Öffentliche Ausschreibung Mainz 2022 Bekanntgabe verg. Auftrag RV Dienstleister Dokumentenmanagementsystem Therefore - Canon Referenznummer der Bekanntmachung: V73/2022 2022-09-12

Bekanntgabe verg. Auftrag RV Dienstleister Dokumentenmanagementsystem Therefore - Canon Referenznummer der Bekanntmachung: V73/2022

Bekanntmachung vergebener Aufträge

Ergebnisse des Vergabeverfahrens

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Mainz
NUTS-Code: DEB35 Mainz, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 55116
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.isb.rlp.de

I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung

Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Einrichtung des öffentlichen Rechts

I.5)Haupttätigkeit(en)

Wirtschaft und Finanzen

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Bekanntgabe verg. Auftrag RV Dienstleister Dokumentenmanagementsystem Therefore - Canon

Referenznummer der Bekanntmachung: V73/2022

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

72212300 Entwicklung von Software für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität

II.1.3)Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Die ISB hat bereits mehrere Automatisierungs- und Digitalisierungsvorhaben realisiert. Die eingesetzte Softwarelösung Therefore mit folgenden weiteren Systemkomponenten, IRISPowerscan, IRISXtract und sysHUB soll sukzessive ausgebaut werden.

Dazu soll ein Rahmenvertag mit einem Dienstleister geschlossen werden, der folgende Beratungs- und Unterstützungsleistungen erbringt:

- Fachberatung beim Ausbau der Softwarelösung Therefore

- Entwicklung eines Vorgehenskonzepts

- Festlegung und Abstimmung der Rahmenbedingungen

- Konzeption und Etablierung der erforderlichen organisatorischen Strukturen

- Implementierungsberatung für die Einführung & Konfiguration der Software

- Konzeption weiterer Anwendungsfälle im Rahmen der Weiterentwicklung

- Durchführung von Workshops zur Erhebung der Anforderungen

- Ggf. Schulungskonzeption und Durchführung von Mitarbeiter-Schulungen

- Multichannel-Lösung: Dokumentenaustausch mit Stakeholdern und anderen Softwarelösungen zum Thema E-Akte über Portalfunktionen und Dokumentendrehschreiben soll realisiert werden

- Dienstleistungserbringung zum weiteren Ausbau der digitalen (Dokumenten)-prozesse auf Basis der Canon Produkte Therefore, IRISPowerscan, IRISXtract und sysHUB

Es wird ein Aufwand von 300 PT pro Jahr geschätzt.

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)

Wert ohne MwSt.: 1 320 000.00 EUR

II.2)Beschreibung

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

72224000 Beratung im Bereich Projektleitung

72266000 Software-Beratung

72265000 Software-Konfiguration

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DEB35 Mainz, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Investitions- und Strukturbank Rheinland-Pfalz (ISB) Holzhofstraße 4 55116 Mainz Aufgrund der aktuellen Pandemiesituation ist eine Einschätzung der Verteilung zwischen Vor-Ort- und Remotetätigkeiten mit erheblichen Unsicherheiten behaftet.

Angenommen und als Berechnungsgrundlage genutzt, wird eine Verteilung von 25% vor-Ort und 75 % Remote.

Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass eine vertragsgemäße Leistungserbringung auch im Hinblick auf eine mögliche rechtliche Verschärfung der Corona-Schutzmaßnahmen vollständig erfolgen kann, beispielsweise mittels "Homeoffice" oder geeigneter Schutzmaßnahmen am Leistungsort.

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Gegenstand dieser Rahmenvereinbarung ist die beratende und konzeptionelle Unterstützung der Auftraggeberin bei folgenden Vorhaben auf dem bestehenden Zielsystem Therefore:

- Neben einer volldigitalen Rechnungsbearbeitung mit automatischer Rechnungsverarbeitung in SAP soll auf Basis der bereits implementierten Systeme die elektronische Akte sowie verschiedene Genehmigungsworkflows eingeführt werden. Ziel ist es, die Prozesse im Gesamthaus zu vereinfachen und die Abläufe zu automatisieren.

- Die Ablage von Akten soll auf die einzelnen Bedürfnisse der jeweiligen Organisationseinheiten angepasst und eingeführt werden.

- Darüber hinaus beinhaltet der Rahmenvertrag die Beratung und das Aufsetzen von Funktionen Schnittstellen, um den Automatisierungsgrad der täglichen Arbeit zu erhöhen. Der Dokumentenaustausch mit unterschiedlichen Stakeholdern, wie Ministerien, Behörden und anderen E-Akten-Systemen soll möglich sein.

- Die Planung von Fachtests inklusive Testfallerstellung und Testkoordination sowie die Testdurchführung und -Überwachung inklusive der Ergebnisdokumentation sind ebenfalls Teil der Aufgaben.

Es sind folgende Beratungs- und Unterstützungsleistungen zu erbringen:

- Fachberatung beim Ausbau der Softwarelösung Therefore

- Entwicklung eines Vorgehenskonzepts

- Festlegung und Abstimmung der Rahmenbedingungen

- Konzeption und Etablierung der erforderlichen organisatorischen Strukturen

- Implementierungsberatung für die Einführung & Konfiguration der Software

- Konzeption weiterer Anwendungsfälle im Rahmen der Weiterentwicklung

- Durchführung von Workshops zur Erhebung der Anforderungen

- Ggf. Schulungskonzeption und Durchführung von Mitarbeiter-Schulungen

- Multichannel-Lösung: Dokumentenaustausch mit Stakeholdern und anderen Softwarelösungen zum Thema E-Akte über Portalfunktionen und Dokumentendrehschreiben soll realisiert werden

- Dienstleistungserbringung zum weiteren Ausbau der digitalen (Dokumenten)-prozesse auf Basis der Canon Produkte Therefore, IRISPowerscan, IRISXtract und sysHUB

Diese Rahmenvereinbarung beginnt mit Zuschlagserteilung und endet nach vier Jahren. Nach Ablauf dieser Höchstlaufzeit endet sie automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Ebenfalls endet die Rahmenvereinbarung automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf, wenn vor Eintritt der Höchstlaufzeit die verbindliche Höchstabnahmemenge erreicht wird.

Die Höchstabrufmenge des Rahmenvertrages beträgt 1.320.000,00 EUR netto für vier Jahre.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Qualitätskriterium - Name: Beraterqualität Prozessmodellierung / Gewichtung: 10%

Qualitätskriterium - Name: Professionalität der Unterlagen / Gewichtung: 5%

Qualitätskriterium - Name: Konzeption zur Leistungserbringung / Gewichtung: 20%

Qualitätskriterium - Name: Beschreibung der notwendigen Mitwirkungsleistungen / Gewichtung: 5%

Qualitätskriterium - Name: Darstellung der Verfügbarkeit der angebotenen Kapazitäten (Personen) / Gewichtung: 10%

Qualitätskriterium - Name: Kompetenzen Personen / Gewichtung: 10%

Kostenkriterium - Name: Angebotsvergleichspreis / Gewichtung: 40%

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Offenes Verfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2022/S 125-354855

IV.2.8)Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems

IV.2.9)Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Bezeichnung des Auftrags:

Canon Deutschland GmbH

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

V.2)Auftragsvergabe

V.2.1)Tag des Vertragsabschlusses:

30/08/2022

V.2.2)Angaben zu den Angeboten

Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3)Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Krefeld
NUTS-Code: DEA14 Krefeld, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 47807
Land: Deutschland
Internet-Adresse: http://canon.de

Der Auftragnehmer ist ein KMU: nein

V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses (ohne MwSt.)

Gesamtwert des Auftrags/Loses: 1 300 000.00 EUR

V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Bekanntmachungs-ID: CXP4YQN6RDF

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Ort: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]

VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Es gilt eine Frist von 15 Kalendertagen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB.

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

07/09/2022

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