Öffentliche Ausschreibung Mainz 2025 Deutschland – Bereitstellung von Software – Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) 2025-10-06

Deutschland – Bereitstellung von Software – Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS)

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen

E-Mail: vergabestelle@impp.de

Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS)

Beschreibung: Gegenstand der Ausschreibung ist ein EVB-IT Systemvertrag, der die Erstellung des nachfolgend beschriebenen Gesamtsystems, einschließlich der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft durch den Auftragnehmer auf der Grundlage eines Werkvertrages und soweit nachfolgend vereinbart der Systemservice und die Weiterentwicklung des Gesamtsystems zum Inhalt hat. (Einführung einer neuen on-premise DMS-Software, die das Verwaltungshandeln des Auftraggebers nach Maßgabe der Vergabeunterlagen abbilden soll.) Die Einführung umfasst insbesondere die Überlassung der Softwarelizenzen auf Dauer, die Installation, Anbindung, Konzeption, sukzessive Einführung, Implementierung / Customizing / Konfiguration /Parametrisierung, Einweisungen, Hypercareunterstützung, Schulungen, Systemservice , Monitoring und Weiterentwicklung für 60 Monate ab Abnahme.

Kennung des Verfahrens: eabd3599-94fc-4853-9a8e-9125504ddba5

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Rheinstr. 4f

Stadt: Mainz

Postleitzahl: 55116

Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung

Korruption: §§ 123, 124 GWB

Betrug: §§ 123, 124 GWB

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: §§ 123, 124 GWB

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: §§ 123, 124 GWB

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: §§ 123, 124 GWB

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: §§ 123, 124 GWB

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: §§ 123, 124 GWB

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: §§ 123, 124 GWB

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: §§ 123, 124 GWB

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: §§ 123, 124 GWB

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: §§ 123, 124 GWB

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: §§ 123, 124 GWB

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: §§ 123, 124 GWB

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: §§ 123, 124 GWB

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: §§ 123, 124 GWB

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: §§ 123, 124 GWB

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: §§ 123, 124 GWB

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: §§ 123, 124 GWB

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: §§ 123, 124 GWB

Zahlungsunfähigkeit: §§ 123, 124 GWB

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: §§ 123, 124 GWB

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: §§ 123, 124 GWB

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS)

Interne Kennung: LOT-0001 E53744996

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software

Optionen:

Beschreibung der Optionen: Zeile 8 Preisblatt OPTION A1: Nachkauf einer Lizenz der DMS-Software (Stückpreis) , Einräumung der Nutzungsrechte auf Dauer und Leistung betreffend Systemservice und Weiterentwicklung gemäß Nr. 5 und Nr. 6 EVB-IT Systemvertrag für 60 Monate für 130 Lizenzen (Jahr 1 -5 nach Abnahme), Preis pro Jahr pro nachgekaufte Lizenz der DMS-Software: 60 Monate Systemservice und Weiterentwicklung, Preis pro Jahr Zeile 10 Preisblatt: Option B1 : Verlängerung von Zeile 9 Systemservice und Weiterentwicklung für weitere 60 Monate => Jahr 6 - 10 nach Abnahme, Preis pro Jahr Zeile 11 Preisblatt: OPTION B2: Verlängerung OPTION B1 für weitere 60 Monate, Preis pro Jahr Zeile 12 - 14 Preisblatt: OPTION C: Schulung (weitere als in Zeile 7 berücksichtigt) im Umfang von 4 Stunden; mehrfach ausübbar in den Jahren 1 - 5 ab Abnahme, ggf. userspezifisch - Vor Ort (Variante 1) - remote (Variante 2) Zeile 15 Preisblatt: OPTION E zusätzliche Leistungen (in den ersten 5 Jahren) a) Beratung b) Programmierung c) Hypercare

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Rheinstr. 4f

Stadt: Mainz

Postleitzahl: 55116

Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 60 Monate

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja

Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:freelance#, #Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#, #Besonders auch geeignet für:selbst# Die Bestimmungen des LTTG und des MiLoG sind einhalten. Es ist eine Erklärung bzgl. Sanktionen gegen Russland (Eigenerklärung-VO-2022-833) abzugeben.

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Beschreibung: Es müssen mindestens zwei mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Referenzen vorgelegt werden. Als vergleichbar gilt eine Referenz, wenn sie die folgenden Anforderungen erfüllt: 1. Einführung (IT-Implementierung samt Schulung), Betrieb und Pflege DMS (on-premise oder SaaS-Anwendung) 2. Mindestens eine Referenz muss aus dem öffentlichen Bereich (eine Hochschule, Institut oder Behörde) stammen 3. Beide Referenzen müssen die User-Anzahl von mindestens 101 ausweisen. Anhand dieses Kriteriums erfolgt wie folgt auch die Eingrenzung des Teilnehmerkreises: Der Auftraggeber behält sich vor, den Kreis der geeigneten Bewerber einzugrenzen, die zur Angebotsabgabe in der zweiten Phase des Verfahrens aufgefordert werden. - Die Eingrenzung erfolgt auf 3 bis 5 Bewerber und richtet sich nach der Anzahl der vergleichbaren Referenzen. - Über die Mindestanzahl von 2 Referenzen hinaus erhält der Bewerber pro weitere passgenaue Referenz (alle Kriterien bis auf das Erfordernis "öffentlicher Bereich") jeweils 3 Punkte. - Für eine passgenaue Referenz aus dem öffentlichen Bereich erhält der Bewerber 5 Punkte. - Es können maximal 30 Punkte erreicht werden. Die Rangfolge der Bewerber wird anhand der Gesamtpunktzahl ermittelt. Landen mehre-re Bewerber auf dem gleichen Rang, kommen beide/alle weiter, langen mehrere Bewer-ber punktgleich auf dem letzten Rang, wird gelost.

Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Kriterium: Eintragung in das Handelsregister

Beschreibung: Angaben zum Nachweis für die Erlaubnis zur Berufsausübung: Eigenerklärung zur Eintragung in das Handelsregister. Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle, insbesondere falls das Angebot in die engere Wahl kommt, ist zur Bestätigung meiner/unserer Erklärung die folgenden Unterlagen vorlegen: Bestätigung aus dem Berufs- oder Handelsregister (oder vergleichbarer Nachweis des Herkunftslandes).

Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung

Beschreibung: Eigenerklärung über eine bestehende Berufshaftpflichtversicherung. Alternativ kann eine Erklärung abgegeben werden, dass eine den nachfolgend benannten Anforderungen entsprechende Berufshaftpflichtversicherung im Auftragsfall für das Projekt abgeschlossen wird. Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle, insbesondere falls das Angebot in die engere Wahl kommt, sind zur Bestätigung der Erklärung die folgenden Unterlagen vorlegen: Bestätigung des Versicherungsgebers über eine bestehende Berufshaftpflicht mit entsprechenden Deckungssummen bzw. Erklärung des Versicherungsgebers, dass eine solche Versicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird. Mindestanforderung: Mindestdeckungssumme von 5 Mio. EUR je Schadensfall für Personenschäden sowie 5 Mio. EUR für sonstige Schäden, wobei der Betrag je Versicherungsjahr und Fall zweifach maximiert sein muss. Eine projektbezogene Aufstockung der bestehenden Berufshaftpflichtversicherung im Auftragsfall wird akzeptiert. In diesem Fall ist eine Erklärung des abzugeben, dass eine den Mindeststandards entsprechende Berufshaftpflichtversicherung im Auftragsfall für das Projekt abgeschlossen wird.

Kriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz

Beschreibung: 1. Gesamtumsatz des Unternehmens 2. Umsatz des Unternehmens mit vergleichbaren Leistungen Vergleichbar sind Leistungen mit DMS (on premise oder SaaS-Anwendung) Mindestanforderung: Mindestens 500.000 € netto durchschnittlich pro Jahr.

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

Beschreibung: Wirtschaftsauskunft: Der Bieter hat eine Auskunft der Creditreform mit der Aufschlüsselung des Rankings des bewerbenden Unternehmens seinem Teilnahmeantrag beizufügen.

Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen

Beschreibung: Sprachlevel

Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:

Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3

Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5

Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden

Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben

5.1.11.

Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.subreport.de/E53744996

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Verfahrensbedingungen:

Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 17/11/2025

Bedingungen für die Einreichung:

Elektronische Einreichung: Erforderlich

Adresse für die Einreichung: https://www.subreport.de/E53744996

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Nicht zulässig

Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig

Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 03/11/2025 10:00:00 (UTC+1) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: Die Nachforderung erfolgt gemäß § 56 VgV.

Auftragsbedingungen:

Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein

Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig

Aufträge werden elektronisch erteilt: ja

Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau

Informationen über die Überprüfungsfristen: Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen § 134 GWB: Nach § 160 GWB gelten nachfolgende Vorgaben und Fristen für Rechtsbehelfe: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung die Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen

Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen

Organisation, die Angebote bearbeitet: Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen

8. Organisationen

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen

Registrierungsnummer: t.:0049613128130

Postanschrift: Rheinstr. 4f

Stadt: Mainz

Postleitzahl: 55116

Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)

Land: Deutschland

Kontaktperson: Julia von Haussen

E-Mail: vergabestelle@impp.de

Telefon: 000

Internetadresse: https://www.impp.de

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

Organisation, die Angebote bearbeitet

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau

Registrierungsnummer: Leitweg-ID: 07-0001801100000-05

Postanschrift: Stiftsstraße 9

Stadt: Mainz

Postleitzahl: 55116

Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)

Land: Deutschland

Internetadresse: https://mwvlw.rlp.de/ministerium/zugeordnete-institutionen-1/vergabekammer

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: a33dacb3-a552-4132-8b52-159eba045f9c - 01

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Unterart der Bekanntmachung: 16

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 02/10/2025 14:47:52 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 652979-2025

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 191/2025

Datum der Veröffentlichung: 06/10/2025

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