1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: KommWis GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Pflege und Wartung DMS/VBS 2024
Beschreibung: Die KommWis GmbH ist der IT-Dienstleister für die kommunalen Verwaltungen in Rheinland-Pfalz. Die KommWis GmbH koordinierte im Jahr 2016/2017 u. a. im Auftrag kommunaler Körperschaften in Rheinland-Pfalz die Beschaffung einer zeitlich unbefristeten Kommunallizenz für eine landesweite kommunale Gesamtlösung bestehend aus einem Dokumentenmanagementsystem und einem Vorgangbearbeitungssystem für das Land Rheinland-Pfalz (kommunale DMS/VBS-Gesamtlösung). Hierfür erfolgte ein Zuschlag an die Fa. Lorenz Orga-Systeme GmbH mit deren Software-Produkt 2Charta ECM (ECM-Lösung). Die Rahmenvertragslaufzeit für die Pflege und Wartung der ECM-Lösung endete zum 31.07.2024. Daher war Ziel dieser Nachfolgeausschreibung, die Pflege und Wartung der zeitlich unbefristeten landesweiten Nutzungslizenz für die ECM-Lösung weiterhin sicherzustellen. Die ECM-Lösung hatte sich zudem stetig weiterentwickelt, wodurch sich zusätzliche Leistungen ergeben. Diese umfassen u. a. Tätigkeiten im Bereich Application Service Providing (ASP) der ECM-Lösung, wobei die technische Bereitstellung auf Hardwareebene durch den Auftraggeber erfolgt. Daneben wird auch die Unterstützung bei der Begleitung von Aktendigitalisierungsprojekten benötigt.
Kennung des Verfahrens: ab9c1f55-4a70-4880-af79-df87a5b4a851
Interne Kennung: 006
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72267000 Software-Wartung und -Reparatur
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Hindenburgplatz 3
Stadt: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 12 230 000,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 12 230 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP6YYPYBE5
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Pflege und Wartung DMS/VBS 2024
Beschreibung: Das Software-Produkt 2Charta ECM der Fa. Lorenz Orga-Systeme GmbH (im Folgenden ECM-Lösung) wird als Basissystem für die revisionssichere Ablage von Dokumenten und Vorgangsbearbeitung genutzt. Dadurch, dass sich die ECM-Lösung stetig funktional weiterentwickelt, müssen seitens des Auftragnehmers unterschiedliche Anforderungen bzw. Dienstleistungen erfüllt sein, die im Rahmen der Pflege und Wartung inkl. Support zu gewährleisten sind. Hieraus ergeben sich Grundanforderungen, Dienstleistungen im Rahmen eines ASP-Betriebs sowie die Mitwirkung bei Aktendigitalisierungsprojekten. Grundanforderungen: Die Pflege und Wartung inkl. Support (2nd und 3rd-Level-Support) für die ECM-Lösung müssen u. a. funktionale bzw. fachliche Weiterentwicklungen und gesetzliche bzw. IT-sicherheitstechnisch erforderliche Anpassungen unter der Maßgabe der Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit, wie etwa Patches, Updates oder Releases beinhalten. Im Rahmen der Bearbeitung von Eingangsrechnungen inkl. Buchungsübergabe an die Finanzbuchhaltung sind überdies Pflege und Wartung inkl. Support für das Produkt 2Charta FlowManager Invoice erforderlich. Darüber hinaus wird für optionale Schnittstellen-Add-Ons sowie sonstige optionale Softwarelösungen (ECM eAkte Vertrag Standard/Advanced und Fachakten (1-5)) die Pflege und den Support (2nd-und 3rd-Level-Support) benötigt. Im Übrigen sind diverse Schulungen notwendig. ASP-Betrieb: Zusätzlich zu den Grundanforderungen sollen Teilleistungen für einen sog. Application Service Providing-Betrieb (ASP-Betrieb) erbracht werden. Dies betrifft u. a. die Beschaffung und Lizensierung der erforderlichen Softwarekomponenten und Betriebssysteme, die Einrichtung der Softwarekomponenten, Softwareupdates, Konfiguration, Monitoring, Pflege der Betriebssystemebene und Anwendungsebene und den inkludierten Betrieb mindestens eines QS- und eines Testsystems. E-Akten im ASP-Betrieb können dabei auch Kunden zur Verfügung gestellt werden, die nicht das DMS-Grundmodul einsetzen. Die technische Bereitstellung auf Hardwareebene, Anschluss an das Kommunalnetz Rheinland-Pfalz (kNRP) 2024 sowie die Durchführung von Patchdays erfolgt hierbei durch den Auftraggeber. Aktendigitalisierung: Im Rahmen der geforderten Dienstleistungen sind optional auch Projektunterstützung und Controlling-Leistung seitens des Auftragnehmers bei der Aktendigitalisierung zu erbringen. Dies beinhaltet insbesondere nachfolgende Aufgaben: a) Projektunterstützung - Management von Aktendigitalisierungsprojekten, inkl. Steuerung des vom Auftraggeber ausgeschriebenen Digitalisierungsdienstleisters, - Auftragsklärung und Preisbildung, - Erstellen einer individuellen Leistungsbeschreibung als Auftragsgrundlage, - Projektmanagement-Leistungen (KickOff-Meeting, Spezifikation, Import/ Export-Formate, operative Steuerung, Qualitätssicherung, Reklamationsmanagement, Support, Dokumentation), - Auswahl des vom Auftraggeber ausgeschriebenen Digitalisierungsdienstleisters für das jeweilige Projekt mit Angebotswettbewerb zur Erzielung eines optimalen Einkaufspreises, - Fachliche Unterstützung und Bereitstellung von Informationen u. a. zur Beantragung und Verwendung von Fördergeldern, - Zurverfügungstellung einer Möglichkeit zur Verfolgung des gesamten Digitalisierungsprojekts, inkl. transparenter Darstellung der jeweiligen Projektschritte, - Bereitstellung von Export-Dateien zum Import in Ziel-DMS System (DMS-Zielsystem kann auch ein Fremd-DMS-System sein), - kostenfreier Import in 2Charta-eAkten. b) Controllingleistungen - Zurverfügungstellung einer Möglichkeit zur Erfassung, Auswertung, Analyse des Digitalisierungsprojekts, inkl. transparenter Darstellung der jeweiligen Projektschritte.
Interne Kennung: 006
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72267000 Software-Wartung und -Reparatur
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Hindenburgplatz 3
Stadt: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 48 Monate beginnend frühstens mit Zuschlagserteilung. Die Vertragslaufzeit kann zweimal um jeweils 12 weitere Monate durch den Auftraggeber einseitig verlängert werden. Der geschätzte Auftragswert ergibt sich aus der Annahme der maximal möglichen Laufzeit von insgesamt 72 Monaten.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: wirtschaftlichste Angebot
Beschreibung: Der Zuschlag erfolgte auf das wirtschaftlichste Angebot. Die Wirtschaftlichkeit wurde unter Berücksichtigung von Preis und fachlicher Wertigkeit des Angebotes anhand der Antworten und Erläuterungen zum Kriterienkatalog ermittelt. Da lediglich ein Angebot abgegeben wurde, erhielt dieses Angebot den Zuschlag, da es den Bedingungen des Auftraggebers entsprach und nicht unwirtschaftlich war.
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: 1. Stufe: Formale Prüfung nach § 57 VgV 2. Stufe: Inhaltliche Prüfung (§ 127 GWB, § 56 Abs. 1 VgV, § 58 Abs. 1 und 3 VgV) - kein Ausschluss aufgrund fehlender Eignung - beantworteter Kriterienkatalog - Angebot nicht unwirtschaftlich.
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: KommWis GmbH
TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten, darunter von Rechten des geistigen Eigentums, nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden
Sonstige Begründung: Der öffentliche Auftraggeber kann Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb vergeben, wenn zum Zeitpunkt der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten der Auftrag nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden kann, wegen des Schutzes von ausschließlichen Rechten, insbesondere von gewerblichen Schutzrechten (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 c) VgV).
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Leiter des Bieters: Lorenz Orga-Systeme GmbH
Offizielle Bezeichnung: Lorenz Orga-Systeme GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: CX22629726297
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Konzession – Wert:
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 001
Datum der Auswahl des Gewinners: 30/07/2024
Datum des Vertragsabschlusses: 02/08/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: nein
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von kleinen Unternehmen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: KommWis GmbH
Registrierungsnummer: DE211473795
Postanschrift: Hindenburgplatz 3
Stadt: Mainz
Postleitzahl: 55118
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
Telefon: +49 6131 6277-0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Zentrale Beschaffungsstelle, die für andere Beschaffer bestimmte Lieferungen und/oder Dienstleistungen erwirbt
Zentrale Beschaffungsstelle, die öffentliche Aufträge oder Rahmenvereinbarungen im Zusammenhang mit für andere Beschaffer bestimmten Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen vergibt/abschließt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau
Registrierungsnummer: DE355604198
Postanschrift: Stiftstraße 9
Stadt: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
Telefon: +49 6131 16-2234
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Lorenz Orga-Systeme GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: DE114182797
Postanschrift: Eschborner Landstraße 75
Stadt: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60489
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
Telefon: +49697899900
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Federführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 62d1c5f0-8702-468a-86e3-a452b783dcba - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 27/08/2024 15:20:10 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 517494-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 168/2024
Datum der Veröffentlichung: 29/08/2024