1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universität Trier
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: ERP-System|Fortsetzung Betrieb
Beschreibung: Das bestehende ERP-System der Universität Trier fällt 2027 (resp. 2030) aus der Wartung des Herstellers, da die SAP auf S4Hana umstellt. SAP hat Support und Weiterentwicklung des bei uns im Einsatz befindlichen Systems zum Ende 2027 abgekündigt (end of life). Gleichzeitig enden Support und Weiterentwicklung für das in Betrieb befindliche integrierte Portal. Im Zuge einer EU-weiten Ausschreibung 2014/2015 hatte die Uni Trier den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Bestandteil des mit dem Dienstleister geschlossenen EVB-IT Systemvertrags war der Betrieb des Systems. Die Laufzeit für den Betrieb durch GISA erstreckte sich auf maximal sechs Jahre ab Produktivsetzung des Systems im Dezember 2017. Die sechs Jahre laufen zum 17.12.2024 aus. Ziel ist die Fortführung des Betriebs unter Berücksichtigung der vorhandenen Ressourcen der Universität sowie strategischer Aspekte.
Interne Kennung: 8200010005/1.300.00.80.0.1 IT
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung, 72211000 Programmierung von System- und Anwendersoftware, 72212100 Entwicklung von branchenspezifischer Software, 72220000 Systemberatung und technische Beratung, 72230000 Entwicklung von kundenspezifischer Software, 72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste, 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Universität Trier Universitätsring 15
Stadt: Trier
Postleitzahl: 54296
Land, Gliederung (NUTS): Trier, Kreisfreie Stadt (DEB21)
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen: Bzw. Erfüllungsort = Sitz der GISA GmbH Leipziger Chaussee 191 a 06112 Halle (Saale)
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 1 153 317,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPDYDCY9WM
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
3. Teil
3.1.
Teil: PAR-0001
Titel: ERP-System|Fortsetzung Betrieb
Beschreibung: Um den eingangs geschilderten Projektanforderungen gerecht werden zu können, muss die Universität Trier auf den aktuellen Dienstleister, die GISA GmbH, zurückgreifen. Die Universität will die Abkündigung des Systems nutzen, um aufgrund der Erfahrungen aus sechs Jahren Produktivbetrieb mit einem SAP-System die Anforderungen für ein Nachfolgesystem zu definieren. Dabei werden Einführungs- und Lebenszykluskosten eines Nachfolgesystems eines von mehreren zu definierenden Entscheidungskriterien sein. Die Einführung des Nachfolgesystems soll u.a. genutzt werden, die Kosten des Betriebs neu zu verhandeln und idealerweise zu senken. Die Universität verfügt nicht über die Personalkapazitäten und Finanzmittel, um in kurzem Abstand im selben Thema zwei europaweite Ausschreibungen und Vergabeverfahren zu verkraften. Bereits im Zuge der Projektierung des aktuell betriebenen und nun abgekündigten Systems war eine Prämisse, dass ein ERP-System eine maximale Nutzungsdauer von 10 - 15 Jahren hat und dann aufgrund von technischer Entwicklung und Geschäftspolitik der Hersteller bei proprietären Anwendungen ersetzt werden müssen. Das aktuelle System ist gerade sechs Jahre in Betrieb. Eine Reinvestition zu einem so früheren Zeitpunkt verbietet sich aus wirtschaftlichen Gründen. Weiterhin sind aktuell zahlreiche Tickets (kleinere und größere Änderungs- oder Entwicklungsprojekte) offen und werden bis Ende des Jahres nicht abgeschlossen werden können. Ein Parallelbetrieb zweier unterschiedlicher Dienstleister oder eine Übernahme nicht abgeschlossener Projekte ist undenkbar und aus technischen Gründen auch nicht umsetzbar. Eine Weiterführung des Betriebs durch den aktuellen Dienstleister GISA GmbH ist alternativlos, sowohl unter technischen wie auch unter strategischen Gesichtspunkten. Der Angebotspreis für den Weiterbetrieb des stark auf die Anforderungen der Universität Trier angepasste SAP-Systems ist angemessen und kann trotz zwischenzeitlich massiver Preissteigerungen im Markt (Inflationseffekt, Preissteigerungen Material/ Energie und Personal infolge massiv gestiegener Energiekosten durch den Angriffskrieg Russlands auf die Ukraine und ho-her Tarifabschlüsse, u.a. getrieben durch den zunehmenden Fachkräftemangel, etc., signifikanter Anstieg der Preisindizes) aufgrund der vertraglichen Vereinbarungen deutlich unter der all-gemeinen Preisentwicklung gehalten werden. Ein Wechsel des IT-Dienstleisters hätte einen Preisanstieg mindestens auf zwischenzeitlich erreichtes Marktpreisniveau zur Folge. Zudem müsste ein anderer IT-Dienstleister erheblich höhere Anlaufkosten kalkulieren, weil weder System noch Prozesse der Universität bekannt sind. Gleichzeitig würden über den Vertrag nicht inkludierte Zusatzkosten für Beendigung und Rückbau bei GISA entstehen, die die Universität tragen müsste. Damit ergibt sich für die Universität Trier mit der Fortführung des Betriebs durch den bisherigen Dienstleister GISA GmbH auch eine vorteilhafte Gelegenheit. So können erheblich Einsparungen von Personal- und Sachkosten erreicht werden - Einarbeitungszeit und Rolling-Out Kosten entfallen. Auch die offenen Entwicklungen werden mit einer Vertragsfortsetzung nicht gefährdet. Vor dem Hintergrund des end of life für das aktuell betriebene System bauen die IT-Dienstleister zudem stark ihre Kapazitäten für Beratung, Betrieb und Support ab, um das aktuelle SAP S/4 HANA zu vermarkten und zu betreiben. Damit wird verfügbares know how bei den IT-Dienstleistern knapper und teurer. Aus o.g. Gründen beabsichtigt die Universität Trier eine Vergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union an den bisherigen Dienstleister: GISA GmbH Leipziger Chaussee 191 a 06112 Halle (Saale) Der Vertrag wird nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen.
3.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72211000 Programmierung von System- und Anwendersoftware
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72212100 Entwicklung von branchenspezifischer Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72220000 Systemberatung und technische Beratung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72230000 Entwicklung von kundenspezifischer Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
3.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Universität Trier Universitätsring 15
Stadt: Trier
Postleitzahl: 54296
Land, Gliederung (NUTS): Trier, Kreisfreie Stadt (DEB21)
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen: Bzw. Erfüllungsort = Sitz der GISA GmbH Leipziger Chaussee 191 a 06112 Halle (Saale)
3.1.3.
Dauer
Datum des Beginns: 18/12/2024
Enddatum der Laufzeit: 30/09/2027
3.1.6.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind:
3.1.9.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universität Trier
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Universität Trier
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Universität Trier
Registrierungsnummer: 07-HSUNITR000000-49
Stadt: Trier
Postleitzahl: 54296
Land, Gliederung (NUTS): Trier, Kreisfreie Stadt (DEB21)
Land: Deutschland
Telefon: 06512014308
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Universität Trier
Registrierungsnummer: 07-HSUNITR000000-49
Stadt: Trier
Postleitzahl: 54296
Land, Gliederung (NUTS): Trier, Kreisfreie Stadt (DEB21)
Land: Deutschland
Telefon: 06512014308
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau
Registrierungsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Stiftsstraße 9
Stadt: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
Telefon: +49 613116-2234
Fax: +49 613116-2113
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: b5bd9a33-2c56-485c-be28-1f1c2614e246 - 01
Formulartyp: Planung
Art der Bekanntmachung: Vorinformation oder eine regelmäßige nicht verbindliche Bekanntmachung nur zu Informationszwecken
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 17/06/2024 17:30:50 (UTC+2)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 361510-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 118/2024
Datum der Veröffentlichung: 19/06/2024
Voraussichtliches Datum der Veröffentlichung einer Auftragsbekanntmachung im Rahmen dieses Verfahrens: 30/06/2024