Distribution und Versand des BGHM-Wandkalenders Referenznummer der Bekanntmachung: 2023-019-EU-ABKOM
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Ort: Mainz
NUTS-Code: DEB35 Mainz, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 55124
Land: Deutschland
E-Mail:
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.bghm.de
Abschnitt II: Gegenstand
Distribution und Versand des BGHM-Wandkalenders
Gegenstand der Maßnahme ist die Distribution und der Versand des BGHM-Wandkalenders.
Der Wandkalender wird im Rahmen der Präventionsarbeit den Mitgliedsunternehmen zur Verfügung gestellt.
Der gesamte Beschaffungsvorgang zum Versand an die Mitgliedsunternehmen der ca. 90.000 Wandkalender wird in zwei Losen vergeben mit einem Volumen von:
Los 1: Distribution der Wandkalender, jährlich ca. 40.000 Euro netto,
Los 2: Versand der Wandkalender inkl. Abholung beim Distributor, jährlich ca. 156.000 Euro netto,
insgesamt 196.000 Euro jährlich netto, zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.
Für die jeweiligen Lose ist der Abschluss eines Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von 2 Jahr und der Option der Verlängerung um zweimal ein weiteres Jahr vorgesehen.
Das Auftragsvolumen für maximale Laufzeit des Rahmenvertrages beträgt insgesamt ca. 784.000 Euro netto, wobei auf
Los 1: 160.000 Euro netto und
Los 2: 624.000 Euro netto
fallen, zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.
Als Vertragsbeginn ist für alle Lose das Datum des Zuschlages vorgesehen.
Bieter können auf ein einzelnes Los oder auch auf alle Lose ein Angebot abgeben.
Sollte ein Bieter ein Angebot abgeben, welches nur bei gleichzeitiger Bezuschlagung eines anderen Loses gilt, so wird dieser Bieter vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Distribution des BGHM-Wandkalenders
Der Hauptort der Ausführung ist Gegenstand der Ausschreibung.
Mit Distribution ist die Versandaufbereitung inkl. Lettershopleistungen und Konfektionierung mit Portooptimierung nach den Adressdaten gemeint.
Die Auftraggeberin schätzt unverbindlich, dass während der Laufzeit dieser Rahmenvereinbarung jährlich ca. 90.000 Wandkalender abgerufen werden, hiervon im ersten Vertragsjahr mindestens 84.000 Wandkalender als Mindestabnahmemenge. Auf darüberhinausgehende Mengen hat der Auftragnehmer keinen Anspruch und es können bei Nichtabruf von dem Auftragnehmer keine Rechte jedweder Art, insbesondere auf Entschädigung oder Schadensersatz, geltend gemacht werden.
Als Gesamtabnahmemenge schätzt die Auftraggeberin den maximalen Abruf von 340.000 Wandkalender innerhalb der Laufzeit des Rahmenvertrages inkl. der optionalen Verlängerung.
Sicherheitsleistungen werden von der Auftraggeberin nicht gewährt.
Aus Nachhaltigkeitsgründen sind in der gesamte Lieferkette bis zum Versender Eurotauschpaletten zu verwenden. Diese sind der Auftraggeberin kostenfrei zur Verfügung zu stellen.
Die Kalender werden pro Versand beim Auftragnehmer durch die Druckerei auf Paletten angeliefert.
Hinweis: Die Druckdaten werden am 15.07.2023 an die derzeitige Druckerei (te Neues Druckereigesellschaft mbH&Co.KG, Kempen) geliefert. Im Anschluss erfolgen der Druck und die Lieferung an den Distributor (im Jahr 2022 der Vergangenheit ab dem 06.10.).
Die Sendung ist auf Vollständigkeit und Unversehrtheit zu prüfen. Bei unvollständiger Anlieferung bzw. bei Beschädigungen an den gelieferten Kalendern sind die Auftraggeberin und die Druckerei unverzüglich telefonisch zu informieren. Weitere Schritte ergeben sich im Nachgang zu dieser Information.
Die Ansprechperson der Auftraggeberin wird Ihnen mit Auftragsvergabe benannt.
Annahme und Aufbereitung von ca. 1% der Gesamtmenge an Retouren.
Die Bieter haben die Möglichkeit, einen Rabatt für den Fall anzubieten, dass ihnen der Zuschlag für beide Lose erteilt wird. Der rabattierte Preis je Los wird für die Wertung berücksichtigt, wenn dieser im Hinblick auf die Wertung jedes einzelnen Loses dazu führt, dass der Bieter das wirtschaftlichste Angebot zu dem Los eingereicht hat.
Insofern wird die oben dargestellte Formel auf den jeweils rabattierten Angebotspreis angewendet.
Sofern das rabattierte Angebot nur in einem der beiden Lose das wirtschaftlichste darstellt, wird der Angebotspreis ohne die Rabattierung gewertet und bezuschlagt.
Die Grundlaufzeit beträgt 2 Jahre und kann optional um 2x1 Jahr verlängert werden.
Die vorliegende Ausschreibung (Los 1) unterliegt der Auftragsvergabe.
Insofern kann ein Zuschlag erst nach einer Prüfung ggf. Vor-Ort-Prüfung der Datenschutzmaßnahmen erfolgen.
Sollte sich herausstellen, dass die geforderten Maßnahmen beim erstplatzierten Bieter nicht erfüllt werden, wird dieser Bieter vom Vergabeverfahren ausgeschlossen und beim nächstplatzierten Bieter wird die Vor-Ort-Prüfung durchgeführt.
Versand des BGHM-Wandkalenders
Der Hauptort der Ausführung sind die jeweiligen Empfänger deutschlandweit.
Der BGHM-Wandkalender wurde entsprechend einem Versandverteiler zusammengetragen und sachgerecht in Kartonagen/Briefhüllen verpackt und mit Adressetikett versehen.
Es sind voraussichtlich 41.700 Versandadressen in ganz Deutschland mit unterschiedlicher Stückzahl zu beliefern.
Der Kalenderversand und damit die Abholung erfolgt voraussichtlich jeweils spätestens ab dem 23. bis 27. Oktober eines jeden Jahres, erstmalig zum 23.10.2023. Dies ist abhängig, von der Zeit, welcher der Distributor benötigt, die Sendungen (Anlieferung beim Distributor ab dem 01.10. bis ca. 09.10.2023) entsprechend vorzubereiten. Es kommt ggf. zu mehrfachen Versendungen.
Die Kalender werden entsprechende den Anweisungen des Versenders in etikettierten Kartons verpackt und gelagert. Hierzu stellt der Versender entsprechende Transportboxen zur Verfügung. Diese sind so konzipiert, dass der Inhalt vor Schmutz und Nässe geschützt ist.
Versand innerhalb von Deutschland als Warensendung, Warenpost, Paket bzw. Fracht,
Bereitstellung der Trackinginformationen mit Ablieferungsnachweis,
Rücksendungen erfolgen an den Distributor,
Bei Palettenlieferungen können auf jeder Palette bis zu ca. 720 Wandkalender lagern, abhängig auch von der Verpackung des Distributors der Kalender und den Anlieferungsbedingungen der Empfänger. Das Gewicht jeder Palette kann hierbei bis zu ca. 130 kg betragen.
i. Insgesamt wird von ca. 10 Paletten zur Versendung ausgegangen.
ii. Abhängig vom Empfänger der Sendungen erfolgt die Lieferung auf Euro-Tauschpalette oder Einweg-Palette.
iii. Auf jeder Palette können unterschiedliche Mengen an Wandkalender, abhängig vom Empfänger der Sendungen, sein.
Der komplette Versand der BGHM-Wandkalender ist bis zum 30. Oktober eines jeden Jahres, erstmalig zum 30. Oktober 2023, abzuschließen.
Warenabholung auf Palette oder in den zur Verfügung gestellten Behältern (Hinweis: die Aufbereitung und die Transportbereitmachung erfolgen durch den Distributor nach den Angaben des Versenders),
Versand innerhalb von Deutschland als Warensendung, Warenpost, Paket bzw. Fracht,
Bereitstellung der Trackinginformationen mit Ablieferungsnachweis,
Rücksendungen erfolgen an den Distributor,
Regelzustellung der Sendungen innerhalb von 48 Stunden an den Empfänger der Sendung.
Die Grundlaufzeit beträgt 2 Jahre und kann optional um 2x1 Jahr verlängert werden.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
Dokument 06_Eignungskriterien: Eigenerklärung zu den Ausschlusskriterien § 123,124 GWB
HRA- / HRB-Nummer (mit Angabe des zuständigen Registergerichts) / Umsatzsteuer-ID ( Hinweis: Unternehmen, die weder im Berufs- noch Handelsregister noch einem anderen Register geführt werden, legen eine Kopie der Gewerbeanmeldung der zuständigen Stelle des Landes, in dem sie ansässig sind oder einen anderen geeigneten Zulassungsnachweis vor, der einen Aufschluss über die Art der beruflichen Tätigkeit zulässt)
Unternehmensdarstellung
nur für Los 1: Datensicherheitskonzept
Dokument 07_Eignung mit:
Umsatzzahlen der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre
Betriebshaftpflichtversicherung
Dokument 07_Eignung mit:
Referenzen
Der Bieter hat mindestens drei nachprüfbare Referenzen der letzten drei Geschäftsjahre vorzulegen. Die Referenzen müssen erkennen lassen, dass der Bieter in der Lage ist, vergleichbare Aufgabenstellungen zu leisten. Sind nicht alle geforderten Angaben enthalten, kann die Referenz nicht zur Feststellung der Eignung herangezogen werden.
Die BGHM sollte hierbei höchstens einmal als Referenz genannt werden.
Hinweis: Es handelt sich hierbei lediglich um Funktionsträgerdaten, vor deren Übermittlung personenbezogener Daten an die Auftraggeberin durch die/den Verantwortliche/n die ent-sprechenden Zulässigkeitsvoraussetzungen zu schaffen sind. Die Angebotsfrist hierfür ist ausreichend und angemessen. Diese Anforderung gilt gleichermaßen für alle Bieterinnen/Bieter. Eine Angabe von Referenzkunden ohne die Möglichkeit, die Referenzen bei den Referenzgebern im Vergabeverfahren abzufragen führt dazu, dass die Auftraggeberin nicht in der Lage ist die Leistungsfähigkeit tatsächlich festzustellen.
Los 1: geprüftes Datenschutzkonzept
Abschnitt IV: Verfahren
Mainz
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 228-94990
Fax: +49 228-9499163
Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber der Auftraggebe-rin gerügt werden, ansonsten ist der Antrag unzulässig. Sind mehr als 15 Kalendertage nach der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen, ist ein Antrag ebenfalls unzulässig (§ 160 Abs. 3 GWB).
Angaben zu den Fristen des offenen Verfahrens
§ 20 VgV
(1) Bei der Festlegung der Fristen für den Eingang der Angebote und der Teilnahmeanträge nach den §§ 15 bis 19 ist die Komplexität der Leistung und die Zeit für die Ausarbeitung der Angebote angemessen zu berücksichtigen. § 38 Absatz 3 (Vorinformation) bleibt unberührt.
§ 15 VgV
(2) Die Frist für den Eingang der Angebote (Angebotsfrist) beträgt mindestens 35 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung.
(4) Der öffentliche Auftraggeber kann die Frist gemäß Absatz 2 um fünf Tage verkürzen, wenn er die elektronische Übermittlung der Angebote akzeptiert.
§ 62 VgV Unterrichtung der Bewerber und Bieter
(1) Unbeschadet des § 134 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen teilt der öffentliche Auftraggeber jedem Bewerber und jedem Bieter unverzüglich seine Entscheidungen über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung, die Zuschlagserteilung oder die Zulassung zur Teilnahme an einem dynamischen Beschaffungssystem mit.
(2) Der öffentliche Auftraggeber unterrichtet auf Verlangen des Bewerbers oder Bieters unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags in Textform,
1. jeden nicht erfolgreichen Bewerber über die Gründe für die Ablehnung seines Teilnahmeantrags,
2. jeden nicht erfolgreichen Bieter über die Gründe für die Ablehnung seines Angebots,
3. jeden Bieter über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters, und
4. jeden Bieter über den Verlauf und die Fortschritte der Verhandlungen und des wettbewerblichen Dialogs mit den Bietern.
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 228-94990
Fax: +49 228-9499163