1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universitätsmedizin der Johannes Gutenberg-Universität Mainz
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Klinikverwaltungssystem ZMK
Beschreibung: Die Universitätsmedizin der Johannes Gutenberg-Universität Mainz KdöR beabsichtigt, einen Auftrag über die Beschaffung eines Klinikverwaltungssystems ZMK gemäß den beiliegenden Unterlagen zu vergeben.
Kennung des Verfahrens: 949d09ef-b7de-4fdd-8674-2ad6de3d0412
Interne Kennung: GBE-2024-0582
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
Zentrale Elemente des Verfahrens: Das Vergabeverfahren wird als offenes Verfahren nach den §§ 97 ff. GWB, 15 VgV geführt. Lose i. S. v. § 30 Abs. 1 - 3 VgV werden nicht gebildet.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48180000 Medizinsoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48814200 Patientenverwaltungssystem, 48814000 Medizinische Informationssysteme
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Mainz
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4Y8L5N52
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Klinikverwaltungssystem ZMK
Beschreibung: Die Universitätsmedizin der Johannes Gutenberg-Universität Mainz KdöR ("UM Mainz") ist die einzige medizinische Einrichtung der Supramaximalversorgung in Rheinland-Pfalz und ein international anerkannter Wissenschaftsstandort. Ein wichtiger Bestandteil der UM Mainz sind unter anderem die Kliniken und Polikliniken für Zahn-, Mund-, und Kieferkrankheiten ("ZMK") mit einer jährlichen vollstationären Fallzahl von 1.550 . Die ZMK-Polikliniken inklusive Privatambulanzen-ZMK weisen eine ambulante Fallzahl von ca. 39.000 Fällen pro Jahr auf. Die UM Mainz erkennt die Notwendigkeit einer Modernisierung ihres zahnärztlichen Klinikverwaltungssystems "visident" und sucht daher nach einem zeitgemäßen System für die ZMK, welches die Anfor-derungen einer modernen universitären Klinik vollständig abbildet. Ein performantes Klinikverwaltungssystem ist essenziell für die Förderung von effizienten und patientensicherheitsorientierten Arbeitsabläufen. Die ZMK-Abrechnung kann nicht über das medizinische KIS abgebildet werden und bedarf spezieller ZMK-Software. Das bisherige System "visident" entspricht nicht mehr den heutigen Anforderungen an den Datenschutz. Deshalb soll in den ZMK-Polikliniken ein neues System, welches eine digitalen Patientenakte, Dokumentations- und Abrechnungssystem inkl. Studierendenverwaltung beinhaltet, implementiert werden. Durch dieses System soll sowohl der Datenschutz als auch die Dokumentation verbessert, als auch Zeit eingespart werden, wodurch eine bessere Patientenversorgung ermöglicht wird. Durch eine bessere Integration des Zielsystems in die bestehende IT-Architektur soll ein besseres Controlling ermöglicht werden. Zudem kann mittels des neuen Klinikverwaltungssystems in der ZMK ein technologischer Fortschritt für die UM Mainz erzielt werden. Das Zielsystem muss in die bestehende IT-Systemlandschaft (u.a. dem Klinikinformationssystem (KIS)) integriert werden, sodass ein strukturierter Datentransfer zwischen den klinischen Systemen er-folgen kann. Des Weiteren muss das Zielsystem die Verwaltung und Abrechnung zahnärztlichen Leistungen (inkl. Studentenbehandlungen), sowie die Direktabrechnung mit den Kostenträgern ermöglichen. Die UM Mainz beabsichtigt daher die Beauftragung eines externen Dienstleisters zur Bereitstellung und Sicherstellung der Betriebsfähigkeit des Zielsystems.
Interne Kennung: GBE-2024-0582
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferungen
Haupteinstufung (cpv): 48180000 Medizinsoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48814200 Patientenverwaltungssystem, 48814000 Medizinische Informationssysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Mainz
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 5 Jahre
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Die Auftraggeberin behält sich vor, den Vertrag einmalig um weitere fünf Jahre zu verlängern.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Aktueller Nachweis, dass das Unternehmen im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertrags-staates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem es ansässig ist. Im Fall der Beteiligung als Bietergemeinschaft ist der Nachweis von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. Der Nachweis darf nicht älter als sechs Monate ab Veröffentlichung der EU-Bekanntmachung sein
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Kopie des gültigen Haftpflichtversicherungsscheins in Höhe von mindestens EUR 1 Mio. für Personen- und Sachschäden sowie in marktüblicher Höhe für Vermögensschäden zweifach maximiert für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres. Im Fall der Beteiligung als Bietergemeinschaft ist der Nachweis von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. Der Nachweis ist spätestens bei Zuschlag einzureichen.
Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung: Der Bieter hat mit seinem Angebot das Formblatt abzugeben, aus dem die folgenden Angabe hervorgehen muss: Angabe eines durchschnittlichen Netto-Jahresumsatzes von mindestens 500.000 EUR in den letzten drei Geschäftsjahren.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung: Angabe der Anzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jeweils im Jahresdurchschnitt im EWR beschäftigten Mitarbeitenden im Bereich Klinikverwaltungssystem (Vollzeitäquivalente), wobei die Anzahl mindestens zehn Mitarbeitende in diesem Bereich betragen muss.
Kriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung: Das Vorhandensein einer gültigen Zertifizierung zum Qualitätsmanagement nach ISO 9001 (oder gleichwertig) (Nichtvorlage führt zum Ausschluss).
Kriterium: Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Beschreibung: Sofern die angebotene Software als Medizinprodukt zertifiziert ist, ist eine EU-Konformitätserklärung mit allen dazugehörigen Zertifikaten beizufügen.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten
Beschreibung: Der Bieter hat mit seinem Angebot mindestens zwei mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten fünf Jahren einzureichen. Jedes dieser Referenzprojekte muss die erfolgreiche SAP-Anbindung über HL7 zur Übertragung von Patientenstammdaten sowie Versichertendaten und Auftragsdaten umfassen. Mit Abgabe eines Angebotes erklärt sich der Bieter mit der Prüfung vorgelegter Referenzen einverstanden.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Die Ermittlung der Kennzahl P wird wie folgt vorgenommen: Im Rahmen der preislichen Wertung können maximal 1.200 Punkte erreicht werden. Für die Angebotswertung wird der Preis in folgender Art und Weise auf eine Punkteskala von 0 bis 1200 umgerechnet: 1.200 Punkte erhält das Angebot mit dem niedrigsten Wertungspreis. 0 Punkte erhält ein fiktives Angebot, da doppelt so hoch ist wie der niedrigste Angebotspreis. Sämtliche Angebote, die über diesem Betrag liegen, werden ebenfalls mit 0 Punkten bewertet. Die Punktebewertung für die zwischen diesen Wertungen liegenden Preise erfolgt über eine lineare Interpolation. Alle weiteren Angebotspreise werden rechnerisch in ein prozentuales Verhältnis zum günstigsten Preis gesetzt und entsprechend anteilsmäßig mit Punkten bewertet. Folgende Formel wird für die Berechnung zugrunde gelegt: P=Günstigster Preis/Eigener Preis*1200 Der Wert P fließt zu 30 % in Z ein
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistung
Beschreibung: Die Kennzahl L wird anhand der in der Bewertungsmatrix aufgeführten Bewertungskriterien berechnet. Bei der Ermittlung der Kennzahl L wird die Erfüllung des jeweiligen Bewertungskriteriums im Angebot des Bieters gemäß des Wertungsmaßstabs in der Bewertungsmatrix bewertet. Wo erforderlich, reicht der Bieter mit seinem Angebot entsprechende Konzepte für die auftragsgegenständliche Leistung ein. Die Konzepte müssen dabei auf die in der Bewertungsmatrix genannten Kriterien eingehen (pro Kriterium maximal drei DIN A4 Seiten bei Schriftgröße 11, Schriftart Arial und Zeilenabstand 1,5). Bei der Ermittlung der Kennzahl L wird zudem die Produktvorstellung (s. Ziff. 9 der Verfahrensbedingungen) gemäß des Wertungsmaßstabs in der Bewertungsmatrix bewertet. Insgesamt kann der Bieter hier 1200 Leistungspunkte erreichen. Die detaillierte Beschreibung und Gewichtung der Einzelkriterien sind der Anlage 5 (Bewertungsmatrix) zu entnehmen. Das errechnete Produkt geht mit einer Gewichtung von 70 % - wie in der Formel abgebildet - in die Berechnung des Wertes Z ein.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 70,00
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 26/05/2025 23:59:59 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
Name: Sollten sich Rückfragen zum Vergabeverfahren ergeben, so sind diese über die Vergabeplattform "DTVP" über die Funktion "Kommunikation" an die Vergabestelle zu richten.
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 02/06/2025 12:00:00 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 2 Monate
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Vergabestelle behält sich entsprechend § 56 VgV vor, Bieter aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 02/06/2025 12:00:00 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: 1. Bei Zuschlag sind der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DS-GVO (Anlage 15) sowie die Individualvereinbarung zum Auftragsverarbeitungsvertrag (Anlage 16) einzureichen. 2. Bei Zuschlag ist die Geheimhaltungs- und Nichtverwertungsvereinbarung einzureichen. 3. Bei Zuschlag ist die Verpflichtung zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit im Umgang mit personenbezogenen Daten und zur Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen einzureichen. 4. Nach Zuschlag und auf gesonderte Aufforderung des zuständigen Fachbereichs ist ggf. ein Masernschutz gem. § 20 Absatz 9 IfSG vorzulegen. 5. Zudem ist auch die Erklärung zum Mindestentgelt (Anlage 20) einzureichen. 6. Schließlich hat der Bieter mit seinem Angebot auch die Verpflichtungserklärung Sicherheitsanforderungen (Anlage 22) einzureichen.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau
Informationen über die Überprüfungsfristen: Verfahrensrügen sind an die Vergabestelle über die Vergabeplattform DTVP zu richten und als solche ausdrücklich zu bezeichnen. Verfahrensrügen erfolgen ausschließlich in Textform gem. § 126b BGB. Soweit ein Nachprüfungsantrag auf eine Verfahrensrüge gestützt wird, ist der Nachprüfungsantrag u.a. gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Auf die übrigen Voraussetzungen der Rügeobliegenheit gemäß § 160 Abs. 3 GWB wird verwiesen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universitätsmedizin der Johannes Gutenberg-Universität Mainz
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Universitätsmedizin der Johannes Gutenberg-Universität Mainz
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Universitätsmedizin der Johannes Gutenberg-Universität Mainz
Registrierungsnummer: DE149065652
Stadt: Mainz
Postleitzahl: 55131
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
Telefon: 06131174428
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau
Registrierungsnummer: DE355604198
Stadt: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
Telefon: 06131162234
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 1332792b-0380-4c19-877c-e40736219b4a - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 28/04/2025 16:32:49 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 277987-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 84/2025
Datum der Veröffentlichung: 30/04/2025