Rahmenvereinbarung Multifunktionsgeräte Referenznummer der Bekanntmachung: Z.23-0013
Berichtigung
Bekanntmachung über Änderungen oder zusätzliche Angaben
Lieferauftrag
(Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union, 2023/S 171-537055)
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
Postanschrift: Friedrich-Ebert-Ring 14 - 20
Ort: Koblenz
NUTS-Code: DEB Rheinland-Pfalz
Postleitzahl: 56068
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 261/3029-1777
Fax: +49 261/29141-1500
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://lbm.rlp.de
Abschnitt II: Gegenstand
Rahmenvereinbarung Multifunktionsgeräte
Anmietung und Lieferung von leistungs- und netzwerkfähigen, digitalen Multifunktionsgeräten einschließlich Bereitstellung, Lieferung, Installation, Vernetzung, Reparatur und Wartung für die Landesverwaltung in Rheinland-Pfalz.
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Abschnitt VII: Änderungen
1. Verlängerungsoption der Rahmenvereinbarung:
Dies Rahmenvereinbarung tritt mit dem Zuschlag in Kraft und hat, beginnend mit dem ersten Tag der Leistungserbringung eine Grundvertragslaufzeit von zwei (2) Jahren.
Der für die Bemessung der Vertragslaufzeit sowie alle weiteren vertraglichen Fristen maßgebliche Leistungs-/Ausführungsbeginn für diese Rahmenvereinbarung ist der 01.03.2024.
Die Rahmenvereinbarung verlängert sich nach Ablauf der Grundvertragslaufzeit automatisch - maximal zweimalig - um jeweils ein (1) weiteres Jahr, es sei denn, der Auftraggeber kündigt sechs (6) Monate vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit schriftlich. Die Maximallaufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt vier (4) Jahre.
2. Standzeit der aus der Rahmenvereinbarung abgerufenen Geräte:
Die zu den Bedingungen der Rahmenvereinbarung geschlossenen Einzel- bzw. Sammelverträge haben mit dem Zeitpunkt der funktionsbereiten Inbetriebnahme der Geräte grundsätzlich eine fixe Laufzeit von mindestens 48 Monaten (Standzeit je Gerät). Abweichungen hiervon sind lediglich unter Verweis auf Teil B - Leistungsbeschreibung Ziffer 2.2 (verkürzte Standzeit aufgrund Inbetriebnahme-Fiktion nach 12 Wochen), Teil B - Leistungsbeschreibung Ziffer 2.6 (Bagatellgrenze Rückgabeoption), Teil B - Leistungsbeschreibung Ziffer 2.7 (Ersatz für Geräte mit erhöhter Störanfälligkeit), einer optionalen Standzeitenverlängerung gemäß Teil B - Leistungsbeschreibung Ziffer 2.8 sowie dieses Teil R - Besondere Vertragsbedingungen Ziffer. 2.26 zulässig.
3. Standzeitenverlängerungsoption aufgestellter Geräte:
Die Aufstelldauer von mindestens 48 Monaten für die aus den bestehenden Einzel- bzw. Sammelverträgen abgerufenen Geräten kann durch die Vergabestelle nach Rücksprache mit den Bedarfsträgern zweimalig um jeweils 12 Monate verlängert werden (Standzeitenverlängerung). Die maximal mögliche Standzeit der Geräte bei den Bedarfsträgern beträgt somit 72 Monate nach Abschluss des Einzel- bzw. Sammelvertrages.
Die Entscheidung über die generelle Inanspruchnahme dieser Standzeitenverlängerungsoption, für alle Geräte dieser Rahmenvereinbarung, wird nach Abstimmung mit den Bedarfsträgern durch die Vergabestelle spätestens 3 Monate vor Ablauf der Rahmenvereinbarung unter Funktionalitäts- und Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten zu angepassten Preiskonditionen getroffen und dem Auftragnehmer durch die Vergabestelle mitgeteilt.
Ein Anspruch auf die Ausübung der Standzeitenverlängerung aus der Rahmenvereinbarung bzw. den abgeschlossenen Einzel- und Sammelverträge durch den Auftragnehmer oder die Bedarfsträger besteht nicht.
4. Gerätemehrbedarf:
Den vorliegenden Bedarfsmeldungen liegt, den Einschätzungen der Vergabestelle nach, in der Regel eine eher vorsichtige Schätzung der benötigten Leistungen zugrunde. Daher ist der zukünftige Auftragnehmer in Los 1 - Bürogeräte verpflichtet, auch über den genannten Leistungsbedarf je Leistungsklasse hinaus, einen Mehrbedarf der Bedarfsträger bis zu einem Wert von 50 %, bezogen auf den zu beizuschlagenden Auftragswert von Los 1 - Bürogeräte innerhalb der Vertragslaufzeit zu decken. Für anfallenden Mehrmengen in Los 2 - Produktionsgeräte bis zu einem Wert von 50 % bezogen auf den zu beizuschlagenden Auftragswert von Los 2 - Produktionsgeräte wird dem Auftragnehmer das Recht gewährt, einer Mengenerhöhung zu widersprechen.
5. Option zum Angebot kleinerer Geräte (kleiner Leistungsklasse 1):
In Einzelfällen kann der Bedarfsträger in Abstimmung mit dem Auftragnehmer festlegen, dass anstelle von Multifunktionsgeräten auch kleinere Druckgeräte unter Inkaufnahme abweichenden Leistungsmerkmale aufgestellt werden. Dies kann zum Beispiel in Büros mit Bürgerverkehr erforderlich werden, da dort aufgrund von Platzgründen an den Arbeitsplätzen gegebenenfalls keine Multifunktionsgeräte aufgestellt werden können. Den Bietern steht es dementsprechend frei (und wird durch den Auftraggeber begrüßt), auf einer eigenen Anlage mit Angebotsabgabe Informationen und Preise zu entsprechenden Geräten einzureichen (es soll sich dabei um Mietgeräte mit Klickpreisen für schwarz-weiß und Farbe handeln - analog den anzubietenden Multifunktionsgeräten). Die Preise und Informationen dienen dabei den Bedarfsträgern / der Vergabestelle nur zur Information und sind dementsprechend nicht wertungsrelevant. Es steht mithin den Wettbewerbern im Vergabeverfahren frei von dieser Option Gebrauch zu machen.
6. Option TR-Resiscan (Los 1, Leistungsklasse 3-5):
Vom Auftragnehmer wird erwartet, dass er die Bedarfsträger bei Nutzung des ersetzenden Scannens mit den zu beziehenden Multifunktionsgeräten berät und bei der technischen Umsetzung nach Kräften unterstützt. Den Bietern steht es dementsprechend frei (und wird durch den Auftraggeber begrüßt), auf einer eigenen Anlage mit Angebotsabgabe Informationen und Preise zu einer möglichen Softwarelösung zum ersetzenden Scannen einzureichen. Die möglichen Preispositionen können dabei sowohl Angebotspreise für eine Softwarelösung als auch einen Stundensatz für die Unterstützung der Umsetzung und Einbindung des ersetzenden Scannens bei den Bedarfsträgern sein. Die Preise und Softwareinformationen dienen den Bedarfsträgern / der Vergabestelle nur zur Information und sind dementsprechend nicht wertungsrelevant. Es steht mithin den Wettbewerbern im Vergabeverfahren frei von dieser Option Gebrauch zu machen.
1. Verlängerungsoption der Rahmenvereinbarung:
Dies Rahmenvereinbarung tritt mit dem Zuschlag in Kraft und hat, beginnend mit dem ersten Tag der Leistungserbringung eine Grundvertragslaufzeit von zwei (2) Jahren.
Der für die Bemessung der Vertragslaufzeit sowie alle weiteren vertraglichen Fristen maßgebliche Leistungs-/Ausführungsbeginn für diese Rahmenvereinbarung ist der 01.03.2024.
Die Rahmenvereinbarung verlängert sich nach Ablauf der Grundvertragslaufzeit automatisch - maximal zweimalig - um jeweils ein (1) weiteres Jahr, es sei denn, der Auftraggeber kündigt sechs (6) Monate vor Ablauf der jeweiligen Laufzeit schriftlich. Die Maximallaufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt vier (4) Jahre.
2. Standzeit der aus der Rahmenvereinbarung abgerufenen Geräte:
Die zu den Bedingungen der Rahmenvereinbarung geschlossenen Einzel- bzw. Sammelverträge haben mit dem Zeitpunkt der funktionsbereiten Inbetriebnahme der Geräte grundsätzlich eine fixe Laufzeit von mindestens 48 Monaten (Standzeit je Gerät). Abweichungen hiervon sind lediglich unter Verweis auf Teil B - Leistungsbeschreibung Ziffer 2.2 (verkürzte Standzeit aufgrund Inbetriebnahme-Fiktion nach 12 Wochen), Teil B - Leistungsbeschreibung Ziffer 2.6 (Bagatellgrenze Rückgabeoption), Teil B - Leistungsbeschreibung Ziffer 2.7 (Ersatz für Geräte mit erhöhter Störanfälligkeit), einer optionalen Standzeitenverlängerung gemäß Teil B - Leistungsbeschreibung Ziffer 2.8 sowie dieses Teil R - Besondere Vertragsbedingungen Ziffer. 2.26 zulässig.
3. Standzeitenverlängerungsoption aufgestellter Geräte:
Die Aufstelldauer von mindestens 48 Monaten für die aus den bestehenden Einzel- bzw. Sammelverträgen abgerufenen Geräten kann durch die Vergabestelle nach Rücksprache mit den Bedarfsträgern um jeweils 12 oder 24 Monate verlängert werden (Standzeitenverlängerung). Die maximal mögliche Standzeit der Geräte bei den Bedarfsträgern beträgt somit 72 Monate nach Abschluss des Einzel- bzw. Sammelvertrages. Die Entscheidung über die generelle Inanspruchnahme dieser Standzeitenverlängerungsoption, für alle Geräte dieser Rahmenvereinbarung, wird nach Abstimmung mit den Bedarfsträgern durch die Vergabestelle spätestens 3 Monate vor Ablauf der Rahmenvereinbarung unter Funktionalitäts- und Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten zu den gewährten Preiskonditionen für die Standzeitenverlängerung getroffen und dem Auftragnehmer durch die Vergabestelle mitgeteilt. Ein Anspruch auf die Ausübung der Standzeitenverlängerung aus der Rahmenvereinbarung bzw. den abgeschlossenen Einzel- und Sammelverträge durch den Auftragnehmer oder die Bedarfsträger besteht nicht. Die Standzeitenverlängerungsoption ist für den Bieter fakultativ und erlaubt den Bietern ein Erreichen von Zusatzpreispunkten. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen.
4. Gerätemehrbedarf:
Den vorliegenden Bedarfsmeldungen liegt, den Einschätzungen der Vergabestelle nach, in der Regel eine eher vorsichtige Schätzung der benötigten Leistungen zugrunde. Daher ist der zukünftige Auftragnehmer in Los 1 - Bürogeräte verpflichtet, auch über den genannten Leistungsbedarf je Leistungsklasse hinaus, einen Mehrbedarf der Bedarfsträger bis zu einem Wert von 50 %, bezogen auf den zu beizuschlagenden Auftragswert von Los 1 - Bürogeräte innerhalb der Vertragslaufzeit zu decken. Für anfallenden Mehrmengen in Los 2 - Produktionsgeräte bis zu einem Wert von 50 % bezogen auf den zu beizuschlagenden Auftragswert von Los 2 - Produktionsgeräte wird dem Auftragnehmer das Recht gewährt, einer Mengenerhöhung zu widersprechen.
5. Option zum Angebot kleinerer Geräte (kleiner Leistungsklasse 1):
In Einzelfällen kann der Bedarfsträger in Abstimmung mit dem Auftragnehmer festlegen, dass anstelle von Multifunktionsgeräten auch kleinere Druckgeräte unter Inkaufnahme abweichenden Leistungsmerkmale aufgestellt werden. Dies kann zum Beispiel in Büros mit Bürgerverkehr erforderlich werden, da dort aufgrund von Platzgründen an den Arbeitsplätzen gegebenenfalls keine Multifunktionsgeräte aufgestellt werden können. Den Bietern steht es dementsprechend frei (und wird durch den Auftraggeber begrüßt), auf einer eigenen Anlage mit Angebotsabgabe Informationen und Preise zu entsprechenden Geräten einzureichen (es soll sich dabei um Mietgeräte mit Klickpreisen für schwarz-weiß und Farbe handeln - analog den anzubietenden Multifunktionsgeräten). Die Preise und Informationen dienen dabei den Bedarfsträgern / der Vergabestelle nur zur Information und sind dementsprechend nicht wertungsrelevant. Es steht mithin den Wettbewerbern im Vergabeverfahren frei von dieser Option Gebrauch zu machen.
6. Option TR-Resiscan (Los 1, Leistungsklasse 3-5):
Vom Auftragnehmer wird erwartet, dass er die Bedarfsträger bei Nutzung des ersetzenden Scannens mit den zu beziehenden Multifunktionsgeräten berät und bei der technischen Umsetzung nach Kräften unterstützt. Den Bietern steht es dementsprechend frei (und wird durch den Auftraggeber begrüßt), auf einer eigenen Anlage mit Angebotsabgabe Informationen und Preise zu einer möglichen Softwarelösung zum ersetzenden Scannen einzureichen. Die möglichen Preispositionen können dabei sowohl Angebotspreise für eine Softwarelösung als auch einen Stundensatz für die Unterstützung der Umsetzung und Einbindung des ersetzenden Scannens bei den Bedarfsträgern sein. Die Preise und Softwareinformationen dienen den Bedarfsträgern / der Vergabestelle nur zur Information und sind dementsprechend nicht wertungsrelevant. Es steht mithin den Wettbewerbern im Vergabeverfahren frei von dieser Option Gebrauch zu machen.
Die losspezifischen Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Die Preisbewertung besteht aus folgenden Bestandteilen:
-Monatliche Grundmiete je Gerät
-Klickpreis pro Seite Schwarz-Weiß / Farbe
-TEC-Wert der Geräte zur Ermittlung der Energiekosten
-ergänzend anzubietende Eventualpositionen
Die losspezifischen Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Die Preisbewertung besteht aus folgenden Bestandteilen:
-Monatliche Grundmiete je Gerät
-Klickpreis pro Seite Schwarz-Weiß / Farbe
-TEC-Wert der Geräte zur Ermittlung der Energiekosten
-ergänzend anzubietende Eventualpositionen
-fakultativ durch den Bieter anzubietende Standzeitenverlängerung für 12 bzw. 24 Monate zur Erreichung von Zusatzpreispunkten