Öffentliche Ausschreibung Trier 2026 Deutschland – Werbe- und Marketingdienstleistungen – Rahmenvertrag Personalmarketing und Employer Branding 2026-08-04

Deutschland – Werbe- und Marketingdienstleistungen – Rahmenvertrag Personalmarketing und Employer Branding

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Universität Trier

E-Mail: vergabe@uni-trier.de

Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Rahmenvertrag Personalmarketing und Employer Branding

Beschreibung: Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrags mit einer leistungsstarken Personalmarketing- und Employer-Branding-Agentur, die die Universität Trier bei der Entwicklung und Umsetzung einer strategisch fundierten, modernen und wirkungsvollen Arbeitgeberkommunikation für bestehende Beschäftigte sowie externe Bewerberinnen und Bewerber unterstützt - sowohl dauerhaft strategisch als auch operativ.

Kennung des Verfahrens: c2daf8c9-1ab3-4321-9e46-f22bc798f6b1

Interne Kennung: 3301152001/ RV Abt.III/V

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

Zentrale Elemente des Verfahrens: Der Zeitplan ist ein Richtwert. Verbindlich ist allein das in der Bekanntmachung veröffentlichte Datum für den Ablauf der Angebotsfrist. Die Universität Trier behält sich Anpassungen vor, insbesondere bei der Terminvergabe und Durchführung der Bieterpräsentationen. Bekanntmachung (TED und national) ca. 03.08.2026 Start der 30-Tage-Frist Ablauf der Angebotsfrist ca. 04.09.2026 Mind. 30 Tage nach Veröffentlichung Angebotsprüfung und -wertung ca. 04.09.-16.09.2026 ca. 10 Arbeitstage Information über Einladung zur Präsentation bis ca. 18.09.2026 Alle Bieter werden informiert Bieterpräsentationen (Pitch) ca. 23.09.-16.10.2026 Individuelle Terminvergabe Abschluss Gesamtwertung bis ca. 20.10.2026 Inkl. Präsentationsbewertung Vorabinformation gem. § 134 GWB bis ca. 22.10.2026 10-Tage-Wartefrist vor Zuschlag Zuschlagserteilung (geplant) bis ca.03.11.2026 Nach Ablauf der Wartefrist Vertragsbeginn 01.01.2027 -

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen

Zusätzliche Einstufung (cpv): 79341000 Werbedienste, 79342000 Marketing, 79413000 Marketing-Beratung

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Universitätsring 15

Stadt: Trier

Postleitzahl: 54296

Land, Gliederung (NUTS): Trier, Kreisfreie Stadt (DEB21)

Land: Deutschland

2.1.3.

Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 520 000,00 EUR

Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 520 000,00 EUR

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXPDYDCYK8Z# Digitale Rechnungen im Format PDF: rechnung@uni-trier.de Elektronische Rechnungen im Format X-Rechnung/ZUGFeRD: Rechnungen per E-Mail müssen IMMER an folgende Mailadresse geschickt werden: ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de Leitweg-ID: 07-HSUNITR000000-49

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Es ist eine Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen vorzulegen: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB und zum Nichtvorliegen fakultativer Ausschlussgründe nach § 124 GWB. Für das Nichtvorliegen folgender Ausschlussgründe sind explizite Nachweispflichten zu erfüllen: - Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben - Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen --> zu erbringender Nachweis: Unbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkasse (sofern Beitragspflicht besteht) und des Finanzamtes - Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen - Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen -->zu erbringender Nachweis: Mustererklärung nach § 4 LTTG Ab einer Auftragssumme von 30.000 Euro netto wird der Auftraggeber für den Bieter, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister anfordern.

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Ausschluss zur Sicherstellung der Integrität und Rechtstreue der Auftragnehmer.

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Ausschluss zur Wahrung der öffentlichen Sicherheit und zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Ausschluss zur Vermeidung von Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen, die gegen grundlegende Compliance-Anforderungen verstoßen.

Betrug: Ausschluss zur Sicherstellung eines rechtmäßigen und vertrauenswürdigen Wettbewerbs.

Korruption: Ausschluss zur Wahrung der Integrität des Vergabeverfahrens und zur Korruptionsprävention.

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Ausschluss zur Einhaltung grundlegender menschenrechtlicher und sozialer Standards.

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: Ausschluss zur Sicherstellung der wirtschaftlichen Zuverlässigkeit und Gesetzestreue der Bieter.

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: Ausschluss zur Gewährleistung der Einhaltung sozialversicherungsrechtlicher Verpflichtungen.

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Ausschluss zur Förderung nachhaltiger und rechtskonformer Auftragsausführung.

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Ausschluss zur Sicherstellung der Einhaltung geltender sozialrechtlicher Standards.

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Ausschluss zur Gewährleistung der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften und fairer Arbeitsbedingungen.

Zahlungsunfähigkeit: Ausschluss zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen und wirtschaftlich stabilen Auftragsausführung.

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Ausschluss zur Minimierung von Risiken für die Vertragserfüllung.

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Ausschluss, da die ordnungsgemäße Leistungserbringung nicht gewährleistet werden kann.

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Ausschluss aufgrund erheblicher Zweifel an der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit.

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: Ausschluss zur Sicherstellung der Zuverlässigkeit und Integrität der Auftragnehmer.

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Ausschluss zur Gewährleistung eines fairen und unverfälschten Wettbewerbs.

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Ausschluss zur Sicherstellung der Gleichbehandlung aller Bieter und der Transparenz des Vergabeverfahrens.

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Ausschluss zur Vermeidung unzulässiger Wettbewerbsvorteile.

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Ausschluss zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen und zuverlässigen Auftragsausführung.

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren: Ausschluss zur Wahrung der Transparenz, Gleichbehandlung und Integrität des Vergabeverfahrens.

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Rahmenvertrag Personalmarketing und Employer Branding

Beschreibung: Die Universität Trier steht wie alle öffentlichen Bildungs- und Forschungseinrichtungen vor einer zunehmend wettbewerbsintensiven Situation auf dem Arbeitsmarkt für Fach- und Führungskräfte. Qualifizierte Bewerberinnen und Bewerber - insbesondere in den Bereichen Wissenschaft, IT, Verwaltung und technischer Dienst - werden von einer Vielzahl von Arbeitgebern aus Privatwirtschaft und öffentlichem Sektor umworben. Der erhöhte Bedarf an professionellem Personalmarketing erfordert ein Vorgehen, das operativ entlastend, qualitativ konsistent, gestalterisch und kanalübergreifend einheitlich umgesetzt wird und strategisch anschlussfähig an das neue Markenkonzept der Universität bleibt. Bislang beschränkten sich die Personalmarketingaktivitäten der Universität im Wesentlichen auf die operative Schaltung von Stellenanzeigen in Print- und Onlinemedien. Eine übergeordnete Employer-Branding-Strategie, eine definierte Employer Value Proposition (EVP) sowie ein systematisches, datengestütztes Recruiting-Marketing fehlen bisher. Mit dem Abschluss des Markenprozesses im Laufe des Jahres 2026 schafft die Universität erstmals eine fundierte Grundlage für eine strategisch kohärente Arbeitgeberkommunikation. Die zu beauftragende Agentur muss insbesondere folgende Kompetenzen mitbringen: - fundierte Kenntnis aktueller Markt- und Recruiting-Entwicklungen sowie deren Übertragung auf den Hochschulkontext; - nachweisliche Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Universitäten und im Wissenschafts-Recruiting; - konsequente Orientierung am Employer-Branding-Konzept der Universität und dessen stringente Umsetzung in allen Maßnahmen; - aktive Unterstützung einer konsistenten und wiedererkennbaren Arbeitgeberpositionierung; - hohe kreative und gestalterische Qualität im Einklang mit dem Markenkonzept der Universität; - Entwicklung systematischer, skalierbarer und anwendungsfähiger Formatlogiken für Print und digitale Kanäle; - eigenständige, strukturierte und verlässliche Umsetzung der Aufgaben mit gleichbleibend hoher Qualität, auch bei einer großen Zahl paralleler Ausschreibungen. Vor diesem Hintergrund beabsichtigt die Universität Trier, eine leistungsstarke Agentur als strategischen Partner zu gewinnen, die alle relevanten Leistungen aus einer Hand erbringen kann. Die Notwendigkeit einer integrierten Leistungserbringung ergibt sich insbesondere aus: - der engen inhaltlichen Verzahnung von Strategie, Kreation, Media-Planung und Performance-Optimierung, die eine konsistente Markenführung erfordert; - dem Erfordernis einer einheitlichen Steuerung der Kommunikationsmaßnahmen zur Vermeidung von Qualitätsbrüchen; - der Notwendigkeit, datenbasierte Erkenntnisse aus dem Performance-Marketing direkt in die strategische Weiterentwicklung der Arbeitgebermarke einfließen zu lassen; - der Reduktion von Schnittstellen und Abstimmungsaufwänden auf Seiten der Universität; - dem Ziel einer dauerhaften Qualitätssicherung durch eine Agentur, die den Gesamtprozess vom strategischen Konzept bis zur operativen Umsetzung verantwortet. Die zu beauftragende Agentur soll insbesondere: - eine Employer-Branding-Strategie für die Universität Trier entwickeln und fortlaufend weiterentwickeln; - eine Employer Value Proposition (EVP) definieren, die die Universität Trier als Arbeitgeberin authentisch und differenzierend positioniert; - strategische Beratung zu allen Fragen des Personalmarketings und der Recruiting-Kommunikation leisten - dauerhaft, nicht nur zu Projektbeginn; - operative Recruiting- und Personalmarketingmaßnahmen planen, umsetzen und optimieren; - moderne, zielgruppengerechte Stellenanzeigen und Kampagnen entwickeln und schalten; - digitale Recruiting-Kanäle professionell bespielen und weiterentwickeln; - Performance-Marketing und datenbasierte Optimierung einsetzen; - die neue Website der Universität Trier (Launch geplant für Anfang Q2 2027) bei der Umsetzung eines überzeugenden Karrierebereichs strategisch und operativ begleiten. Alle Details finden Sie im Leistungsverzeichnis bzw. den Vergabeunterlagen.

Interne Kennung: 3301152001/ RV Abt.III/V

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen

Zusätzliche Einstufung (cpv): 79341000 Werbedienste, 79342000 Marketing, 79413000 Marketing-Beratung

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Universitätsring 15

Stadt: Trier

Postleitzahl: 54296

Land, Gliederung (NUTS): Trier, Kreisfreie Stadt (DEB21)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 2 Jahre

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 2

Weitere Informationen zur Verlängerung: Vertragsbeginn 1. Januar 2027 Grundlaufzeit 2 Jahre (1. Januar 2027-31. Dezember 2028) Verlängerungsoption Automatische jährliche Verlängerung um 12 Monate, sofern keine Partei 6 Monate vor Laufzeitende schriftlich kündigt Maximale Gesamtlaufzeit 4 Jahre (bis längstens 31. Dezember 2030); endet automatisch ohne Kündigung Kündigungsfrist 6 Monate zum jeweiligen Laufzeitende Der geschätzte Auftragswert ohne MwSt. ergibt sich aus dem maximal geschätzten Auftragsvolumen für 4 Jahre. Diese Angaben stellen ausschließlich Schätzwerte für die Bieterkalkulation dar und begründen keine Abnahmepflicht des Auftraggebers.

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme:

Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung

Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz

Beschreibung des Eignungskriteriums: Eigenerklärung zum Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre.

Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz

Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz

Beschreibung des Eignungskriteriums: Als Nachweis ist vorzulegen: Erklärung über einen durchschnittlichen Jahresumsatz von mindestens dem Zweifachen des geschätzten jährlichen Auftragsvolumens, mindestens jedoch 200.000 EUR netto, in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2023, 2024, 2025) - belegt durch Eigenerklärung oder Jahresabschlüsse.

Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung

Beschreibung des Eignungskriteriums: Eigenerklärung, dass der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft über eine ausreichende Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung verfügt oder eine Haftpflichtversicherung mit markt-üblichen Haftpflichtdeckungssummen im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird. --> zu erbringender Nachweis: Einreichung eines gültigen Versicherungsscheins

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Beschreibung des Eignungskriteriums: Bieter haben mindestens zwei Referenzprojekte vorzulegen: - Inhaltliche Vergleichbarkeit: Leistungen im Bereich Employer Branding, Personalmarketing oder Recruiting-Kommunikation. - Zeitliche Relevanz: Erbracht in den letzten fünf Jahren (2020-2025). - Wertmäßige Vergleichbarkeit: Auftragsvolumen mindestens 50.000 EUR netto pro Pro-jekt/Jahr. - Mindestens eine Referenz aus dem deutschen öffentlichen Sektor (Behörden, Hochschu-len, öffentliche Unternehmen oder vergleichbare Einrichtungen). Mehrere Aufträge für denselben Auftraggeber werden als separate Referenzen gewertet, sofern sie inhaltlich eigenständige Projekte darstellen. Die Referenzen umfassen folgende Angaben: Bezeichnung der Leistung, Auftraggeber mit Ansprechperson (Name, Telefon, E-Mail), Auftragswert (netto), Leistungszeitraum, kurze Beschreibung der erbrachten Leistungen. Der Auftraggeber behält sich vor, Referenzen zu überprüfen.

Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen

Beschreibung des Eignungskriteriums: II. Qualifikation Kernteam Der Bieter benennt das vorgesehene Kernteam und weist nach: - Projektleitung/Beratung Senior Level: Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Bereich Employer Branding, Personalmarketing oder strategische Kommunikation; Erfahrung in der Steuerung von Projekten mit öffentlichen Auftraggebern. - Deutschsprachigkeit: Alle operativ tätig werdenden Kernteammitglieder verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. - Internationale Sprachkompetenz: Mindestens ein Teammitglied verfügt über Sprachkenntnisse in Englisch und/oder Französisch auf mindestens B2-Niveau. Dies ist angesichts der dreisprachigen Ausrichtung und der Großregion-Lage der Univer-sität Trier erforderlich. - Teamkapazität: Ausreichende personelle Kapazitäten für die gesamte Vertragslauf-zeit; Vertretungsregelungen bei Personalwechsel sind darzustellen. --> Der Nachweis für alle genannten Qualifikationen erfolgt über Kurzlebens-läufe (max. 2 Seiten je Person); weitere Nachweise (wie Zertifikate o. ä.) müssen nicht vorgelegt werden.

Kriterium: Informationssicherheit

Beschreibung des Eignungskriteriums: Sonstiges Beinhaltet das Angebot Beratungs- oder Schulungsleistungen, wird das eingesetzte Personal nicht die "Technologie von L. Ron Hubbard" zur Erfüllung des Auftrags anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbreiten. Der / die Bewerber / Bieter gehört / gehören nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen. Uns ist bewusst, dass eine wissentlich falsche Erklärung im Formblatt unseren Ausschluss vom Wettbewerb und von weiteren Auftragserteilungen zur Folge haben kann. Ich/wir erkläre/n mich/uns damit einverstanden, dass die auftraggebende Stelle jederzeit das Recht hat diese Eigenerklärung zu überprüfen und ich/wir auf Anforderung, notwendige Bescheinigungen, Nachweise und/oder Bestätigungen zuständiger Stellen zum von der auftraggebenden Stelle genannten Zeitpunkt zur Verfügung stellen werde/n. Ich/Wir erkläre/n mich/uns damit einverstanden, dass die von mir/uns mitgeteilten personenbezogenen Daten zum Zweck des Vergabeverfahrens und ggf. zustande kommenden Vertragsverhältnisses verarbeitet und gespeichert werden dürfen. Ich bin/Wir sind damit einverstanden, dass der Name meines/unseres Unternehmens und ggf. weitere rechtlich zugelassenen Inhalte zur Bewerbung oder zum Angebot vor oder nach der Auftragserteilung den nicht berücksichtigten Bewerbenden oder Bietenden mitgeteilt werden.

Kriterium: Supply-Chain-Management

Beschreibung des Eignungskriteriums: Der Bieter erklärt, dass er - soweit für die angebotenen Leistungen relevant - Maßnahmen zur Sicherstellung der Integrität und Nachvollziehbarkeit der Lieferkette erfolgt hat und - soweit gesetzlich vorgesehen - insbesondere die Vorgaben des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz bzw. allgemeine Anforderungen an eine nachhaltige und transparente Lieferkette berücksichtigt.

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis (Gesamthonorarbewertung) [Gewichtung 30 %; GP 6; max.30 Punkte]

Beschreibung: Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot im Sinne des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses (§ 127 Abs. 1 GWB). Erläuterung der Bewertungsmethode (GP-Methode) Jedes Qualitätskriterium wird mit Rohpunkten (RP) von 0 bis 5 bewertet. Diese Rohpunkte werden mit dem jeweiligen Gewichtungsfaktor (GP = Gewichtungspunkte) multipliziert. 1 GP = 5 % Gewichtung Gewichtete Punktzahl = Rohpunkte (0-5) × GP Beispiel: Kriterium II (Konzept) hat 4 GP. Ein Bieter erhält 4 von 5 Rohpunkten. Gewichtete Punkte = 4 × 4 = 16 von maximal 20. Maximal erreichbare Gesamtpunktzahl: 20 GP × 5 RP = 100 Punkte. Bewertungsformel Preis: Der niedrigste Jahresgesamtpreis (Preisblatt C Leistungskorb) erhält die Höchstpunktzahl. Die übrigen Angebote werden im Verhältnis dazu bewertet. Medienkosten und Agenturhonorare sollten dabei nach Möglichkeit getrennt ausgewiesen werden, um die Vergleichbarkeit zu verbessern. RP Abweichung vom günstigsten Angebot GP Punkte 5 Günstigstes Angebot 6 30 4 bis 16,7 % teurer 6 24 3 bis 33,4 % teurer 6 18 2 bis 50,1 % teurer 6 12 1 bis 66,8 % teurer 6 6 0 Mehr als 66,8 % teurer 6 0