1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Deutsches Weininstitut GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Organisation of a Marketing Programme for German Wine in Great Britain
Beschreibung: The international activities of the DWI to promote the sale of quality wines from the 13 German wine-growing regions are focused on the most important consumer markets in Europe and overseas, including Great Britain. In order to gain a market presence of German wines in Great Britain for the years 2025-2030, the strategy includes raising the interest of consumers for German wines and increasing or consolidating sales of German wine products in this country. To establish this market presence a Service Provider shall exercise consistent marketing and public relations work through multi-channel activities and provide information on German wines, German wine and sparkling wine producers and related topics relevant to the market.
Kennung des Verfahrens: 1298cca9-3ead-4342-947d-d4f46a6eb878
Interne Kennung: DWI 2023-14
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Mainz-Bingen (DEB3J)
Land: Vereinigtes Königreich
Ort im Europäischen Wirtschaftsraum
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 780 000,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 1 248 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4YWSH48F
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Organisation of a Marketing Programme for German Wine in Great Britain
Beschreibung: Basic Services (General Basic Services, Basic Public Relation Services and Internet/Social Media Basic Services) The Service Provider shall routinely perform the following tasks as basic services at a monthly fixed price including all external costs: Service Conditions The Service Provider shall ensure an appropriate infrastructure for the completion of his contractual obligations. This consists of offices fully equipped with all the common means and channels of modern communication. These include IT equipment, e-mail, internet, telephones, etc. The normal business and availability hours shall be made public and adhered to by the Service Provider. 1. General Basic Services The Service Provider shall perform the following tasks as General Basic Services: a) Basic Information Service and Correspondence - Particularly regarding exporters, agents, supermarkets, specialist retailers, catering trade, media and consumers - Consulting service for German wine and sparkling wine producers for entering or already working on the British market - Expert point of contact for media representatives - Creation and maintenance of a network of important and relevant contacts and multipliers in Great Britain in order to perform these responsibilities - In correspondence and consultation, alternatives to in-person meetings should be considered, such as virtual meetings (video or teleconferences). b) Retail trade/Catering Trade/Importers/Wine Market - Identifying market potentials, concrete needs and opportunities for cooperation for German wine and sparkling wine producers - Continuous compilation and updating of lists of British wine retailers, agents, distributors, supermarkets, top hotels and selected restaurants (including contact person for wine procurement) - Adaptation of existing promotional material - Distribution and shipment of promotional materials. c) Statistics/Market Research/Marketing Strategy for Great Britain - Development of an appropriate marketing strategy for the generic marketing of the Wines of Germany office in Great Britain corresponding to the market situation and in line with the general strategy of DWI - Transmission of statistics/market research - Continuous transmission of statistics in relation to the use of social media (number of followers, etc.) - Quarterly report on general activities. d) Other Services - Cellarage of wines (appr. 300 bottles) - Storage of POS material and banners - Attendance of an annual meeting of all Wines of Germany offices in Germany by the team leader/Head of Campaign (about 4 days) 2. Basic Public Relation Services The Service Provider shall perform the following tasks as Basic Public Relation Services: - Continuous monitoring of the British media landscape - Regular summary of current media clippings (TV, print and internet) - Reports on the current situation and changes in politics and the wine sector - Creation and distribution of generic press releases related to the DWI or German wine in general - Creation and distribution of basic information publications related to the DWI or German wine in general. 3. Basic Internet and Social Media Services The Service Provider shall perform the following tasks as Basic Internet and Social Media Services: a) Website maintenance - The existing website available under https://winesofgermany.co.uk/ shall be maintained, regularly updated, and further developed. They shall be the central point of contact and information and shall be linked to all other social media channels in connection with the campaign. They shall contain all events and press releases as well as information on German wines in Great Britain - All content management shall be provided by the bidder, while the DWI shall provide an already existing Open Source Typo3 Content Management System (CMS) and host the required server. The Service Provider will get an introduction for the Typo 3 CMS. It will be mandatory for the bidder to work within the CMS of the DWI. - The regular content creation as well as the content adaption and maintenance of the website about German wines are mandatory. In the case that new templates are needed the bidder shall ensure that the created content by the bidder or any third party is in line with the CI and CD of the DWI. This refers to any possible technical implementation of suitable templates, extensions, plugins, etc. including new content. The bidder shall ensure that the content of the websites is checked daily for relevance of data and updated at least weekly. b) Internet and Social Media - Content creation and maintenance of all relevant social media networks (e.g. Instagram, Facebook, video channels, etc.). Social media channels must be updated at least twice a week with unique content containing added value. - Existing social media accounts are: o Facebook: @WinesofGermanyUK o Instagram: @WinesofGermanyUK o Twitter: WinesofGermany 4. Additional Services Upon separate request by the DWI, the Service Provider shall also perform the following tasks as additional services. These additional services will be put forward based on the DWI's general strategy and may vary from year to year depending on budgets defined for the Swiss market. a) Media Relations/Trips to Germany b) Special Press Conferences in Relation to Current Events c) Other Marketing Activities d) Events/Fairs/Presentations
Interne Kennung: DWI 2023-14
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Mainz-Bingen (DEB3J)
Land: Vereinigtes Königreich
Ort im Europäischen Wirtschaftsraum
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/01/2025
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2025
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 5
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: The term of the tender agreement commences on 1st January 2025 and shall expire on 31 December 2025 (which concludes one year). The contract will subsequently be extended five times for successive one-year periods unless it is terminated by either the DWI or the Service Provider by giving at least three months' written notice of termination. The maximum term for this tender agreement is six years. Accordingly, the tender agreement shall expire no later than 31 December 2030.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt ganz oder teilweise aus EU-Mitteln finanziert
Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:selbst#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: B.1.Concept B2B-Event
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 10
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: B.2. Conceptual idea No. 1
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 14
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: B.3. Conceptual idea No. 2
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 14
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: B.4. Marketing strategy (incl. social media) for Great Britain
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 10
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: A. 1. Fixed Prices
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 35
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: C 1. Make-up and structure of content
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 5
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: C 2. Comprehensibility of the presented contents
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 5
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: C 3. Overall impression of the presentation
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 7
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Undertakings have a right that the contracting authority complies with the relevant provisions governing public contract award procedures in Germany that protect bidders and applicants. If an economic operator who has an interest in the contract claims that its rights have been infringed by non-compliance with the provisions governing the procedure for the award of public contracts, it shall complain to the contracting authority within a time limit of ten calendar days (section 160(3) sentence 1 No 1 of the German Act against Restraints of Competition (GWB)). Violations that become apparent from the tender notice or from the tender documents must be notified to the contracting authority within the time limit specified in the tender notice for application or submission of a tender (section 160(3) sentence 1 No 2 and 3 of the German Act against Restraints of Competition (GWB)). If the contracting authority notifies the undertaking that it is unwilling to redress the latter's complaint, it shall be entitled to request the federal public procurement tribunal, within 15 days of receipt of such notification, to initiate review proceedings (section 160 (3) sentence 1 No 4 of the German Act against Restraints of Competition (GWB)). Bidders whose tenders will not be taken into account for the contract award shall be informed accordingly pursuant to section 134(1) of the German Act against Restraints of Competition. 10 / 10 A contract must not be concluded prior to the expiry of 15 calendar days after this information has been sent by the contracting authority; if the information is sent electronically or by fax, the time limit shall be ten calendar days. The time limit starts on the day following the sending of the information by the contracting authority. A request for a review has to be filed in writing to the Federal Procurement Tribunal at the German competition authority, i. e. Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn. The language of the review proceeding is German.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Deutsches Weininstitut GmbH
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Bundes
6. Ergebnisse
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung:
Neu geschätzter Wert der Rahmenvereinbarung: 720 000,00 EUR
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Phipps Relations
Angebot:
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert des Ergebnisses: 720 000,00 EUR
Vergabe von Unteraufträgen: not-known
Wert der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt: nein
Prozentanteil der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt: nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 1
Titel: Organisation of a Marketing Programme in Great Britain
Datum des Vertragsabschlusses: 29/01/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben: false
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 3
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote, bei denen nicht überprüft wurde, ob sie zulässig oder unzulässig sind
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote geprüft und aufgrund eines ungewöhnlich niedrigen Preises oder aufgrund ungewöhnlich niedriger Kosten als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 0
Statistiken über die strategische Auftragsvergabe:
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Deutsches Weininstitut GmbH
Registrierungsnummer: DE149048536
Postanschrift: Platz des Weines 2
Stadt: Bodenheim
Postleitzahl: 55294
Land, Gliederung (NUTS): Mainz-Bingen (DEB3J)
Land: Deutschland
Telefon: 000
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes
Registrierungsnummer: 000
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49 4922-894990
Fax: +49 4922-89499163
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes
Registrierungsnummer: 000
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49 4922-894990
Fax: +49 4922-89499163
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Phipps Relations
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: small
Registrierungsnummer: 173521224
Postanschrift: 79 Borough Road
Stadt: London
Postleitzahl: SE1 1DN
Land, Gliederung (NUTS): Lewisham and Southwark (UKI44)
Land: Vereinigtes Königreich
Telefon: +44 20 3968 2455
Rollen dieser Organisation:
BieterFederführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: GBR
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI
Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 520b8025-1f77-4f3c-8e81-b2925d6c6c25 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 06/02/2024 10:15:19 (UTC+1)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 79712-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 27/2024
Datum der Veröffentlichung: 07/02/2024