Öffentliche Ausschreibung Kaiserslautern 2023 Durchführung einer Vernetzungsveranstaltung in Berlin Referenznummer der Bekanntmachung: 2023-RPTU-2717 2023-08-14

Durchführung einer Vernetzungsveranstaltung in Berlin Referenznummer der Bekanntmachung: 2023-RPTU-2717

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Rheinland-Pfälzische Technische Universität Kaiserslautern-Landau
Postanschrift: Gottlieb-Daimler-Straße 47
Ort: Kaiserslautern
NUTS-Code: DEB32 Kaiserslautern, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 67663
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Abt. 2.3 Vergabe und Beschaffung
E-Mail:
Telefon: +49 6312052221
Fax: +49 6312053260
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://rptu.de/

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXTGYYDY1M3UHUVM/documents

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXTGYYDY1M3UHUVM

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Einrichtung des öffentlichen Rechts

I.5)Haupttätigkeit(en)

Bildung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Durchführung einer Vernetzungsveranstaltung in Berlin

Referenznummer der Bekanntmachung: 2023-RPTU-2717

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

55120000 Sitzungs- und Konferenzdienstleistungen von Hotels

II.1.3)Art des Auftrags

Dienstleistungen

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Vernetzungsveranstaltung für alle Forschungsprojekte innerhalb des 6G Programms des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) in Berlin - Termin 01.07.2024 - 04.07.2024

Geschätzte Teilnehmerzahl: 400 - 800 (Kalkulation mit 700 Teilnehmern)

Leistung bestehend aus:

LOS 1 Anmietung von Veranstaltungsräumen in Berlin

LOS 2 Catering während der Veranstaltung 01.07.-04.07.2024 - Ort richtet sich nach Zuschlag LOS 1

LOS 3 Branding/Messebau 01.07.-04.07.2024 - Ort richtet sich nach Zuschlag LOS 1

LOS 4 Abendveranstaltung fix am 02.07.2024 - Ort richtet sich nach Zuschlag LOS 1

Details siehe Leistungsbeschreibung

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: ja

Angebote sind möglich für maximale Anzahl an Losen: 4

Maximale Anzahl an Losen, die an einen Bieter vergeben werden können: 4

Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, Aufträge unter Zusammenfassung der folgenden Lose oder Losgruppen zu vergeben:

Die LOSE 1 und 2 werden an einen Bieter vergeben.

II.2)Beschreibung

II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:

Veranstaltungsräume

Los-Nr.: 1

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

55120000 Sitzungs- und Konferenzdienstleistungen von Hotels

39153000 Möbel für Konferenzräume

39154100 Messestände

55100000 Dienstleistungen von Hotels

55130000 Sonstige Hotel-Dienstleistungen

55320000 Servieren von Mahlzeiten

55321000 Zubereitung von Mahlzeiten

55400000 Servieren von Getränken

70310000 Vermietung oder Verkauf von Gebäuden

79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DE300 Berlin

Hauptort der Ausführung:

Erfüllungsort richtet sich nach Zuschlag LOS 1 Berlin

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Vernetzungsveranstaltung für alle Forschungsprojekte innerhalb des 6G Programms des Bundesministeriums für Bildung undf Forschung (BMBF) in Berlin - Termin 01.07.2024 - 04.07.2024

Geschätzte Teilnehmerzahl: 400 - 800 (Kalkulation mit 700 Teilnehmern)

Leistung bestehend aus

LOS 1 Anmietung von Veranstaltungsräumen (z.B. Plenarsaal mit mindestens 700 Sitzplätzen, klimatisiert, Ausstellungsraum, Demofläche mind. 450 qm, Lobbybereich, Flure für Networking, 4 Breakout-Räume, Raum für Back-Office, 3 Räume zur Vorbereitung), kostenlose WLAN-Nutzung für die Teilnehmer und Veranstaltungstechnik des Plenarsaals und der Breakout-Räume (Beschallungsanlage, Mikrofonanlage, Beamer, Leinwand, Redezeitanlage, Techniker), Möblierung (Bestuhlung, Rednerpult, Stehtische), Personal für die Eventdurchführung (Veranstaltungsmanager, Befestigung von Branding- und Werbematerial, Reinigungs-, Sicherheitspersonal, Brandsicherheitswache, Garderobenpersonal, Veranstaltungstechniker

LOS 2 Catering während der Veranstaltung bestehend aus Getränken und Speisen, Geschirr, Tischdecken, Servietten, Gläser, Tassen sowie Getränkeservice, Gastronomiepersonal während Imbiss und Kaffeepausen, Abfallentsorgung, Reinigung des Geschirrs - Ort richtet sich nach Zuschlag LOS 1

Die LOSE 1 und 2 werden nur zusammen vergeben.

LOS 3 Branding/Messebau: Die Location (richtet sich nach Zuschlag LOS 1) soll für den Zeitraum mit 6G Plattform Logos und Werbeflächen geschmückt werden. Benötigt werden:

Bedruckte Rednerpultschilder, Leit- und Informationsschilder (Datenschutz, Ausschilderung der Räume, Toiletten,

Garderoben), bedruckter Hintergrund für Bühne, A0 Pinnwände

LOS 4 Abendveranstaltung am 02.07.2024 (Ort richtet sich nach Zuschlag LOS 1) bestehend aus Catering mit Essen und nicht alkoholischen Getränken, Bier und Sekt

Details siehe Leistungsbeschreibung

II.2.5)Zuschlagskriterien

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.6)Geschätzter Wert

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Beginn: 01/07/2024

Ende: 04/07/2024

Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

II.2)Beschreibung

II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:

Catering

Los-Nr.: 2

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

55120000 Sitzungs- und Konferenzdienstleistungen von Hotels

39153000 Möbel für Konferenzräume

39154100 Messestände

55100000 Dienstleistungen von Hotels

55130000 Sonstige Hotel-Dienstleistungen

55320000 Servieren von Mahlzeiten

55321000 Zubereitung von Mahlzeiten

55400000 Servieren von Getränken

70310000 Vermietung oder Verkauf von Gebäuden

79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DE300 Berlin

Hauptort der Ausführung:

Erfüllungsort richtet sich nach Zuschlag LOS 1 Berlin

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Vernetzungsveranstaltung für alle Forschungsprojekte innerhalb des 6G Programms des Bundesministeriums für Bildung undf Forschung (BMBF) in Berlin - Termin 01.07.2024 - 04.07.2024

Geschätzte Teilnehmerzahl: 400 - 800 (Kalkulation mit 700 Teilnehmern)

Leistung bestehend aus

Die LOSE 1 und 2 werden nur zusammen vergeben.

LOS 3 Branding/Messebau: Die Location (richtet sich nach Zuschlag LOS 1) soll für den Zeitraum mit 6G Plattform Logos und Werbeflächen geschmückt werden. Benötigt werden:

Bedruckte Rednerpultschilder, Leit- und Informationsschilder (Datenschutz, Ausschilderung der Räume, Toiletten,

Garderoben), bedruckter Hintergrund für Bühne, A0 Pinnwände

LOS 4 Abendveranstaltung am 02.07.2024 (Ort richtet sich nach Zuschlag LOS 1) bestehend aus Catering mit Essen und nicht alkoholischen Getränken, Bier und Sekt

Details siehe Leistungsbeschreibung

II.2.5)Zuschlagskriterien

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.6)Geschätzter Wert

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Beginn: 01/07/2024

Ende: 04/07/2024

Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

II.2)Beschreibung

II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:

Branding/Messebau

Los-Nr.: 3

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

55120000 Sitzungs- und Konferenzdienstleistungen von Hotels

39153000 Möbel für Konferenzräume

39154100 Messestände

55100000 Dienstleistungen von Hotels

55130000 Sonstige Hotel-Dienstleistungen

55320000 Servieren von Mahlzeiten

55321000 Zubereitung von Mahlzeiten

55400000 Servieren von Getränken

70310000 Vermietung oder Verkauf von Gebäuden

79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DE300 Berlin

Hauptort der Ausführung:

Erfüllungsort richtet sich nach Zuschlag LOS 1 Berlin

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Vernetzungsveranstaltung für alle Forschungsprojekte innerhalb des 6G Programms des Bundesministeriums für Bildung undf Forschung (BMBF) in Berlin - Termin 01.07.2024 - 04.07.2024

Geschätzte Teilnehmerzahl: 400 - 800 (Kalkulation mit 700 Teilnehmern)

Leistung bestehend aus

Die LOSE 1 und 2 werden nur zusammen vergeben.

LOS 3 Branding/Messebau: Die Location (richtet sich nach Zuschlag LOS 1) soll für den Zeitraum mit 6G Plattform Logos und Werbeflächen geschmückt werden. Benötigt werden:

Bedruckte Rednerpultschilder, Leit- und Informationsschilder (Datenschutz, Ausschilderung der Räume, Toiletten,

Garderoben), bedruckter Hintergrund für Bühne, A0 Pinnwände

LOS 4 Abendveranstaltung am 02.07.2024 (Ort richtet sich nach Zuschlag LOS 1) bestehend aus Catering mit Essen und nicht alkoholischen Getränken, Bier und Sekt

Details siehe Leistungsbeschreibung

II.2.5)Zuschlagskriterien

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.6)Geschätzter Wert

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Beginn: 01/07/2024

Ende: 04/07/2024

Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

II.2)Beschreibung

II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:

Abendveranstaltung am 02.07.2024

Los-Nr.: 4

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

55120000 Sitzungs- und Konferenzdienstleistungen von Hotels

39153000 Möbel für Konferenzräume

39154100 Messestände

55100000 Dienstleistungen von Hotels

55130000 Sonstige Hotel-Dienstleistungen

55320000 Servieren von Mahlzeiten

55321000 Zubereitung von Mahlzeiten

55400000 Servieren von Getränken

70310000 Vermietung oder Verkauf von Gebäuden

79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DE300 Berlin

Hauptort der Ausführung:

Erfüllungsort richtet sich nach Zuschlag LOS 1 Berlin

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Vernetzungsveranstaltung für alle Forschungsprojekte innerhalb des 6G Programms des Bundesministeriums für Bildung undf Forschung (BMBF) in Berlin - Termin 01.07.2024 - 04.07.2024

Geschätzte Teilnehmerzahl: 400 - 800 (Kalkulation mit 700 Teilnehmern)

Leistung bestehend aus

Die LOSE 1 und 2 werden nur zusammen vergeben.

LOS 3 Branding/Messebau: Die Location (richtet sich nach Zuschlag LOS 1) soll für den Zeitraum mit 6G Plattform Logos und Werbeflächen geschmückt werden. Benötigt werden:

Bedruckte Rednerpultschilder, Leit- und Informationsschilder (Datenschutz, Ausschilderung der Räume, Toiletten,

Garderoben), bedruckter Hintergrund für Bühne, A0 Pinnwände

LOS 4 Abendveranstaltung am 02.07.2024 (Ort richtet sich nach Zuschlag LOS 1) bestehend aus Catering mit Essen und nicht alkoholischen Getränken, Bier und Sekt

Details siehe Leistungsbeschreibung

II.2.5)Zuschlagskriterien

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.6)Geschätzter Wert

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Beginn: 01/07/2024

Ende: 04/07/2024

Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Eigenerklärung über

- Eintragung in Berufsregister/Handelsregister,

- Eröffnung eines Insolvenzverfahrens oder vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahrens, Beantragung der Eröffnung oder ob Beantragung mangels Masse abgelehnt wurde oder Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde,

- Liquidation des Unternehmens,

- Nichtvorlage schwerer Verfehlungen die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Fragestellen,

- Zahlung von Steuern und Abgaben,

- Zugehörigkeit zu einer Berufsgenossenschaft.

(vgl. Anlage_Eigenerklärung)

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Umsatz- und Mitarbeiterzahlen der letzten drei Jahre (vgl. Anlage_wirt.Leistungsfähigkeit)

LTTG Mustererklärung 1 (Bestätigung Zahlung Mindestlohn)

Die einzureichenden Unterlagen werden automatisch an den dafür vorgesehenen Stellen bekanntgegeben.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

LOS 1: Mind. 2 Referenzen: einschlägige und langjährige Erfahrung mit der Durchführung ähnlich gelagerter Kongresse / Tagungen

LOS 2: Erklärung der nachhaltigen Arbeitsweise im Bereich: Gastronomie und Abfallmanagement

LOS 3: Aussteller-Service

Nachweis einer Haftpflichtversicherung (Eigenerklärung oder Bestätigung der Versicherung)

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Offenes Verfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 12/09/2023

Ortszeit: 10:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

IV.2.6)Bindefrist des Angebots

Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31/10/2023

IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote

Tag: 12/09/2023

Ortszeit: 10:00

Angaben über befugte Personen und das Öffnungsverfahren:

Bieter sind nach § 55 Abs. 2 Satz 2 Vergabeverordnung (VgV) nicht zugelassen.

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: ja

Voraussichtlicher Zeitpunkt weiterer Bekanntmachungen:

Im Jahr 2024 wird wahrscheinlich wieder eine vergleichbare Veranstaltung für das Jahr 2025 ausgeschrieben.

VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Aufträge werden elektronisch erteilt

Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert

Die Zahlung erfolgt elektronisch

VI.3)Zusätzliche Angaben:

1. Die Unterlagen werden ausschließlich über das Deutsche Vergabeportal DTVP in elektronischer Form bereitgestellt.

2. Bieterfragen sollen über das Deutsche Vergabeportal DTVP an die ausschreibende Stelle erfolgen. Nur so ist sichergestellt, dass auch bei Abwesenheit des federführenden Sachbearbeiters eine Bearbeitung zeitnah erfolgt.

3. Hinweis zur Mustererklärung 1 LTTG (Landestariftreuegesetz Rheinland-Pfalz). Die Erklärung über die Zahlung des Mindesttariflohns ist nur durch diejenige Bieter einzureichen, die die Arbeitsleistungen in Deutschland ausführen oder durch Subunternehmer mit Sitz in Deutschland ausführen lassen. Bieter, die Ihren Sitz in einem anderen EU-Mitgliedstaat haben oder die die Leistung durch ein Unternehmen mit Sitz in einem anderen EU-Mitgliedstaat ausführen lassen, sind nicht verpflichtet die Erklärung abzugeben.

Bekanntmachungs-ID: CXTGYYDY1M3UHUVM

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau
Postanschrift: Stiftsstraße 9
Ort: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 6131162234
Fax: +49 6131162113
Internet-Adresse: https://mwvlw.rlp.de

VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

§ 160 Abs. 3 GWB

1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt.

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten First zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

10/08/2023

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