Öffentliche Ausschreibung Trier 2023 Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS). 2023-08-14

Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS).

Auftragsbekanntmachung

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen

Offizielle Bezeichnung: Kreisverwaltung Trier-Saarburg
Postanschrift: Willy-Brandt-Platz 1
Ort: Trier
NUTS-Code: DEB25 Trier-Saarburg
Postleitzahl: 54290
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 651/715377
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.trier-saarburg.de

I.3)Kommunikation

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.subreport.de/E48247135

Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.subreport.de/E48247135

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten Kontaktstellen

I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers

Regional- oder Kommunalbehörde

I.5)Haupttätigkeit(en)

Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung

II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS).

II.1.2)CPV-Code Hauptteil

48311100 Dokumentenverwaltungssystem

II.1.3)Art des Auftrags

Lieferauftrag

II.1.4)Kurze Beschreibung:

Die Kreisverwaltung Trier-Saarburg plant ab der 1. Jahreshälfte 2024 die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung ihrer Verwaltungsprozesse.

Gegenstand der Vergabe ist die Erstellung eines Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen wie bspw. die Unterstützung bei der Konzeption, Einrichtung der Software, Dokumentation, Schulung, Pflege, Wartung und der Support.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert

II.1.6)Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)Beschreibung

II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)

48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

48219300 Verwaltungssoftwarepaket

72261000 Software-Unterstützung

72263000 Software-Implementierung

72267000 Software-Wartung und -Reparatur

II.2.3)Erfüllungsort

NUTS-Code: DEB25 Trier-Saarburg

Hauptort der Ausführung:

Trier

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Erstellung eines DMS - Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen wie bspw. die Unterstützung bei der Konzeption, Einrichtung der Software, Dokumentation, Schulung, Pflege, Wartung und der Support.

II.2.5)Zuschlagskriterien

Die nachstehenden Kriterien

Qualitätskriterium - Name: s. Verfahrensbrief Kapitel II ff Bewertungsvorgehen / Gewichtung: 70 %

Preis - Gewichtung: 30 %

II.2.6)Geschätzter Wert

Wert ohne MwSt.: 350 000.00 EUR

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten: 48

Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja

Beschreibung der Verlängerungen:

Unbegrenzt.

II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden

Geplante Mindestzahl: 3

Höchstzahl: 5

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)Angaben zu Optionen

Optionen: nein

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)Zusätzliche Angaben

Bitte beachten Sie, dass die Unterlagen zwingend elektronisch über die Vergabeplattform eingereicht

werden müssen. Eine Übermittlung per E-Mail oder auf dem Postweg ist nicht möglich.

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen

III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Erklärung, dass nachweislich keine schweren Verfehlungen begangen worden sind oder vorliegen die die Eignung oder Zuverlässigkeit gem. § 42 VGV i.V.m. § 123, 124 GWB in Frage stellen.

Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die Gewährleistung der gesamtschuldnerischen Haftung auch über die Auflösung der ARGE hinaus ist durch eine verbindliche Erklärung nachzuweisen.

Als vorläufiger Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen wird die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nach § 50 VgV akzeptiert.

Im Falle der Vorlage einer EEE haben Bewerbergemeinschaften für alle Mitglieder eine separate EEE abzugeben. Von Nachunternehmern und Unternehmen, deren Kapazitäten sich der Bewerber bedienen will (Eignungsleihe), ist ebenfalls eine separate EEE einzureichen.

Webseite zur Erstellung einer EEE:

https://ec.europa.eu/growth/tools-data-bases/espd/filter?lang=de

Oder Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister über die erlaubte Berufsausübung.

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:

Bewertungskriterien:

- Der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre. Der anteilige Jahresumsatz bezieht sich hierbei ausschließlich auf DMS-Leistungen (z.B. Lizenzen, Dienstleistungen, Wartungseinnahmen), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung § 45 (3) VgV:

Der Bewerber muss eine Erklärung abgeben, dass er im Auftragsfall eine Berufshaftpflichtversicherung über mindestens 1,5 Mio. € abzuschließen wird oder eine solche Versicherung bereits ständig abgeschlossen ist. Zum Nachweis des Versicherungsschutzes ist der AN verpflichtet, vor Unterzeichnung des Vertrages eine entsprechende aktuelle Bestätigung seines Haftpflichtversicherers mit der Versicherungsnummer und den mit dem AG vereinbarten Deckungssummen zu überreichen.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Ausschlusskriterien:

- Sprache: alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C2 - Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).

Bewertungskriterien:

- Anzahl Mitarbeitende des Bewerbers ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des DMS-Herstellers.

- Projekt- und Implementierungserfahrung des Bewerbers, mit der in der folgenden Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren.

- Beschreibung von Personalprofilen – Projektleitende: Bitte benennen Sie 2 Personen, deren Einsatz als Projektleiter*in und als Stellvertretung im Projekt geplant ist und machen Sie Angaben zu deren Rolle (Projektleitung oder Stellvertretung), Ausbildung, Qualifikation, Erfahrungen und Fachkenntnisse (nachgewiesen durch persönliche Referenzprojekte) mit dem angebotenen DMS-Produkt.

- Die Rolle der Projektleitung findet Berücksichtigung, falls folgende Kriterien erfüllt sind: Erfahrungen in der Führung von Projekten zur Einführung und Implementierung von Dokumenten Management Systemen, insbesondere mit dem angebotenen DMS-Produkt

o Fundierte Kenntnisse etablierter Methoden im Projektmanagement

o Fundierte Erfahrung im Qualitätsmanagement

o Erfahrung im Umgang mit gängigen Office- und Projektplanungswerkzeugen (u.a. MS Office, MS Visio)

o Es sind mindestens 1 Projektleiter*in und eine Vertretung zu benennen.

- Beschreibung von Personalprofilen - Experte DMS-Anwendung: bitte benennen Sie 2 Personen, deren Einsatz im Projekt geplant ist und beschreiben Sie deren Ausbildung, Qualifikation, Erfahrungen und Fachkenntnisse (nachgewiesen durch persönliche Referenzprojekte). Bitte beachten Sie hierbei die folgenden Informationen: die Rolle des DMS-Anwendungsexperten findet Berücksichtigung, falls folgende Kriterien erfüllt sind:

o Fundierte Erfahrung in den Funktionen des DMS-Systems

o Fundierte Erfahrung in der Implementierung von DMS-Workflows

o Erfahrung in der Implementierung von Aktenplänen

o Es sind mindestens 1 DMS-Anwendungsexperte und 1 Vertretung zu benennen.

Eine Referenzangaben (Ausschlusskriterium):

- Eine Referenz (ab 01.01.2018) einer Kommunalverwaltung (Stadt-, Gemeinde-, Kreisverwaltung, kreisfreie Stadt sowie Zweckverband; bei Projekten im nicht-deutschen Raum, vergleichbare Verwaltungsebenen) mit > 200 aktiven DMS-Anwendern, bei der eine DMS-Lösung eingeführt und produktiv genutzt wird. Ansprechpartner mit Telefonnummer wird erwartet:

o Verwaltungsanschrift (Straße/Postfach; PLZ; Ort) und Ansprechpartner*in

o Referenz seit

o Eine Anzahl von > 100 aktiven Benutzern*innen nutzen die originäre DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder auch Aktenstrukturen.

Bewertungsreferenzen:

- Referenzen von Kommunalverwaltungen (Stadt-, Gemeinde-, Kreisverwaltung, kreisfreie Stadt sowie Zweckverband; bei Projekten im nicht-deutschen Raum, vergleichbare Verwaltungsebenen). Ansprechpartner mit Telefonnummer wird erwartet:

o Verwaltungsanschrift (Straße/Postfach; PLZ; Ort ) und Ansprechpartner*in

o Verwaltungsart

o Verwaltungsgröße (ohne angeschlossene Eigenbetriebe)

o Produktiv seit

o Anzahl der aktiven Benutzer*innen, die mit der originären DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten.

o Wird die DMS-Lösung bei der Referenz auf folgenden Technologien betrieben:

 Citrix virtual apps and desktops

 Windows Terminalserver

 Citrix XEN Server

 VMWare ESXI

o Integration des DMS in den bei der Referenz eingesetzten Fachverfahren (die Art und Weise der Integration ist hierbei nicht ausschlaggebend):

 Prosoz 14Plus (Hersteller: Prosoz Herten)

 Open WebFM (Hersteller: Prosoz Herten)

 [Stranger - Bearbeitung Ausländerangelegenheiten (Hersteller: Beister)

o Weitere Fachverfahrensintegrationen bei der Referenz

Alle o.g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Excel-Datei „Bewertungsmatrix_Teilnahmewettbewerb“ zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung

IV.1.1)Verfahrensart

Verhandlungsverfahren

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung

Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer

Bei Rahmenvereinbarungen – Begründung, falls die Laufzeit der Rahmenvereinbarung vier Jahre übersteigt:

Laufzeit 4 Jahre sowie Verlängerungsoption von je einem Jahr.

IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs

Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote

IV.1.5)Angaben zur Verhandlung

Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen

IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2)Verwaltungsangaben

IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge

Tag: 11/09/2023

Ortszeit: 10:00

IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber

Tag: 10/08/2023

IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:

Deutsch

IV.2.6)Bindefrist des Angebots

Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31/05/2024

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags

Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein

VI.3)Zusätzliche Angaben:

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland-Pfalz
Postanschrift: Stiftsstraße 9
Ort: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land: Deutschland
Telefon: +49 6131162234
Fax: +49 6131162113
Internet-Adresse: http://www.mwkel.rlp.de

VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

§ 160 (3) GWB

Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des

Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn

Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht

spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur

Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht

spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem

Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen

zu wollen, vergangen sind.

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:

10/08/2023

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