1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Brandenburgischer IT-Dienstleister (ZIT-BB)
Deutschland – Dokumentenverwaltungssoftwarepaket – Erweiterung der Landeslizenz mit der Lösung Rechnungsverarbeitung auf Basis von Doxis4 und EL.DOK 2.0
537061-2024 - Vorankündigung – Direktvergabe
Deutschland – Dokumentenverwaltungssoftwarepaket – Erweiterung der Landeslizenz mit der Lösung Rechnungsverarbeitung auf Basis von Doxis4 und EL.DOK 2.0
OJ S 174/2024 06/09/2024
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Lieferungen - Dienstleistungen
1. Beschaffer
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Erweiterung der Landeslizenz mit der Lösung Rechnungsverarbeitung auf Basis von Doxis4 und EL.DOK 2.0
Beschreibung: Der Brandenburgische IT Dienstleister (ZIT-BB) betreibt das landeseinheitliche elektronische Akten- und Vorgangsbearbeitungssystem, welches nach einem Release Wechsel von EL.DOK1 auf EL.DOK2 mit Doxis4 nun nachfolgend "EL.DOK BB" genannt wird. EL.DOK BB ist das Rahmenprogramm zur Einführung des Dokumentmanagements, der elektronischen Aktenführung, der elektronischen Vorgangsbearbeitung sowie der Zusammenarbeit in der brandenburgischen Landesverwaltung. Die Systemplattform von EL.DOK BB ist modular aufgebaut und besteht aus folgenden Varianten: - EL.ZA, ein Mandant für die behördenübergreifende Zusammenarbeit, - EL.KIS, ein Mandant für das elektronische Kabinettinformationssystem und - EL.DOK, jeweils ein Mandant für die eigene Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung. Derzeit ist EL.DOK BB mit etwa 14 produktiven Mandanten (aktuell noch überwiegend Ministerien des Landes) mit circa 4.000 Nutzenden eingesetzt. Kontinuierlich werden weitere EL.DOK Mandanten für die unmittelbare Landesverwaltung durch den ZIT-BB bereitgestellt. Das Projekt EL.DOK BB existiert in der Landesverwaltung bereits seit 2006. Im Jahr 2008 wurde im Rahmen einer EU-weiten Ausschreibung ein landesweites System beschafft. Mit dem Releasewechsel ab 2018 und den Vorgaben aus dem Gesetz über die elektronische Verwaltung im Land Brandenburg - BrbEGovG begann die Bereitstellung des Systems in der gesamten unmittelbaren Landesverwaltung. EL.DOK BB wird im Rechenzentrum des ZIT-BB betrieben. Er betreibt die Hardware und IT-Services, die für den Betrieb der EL.DOK BB Komponenten notwendig sind. Neben der Backend-Infrastruktur stellt er auch die Clients und Terminal Server für die Nutzenden bereit, deren IT zum ZIT-BB übergeleitet ist. Das Ministerium des Innern und für Kommunales (MIK) ist mit der zentralen Verfahrensverantwortung von EL.DOK BB betraut, wo auch die Kopfstelle zur strategischen Planung und Weiterentwicklung von EL.DOK BB angesiedelt ist. Ebenso sitzt dort das Kompetenzzentrum (CC EL.DOK), welches als Schnittstelle auf der operativen Ebene zwischen dem MIK, dem Systemhersteller und der dezentralen Fachadministration sowie dem Service Management im ZIT-BB koordiniert und die Umsetzung von Änderungen und Konfigurationsanforderungen, wie z. B. das Einspielen von Transportpakten testet und Freigaben zur Produktivsetzung erklärt. Ebenso befindet sich die zentrale EL.DOK Hotline im CC EL.DOK. Die interministerielle Arbeitsgruppe "EL.DOK Anwenderkonferenz" (EL.DOK AWK) dient der ressortübergreifenden Fortentwicklung des Landesreferenzmodells (LRM) von EL.DOK BB. Im Rechenzentrum des ZIT-BB wird ein Test- und Entwicklungssystem, ein Integrations- und ein Produktivsystem betrieben. Pro System werden mehrere Windowsserver in einem proprietären Anwendungscluster, die jeweils auf reine separaten Oracle-Datenbank zugreifen, betrieben. Mit der vorliegenden Vergabe soll nunmehr die Landeslizenz um eine Lösung zur Rechnungsverarbeitung auf Basis von Doxis4 und EL.DOK 2.0 erweitert werden. Durch die angestrebte Lizensierung können bis zu 2200 User die Workflows der Rechnungsprüfung sowie das SAP-Archiv nutzen, was eine effiziente und reibungslose Bearbeitung Ihrer Dokumente sicherstellt.
Kennung des Verfahrens: 17c272a4-da12-49a0-a734-d688c733016f
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
§ 135 Abs. 3. Nr 3 GWB - Es ist zu beachten, dass der Vertrag nach Ablauf einer Frist von zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wird. Voraussichtlicher Tag des Zuschlages ist der 01.10.2024.
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Erweiterung der Landeslizenz mit der Lösung Rechnungsverarbeitung auf Basis von Doxis4 und EL.DOK 2.0
Beschreibung: Der Brandenburgische IT Dienstleister (ZIT-BB) betreibt das landeseinheitliche elektronische Akten- und Vorgangsbearbeitungssystem, welches nach einem Release Wechsel von EL.DOK1 auf EL.DOK2 mit Doxis4 nun nachfolgend "EL.DOK BB" genannt wird. EL.DOK BB ist das Rahmenprogramm zur Einführung des Dokumentmanagements, der elektronischen Aktenführung, der elektronischen Vorgangsbearbeitung sowie der Zusammenarbeit in der brandenburgischen Landesverwaltung. Die Systemplattform von EL.DOK BB ist modular aufgebaut und besteht aus folgenden Varianten: - EL.ZA, ein Mandant für die behördenübergreifende Zusammenarbeit, - EL.KIS, ein Mandant für das elektronische Kabinettinformationssystem und - EL.DOK, jeweils ein Mandant für die eigene Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung. Derzeit ist EL.DOK BB mit etwa 14 produktiven Mandanten (aktuell noch überwiegend Ministerien des Landes) mit circa 4.000 Nutzenden eingesetzt. Kontinuierlich werden weitere EL.DOK Mandanten für die unmittelbare Landesverwaltung durch den ZIT-BB bereitgestellt. Das Projekt EL.DOK BB existiert in der Landesverwaltung bereits seit 2006. Im Jahr 2008 wurde im Rahmen einer EU-weiten Ausschreibung ein landesweites System beschafft. Mit dem Releasewechsel ab 2018 und den Vorgaben aus dem Gesetz über die elektronische Verwaltung im Land Brandenburg - BrbEGovG begann die Bereitstellung des Systems in der gesamten unmittelbaren Landesverwaltung. EL.DOK BB wird im Rechenzentrum des ZIT-BB betrieben. Er betreibt die Hardware und IT-Services, die für den Betrieb der EL.DOK BB Komponenten notwendig sind. Neben der Backend-Infrastruktur stellt er auch die Clients und Terminal Server für die Nutzenden bereit, deren IT zum ZIT-BB übergeleitet ist. Das Ministerium des Innern und für Kommunales (MIK) ist mit der zentralen Verfahrensverantwortung von EL.DOK BB betraut, wo auch die Kopfstelle zur strategischen Planung und Weiterentwicklung von EL.DOK BB angesiedelt ist. Ebenso sitzt dort das Kompetenzzentrum (CC EL.DOK), welches als Schnittstelle auf der operativen Ebene zwischen dem MIK, dem Systemhersteller und der dezentralen Fachadministration sowie dem Service Management im ZIT-BB koordiniert und die Umsetzung von Änderungen und Konfigurationsanforderungen, wie z. B. das Einspielen von Transportpakten testet und Freigaben zur Produktivsetzung erklärt. Ebenso befindet sich die zentrale EL.DOK Hotline im CC EL.DOK. Die interministerielle Arbeitsgruppe "EL.DOK Anwenderkonferenz" (EL.DOK AWK) dient der ressortübergreifenden Fortentwicklung des Landesreferenzmodells (LRM) von EL.DOK BB. Im Rechenzentrum des ZIT-BB wird ein Test- und Entwicklungssystem, ein Integrations- und ein Produktivsystem betrieben. Pro System werden mehrere Windowsserver in einem proprietären Anwendungscluster, die jeweils auf reine separaten Oracle-Datenbank zugreifen, betrieben. Mit der vorliegenden Vergabe soll nunmehr die Landeslizenz um eine Lösung zur Rechnungsverarbeitung auf Basis von Doxis4 und EL.DOK 2.0 erweitert werden. Durch die angestrebte Lizensierung können bis zu 2200 User die Workflows der Rechnungsprüfung sowie das SAP-Archiv nutzen, was eine effiziente und reibungslose Bearbeitung Ihrer Dokumente sicherstellt.
Interne Kennung: 171 10 - 11480
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Zusätzliche Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
TED eSender: Publications Office of the European Union
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 1 040 000,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten, darunter von Rechten des geistigen Eigentums, nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden
Sonstige Begründung: Die benötigten Lizenzen inklusive Pflege stellen Standard-Lösungspakete der "SER Solutions Deutschland GmbH" dar, welche ausschließlich über diese Firma erworben werden können, wodurch ein vorhandenes System angepasst (programmiert) bzw. erweitert wird. Des Weiteren ist das Produkt „EL.DOK2 mit Doxis4“ (EL.DOK2) nicht für den allgemeinen Partner-Vertrieb freigegeben. Somit erfolgt die Weitergabe der für die Programmierungen nötigen Quellcodes nicht an Dritte. Lösungen, die ohne Freigabe eines zertifizierten Partners oder durch die SER selber entstehen, werden von "SER Solutions Deutschland GmbH" nicht supportet. Deren Einsatz kann zu Problemen, insbesondere zu Dateninkonistenzen und zu Funktionsstörungen des Systems führen und in Folge entfällt die Gewährleistung für das Gesamtsystem. Aufgrund dessen kann die Gesamtleistung ausschließlich von der "SER Solutions Deutschland GmbH" oder ausdrücklich autorisierten Partnern erbracht werden.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Brandenburgischer IT-Dienstleister (ZIT-BB)
Postanschrift: Steinstraße 104 -106
Stadt: Potsdam
Postleitzahl: 14480
Land, Gliederung (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)
Land: Deutschland
Telefon: +49331391321
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
Stadt: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land, Gliederung (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)
Land: Deutschland
Telefon: +493318661719
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: SER Solutions Deutschland GmbH
Registrierungsnummer: DE183114672
Postanschrift: Joseph-Schumpeter-Allee 19
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53227
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +4922890896214
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Offizielle Bezeichnung: SER Solutions Deutschland GmbH
Postanschrift: Joseph-Schumpeter-Allee 19
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53227
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Publications Office of the European Union
Registrierungsnummer: PUBL
Stadt: Luxembourg
Postleitzahl: 2417
Land, Gliederung (NUTS): Luxembourg (LU000)
Land: Luxemburg
Telefon: +352 29291
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: f3598d72-f1d3-4f1e-b5f9-f37b1f4ad9f0 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 05/09/2024 11:52:34 (UTC)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 537061-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 174/2024
Datum der Veröffentlichung: 06/09/2024