Offizielle Bezeichnung: Stadtverwaltung Neuwied
Postanschrift: Engerser Landstr. 17
Ort: Neuwied
NUTS-Code: DEB18 Neuwied
Postleitzahl: 56564
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 2631/802-0
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.neuwied.de

Regional- oder Kommunalbehörde

Allgemeine öffentliche Verwaltung

Beschaffung einer EHS-Managementsoftware

Lieferauftrag

Die Software ist im Bereich des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) angesiedelt und wird verwaltungsintern von 700 Mitarbeitern genutzt werden.

Die EHS-Software muss die Verantwortlichen bei der Organisation und Durchführung dieser Aufgaben mit Hilfe eines durchgängigen und individuell festlegbaren Berechtigungs- und Rollenkonzeptes unterstützen. Mit Hilfe der Software muss eine übersichtliche Überwachung und Delegation von Aufgaben, Pflichten und Terminen ermöglicht werden. Des Weiteren müssen eine revisionssichere und zeitpunktgenaue Dokumentation sowie die Generierung von Statistiken per Knopfdruck möglich sein. Ebenfalls muss die EHS-Managementsoftware die Verantwortlichen bei der Durchführung von internen und externen Audits unterstützen.

Die Voraussetzung ist, dass die EHS-Managementsoftware in Modulen arbeitet, die untereinander verknüpft sind und somit auf die Daten untereinander zugreifen können. Zudem sollen die Module jederzeit individuell erweiterbar sein. Mit den Modulen sollen Gefährdungsbeurteilungen und die passenden Betriebsanweisungen abgebildet und Maßnahmen daraus abgeleitet werden. Ebenfalls sollen Gefahrstoffe mit Hilfe eines Gefahrstoffkatasters dargestellt werden können.

Des Weiteren müssen Unterweisungen koordiniert und über Rollenverteilungen gemanagt werden. Die Unterweisungen funktionieren über ein E-Learning-System. Unterweisungsnachweise werden zu dokumentationszwecken erstellt und können ausgedruckt oder gespeichert werden.

Alle Inhalte der EHS-Managementsoftware entsprechen den aktuellen rechtlichen Anforderungen und werden regelmäßig und bei gesetzlichen Änderungen durch den Hersteller aktualisiert. Zudem müssen eigene verwaltungsinterne Unterweisungsthemen eingepflegt oder importiert werden.

Unfallanzeigen müssen über ein separates Modul unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten erfasst und zu statistischen Zwecken revisionssicher bearbeitet werden (bspw. Unfallstatistik, etc.).

Die Koordination von Arbeitsmedizinischen Vorsorgen erfolgt ebenfalls über ein gesondertes Modul.

Es werden alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt (Schutz sensibler Personendaten bzw. Daten bestimmter Personengruppen) und es liegt eine Zertifizierung gemäß DSGVO vor.

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

Wert ohne MwSt.: 158 934.78 EUR

NUTS-Code: DEB18 Neuwied

Hauptort der Ausführung:

56564 Neuwied

1. Lizenzen:

Die Stadt Neuwied hat 750 Beschäftigte und benötigt Lizenzen für 700 Anwender. Hierbei wird nicht unterschieden zwischen der Verwendung der Lizenz für den Zugriff, Web-Client oder mobiler App für IOS. Alle drei Client-Varianten sind zwingend Bestandteil des Angebotes und können von jedem lizensierten User wahlfrei genutzt werden.

Es gibt keine Einschränkung bzw. Preisanpassung aufgrund der gespeicherten Anzahl von Objekten im System (bspw. Unterweisungsnachweise, Dokumente, usw.).

2. Schnittstelle:

Zusätzlich enthalten ist eine allgemeine Import-Schnittstelle, mit der verschiede Dateiformat, wie CSV, XML importiert werden können. Insbesondere soll damit gewährleistet werden, dass bereits vorhandene in Excel aufgestellte Gefährdungsbeurteilungen ins System übertragen werden können. Legen Sie dem Angebot bitte eine Übersicht aller weiteren Schnittstellen bei, die Ihr System derzeit bietet.

3.Schulungen:

Erläutern Sie bitte Ihr Schulungskonzept und geben Sie eine Kosten- und Aufwandsschätzung ab für

• Schulung für Administration

• Anwenderschulungen

Bieten Sie hier eine Multiplikatorenschulung für einen kleinen Teilnehmerkreis der Verwaltung (maximal 8 Personen) an. Wir beabsichtigen nicht jeden MA durch den Auftragnehmer schulen zu lassen.

4. Softwarepflege- und Support:

Der Gesamtpreis für Softwarepflege- und Support ist im Preisblatt anzugeben. Wir benötigen die folgenden Supportzeiten:

• Montag bis Freitag zwischen 8:00 Uhr und 16:00 Uhr

• Die Reaktionszeit beträgt 4 Stunden.

Zur einfacheren Problemlösung bzw. Fehlersuche kann sich der Auftragnehmer, bei Bedarf, auf Arbeitsplatzrechner oder Server des Auftraggebers via Fernzugriff mit via Teamviewer oder ähnlichem Produkt aufschalten. Hilfe und Support erfolgen in deutscher Sprache. Die kostenpflichtige Softwarepflege beinhaltet alle Softwarekosten für Updates, Upgrades und Releases.

5. Dokumentation

Die Dokumentationen liegen in deutscher Sprache vor.

Preis

Optionen: nein

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

Offenes Verfahren

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein

Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2023/S 107-336701

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

30/08/2023

Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 2

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 2

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

Offizielle Bezeichnung: domeba distribution GmbH
Postanschrift: Bornaer Str. 205
Ort: Chemnitz
NUTS-Code: DED41 Chemnitz, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 09114
Land: Deutschland

Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja

Gesamtwert des Auftrags/Loses: 158 934.78 EUR

A. Einzureichende Unterlagen

- Vollständig ausgefülltes Leistungsverzeichnis.

- Vollständig ausgefülltes Preisblatt.

- Vollständiges Angebot mit den in der Leistungsbeschreibung und dem Leistungsverzeichnis geforderten Komponenten.

- Beschreibung Ihres Schulungskonzeptes.

- Übersicht aller weiteren Schnittstellen, die Ihr System derzeit bietet.

- Übersicht über mindestens 5 Referenzkundeninstallationen mit Datum der Produktivnahme. Dabei sollte es sich möglichst um Kommunalverwaltungen in ähnlicher Größe zur Stadt Neuwied handeln. Von diesen wiederum sollte zumindest eine langfristige Installation und eine möglichst erst kurzfristig erfolgte Einrichtung aufgeführt werden.

B. Nach Zuschlagserteilung ist ein EVB-IT Überlassungsvertrag Typ A (Langfassung mit Pflege) abzuschließen. Maßgeblich für den Leistungsumfang sind ausschließlich die Bestimmungen aus dem EVB-IT Vertrag, nicht die AGBs des Anbieters.

Offizielle Bezeichnung: Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau, Rheinland Pfalz
Postanschrift: Stiftstraße 1
Ort: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +44 96131/16-2234
Fax: +49 6131/16-2113
Internet-Adresse: https://mwvlw.rlp.de

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

siehe § 160 Absatz 3 GWB

- innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Stadt Neuwied nach Erkennen des Verstoßes gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren

- spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften in der Bekanntmachung

- spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung

erkennbar sind

- spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die in den Vergabeunterlagen erkennbar

sind

- innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung der Stadt Neuwied, der Rüge nicht abhelfen zu wollen

siehe § 135 Absatz 2 GWB

- 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die Stadt Neuwied über den Abschluss des Vertrages,

spätestens jedoch sechs Monate nach Vertragsschluss

- Im Fall der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Auftragsvergabe im

Amtsblatt der EU

31/08/2023