Öffentliche Ausschreibung Frankfurt (Oder) 2024 Deutschland – Dokumentenmanagement – Einführung eines Dokumenten-Management-Systems 2024-08-26

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: IHP GmbH - Leibniz-Institut für innovative Mikroelektronik

E-Mail: petau@ihp-microelectronics.com

Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2.1.

Verfahren

Titel: Einführung eines Dokumenten-Management-Systems

Beschreibung: Die IHP GmbH ist ein Institut der Leibniz-Gemeinschaft, alleiniger Gesellschafter ist das Land Brandenburg. Es betreibt Forschung und Entwicklung zu siliziumbasierten Systemen, Höchstfrequenz-Schaltungen und -Technologien einschließlich neuer Materialien. Dabei werden innovative Lösungen für Anwendungsbereiche wie die drahtlose und Breitbandkommunikation, Sicherheit, Medizintechnik, Industrie 4.0, Mobilität und Raumfahrt erarbeitet. Das IHP beschäftigt ca. 390 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Es verfügt über eine Pilotlinie für technologische Entwicklungen und die Präparation von Hochgeschwindigkeits-Schaltkreisen mit 0,13/0,25 µm BiCMOS-Technologien, die sich in einem 1500 m2 großen, nach DIN ISO 14644 zertifizierten, Reinraum befindet. Zur Verbesserung der Prozesseffizienz und -effektivität sollen die Akten und Abläufe der Administration digitalisiert werden. Hierfür soll ein Dokumenten- und Workflow-Management-System angeschafft werden. Im Vorfeld wurde bereits eine Vielzahl an vorbereitenden Tätigkeiten durchgeführt. Vor diesem Hintergrund wird ein Lösungsanbieter für ein Dokumentenmanagement-System gesucht, der das DM-System selbst mit allen notwendigen Beiprogrammen und Lizenzen liefern und betriebsbereit installieren kann. Erwartet wird darüber hinaus der Betrieb der Gesamtlösung. In der ersten Ausbaustufe sind ein Workflow und zwei elektronische Akten zu realisieren und institutsweit auszurollen. Das Angebot soll die benötigten Komponenten und Leistungen für die in dieser Ausschreibung genannten Ausbaustufen berücksichtigen. Dies beinhaltet auch die erforderliche Projektbetreuung sowie die Planung der Infrastruktur und die Zeitplanung für ein Gesamtkonzept. Darüber hinaus sind durch den Lösungsanbieter die Schulungen für Administratoren und Administratorinnen sowie für Key-User zu leisten. Der Leistungszeitraum beläuft sich auf 48 Monate. Die IHP GmbH plant mit etwa sechs Monaten für die Realisierung, Schulung und Abnahme der Piloteinsatzgebiete. Im Anschluss startet der ebenfalls mit etwa sechs Monaten veranschlagte institutsweite Roll-Out, bevor dann weitere Einsatzgebiete in Abstimmung mit dem DMS-Anbieter realisiert werden sollen. Die Einsatzgebiete der Ausbaustufe 2 sind nicht Bestandteil dieser Vergabe.

Kennung des Verfahrens: 7f7de392-eb45-44e3-8878-a65a2ab89cb9

Interne Kennung: IHP-2024-080

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72512000 Dokumentenmanagement

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: IHP GmbH - Leibniz-Institut für innovative Mikroelektronik Im Technologiepark 25

Stadt: Frankfurt (Oder)

Postleitzahl: 15236

Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt (Oder), Kreisfreie Stadt (DE403)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXSTYYDY1P4YCG3N Die Vergabeunterlagen finden Sie auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg http://vergabemarktplatz.brandenburg.de Sie können sich gern freiwillig auf der Vergabeplattform Vergabemarktplatz Brandenburg registrieren und die Vergabeunterlagen dort herunterladen. Dies bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen in den Vergabeunterlagen oder über Antworten auf Fragen zum Vergabeverfahren informiert werden. Registrieren Sie sich nicht, besteht eine entsprechende Holschuld, das heißt, Sie müssen sich selbstständig informieren, ob die Vergabeunterlagen zwischenzeitlich geändert wurden und ob wir Bieterfragen zum Vergabeverfahren beantwortet haben. Wir weisen darauf hin, dass für das Stellen einer Frage zum Verfahren und für das Abgeben eines Angebotes und - sofern im konkreten Verfahren einschlägig - für das Einreichen eines Teilnahmeantrages oder für das Abgeben einer Interessenbestätigung ohnehin eine Registrierung unumgänglich ist.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Konkurs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Korruption: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vergleichsverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Betrugsbekämpfung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlungsunfähigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Entrichtung von Steuern: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Einführung eines Dokumenten-Management-Systems

Beschreibung: Das Verfahren besteht aus den folgenden Leistungsschwerpunkten: 1. Lieferung aller Lizenzen und Dienstleistungen (inkl. Schulungen) für die benannten drei Piloteinsatzgebiete. 2. Betrieb der Gesamtlösung. Einsatzfelder Mit Einführung des DMS müssen folgende Einsatzfelder realisiert werden: - Elektronischer Rechnungsprozess (Workflow) - Elektronische Personalakte (E-Akte) - Elektronische Geschäftspartnerakte (E-Akte) - Elektronischer Posteingang für die vorgenannten Einsatzgebiete Die näheren Projektanforderungen der ersten Projektphase sind in drei Fachkonzepten und jeweils zugehörigen Prozessabläufen dargestellt: - Konzept Rechnungsprozess.pdf o Konzept Rechnungsprozess Anlage 1 Prozess.pdf - Konzept GP-Akte.pdf - Konzept Personalakte.pdf Dem zukünftigen Auftragnehmer obliegen dabei folgende Aufgaben: - Detailkonzeption der Prozesse - Lieferung der Software - Installation - Modellierung und Übernahme der Prozesse - Schulungen Der elektronische Posteingang wurde nicht als Fachkonzept erarbeitet, da es ausschließlich um die Digitalisierung von eventuell zu den Einsatzgebieten eingehender Papierdokumente geht. Zum überwiegenden Teil wird in den Piloteinsatzgebieten mit echten elektronischen Dokumenten und per E-Mail gearbeitet. Die Quote an zu digitalisierenden Papierdokumenten ist daher verschwindend gering. Für eine spätere, institutsweite Ausrollung der Gesamtlösung ist das Thema digitaler Posteingang allerdings grundsätzlich wichtig. Neben den bisher genannten Anlagen wird folgendes Dokument als Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen zur Verfügung gestellt: - Anforderungskatalog DMS Anbieter.xlsx Der Anforderungskatalog ist zwingend als elektronisch ausgefülltes Excel-Dokument mit dem Angebot einzureichen. Den in den Anlagen beschriebenen Prozessen liegt nachfolgendes Mengengerüst zugrunde. Die Angaben sollen den Bieter in der Ermittlung und Abschätzung der für die Lösung notwendigen Software-Module und der Anzahl der für die Lösung erforderlichen Lizenzen unterstützen. Für serverbasierte Funktionen und Services sind die Angaben für notwendige Lizenzen aus der Leistungsbeschreibung und dem Lizenzmodell des Bieters abzuleiten. Die relevanten benutzerbezogenen Kennzahlen können aus nachfolgender Liste abgeleitet werden: - Anzahl Benutzer IHP-weit: 500 o Davon etwa 100 Intensivnutzer Aufgrund der schrittweisen Einführung und haushaltsrechtlicher Vorgaben, wird folgende Aufteilung seitens IHP vorgegeben: - Nach Zuschlag: o Kauf aller 250 Benutzerlizenzen - Ab Produktivsetzung der Piloteinsatzgebiete (geplant 01.07.2025) bis 31.12.2025: o Nutzung von 250 Benutzerlizenzen o Zahlung von Wartungsgebühren auf 250 Benutzerlizenzen - Ab 01.01.2026: o Nutzung der restlichen 250 Benutzerlizenzen o Zahlung von Wartungsgebühren auf alle 500 Benutzerlizenzen Hosting und Betrieb der Lösung Neben der Beschaffung der DMS-Lizenzen und der Realisierung der o.g. Einsatzgebiete, wird im Rahmen dieses Vergabeverfahrens ebenfalls der Betrieb der Gesamtlösung ausgeschrieben. Die technische Infrastruktur (virtuelle Server, Betriebssysteme, Datenbanken) wird von der IHP GmbH zur Verfügung gestellt. Die gesamte Landschaft muss zweiteilig (Test- und Produktivsystem) aufgebaut werden.

Interne Kennung: IHP-2024-080

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72512000 Dokumentenmanagement

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: IHP GmbH - Leibniz-Institut für innovative Mikroelektronik Im Technologiepark 25

Stadt: Frankfurt (Oder)

Postleitzahl: 15236

Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt (Oder), Kreisfreie Stadt (DE403)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 01/01/2025

Enddatum der Laufzeit: 31/12/2028

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 0

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Noch nicht bekannt

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet

Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:selbst#

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Kriterium:

Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Bezeichnung: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Beschreibung: Der AG behält sich vor Auftragsvergabe vor, eine Anfrage beim Bundeskartellamt bezüglich Eintragungen im Wettbewerbsregister durchzuführen.

Kriterium:

Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Bezeichnung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Beschreibung: Angesichts der Anforderungen, die an den Auftragnehmer gestellt werden, kommt der Auswahl eines leistungsstarken Unternehmens eine herausragende Bedeutung zu. Die Leistungsfähigkeit wird u.a. nach wirtschaftlicher Solidität und projektangemessener Kompetenz und Unternehmensstruktur bemessen. Zur Beurteilung der Servicebereitschaft des Anbieters sind im LV enthaltende Fragen zu beantworten. Zusätzlich können dem Angebot ergänzende Unterlagen (z.B. Firmenprospekt, Geschäftsberichte) als Anlage beigefügt werden. Vorlage von Referenzen Vorlage geeigneter Referenzen der in den letzten höchstens fünf Jahren erfolgreich erbrachten Leistungen, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind, unter Nennung von Ansprechpartnern mit Kontaktdaten, kurzer Beschreibung der erbrachten Leistungen sowie Größe des abgewickelten Vertrags. Mindestanforderungen: Mind. eine in Art und Umfang zuverlässig und erfolgreich erbrachte, vergleichbare Leistung aus dem Bereich Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements einschließlich elektronischer Akten und Workflows in außeruniversitären Forschungseinrichtungen. Zusätzlich mind. zwei in Art und Umfang zuverlässig und erfolgreich erbrachte, vergleichbare Leistungen aus dem Bereich Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements einschließlich elektronischer Akten und Workflows im Bereich der öffentlichen Verwaltung inkl. Verbände/Institutionen.

5.1.11.

Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch

Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 16/09/2024 23:59:00 (UTC+2)

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXSTYYDY1P4YCG3N/documents

Ad-hoc-Kommunikationskanal:

URL: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXSTYYDY1P4YCG3N

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung:

Elektronische Einreichung: Erforderlich

Adresse für die Einreichung: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXSTYYDY1P4YCG3N

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Nicht zulässig

Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig

Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 24/09/2024 12:00:00 (UTC+2)

Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 87 Tage

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: -

Auftragsbedingungen:

Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein

Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: keine besonderen Bedingungen

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich

Aufträge werden elektronisch erteilt: ja

Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Schlichtungsstelle: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Europaangelegenheiten

Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Europaangelegenheiten

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: IHP GmbH - Leibniz-Institut für innovative Mikroelektronik

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Europaangelegenheiten

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: IHP GmbH - Leibniz-Institut für innovative Mikroelektronik

TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: IHP GmbH - Leibniz-Institut für innovative Mikroelektronik

Registrierungsnummer: DE138996546

Postanschrift: Im Technologiepark 25

Stadt: Frankfurt (Oder)

Postleitzahl: 15236

Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt (Oder), Kreisfreie Stadt (DE403)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Beschaffung

E-Mail: petau@ihp-microelectronics.com

Telefon: +49 335-5625337

Fax: +49 335-5625333

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: IHP GmbH - Leibniz-Institut für innovative Mikroelektronik

Registrierungsnummer: DE138996546

Postanschrift: Im Technologiepark 25

Stadt: Frankfurt (Oder)

Postleitzahl: 15236

Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt (Oder), Kreisfreie Stadt (DE403)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Beschaffung

E-Mail: petau@ihp-microelectronics.com

Telefon: +49 335-5625337

Fax: +49 335-5625333

Rollen dieser Organisation:

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Europaangelegenheiten

Registrierungsnummer: DE325561763

Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107

Stadt: Potsdam

Postleitzahl: 14473

Land, Gliederung (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)

Land: Deutschland

E-Mail: Vergabekammer@MWAE.brandenburg.de

Telefon: +49 331866-1719

Fax: +49 331866-1652

Rollen dieser Organisation:

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt

8.1.

ORG-0004

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Europaangelegenheiten

Registrierungsnummer: DE325561763

Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107

Stadt: Potsdam

Postleitzahl: 14473

Land, Gliederung (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)

Land: Deutschland

E-Mail: Vergabekammer@MWAE.brandenburg.de

Telefon: +49 331866-1719

Fax: +49 331866-1652

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0005

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Europaangelegenheiten

Registrierungsnummer: DE325561763

Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107

Stadt: Potsdam

Postleitzahl: 14473

Land, Gliederung (NUTS): Potsdam, Kreisfreie Stadt (DE404)

Land: Deutschland

E-Mail: Vergabekammer@MWAE.brandenburg.de

Telefon: +49 331866-1719

Fax: +49 331866-1652

Rollen dieser Organisation:

Schlichtungsstelle

8.1.

ORG-0006

Offizielle Bezeichnung: IHP GmbH - Leibniz-Institut für innovative Mikroelektronik

Registrierungsnummer: DE138996546

Postanschrift: Im Technologiepark 25

Stadt: Frankfurt (Oder)

Postleitzahl: 15236

Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt (Oder), Kreisfreie Stadt (DE403)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Beschaffung

E-Mail: petau@ihp-microelectronics.com

Telefon: +49 335-5625337

Fax: +49 335-5625333

Rollen dieser Organisation:

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1.

ORG-0007

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

11.1.

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 5dee763b-9dc3-4b4d-801b-bcb16c215c37 - 01

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Unterart der Bekanntmachung: 16

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 22/08/2024 14:59:18 (UTC+2)

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

11.2.

Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 509714-2024

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 165/2024

Datum der Veröffentlichung: 26/08/2024