1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Kommunale Datenzentrale Mainz - Eigenbetrieb der Stadt Mainz
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Deutschland – Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung – 13.002/2026-20 // KDZ
152635-2026 - Vorankündigung – Direktvergabe
Deutschland – Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung – 13.002/2026-20 // KDZ
OJ S 45/2026 05/03/2026
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Lieferleistungen
1. Beschaffer
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: 13.002/2026-20 // KDZ
Beschreibung: Upgrade und Vertragserweiterung LOGA HR
Kennung des Verfahrens: 0ddea8b7-fa81-4931-a814-8c7a56302b52
Interne Kennung: 13.002/2026-20 // KDZ
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Mainz
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - § 14 Absatz 4 Nr. 2b und 2c VgV
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Upgrade und Vertragserweiterung LOGA HR
Beschreibung: Upgrade P&I LogaAll-In auf P&I LogaHR für den Zeitraum für 96 Monate Option der Vertragsverlängerung zweimal für weitere 12 Monate Option der Nutzung des zusätzlichen P&I LogaHR-Servers für die Nutzung der P&I LogaHR Digitalen Parallelwelt Option der Vertragsverlängerung um zweimal für weitere 12 Monate für die Option der Nutzung des zusätzlichen P&I LogaHR-Servers für die Nutzung der P&I LogaHR Digitalen Parallelwelt
Interne Kennung: 13.002/2026-20 // KDZ
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Option der Vertragsverlängerung zweimal für weitere 12 Monate Option der Nutzung des zusätzlichen P&I LogaHR-Servers für die Nutzung der P&I LogaHR Digitalen Parallelwelt Option der Vertragsverlängerung um zweimal für weitere 12 Monate für die Option der Nutzung des zusätzlichen P&I LogaHR-Servers für die Nutzung der P&I LogaHR Digitalen Parallelwelt
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Mainz
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau - Vergabekammer
Informationen über die Überprüfungsfristen: § 135 Unwirksamkeit (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags einschließlich einer Zusammenfassung der einschlägigen Gründe entsprechend § 134 Absatz 1 Satz 1 unter Berücksichtigung von Absatz 3 Satz 2, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union, sofern in der Bekanntmachung die Angaben entsprechend Absatz 3 Satz 2 enthalten sind. (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Kommunale Datenzentrale Mainz - Eigenbetrieb der Stadt Mainz
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Gegenstand der beabsichtigten Vergabe ist die Vertragsanpassung „Upgrade des Programmes LogaAll-In der Firma P&I auf LogaHR“. Die integrierte Softwarelösung in der Version Loga All-in wird sowohl der Stadtverwaltung Mainz als auch externen kommunalen Kunden in Rheinland-Pfalz durch die KDZ Mainz zur Nutzung bereitgestellt. Der beabsichtigte Vertrag beinhaltet neben dem Upgrade auf LOGA HR auch die weitere Einräumung von Nutzungsrechten für den aktuellen Lizenzbestand, Softwarepflege sowie den Support; inklusive Verlängerungsoption. Gemäß § 14 (4) Nr. 2 VgV kann ein Auftrag im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb vergeben werden, wenn aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist und der Auftrag nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden kann. Es handelt sich um das Upgrade der bestehenden Personalwirtschaftsplattform LOGA und damit die teilweise Erneuerung und Erweiterung von Leistungen des ursprünglichen Auftragnehmers, also dem aktuellen Vertragspartner P&I Personal & Informatik AG. Die entsprechenden urheberrechtlich geschützten Nutzungsrechte für die Installation, den Betrieb und die beabsichtigte Nutzung kann nur der Hersteller einräumen. Eine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung (§ 14 Abs. 6 VgV) gibt es aus folgenden Gründen nicht: Die Upgrade-Version verfügt hierbei als modernisiertes Produkt als einziges System alle benötigten integrierte Funktionalitäten, die den Zukauf anderer Produkte über Schnittstellen erübrigen, welche ihrerseits die Gefahr von Fehlfunktionen, Kompatibilitätsproblemen und höherem Zeit- und Kostenaufwand sowie erheblichen und nicht vorhersehbaren Sicherheitsrisiken bei der Verarbeitung von sensiblen personenbezogenen Daten mit sich bergen. Die Anforderung einer integrierten Personalwesen-Fachanwendung für alle Bereiche stellt auch keine künstliche, diskriminierende Verengung des Marktes dar; erheblicher Vorteil ist eben das Fehlen von Schnittstellen, trotz der Vielzahl der einzelnen Funktionalitäten. Sämtliche Module nutzen die gleiche Datenbasis. Für alle Kunden der KDZ Mainz, die bisher das Produkt P&I Loga All-in nutzen, entfällt bei einem Upgrade auf P&I Loga HR eine Datenmigration. Dies ist nicht nur kostengünstiger, sondern eliminiert auch die Gefahr eines Datenverlusts. Die mit der Personalverwaltung bei der Stadt Mainz und den externen Kunden befassten Beschäftigten verfügen bereits über umfassende Erfahrung mit der bestehenden P&I Loga All-in. Durch ihre langjährige Nutzung und die damit verbundene Expertise ist keine bzw. nur eine geringe zusätzliche Schulungs- oder Einarbeitungsphase erforderlich. Diese Kontinuität ist besonders wichtig angesichts des hohen Arbeitsaufkommens, da sie eine reibungslose Fortführung der etablierten und gelebten Prozesse ermöglicht. Das Personal ist bereits umfassend in der Nutzung der bestehenden Software geschult und vertraut mit deren Handhabung. Diese bestehende Expertise minimiert das Risiko von Bedienungsfehlern und erhöht die Effizienz und Sicherheit.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0000
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: P&I Personal & Informatik AG
Angebot:
Kennung des Angebots: FSW-M213
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: ja
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 13.002/2026-20 // KDZ
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Kommunale Datenzentrale Mainz - Eigenbetrieb der Stadt Mainz
Registrierungsnummer: Berichtseinheit-ID 00004114
Stadt: Mainz
Postleitzahl: 55131
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
Telefon: +49 6131 121600
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau - Vergabekammer
Registrierungsnummer: USt-ID:DE355604198
Stadt: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
Telefon: +49 6131 162234
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: P&I Personal & Informatik AG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: Umsatzsteueridentifikationsnummer DE 812576084
Stadt: Wiesbaden
Postleitzahl: 65205
Land, Gliederung (NUTS): Wiesbaden, Kreisfreie Stadt (DE714)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Offizielle Bezeichnung: P&I Personal & Informatik AG
Gewinner dieser Lose: LOT-0000
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 5ec4f411-cf3f-4ef8-9069-76b3c12de8ba - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 04/03/2026 13:13:45 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 152635-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 45/2026
Datum der Veröffentlichung: 05/03/2026