1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landesamt für Soziales, Jugend & Versorgung RLP
Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Sozialwesen
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Digitalisierung sowie Vernichtung von Akten im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) in RLP
Beschreibung: Für die elektronische Aktenführung im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) benötigt der Auftraggeber (AG) ein Gesamtdienstleistungspaket. Gegenstand der Ausschreibung sind Archivakten, die bei Eingang eines Neufeststellungsantrags o.Ä. reaktiviert und zu laufenden Verfahren werden. Landesweit fallen monatlich ca. 3.500 entsprechende Verfahren an. Die Papierakten sollen im Turnus von 14 Kalendertagen an den vier Standorten des AG abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer (AN) verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig vom AN bereitzustellen, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem des AG übernommen werden können. Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim AN für einen Zeitraum von zwei Monaten datenschutzkonform aufbewahrt und anschließend vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Bereitstellung der vollständigen Akten einer Transportbox an den AG. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom AG in Textform erteilt. Insgesamt sollen monatlich circa 455.000 Blatt aus etwa 3.500 Akten digitalisiert werden. Abgerechnet wird nach der tatsächlich eingescannten Blattzahl. Eine Rückführung der Akten bzw. Aktenteile an den AG ist nicht erforderlich.
Kennung des Verfahrens: 96f85b04-25c4-4bf2-9a72-10681224c0fb
Interne Kennung: 2025-1/22
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 75000000 Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung, Verteidigung und Sozialversicherung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79500000 Bürohilfsarbeiten
2.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPDYYPYAD7
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Digitalisierung sowie Vernichtung von Akten im Feststellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) in RLP
Beschreibung: Die Papierakten sollen im Turnus von 14 Kalendertagen an den vier Standorten des AG abgeholt und anschließend nach Leistungsvorgaben beim Auftragnehmer (AN) verarbeitet werden. Die Daten der gescannten Dokumente sind regelmäßig vom AN bereitzustellen, damit sie zeitnah in das Dokumentenmanagementsystem des AG übernommen werden können. Nach der Verarbeitung und Übernahme der digitalisierten Akten in das Dokumentenmanagementsystem müssen die Papierakten beim AN für einen Zeitraum von zwei Monaten datenschutzkonform aufbewahrt und anschließend vernichtet werden. Der Zeitraum beginnt mit dem Tag der digitalen Bereitstellung der vollständigen Akten einer Transportbox an den AG. Die Freigabe zur Vernichtung wird vom AG in Textform erteilt. Insgesamt sollen monatlich circa 455.000 Blatt aus etwa 3.500 Akten digitalisiert werden. Abgerechnet wird nach der tatsächlich eingescannten Blattzahl. Eine Rückführung der Akten bzw. Aktenteile an den AG ist nicht erforderlich. Der AG hat vier Dienststellen, von denen jede für die Bearbeitung von Fällen in einer bestimmten Region in Rheinland-Pfalz zuständig ist. Koblenz Baedeker Str. 2-20, 56073 Koblenz Mainz Schießgartenstraße 6, 55118 Mainz Landau Reiterstraße 16, 76829 Landau Trier Moltkestraße 19, 54292 Trier. Weitere Informationen über den AG können im Internet unter der Adresse http://www.lsjv.rlp.de abgerufen werden. Weitere Einzelheiten finden Sie in den Vergabeunterlagen.
Interne Kennung: 2025-1/22
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 75000000 Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung, Verteidigung und Sozialversicherung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79500000 Bürohilfsarbeiten
5.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 07/04/2025
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2025
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: nach Vereinbarung um maximal drei Monate bis 31.03.2026.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Das Angebot mit dem niedrigsten Preis erhält die höchste Punktzahl.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzept
Beschreibung: Bewertung des Konzeptes. Siehe Teil A, Bewerbungsbedingungen Ziffer 2.12 sowie Bewertungsmatrix.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Referenzen
Beschreibung: Referenzen zur Digitalisierung von Gesundheitsdaten (s. Anlage 8 und 8a sowie Bewertungsmatrix).
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30,00
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland-Pfalz
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landesamt für Soziales, Jugend & Versorgung RLP
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 321 715,00 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter des Bieters: Deutsche Post E-Post Solutions GmbH
Offizielle Bezeichnung: Deutsche Post E-Post Solutions GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 2025-1/22
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: 321 715,00 EUR
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 2025-1/22
Titel: Digitalisierung sowie Vernichtung von Akten um Festtellungsverfahren nach dem SGB IX (Schwerbehindertenrecht) in RLP
Datum der Auswahl des Gewinners: 25/03/2025
Datum des Vertragsabschlusses: 04/04/2025
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 4
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von kleinen Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinstunternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Bandbreite der Angebote:
Wert des niedrigsten zulässigen Angebots: 245 528,00 EUR
Wert des höchsten zulässigen Angebots: 550 034,00 EUR
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Landesamt für Soziales, Jugend & Versorgung RLP
Registrierungsnummer: 07-0013049100000-38
Postanschrift: Rheinallee 97-101
Stadt: Mainz
Postleitzahl: 55118
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabestelle
Telefon: +496131967-0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland-Pfalz
Registrierungsnummer: 07-0011801100100-43
Postanschrift: Stiftsstraße 9
Stadt: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
Telefon: +49 6131 162234
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Deutsche Post E-Post Solutions GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE252502768
Postanschrift: Fritz-Erler-Straße 4
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: 062112956-558
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Federführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 7df6c01c-d56a-4ef2-9cbc-3a669cd8a23f - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 24/04/2025 10:40:31 (UTC+2) Eastern European Time, Central European Summer Time
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 268470-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 81/2025
Datum der Veröffentlichung: 25/04/2025