Öffentliche Ausschreibung Koblenz 2025 Deutschland – Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung – Aktenerfassung inkl. Aktentransport 2025-05-16

Deutschland – Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung – Aktenerfassung inkl. Aktentransport

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Land Rheinland-Pfalz, vertreten durch das Landesamt für Finanzen

E-Mail: Vergabe@lff.rlp.de

Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Aktenerfassung inkl. Aktentransport

Beschreibung: Das Landesamt für Finanzen (LfF) beabsichtigt, die Aktenerfassung inkl. Aktentransport (Erstellung einer Anbietungsliste zur Vorbereitung der Abgabe von Akten des Amtes für Wiedergutmachung an die Landesarchivverwaltung inklusive Aktentransport) beim LfF, Außenstelle Amt für Wiedergutmachung (AfW), an einen externen Dienstleister zu vergeben. Vonseiten des Auftragnehmers soll die Erfassung bzw. die Erstellung einer Anbietungsliste zur Vorbereitung der Abgabe von Akten des Amtes für Wiedergutmachung an die Landesarchivverwaltung inclusive Aktentransport sowie die zugehörigen Vor- und Nacharbeiten erbracht werden. Nähere Informationen zum Leistungsgegenstand können Sie der Leistungsbeschreibung entnehmen.

Kennung des Verfahrens: 453fc9ad-f9f6-460a-91fc-096373bdb215

Interne Kennung: O 1080 V 24 - AfW

Verfahrensart: Offenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

Zentrale Elemente des Verfahrens: Vergabeunterlagen ---- Die Vergabeunterlagen sind im Vergabesatelliten abrufbar. Die Unterlagen sind in zwei Teile wie folgt gegliedert: ---- "Vom Unternehmen auszufüllende Dokumente" und "Vertragsbedingungen" Dieser Teil umfasst die Unterlagen und Vordrucke die von der Vergabestelle zur Verfügung gestellt werden und die von den Bietern im Rahmen der Angebotserstellung (ausgefüllt) an die Vergabestelle einzureichen sind. ---- "Leistungsbeschreibungen" und "Sonstiges" Diese Teile umfassen ebenfalls Unterlagen und Dokumente, die für die Kalkulation der Angebote wichtig sind. Diese Dokumente müssen im Rahmen der Angebotseinreichung von Ihnen nicht erneut hochgeladen werden. ---- Mit der Unterschrift/Ihrem Namen auf dem Angebotsvordruck bestätigen Sie, dass Sie diese Dokumente zur Kenntnis genommen haben und diese -im Falle der Zuschlagserteilung- zu der zu erbringenden Leistung gehören.

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 75130000 Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung

2.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Saarburg

Postleitzahl: 54439

Land, Gliederung (NUTS): Trier-Saarburg (DEB25)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPDYYZYFWR

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Es ist eine Eigenerklärung im Vordruck "B_Bieterformblatt" (Ziffer 2.1) abzugeben.

Korruption: Es ist eine Eigenerklärung im Vordruck "B_Bieterformblatt" (Ziffer 2.1) abzugeben.

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Es ist eine Eigenerklärung im Vordruck "B_Bieterformblatt" (Ziffer 2.1) abzugeben.

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Es ist eine Eigenerklärung im Vordruck "B_Bieterformblatt" (Ziffer 2.1) abzugeben.

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Es ist eine Eigenerklärung im Vordruck "B_Bieterformblatt" (Ziffer 2.1) abzugeben.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Es ist eine Eigenerklärung im Vordruck "B_Bieterformblatt" (Ziffer 2.1) abzugeben.

Betrugsbekämpfung: Es ist eine Eigenerklärung im Vordruck "B_Bieterformblatt" (Ziffer 2.1) abzugeben.

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Es ist eine Eigenerklärung im Vordruck "B_Bieterformblatt" (Ziffer 2.1) abzugeben.

Zahlungsunfähigkeit: Es ist eine Eigenerklärung im Vordruck "B_Bieterformblatt" (Ziffer 2.1) abzugeben.

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Es ist eine Eigenerklärung im Vordruck "B_Bieterformblatt" (Ziffer 2.1) abzugeben.

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Es ist eine Eigenerklärung im Vordruck "B_Bieterformblatt" (Ziffer 2.1) abzugeben.

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Es ist eine Eigenerklärung im Vordruck "B_Bieterformblatt" (Ziffer 2.1) abzugeben.

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Es ist eine Eigenerklärung im Vordruck "B_Bieterformblatt" (Ziffer 2.1) abzugeben.

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Es ist eine Eigenerklärung im Vordruck "B_Bieterformblatt" (Ziffer 2.1) abzugeben.

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Es ist eine Eigenerklärung im Vordruck "B_Bieterformblatt" (Ziffer 2.1) abzugeben.

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Es ist eine Eigenerklärung im Vordruck "B_Bieterformblatt" (Ziffer 2.1) abzugeben.

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Es ist eine Eigenerklärung im Vordruck "B_Bieterformblatt" (Ziffer 2.1) abzugeben.

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Es ist eine Eigenerklärung im Vordruck "B_Bieterformblatt" (Ziffer 2.1) abzugeben.

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Es ist eine Eigenerklärung im Vordruck "B_Bieterformblatt" (Ziffer 2.1) abzugeben.

Entrichtung von Steuern: Es ist eine Eigenerklärung im Vordruck "B_Bieterformblatt" (Ziffer 2.1) abzugeben.

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Es ist eine Eigenerklärung im Vordruck "B_Bieterformblatt" (Ziffer 2.1) abzugeben.

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Aktenerfassung inkl. Aktentransport

Beschreibung: Nähere Informationen zum Leistungsgegenstand können Sie den Vergabunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung, entnehmen.

Interne Kennung: O 1080 V 24 - AfW

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 75130000 Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung

Optionen:

Beschreibung der Optionen: Die regelmäßige Vertragslaufzeit beträgt vier Jahre mit zwei Verlängerungsoptionen für je ein Jahr (4 + 1 + 1).

5.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Saarburg

Postleitzahl: 54439

Land, Gliederung (NUTS): Trier-Saarburg (DEB25)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 4 Jahre

5.1.4.

Verlängerung

Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Die regelmäßige Vertragslaufzeit beträgt vier Jahre mit zwei Verlängerungsoptionen für je ein Jahr (4 + 1 + 1).

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein

Zusätzliche Informationen: Eine losweise Vergabe entfällt. In Anbetracht der spezifischen Anforderungen und der sensiblen Natur der Entschädigungsakten des Landes Rheinland-Pfalz, die aus der Zeit des Nationalsozialismus stammen, ist ein Verzicht auf das Losverfahren gerechtfertigt (vgl. nachfolgende detaillierte Begründung). Nach einer umfassenden Abwägung der widerstreitenden Belange stehen die technischen und wirtschaftlichen Gründe für eine Gesamtvergabe im Vordergrund. Die Akten des LfF, AfW besitzen eine historische Bedeutung und sind Teil des Dokumentenerbes der Bundesrepublik Deutschland. Sie enthalten hochsensible Daten der verfolgten Personen, deren Schutz höchsten datenschutzrechtlichen und archivrechtlichen Standards unterliegt. Ein Zugang zu diesen Akten darf nur unter strengen Voraussetzungen gewährt werden, um die Privatsphäre der Betroffenen und Ihrer Angehörigen zu wahren. Darüber hinaus ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Entnahme der Akten aus den Unterbringungsräumlichkeiten in direkter Verbindung mit der Eingabe in das Datenerfassungssystem erfolgt. Nur so kann eine effektive Kontrolle und Nachvollziehbarkeit sichergestellt werden. Die Trennung der Leistungen würde nicht nur die Effizienz gefährden, sondern auch die Qualität der Leistung beeinträchtigen. Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist die Vermeidung von Pflichtversäumnissen: Bei der Einbindung mehrerer Auftragnehmer besteht die latente Gefahr, dass Mängel in der Ausführung stets einem anderen zugeschoben werden. Um diesem Risiko entgegenzuwirken, ist eine Gesamtvergabe unumgänglich, um klare Verantwortlichkeiten zu definieren und die Integrität des gesamten Prozesses zu gewährleisten. Deshalb sollte möglichst nur ein Unternehmen einbezogen werden. Eine Aufteilung in Teil- und/oder Fachlose verbietet sich vor diesem Hintergrund.

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Kriterium:

Art: Eignung zur Berufsausübung

Bezeichnung: Befähigung zur Berufsausübung

Beschreibung: (1) Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB vorliegen, oder andernfalls entsprechende Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB getroffen wurden; gemäß B_BieterFormblatt, Ziffer 2.1. ---- (2) Aussagekräftige Unternehmensdarstellung unter Angabe von Firma, Sitz, Gegenstand, Rechtsform, Geschäftsleitung des Unternehmens, kurze Beschreibung des Tätigkeitsbereichs (Arbeitsbereiche, Leistungsspektrum), Benennung des Ansprechpartners für die Bewerbung sowie der Darstellung und Erläuterung der Konzernstruktur, der Eigentums- und Beteiligungsverhältnisse und der Haftungsstruktur; gemäß Bieter-Formblatt, Anlage B2; ---- (3) Vorlage einer aktuellen Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft; gemäß Bieter-Formblatt, Anlage B3; ---- (4) Vorlage einer aktuellen Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse, bei der die überwiegende Zahl der Mitarbeiter versichert ist; gemäß Bieter-Formblatt, Anlage B4; ---- (5) Der/Die Teamkoordinator:in muss über einschlägige Erfahrungen im Bereich der Personalführung/Leitungsfunktion verfügen; gemäß Bieter-Formblatt, Anlage B5;

Kriterium:

Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Bezeichnung: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Beschreibung: (1) Erklärung über den Umsatz des Unternehmens bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre, soweit er Tätigkeitsbereiche betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Aufträgen; gemäß B_Bieter-Formblatt, Ziffer 3.1 ---- (2) Nachweis einer Haftpflichtversicherung (Deckungssummen je Schadensfall): Personenschäden 10 Mio. EUR Sachschäden 10 Mio. EUR Vermögensschäden 10 Mio. EUR oder die Erklärung des aktuellen Versicherers darüber, dass eine solche Versicherung im Falle der Auftragserteilung zum Zeitpunkt der Leistungserbringung abgeschlossen wird; gemäß Bieter-Formblatt, Anlage B6. Im Falle der Erklärung hat der Bieter den Nachweis über die genannten Versicherungssummen nach Information, dass er für den Zuschlag vorgesehen ist, unaufgefordert innerhalb von 7 Kalendertagen vorzulegen.

Kriterium:

Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Bezeichnung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Beschreibung: (1) Es werden mindestens 2 vergleichbare Referenzen gefordert. Nähere Einzelheiten sind dem Vordruck B7 zu entnehmen. ---- Die Einreichung der Referenzen erfolgt als Anlage B7_Referenzen mittels des zur Verfügung gestellten Vordrucks. ---- (2) Erklärung zur Zahl der in den letzten drei Geschäftsjahren jahres-durchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte, gegliedert nach Berufsgruppen und Benennung der Anzahl der Führungskräfte, gemäß B_Bieter-Formblatt, Ziffer 4.2 ---- (3) Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen an Nachunternehmer zu vergeben beabsichtigt bzw. ob der Bieter sich im Rahmen der Eignungsleihe der Kapazitäten eines anderen Unternehmens bedient; gemäß Bieter-Formblatt, Anlage B8.

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: Nähere Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem Dokument "Zuschlagskriterien".

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 70,00

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Güte des angebotenen Leistungskonzepts

Beschreibung: Nähere Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem Dokument "Zuschlagskriterien".

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 30,00

5.1.11.

Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch

Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 10/06/2025 23:59:59 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://Landesverwaltung.vergabe.rlp.de/VMPSatellite/notice/CXPDYYZYFWR/documents

Ad-hoc-Kommunikationskanal:

URL: https://Landesverwaltung.vergabe.rlp.de/VMPSatellite/notice/CXPDYYZYFWR

5.1.12.

Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung:

Elektronische Einreichung: Erforderlich

Adresse für die Einreichung: https://Landesverwaltung.vergabe.rlp.de/VMPSatellite/notice/CXPDYYZYFWR

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig

Varianten: Nicht zulässig

Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig

Frist für den Eingang der Angebote: 17/06/2025 07:00:00 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:

Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.

Zusätzliche Informationen: Es gelten die Regelungen des § 56 VgV.

Auftragsbedingungen:

Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein

Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: (1) Haftpflichtversicherung mit Deckungssummen je Schadensfall: Personenschäden 10 Mio. EUR Sachschäden 10 Mio. EUR Vermögensschäden 10 Mio. EUR ----- Im Übrigen: Siehe Anschreiben "Aufforderung zur Angebotsabgabe", Ziffer 10.4.

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich

Aufträge werden elektronisch erteilt: nein

Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammer beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Land Rheinland-Pfalz, vertreten durch das Landesamt für Finanzen

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Land Rheinland-Pfalz, vertreten durch das Landesamt für Finanzen

TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

8. Organisationen

8.1.

ORG-0001

Offizielle Bezeichnung: Land Rheinland-Pfalz, vertreten durch das Landesamt für Finanzen

Registrierungsnummer: 07-0011470100000-91

Stadt: Koblenz

Postleitzahl: 56073

Land, Gliederung (NUTS): Koblenz, Kreisfreie Stadt (DEB11)

Land: Deutschland

E-Mail: Vergabe@lff.rlp.de

Telefon: 0261 4933 37920

Rollen dieser Organisation:

Beschaffer

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1.

ORG-0002

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau

Registrierungsnummer: DE355604198

Postanschrift: Stiftsstraße 9

Stadt: Mainz

Postleitzahl: 55116

Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)

Land: Deutschland

E-Mail: vergabekammer.rlp@mwvlw.rlp.de

Telefon: +49 6131 16 2234

Rollen dieser Organisation:

Überprüfungsstelle

8.1.

ORG-0003

Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83

Stadt: Bonn

Postleitzahl: 53119

Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)

Land: Deutschland

E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de

Telefon: +49228996100

Rollen dieser Organisation:

TED eSender

Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 4575b253-953d-4d30-bf47-1b32e877ca09 - 01

Formulartyp: Wettbewerb

Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung

Unterart der Bekanntmachung: 16

Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 15/05/2025 06:30:30 (UTC+2) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit

Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 318406-2025

ABl. S – Nummer der Ausgabe: 94/2025

Datum der Veröffentlichung: 16/05/2025

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