis 3 Punkten bewertet und dieser Punktwert - durch Multiplikation mit dem angegebenen Prozentwert - entsprechend gewichtet. Die zwei gewichteten Punktewerte werden sodann addiert. Bei den sodann gewichteten Punktzahlen wird auf drei Nachkommastellen gerundet (bspw. 3 Punkte mit einer Gewichtung von 60 % ergeben eine Punktzahl von 1,800 Punkte).
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 60
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Reaktionszeit/Verfügbarkeit
Beschreibung: Weiteres Zuschlagskriterium ist die Verfügbarkeit/Reaktionszeit. Der Bieter hat hierzu, entsprechend der Anforderungen der Angebotsunterlagen Angaben zu machen. Die Bewertung der Verfügbarkeit/Reaktionszeit wird wie folgt ermittelt: - 1 Punkt: der Bieter kann innerhalb von 96 Stunden auf Veränderungen im Veranstaltungskalender reagieren und das vom Fachdienst Klubhaus gewünschte Personal und Technik zur Verfügung stellen - 2 Punkte: der Bieter kann innerhalb von 72 Stunden auf Veränderungen im Veranstaltungskalender reagieren und das vom Fachdienst Klubhaus gewünschte Personal und Technik zur Verfügung stellen - 3 Punkte: der Bieter kann innerhalb von 48 Stunden auf Veränderungen im Veranstaltungskalender reagieren und das vom Fachdienst Klubhaus gewünschte Personal und Technik zur Verfügung stellen.
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 40
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 23/10/2024 00:00:00 (UTC+2)
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 04/11/2024 23:59:00 (UTC+1)
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 39 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Fehlende unternehmensbezogene Unterlagen werden auch nach Fristablauf nachgefordert.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 05/11/2024 11:00:00 (UTC+1)
Ort: elektronisch über den Vergabemarktplatz
Zusätzliche Informationen: Mitarbeiter des Projektteams
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
Finanzielle Vereinbarung: Die Rechnungslegung durch den Auftragnehmer erfolgt monatlich.
Informationen über die Überprüfungsfristen: Bis maximal 15 Tage nach Versendung der Vorabinformation (§134 GWB).
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Potsdam - Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie des Landes Brandenburg
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt Ludwigsfelde
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadt Ludwigsfelde
Registrierungsnummer: DE138550221
Postanschrift: Rathausstr. 3
Stadt: Ludwigsfelde
Postleitzahl: 14974
Land, Gliederung (NUTS): Teltow-Fläming (DE40H)
Land: Deutschland
Telefon: 03378 827117
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Potsdam - Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie des Landes Brandenburg
Registrierungsnummer: DE325561763
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Stadt: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land, Gliederung (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)
Land: Deutschland
Telefon: 03318660
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 8da0f7f1-a32f-461d-abf9-6d8e5b86692b - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 23/09/2024 09:00:06 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 573844-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 186/2024
Datum der Veröffentlichung: 24/09/2024