Info zum vergebenen Auftrag - Beratung der Landeshauptstadt Potsdam bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen - Rahmenvertrag Referenznummer der Bekanntmachung: OV-L-501-122-22
Bekanntmachung vergebener Aufträge
Ergebnisse des Vergabeverfahrens
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Friedrich-Ebert-Str.79/81
Ort: Potsdam
NUTS-Code: DE404 Potsdam, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 14469
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Vergabemanagement - Zentrale Vergabestelle
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.potsdam.de
Abschnitt II: Gegenstand
Info zum vergebenen Auftrag - Beratung der Landeshauptstadt Potsdam bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen - Rahmenvertrag
Gegenstand des Vergabeverfahrens
Anlass der Beratungsleistung
Die Landeshauptstadt Potsdam (LHP) sieht in der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) einen Katalysator für die Digitalisierung der Verwaltung. So soll die Umsetzung des OZG nicht nur für die Etablierung von Onlinezugängen, sondern für die Digitalisierung der Prozesse insgesamt genutzt werden. Zielsetzung ist die Entwicklung medienbruchfreier digitaler Leistungsprozesse in der LHP, vom Eingang, über die Bearbeitung bis zum Aus-gang. Das heißt, im Rahmen der Umsetzung müssen neben dem Onlinezugang z.B. auch der Ausbau des elektronischen Dokumentenmanagementsystems sowie digitale Archivierungsszenarien, Bezahlsysteme etc. berücksichtigt werden.
Um die Effekte der Digitalisierung im Hinblick auf Effizienz, Effektivität, Qualität und Nutzerorientierung realisieren zu können, ist eine Fokussierung auf die Prozesse erforderlich. In der Landeshauptstadt Potsdam sind Prozessverständnis und Prozessmanagementkompetenzen in den Organisationseinheiten und der Verwaltungskultur noch nicht durchgängig fest etabliert. Vor diesem Hintergrund baut die LHP gegenwärtig ein standardisiertes, zentrales Geschäftsprozessmanagement auf. Bis zum Beginn der Durchführung der im folgenden skizzierten Beratungsleistungen werden die Grundlagen geschaffen sein in Form eines verbindlichen Regelwerkes (Prozessmanagementhandbuch bzw. Dienstanweisung Prozessmanagement) sowie einer Softwareunterstützung auf Basis der BPMN 2.0 (Business Process Management Software (BPMS) "PICTURE-Prozessplattform").
Der digitale Reifegrad der Fachbereiche der Landeshauptstadt Potsdam ist relativ heterogen. Alle Fachbereiche verfolgen gleichermaßen das Ziel, ihre Prozesse mit Blick auf die Digitalisierung zu analysieren und zu optimieren. Zielsetzung der LHP ist es, alle Leistungen perspektivisch im Reifegrad 3 und 4 (Erläuterungen zu den OZG-Reifegraden siehe Anhang) anzubieten. Auf dem Weg zur Zielerreichung sind folgende Rahmenbedingungen für die Fachbereiche kennzeichnend:
- Die Prozesserhebung, -analyse und -optimierung muss unter den Gegebenheiten des laufenden Geschäfts erfolgen. Dieses ist teilweise hochgradig dynamisch und fordernd (Corona-Pandemie, Ukraine-Krise, Energielage)
- Es stehen nur begrenzte personelle Ressourcen zur Verfügung. Dies hat auch eine unterschiedliche Akzeptanz in einzelnen Organisationseinheiten für die Priorisierung der Maßnahme zur Folge.
Zielsetzung dieses Auftrages ist die bedarfsbezogene Beratung und Unterstützung der Landeshauptstadt Potsdam bei der schrittweisen Digitalisierung ihrer Prozesse, soweit diese nicht bereits durch andere Verträge, in denen die LHP als Auftraggeber auftritt, abgedeckt ist.
Landeshauptstadt Potsdam Friedrich-Ebert-Str. 79/81 14469 Potsdam
Die Leistung gliedert sich in zwei Bausteine:
- bedarfsorientierte Aufnahme und Analyse von Prozessen der Verwaltung sowie Ableitung von Handlungsempfehlungen zur Optimierung und Digitalisierung
- bedarfsorientierte Begleitung und Beratung bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Optimierung und Digitalisierung
Leistungsbaustein 1: Prozessaufnahme, -modellierung und -optimierung
Die Aufnahme und Analyse von Prozessen ist die Voraussetzung für Optimierung und Digitalisierung. Gegenstand dieses Leistungsbausteines ist die methodische Unterstützung der verschiedenen Fachbereiche bei der Aufnahme, Analyse und Optimierung ihrer Prozesse. Dabei agiert der Auftragnehmer nur auf Abruf des Leistungsbausteines 1 sowie in enger Abstimmung mit den Abrufberechtigten des Auftraggebers. Die Aufnahme und Modellierung der Prozesse basieren auf den Regelungen und Konventionen des Geschäftsprozessmanagements der LHP (diese stehen bei Vertragsbeginn fest und werden durch den Auftraggeber zu Vertragsstart zur Verfügung gestellt). Sämtliche prozessualen Arbeiten sollen mittels und innerhalb der Prozess Plattform der LHP bearbeitet und abgebildet werden. Die Arbeitsschritte dieses Leistungsbausteins werden durch den Auftragnehmer grundsätzlich wie folgt strukturiert:
a) Durchführung vorbereitender Maßnahmen wie die Sichtung und Bewertung vorhandener Dokumente (z.B. Dienstanweisungen) sowie der prozessspezifischen und allgemeinen organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen (z. B vorliegende Prozessbeschreibungen, -modelle).
b) Strukturierte Aufnahme der IST-Prozesse durch Interviews und/oder Workshops mit internen und externen Akteuren bzw. Nutzern im Prozess zur Gewährleistung der aktiven Beteiligung der Mitarbeiter*innen. Dabei werden alle für die Digitalisierung erforderlichen Informationen erhoben und erfasst (bspw. Schnitt-stellen zu Fachverfahren). Nicht Gegenstand ist hier eine technische Beschreibung von Schnittstellen in der IT-Landschaft. Im Ergebnis wird eine strukturierte Dokumentation erwartet: Das Prozessmodell als funktionale Abbildung (inkl. Prozessbeschreibung, Prozesssteckbrief) innerhalb der PICTURE Prozessplattform sowie einer Erläuterungen zur Vorgehensweise als PDF-Datei.
c) Prozessanalyse auf Basis eines systematischen Analyserasters und unter Einbeziehung von Best Practice Beispielen sowie der Berücksichtigung technischer Unterstützungen (Fachverfahren, DMS etc.). Die Erkenntnisse dieses Arbeitsschrittes werden innerhalb des nachfolgenden Arbeitsschrittes zusammen mit den Handlungsempfehlungen verschriftlicht.
d) Erarbeitung konkreter Handlungsempfehlungen für die Prozessoptimierung und Digitalisierung. Diese beinhalten die Modellierung von Soll Prozessen sowie die Darstellung und Abwägung von Umsetzungsrisiken und -chancen. Außerdem sind hier Umsetzungserfordernisse systematisch im Hinblick auf Organisation, Technik, Personalwirtschaft, Führung und Zusammenarbeit zu beschreiben. Im Ergebnis werden die Handlungsempfehlungen in einer schriftlichen Abschlussdokumentation für jeden Prozess (entsprechend des Prozessmanagementstandards der LHP) festgehalten und dem Auftraggeber digital im PDF-Format übergeben.
Leistungsbaustein 2: Beratung bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Digitalisierung
Die Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen ist regelmäßig mit technischen und/oder organisatorischen Maßnahmen sowie mit Herausforderungen im Hinblick auf Führung und Zusammenarbeit verbunden. Der Auftragnehmer berät die Landeshauptstadt bei Umsetzungs-fragen in den verschiedenen Handlungsfeldern. Die Leistungen im Falle eines Abrufs für den Leistungsbaustein 2 sind:
a) Beratung bei der Überführung der Optimierungsvorschläge aus 2.1 dieser Leistungsbeschreibung sowie damit zusammenhängender Maßnahmen und Optimierungsideen der LHP in Entwürfe für Arbeitsanweisungen und/oder Richtlinien für die zuständigen Organisationseinheiten.
b) Beratung bei der Entwicklung und. Durchführung von Maßnahmen zum Change- und Akzeptanzmanagement für die Umsetzung von Handlungsempfehlungen aus 2.1 dieser Leistungsbeschreibung sowie damit zusammenhängender Maßnahmen und Optimierungsideen der LHP (z.B. Erstellung von Arbeitsmitteln zur Kommunikation, Durchführung von Workshops, Handlungsleitfäden).
c) Konzeptionieren und Durchführen von Schulungen und Trainings zum Aufbau und Weiterentwicklung von Digitalisierungs- und Prozessmanagementkompetenzen für Mitarbeiter*innen und Führungskräfte der Landeshauptstadt Potsdam (z. B. prozessorientiertes Führen, digitale Kollaboration)
d) Beratung bei der Formulierung der fachlichen und funktionalen Anforderungen für IT-Ausstattungen und -Systemen (z.B. grundsätzliche Anforderungen an technische Schnittstellen).
e) Wahrnehmung von Koordinationsaufgaben im Rahmen der Umsetzung von Maßnahmen in Abstimmung mit der Projektleitung (z.B. Erstellung und Controlling von Meilensteinplanung, Stakeholderanalyse).
f) Beratung bei der Entwicklung von Berichtsformaten und Key Performance In-dicators (KPIs) für die Prozesseigentümer, als Grundlagen zum Einpflegen in das BPMS der Landeshauptstadt.
g) Beratung der Führungskräfte bei der Priorisierung von Maßnahmen und der Festlegung von Schrittfolgen zur Digitalisierung ihres Leistungsportfolios.
h) Analyse und Identifikation bestehender Digitalisierungsbarrieren (z.B. technisch, organisatorisch, strukturell, personalwirtschaftlich). Im Ergebnis erwarten wir die Erstellung von Handlungsempfehlungen zum Abbau der Digitalisierungsbarrieren in schriftlicher Form sowie die Beratung bei der Umsetzung.
i) Beratung zum Schnittstellenmanagement z.B. durch Schnittstellenbeschreibungen, durch Vorschläge zur Entwicklung und Anpassung von Schnittstellen.
Grundsätzlich sind die Beratungsleistungen in enger Abstimmung mit den zuständigen Organisationseinheiten zu erarbeiten. Alle Ergebnisse dieses Leistungsbausteines sind jeweils in schriftlicher weiterbearbeitbarer Form zu übergeben.
Ergänzend zum Leistungszeitraum:
Wir gehen von einem Leistungsbeginn nach Zuschlagserteilung zu Ende des zweiten Quartals 2023 aus. Der Vertrag endet 4 Jahre nach dem Tag der Zuschlagserteilung.
Der Vertrag endet unabhängig von der Laufzeit bei Erreichung der Obergrenze in Höhe von [Betrag gelöscht] EUR netto. Der Auftraggeber plant im Zuge des Rahmenvertrages für beide Leistungsbausteine mit ca. 340 Personentagen (siehe auch Preisblatt Anlage 3.5).
Abschnitt IV: Verfahren
Abschnitt V: Auftragsvergabe
Info zum vergebenen Auftrag - Rahmenvertrag Digitalisierung
Postanschrift: Jürgen-Töpfer-Str. 48
Ort: Hamburg
NUTS-Code: DE404 Potsdam, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 22763
Land: Deutschland
Abschnitt VI: Weitere Angaben
In dem hiesigen Vergabeverfahren wird die Picture GmbH als vorbefasstes Unternehmen im Sinne von § 7 VgV angesehen. Die Picture GmbH hat für die Landeshauptstadt Potsdam in zwei vorangegangenen Aufträgen Unterlagen erarbeitet und Ergebnisse erzielt. Um den dadurch seitens der Picture GmbH erlangten Wissensvorsprung auszugleichen, werden eine deutlich längere Angebotsfrist gewährt und folgende, in Zusammenarbeit mit der Picture GmbH erarbeitete Unterlagen zur Verfügung gestellt:
- Kurzkonzept ProzessCafé
- Präsentation ProzessCafé
- Handbuch-Prozessmanagament (Entwurf)
- Dienstanweisung Prozessmanagement (Entwurf)
- Abschlussbericht zum Aufbau und zur Konzeptionierung eines zentralen und nachhaltigen Prozessmanagements
Da diese Unterlagen geheimhaltungsbedürftige Informationen der Landeshauptstadt Potsdam und ihrer Mitarbeiter enthalten, wurden diese gem. § 41 Abs. 3 VgV erst auf Antrag und nach Abgabe der Verschwiegenheitserklärung (Anlage 4.11.2) über den Vergabemarktplatz Brandenburg zur Verfügung gestellt.
Bekanntmachungs-ID: CXP9YCR6CPF
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Ort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland
§160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzessionhat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriftengeltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung derVergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen desNachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehnKalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens biszum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüberdem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens biszum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zuwollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Ort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland