Öffentliche Ausschreibung Mainz 2022 RV Dienstleister Dokumentenmanagementsystem Therefore - Canon Referenznummer der Bekanntmachung: V73/2022 2022-07-01

RV Dienstleister Dokumentenmanagementsystem Therefore - Canon Referenznummer der Bekanntmachung: V73/2022

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Mainz
NUTS-Code: DEB35 Mainz, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 55116
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.isb.rlp.de

I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung

Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YQNR2LA/documents

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YQNR2LA

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Einrichtung des öffentlichen Rechts

I.5)Haupttätigkeit(en)

Wirtschaft und Finanzen

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

RV Dienstleister Dokumentenmanagementsystem Therefore - Canon

Referenznummer der Bekanntmachung: V73/2022

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

72212300 Entwicklung von Software für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität

II.1.3)Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Die ISB hat bereits mehrere Automatisierungs- und Digitalisierungsvorhaben realisiert. Die eingesetzte Softwarelösung Therefore mit folgenden weiteren Systemkomponenten, IRISPowerscan, IRISXtract und sysHUB soll sukzessive ausgebaut werden.

Dazu soll ein Rahmenvertag mit einem Dienstleister geschlossen werden, der folgende Beratungs- und Unterstützungsleistungen erbringt:

- Fachberatung beim Ausbau der Softwarelösung Therefore

- Entwicklung eines Vorgehenskonzepts

- Festlegung und Abstimmung der Rahmenbedingungen

- Konzeption und Etablierung der erforderlichen organisatorischen Strukturen

- Implementierungsberatung für die Einführung & Konfiguration der Software

- Konzeption weiterer Anwendungsfälle im Rahmen der Weiterentwicklung

- Durchführung von Workshops zur Erhebung der Anforderungen

- Ggf. Schulungskonzeption und Durchführung von Mitarbeiter-Schulungen

- Multichannel-Lösung: Dokumentenaustausch mit Stakeholdern und anderen Softwarelösungen zum Thema E-Akte über Portalfunktionen und Dokumentendrehschreiben soll realisiert werden

- Dienstleistungserbringung zum weiteren Ausbau der digitalen (Dokumenten)-prozesse auf Basis der Canon Produkte Therefore, IRISPowerscan, IRISXtract und sysHUB

Es wird ein Aufwand von 300 PT pro Jahr geschätzt.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

Wert ohne MwSt.: 1 320 000.00 EUR

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

72224000 Beratung im Bereich Projektleitung

72266000 Software-Beratung

72265000 Software-Konfiguration

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DEB35 Mainz, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung:

Investitions- und Strukturbank Rheinland-Pfalz (ISB) Holzhofstraße 4 55116 Mainz Aufgrund der aktuellen Pandemiesituation ist eine Einschätzung der Verteilung zwischen Vor-Ort- und Remotetätigkeiten mit erheblichen Unsicherheiten behaftet.

Angenommen und als Berechnungsgrundlage genutzt, wird eine Verteilung von 25% vor-Ort und 75 % Remote.

Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass eine vertragsgemäße Leistungserbringung auch im Hinblick auf eine mögliche rechtliche Verschärfung der Corona-Schutzmaßnahmen vollständig erfolgen kann, beispielsweise mittels "Homeoffice" oder geeigneter Schutzmaßnahmen am Leistungsort.

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Gegenstand dieser Rahmenvereinbarung ist die beratende und konzeptionelle Unterstützung der Auftraggeberin bei folgenden Vorhaben auf dem bestehenden Zielsystem Therefore:

- Neben einer volldigitalen Rechnungsbearbeitung mit automatischer Rechnungsverarbeitung in SAP soll auf Basis der bereits implementierten Systeme die elektronische Akte sowie verschiedene Genehmigungsworkflows eingeführt werden. Ziel ist es, die Prozesse im Gesamthaus zu vereinfachen und die Abläufe zu automatisieren.

- Die Ablage von Akten soll auf die einzelnen Bedürfnisse der jeweiligen Organisationseinheiten angepasst und eingeführt werden.

- Darüber hinaus beinhaltet der Rahmenvertrag die Beratung und das Aufsetzen von Funktionen Schnittstellen, um den Automatisierungsgrad der täglichen Arbeit zu erhöhen. Der Dokumentenaustausch mit unterschiedlichen Stakeholdern, wie Ministerien, Behörden und anderen E-Akten-Systemen soll möglich sein.

- Die Planung von Fachtests inklusive Testfallerstellung und Testkoordination sowie die Testdurchführung und -Überwachung inklusive der Ergebnisdokumentation sind ebenfalls Teil der Aufgaben.

Es sind folgende Beratungs- und Unterstützungsleistungen zu erbringen:

- Fachberatung beim Ausbau der Softwarelösung Therefore

- Entwicklung eines Vorgehenskonzepts

- Festlegung und Abstimmung der Rahmenbedingungen

- Konzeption und Etablierung der erforderlichen organisatorischen Strukturen

- Implementierungsberatung für die Einführung & Konfiguration der Software

- Konzeption weiterer Anwendungsfälle im Rahmen der Weiterentwicklung

- Durchführung von Workshops zur Erhebung der Anforderungen

- Ggf. Schulungskonzeption und Durchführung von Mitarbeiter-Schulungen

- Multichannel-Lösung: Dokumentenaustausch mit Stakeholdern und anderen Softwarelösungen zum Thema E-Akte über Portalfunktionen und Dokumentendrehschreiben soll realisiert werden

- Dienstleistungserbringung zum weiteren Ausbau der digitalen (Dokumenten)-prozesse auf Basis der Canon Produkte Therefore, IRISPowerscan, IRISXtract und sysHUB

Diese Rahmenvereinbarung beginnt mit Zuschlagserteilung und endet nach vier Jahren. Nach Ablauf dieser Höchstlaufzeit endet sie automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Ebenfalls endet die Rahmenvereinbarung automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf, wenn vor Eintritt der Höchstlaufzeit die verbindliche Höchstabnahmemenge erreicht wird.

Die Höchstabrufmenge des Rahmenvertrages beträgt 1.320.000,00 EUR netto für vier Jahre.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Die nachstehenden Kriterien

Qualitätskriterium - Name: Beraterqualität Prozessmodellierung / Gewichtung: 10%

Qualitätskriterium - Name: Professionalität der Unterlagen / Gewichtung: 5%

Qualitätskriterium - Name: Konzeption zur Leistungserbringung / Gewichtung: 20%

Qualitätskriterium - Name: Beschreibung der notwendigen Mitwirkungsleistungen / Gewichtung: 5%

Qualitätskriterium - Name: Darstellung der Verfügbarkeit der angebotenen Kapazitäten (Personen) / Gewichtung: 10%

Qualitätskriterium - Name: Kompetenzen Personen / Gewichtung: 10%

Kostenkriterium - Name: Angebotsvergleichspreis / Gewichtung: 40%

II.2.6)Geschätzter Wert

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten: 48

Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja

Beschreibung der Verlängerungen:

In dem Fall, dass aus dem Einsatz der Software, sowie aus geänderten gesetzlichen Auflagen der Auftraggeberin, Problemstellungen und Anforderungen resultieren, welche im fachlichen Zusammenhang mit bestehenden Einzelaufträgen zu bearbeiten sind, kann der Vertrag mit Zustimmung beider Vertragsparteien um ein Jahr verlängert werden, auf eine maximale Laufzeit von dann 5 Jahre. Die Höchstabrufmenge erhöht sich dabei anteilig.

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen, Eigenerklärung über die Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung, Eigenerklärung über die Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation.

(Vordruck gemäß Dokument "C2 Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit")

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

1. Unternehmensdarstellung

2. Angaben über die Umsätze der vergangenen 3 Geschäftsjahre des Unternehmens:

a. insgesamt

b. mit Bereich Dokumentenmanagementsystemen (DMS)

c. im Bereich Dokumentenmanagementsystemen des Herstellers Canon

3. Angabe Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)

4. Eigenerklärung zur Zahlung von Steuern

5. Erklärung zum Personal

6. Betriebshaftpflichtversicherungsschutz

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Zu 2.: Mindestjahresumsatz mit Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem DMS des Herstellers Canon in Höhe von 600.000 EUR.

Zu 6: Betriebshaftpflichtversicherung über die Vertragslaufzeit mit einer Mindestdeckung i.d.H. von 100.000 EUR für

Personen/Sachschäden und 100.000 EUR für Vermögensschäden. Nachweis durch Eigenerklärung über das

Vorhandensein einer entsprechenden Versicherung, Kopie des Versicherungsscheins oder Eigenerklärung im

Zuschlagsfall eine Versicherung in der geforderten Höhe abzuschließen.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Angaben gem. Dokument: "C5_Bewertungsmatrix":

1. Mindestens 3 Referenzen vergleichbarer Leistung

2. Einsatz von qualifiziertem Personal

a) Mindestens 10 für die Leistungserbringung geeignete Personen, davon haben mindestens 4 Personen mehr als 5 Jahre ECM-Erfahrung in Pre- und Post-Sales.

b) Mindestens zwei entsprechend qualifizierte und entscheidungsbefugten Mitarbeiter, die als Verantwortungsträger für die durchzuführenden Aufgaben vorgesehen werden können. Bitte anonyme Mitarbeiterprofile einreichen.

c) Das Profil der für die Leistungserbringung in Aussicht genommenen Person umfasst Berufserfahrung mit Banken.

d) Der Bewerber kann bei Bedarf für Vertretung des angebotenen Personals sorgen.

e) Sämtliche eingesetzte Personen erklären sich bereit, nach Zuschlagserteilung und vor Beginn der Leistungserbringung das Dokument: "D1_Vertraulichkeitszusage Externe Mitarbeiter" zu unterzeichnen.

3. Zugriff auf Produktentwicklung und HelpDesk

4. Unternehmensbezogene Zertifizierungen ISO:9001, ISO:27001 und ISO:14001

5. langjährige Kenntnisse des genannten Produktportfolios DMS Canon

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Zu 1. Drei Referenzen vergleichbarer Leistung.

Zu 2: Eigenerklärung

Zu 3: Zugriff auf Produktentwicklung und HelpDesk des Herstellers

zu 4: Zertifizierungen ISO:9001, ISO:27001 und ISO:14001

Zu 5. Mindestens 4 Personen besitzen Nachweise über langjährige Kenntnisse des genannten Produktportfolios DMS Canon zur Erbringung der geforderten Dienstleistungen

III.2)Bedingungen für den Auftrag

III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal

Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der Personen, die für die Ausführung des Auftrags verantwortlich sind

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Offenes Verfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung

Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 28/07/2022

Ortszeit: 12:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

IV.2.6)Bindefrist des Angebots

Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31/10/2022

IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote

Tag: 28/07/2022

Ortszeit: 12:00

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Aufträge werden elektronisch erteilt

Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert

VI.3)Zusätzliche Angaben:

Angebote sind ausschließlich über das Vergabeportal in der Rubrik "Angebote" einzureichen.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YQNR2LA

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Ort: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land: Deutschland
E-Mail: [gelöscht]

VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Es gilt eine Frist von 15 Kalendertagen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB.

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

27/06/2022

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