Druck, Distribution und Versand des Taschenbuches: Information für Arbeitsschützer Referenznummer der Bekanntmachung: 2023-017-EU-ABKOM
Auftragsbekanntmachung
Dienstleistungen
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
Postanschrift: Isaac-Fulda-Allee 18
Ort: Mainz
NUTS-Code: DEB35 Mainz, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 55124
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 6131-8020
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.bghm.de
Abschnitt II: Gegenstand
Druck, Distribution und Versand des Taschenbuches: Information für Arbeitsschützer
Die Berufsgenossenschaft Holz und Metall (Auftraggeberin) produziert und versendet einmal jährlich das Taschenbuch „Informationen für Arbeitsschützer“.
Dieses Taschenbuch wird im Rahmen der Präventionsarbeit den Mitgliedsunternehmen zur Verfügung gestellt.
Als Zeitraum für den gesamten Vorgang (Druck, Distribution und Versand) ist ab Übergabe der Druckdaten an den Druckdienstleister, voraussichtlich für das Jahr 2023 am 31.08.2023, der Zeitraum bis zum 31.10.2023 vorgesehen.
Insofern ist eine verbindliche terminliche Absprache zwischen den einzelnen Auftragnehmern zwingend erforderlich.
Der gesamte Beschaffungsvorgang von Produktion und Versand an die Mitgliedsunternehmen der ca. 85.000 Taschenbücher wird in drei Losen vergeben mit einem Volumen von:
Los 1: Druck der Taschenbücher inkl. Anteil am klimaneutralen Druck sowie Verpackung und Versendung an den Distributor, jährlich ca. 55.000,00 Euro netto,
Los 2: Konfektionierung der Taschenbücher, jährlich ca. 40.000 Euro netto,
Los 3: Versand der Taschenbücher inkl. Abholung beim Distributor, jährlich ca. 65.000 Euro netto,
insgesamt 160.000 Euro jährlich netto, zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.
Für die jeweiligen Lose ist der Abschluss eines Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von 1 Jahr und der Option der Verlängerung um ein weiteres Jahr vorgesehen.
Das Auftragsvolumen für maximale Laufzeit des Rahmenvertrages beträgt insgesamt ca. 320.000 Euro netto, wobei auf
Los 1: 110.000 Euro netto,
Los 2: 80.000 Euro netto und
Los 3: 130.000 Euro netto
fallen, zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.
Als Vertragsbeginn ist für alle Lose das Datum des Zuschlages vorgesehen.
Bieter können auf ein einzelnes Los, 2 Lose oder auch auf alle Lose ein Angebot abgeben.
Sollte ein Bieter ein Angebot abgeben, welches nur bei gleichzeitiger Bezuschlagung eines anderen Loses gilt, so wird dieser Bieter vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen
Druck des Taschenbuches: Informationen für Arbeitsschützer
Der Erfüllungsort ist der Sitz des Distributors. Da dieser mitausgeschrieben wird, kann der genaue Erfüllungsort derzeit nicht bekanntgegeben werden.
Hilfsweise gilt als Erfüllungsort der Sitz der Auftraggeberin.
Die Taschenbücher sind vom Auftragnehmer, bezogen auf den Produktionsanteil zum Druck, klimaneutral (CO2 zertifiziert/Deutschland Portfolio) zu erstellen.
Das Taschenbuch hat einen Umfang von ca. 230-240 Seiten zzgl. 4 Seiten Umschlag. Das geschlossene Format beträgt ca. 10,4 cm x 16,5 cm. Gedruckt wird 4/4-farbig nach Euroskala, der Umschlag ist einseitig matt kaschiert. Die Verarbeitung beinhaltet neben dem Druck, das Schneiden, das Zusammentragen, die Bindung als PUR-Klebebindung, das Verpacken in Klimaskartons und die Versendung auf Eurotauschpaletten.
Der Auftragnehmer hat das angebotene Papier oder ein gleichwertiges Papier für die Taschenbücher für den gesamten Vertragszeitraum bereitzustellen.
Die gleichbleibende Qualität und Verwendbarkeit muss über den gesamten Vertragszeitraum zugesichert werden.
Maßstab hierfür ist das technische Datenblatt des angebotenen Papiers bei Angebotsabgabe. Als Referenzpapier können die Papiersorten: Magno Natural für den Inhalt und Magno Satin für den Umschlag benannt werden.
Auf Anforderung sind Musterexemplare kostenfrei zur Verfügung zu stellen.
Die Druckabwicklung erfolgt jeweils per Einzelauftrag zum 31.08. eines jeden Jahres, ggf. der darauffolgende Werktag, mit der entsprechenden Druckdatei als PDF. Die jeweils aktualisierten Druckdaten werden per E-Mail zur Verfügung gestellt. Eine Vorausproduktion ist daher zu keiner Zeit möglich. Nach Übernahme der Daten ist vom Auftragnehmer eine Ansichts-PDF per E-Mail zu übersenden und die Druckfreigabe anzufordern (Softproof). Ein Andruckmuster ist in der Regel nicht erforderlich, im Einzelfall wird ggf. darauf hingewiesen.
Die Lieferung der gedruckten Taschenbücher an des Distributor hat nach Absprache bis spätestens zum 30.09.2023 zu erfolgen. Bitte beachten Sie hierbei, dass der Distributor ggf. erst Kapazitäten ab dem 09.10.2023 zur Lagerung hat.
Ein zu früher Druck bedeutet, dass Sie die Taschenbücher bis zur Lieferung kostenfrei lagern müssen.
Für das optionale 2 Vertragsjahr werden die Termine noch abgestimmt.
Der Auftrag hat eine Mindestlaufzeit von ca. 12 Monaten, welche mit Zuschlag beginnt und zum 31.08.2024 endet.
Optional kann der Vertrag bis zum 31.08.2025 verlängert werden.
Für dieses Los sind vertragliche Preisanpassungsklauseln vorgesehen:
Es ist eine Anpassung der vom Auftragnehmer angegebenen Angebotspreise entsprechend der Preisentwicklung für die vom Statistischen Bundesamt (DESTATIS) ermittelten Gütergruppe vorgesehen. Details hierzu siehe Dokument 04_Vertrag zu Los 1 §7 Abs. 4.
Als Referenz der allgemeinen Preisentwicklung für diese Dienstleistung wird, der vom Statistischen Bundesamt ermittelte, monatliche Preisindex „Index der Erzeugerpreise gewerblicher Produkte (Inlandsabsatz)“ und der Index „Großhandelsverkaufspreisindex“ herangezogen.
Für die Kilometerpauschale wird der Index für „Dieselkraftstoff (Abgabe an Tankstellen)“, lfd. Nummer 179, GP 192026 005 3, Monat April 2023 mit einem Wert von 145,6;
für die Druckdienstleistungen wird der Index für „Druck von Büchern“, lfd. Nummer 165, GP-Nr. 181214 070-280, Monat April 2023 mit einem Wert von 124,9 sowie für das zu verwendende Papier der Index für „Grafische Papiere und Pappen, in Bogen oder Rollen“, lfd. Nummer 135, GP 171214, Monat April 2023 mit einem Wert von 165,1 und für die Kartonagen der Index des Großhandelspreises „Verpackungen aus Papier und Karton“ lfd. Nr. 91, GP 46.77.06, Monat April 2023 mit einen Wert von 82,1, jeweils bezogen auf das Basisjahr 2015, verwendet.
Distribution des Taschenbuches: Informationen für Arbeitsschützer
Der Erfüllungsort ist der Sitz des Distributors. Da dieser mitausgeschrieben wird, kann der genaue Erfüllungsort derzeit nicht bekanntgegeben werden.
Hilfsweise gilt als Erfüllungsort der Sitz der Auftraggeberin.
Mit Distribution ist hier die Versandaufbereitung inkl. Lettershopleistungen und Konfektionierung mit Portooptimierung nach den Adressdaten gemeint.
Die Taschenbücher werden pro Versand beim Auftragnehmer durch die Druckerei auf Paletten angeliefert.
Die Sendung ist auf Vollständigkeit und Unversehrtheit zu prüfen. Bei unvollständiger Anlieferung bzw. bei Beschädigungen an den gelieferten Taschenbüchern sind die Auftraggeberin und die Druckerei unverzüglich telefonisch zu informieren. Weitere Schritte ergeben sich im Nachgang zu dieser Information.
Die Ansprechperson der Auftraggeberin wird Ihnen mit Auftragsvergabe benannt.
Das Taschenbuch ‚Informationen für Arbeitsschützer‘ muss entsprechend einem Versandverteiler zusammengetragen und sachgerecht in Kartonagen/Briefhüllen verpackt und mit Adressetikett versendet werden. Die Adressdateien mit den konkreten Versandmengen werden dem Auftragnehmer zum jeweiligen Versandtermin rechtzeitig von den einzelnen Leistungsbeziehern zur Verfügung gestellt. Die Adressdaten unterliegen dem Sozialdatenschutz. Eine konkrete Adressmenge kann nicht angegeben werden, da sich diese Menge je Ausgabe ändern kann.
Mustertaschenbücher können nicht zur Verfügung gestellt werden, da die Produktion noch läuft.
Insgesamt wird von ca. 40 Paletten (Taschenbücher) ausgegangen, welche durch die Druckerei geliefert werden. Auf jeder Palette sind ca. 2.160 Taschenbücher.
Die Auftraggeberin hat die Erkenntnis, dass neben der Deutschen Post AG, als Universaldienstleiter, kein weiteres Unternehmen deutschlandweit ohne Einbindung der Deutschen Post AG versendet. Somit sind Teile der Sendungen als Bücher- oder Warensendung bzw. als Warenpost, derzeit gemäß den Anlieferungsbedingungen der Deutschen Post AG postaufliefernd vorzubereiten. Nichtbeachtung der Anlieferungsbedingungen, insbesondere der Deklaration der Sendungen als „BÜWA“, und daraus entstehender Mehrkosten gehen zu Lasten des Auftragnehmers.
Die fertig adressierten und konfektionierten Taschenbücher sind für die Abholung durch den Versender transportsicher zu verpacken. Der Versender stellt hierzu die erforderlichen Transportboxen bereit. Die Avisierung an den Versender hat 2 Tage vor der Abholung zu erfolgen.
Der Versender wird mit dieser Ausschreibung durch Los 3 erst ermittelt, deshalb kann dieser derzeit noch nicht benannt werden.
Der Auftrag hat eine Mindestlaufzeit von ca. 12 Monaten, welche mit Zuschlag beginnt und zum 31.08.2024 endet.
Optional kann der Vertrag bis zum 31.08.2025 verlängert werden.
Für dieses Los sind vertragliche Preisanpassungsklauseln vorgesehen:
Es ist eine Anpassung der vom Auftragnehmer angegebenen Angebotspreise entsprechend der Preisentwicklung für die vom Statistischen Bundesamt (DESTATIS) ermittelten Gütergruppe vorgesehen. Details hierzu siehe Dokument 04_Vertrag zu Los 2 §7 Abs. 4.
Als Referenz der allgemeinen Preisentwicklung für diese Dienstleistung wird, der vom Statistischen Bundesamt ermittelte, monatliche Preisindex „Index der Erzeugerpreise gewerblicher Produkte (Inlandsabsatz)“ und der Index „Großhandelsverkaufspreisindex“ herangezogen.
Weiterführender Link:
Für die Kartonagen wird der Index des Großhandelspreises „Verpackungen aus Papier und Karton“ lfd. Nr. 91, GP 46.77.06, Monat April 2023 mit einem Wert von 82,1, bezogen auf das Basisjahr 2015, verwendet.
Die Adressdaten unterliegen dem Datenschutz gem DSGVO:
Da es sich bei der ausgeschriebenen Leistung, Versand von Taschenbüchern an Mitgliedsunternehmen bzw. Versicherte der Auftraggeberin, um eine Verarbeitung von Sozialdaten im Auftrag handelt, wird mit dem Auftragnehmer eine Vereinbarung über eine Auftragsverarbeitung nach Maßgabe des Art. 28 DSGVO i.V.m. § 80 SGBX abgeschlossen.
Entsprechend erwartet die Auftraggberin präzise Darstellungen der einzelenen Maßnahmen zum Schutz der Adressdaten. Näheres siehe hierzu unter Punkt 3.8 Auftragsverarbeitung im Dokument 03_Leistungsverzeichnis.
Versand des Taschenbuches: Informationen für Arbeitsschützer
Die Erfüllungsorte sind die Adresssaten in der Bundesrepublik Deutschland.
Hilfsweise gilt als Erfüllungsort der Sitz der Auftraggeberin.
Das Taschenbuch ‚Informationen für Arbeitsschützer‘ wurden entsprechend einem Versandverteiler zusammengetragen und sachgerecht in Kartonagen/Briefhüllen verpackt, mit Adressetikett versehen und zur Abholung bereitgestellt.
a) Der Taschenbuchversand erfolgt voraussichtlich jeweils ab dem 23. bis spätestens 27. Oktober eines jeden Jahres, erstmalig zum 23.10.2023. Der Versand ist bis zum 30.10.eines jeden Jahres abzuschließen.
b) Die Taschenbücher werden in etikettierten Kartons verpackt und entsprechend den Anweisungen des Versenders gelagert. Hierzu stellt der Versender entsprechende Transportboxen zur Verfügung. Diese sind so konzipiert, dass der Inhalt vor Schmutz und Nässe geschützt ist.
c) Bei Palettenlieferungen können auf jeder Palette bis zu ca. 720 Taschenbücher lagern, abhängig auch von der Verpackung des Distributors der Taschenbücher und den Anlieferungsbedingungen der Empfänger. Das Gewicht jeder Palette kann hierbei bis zu ca. 130 kg betragen. Insgesamt wird von ca. 10 Paletten zur Versendung ausgegangen.
d) Abhängig vom Empfänger der Sendungen erfolgt die Lieferung auf Euro-Tauschpalette oder Einweg-Palette.
e) Es sind voraussichtlich 28.900 Versandadressen in ganz Deutschland mit unterschiedlicher Stückzahl zu beliefern.
f) Achtung: Die Versand- (Absender-) adresse ist die Anschrift der Auftraggeberin; die Retouren sind jedoch unmittelbar zum Distributor zurückzusenden.
Der Auftrag hat eine Mindestlaufzeit von ca. 12 Monaten, welche mit Zuschlag beginnt und zum 31.08.2024 endet.
Optional kann der Vertrag bis zum 31.08.2025 verlängert werden.
Der Bieter erfüllt die datenschutzrechtlichen Anforderungen gemäß PostG.
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
- HRA/HRB- Nummer mit Angabe des zuständigen Registergerichts / Umsatzsteuer-ID soweit keine Eintragung in einem Registergericht notwendig
Hinweis: Unternehmen, die weder im Berufs- noch Handelsregister noch einem anderen Register geführt werden, legen eine Kopie der Gewerbeanmeldung der zuständigen Stelle des Landes, in dem sie ansässig sind oder einen anderen geeigneten Zulassungsnachweis vor, der einen Aufschluss über die Art der beruflichen Tätigkeit zulässt
- Ausgefülltes Formblatt 06_ Eignungserklärung zum Ausschluss §§ 123,124 GWB
- Ausgefülltes Formblatt 07_Eignung mit Angabe der Umsätze der letzten 3 abgeschlossenen Wirtschaftsjahre
- Berufshaftpflichtversicherung
- Ausgefülltes Formblatt 07_Eignung mit Angabe von mindestens 3 Referenzen der letzten 3 Jahre
Hinweis: Die Referenzen müssen erkennen lassen, dass der Bieter in der Lage ist, vergleichbare Aufgabenstellungen zu leisten. Sind nicht alle geforderten Angaben enthalten, kann die Referenz nicht zur Feststellung der Eignung herangezogen werden. Es handelt sich hierbei lediglich um Funktionsträgerdaten, vor deren Übermittlung personenbezogener Daten an die Auftraggeberin durch die/den Verantwortliche/n die entsprechenden Zulässigkeitsvoraussetzungen zu schaffen sind. Die Angebotsfrist hierfür ist ausreichend und angemessen. Diese Anforderung gilt gleichermaßen für alle Bieterinnen/Bieter. Eine Angabe von Referenzkunden ohne die Möglichkeit, die Referenzen bei den Referenzgebern im Vergabeverfahren abzufragen führt dazu, dass die Auftraggeberin nicht in der Lage ist die Leistungsfähigkeit tatsächlich festzustellen.
- Der Auftragnehmer verfügt zur Abstellung und Lagerung der Paletten über entsprechgende Lagerkapazitäten, darzulegen in der Unternehmensdarstellung (max. 3 DIN A4-Seiten)
Abschnitt IV: Verfahren
Mainz
Abschnitt VI: Weitere Angaben
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
E-Mail:
Telefon: +49 228-94990
Fax: +49 228-9499163
Internet-Adresse: https://www.bundeskartellamt.de/
Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden, ansonsten ist der Antrag unzulässig.
Sind mehr als 15 Kalendertage nach der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen, ist ein Antrag ebenfalls unzulässig (§ 160 Abs. 3 GWB).
Angaben zu den Fristen des offenen Verfahrens
§ 20 VgV
(1) Bei der Festlegung der Fristen für den Eingang der Angebote und der Teilnahmeanträge nach den §§ 15 bis 19 ist die Komplexität der Leistung und die Zeit für die Ausarbeitung der Angebote angemessen zu berücksichtigen. § 38 Absatz 3 (Vorinformation) bleibt unberührt.
§ 15 VgV
(2) Die Frist für den Eingang der Angebote (Angebotsfrist) beträgt mindestens 35 Tage, ge-rechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung.
(4) Der öffentliche Auftraggeber kann die Frist gemäß Absatz 2 um fünf Tage verkürzen, wenn er die elektronische Übermittlung der Angebote akzeptiert.
§ 62 VgV Unterrichtung der Bewerber und Bieter
(1) Unbeschadet des § 134 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen teilt der öffentliche Auftraggeber jedem Bewerber und jedem Bieter unverzüglich seine Entscheidungen über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung, die Zuschlagserteilung oder die Zulassung zur Teilnahme an einem dynamischen Beschaffungssystem mit.
(2) Der öffentliche Auftraggeber unterrichtet auf Verlangen des Bewerbers oder Bieters unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags in Textform,
1. jeden nicht erfolgreichen Bewerber über die Gründe für die Ablehnung seines Teilnahmeantrags,
2. jeden nicht erfolgreichen Bieter über die Gründe für die Ablehnung seines Angebots,
3. jeden Bieter über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters, und
4. jeden Bieter über den Verlauf und die Fortschritte der Verhandlungen und des wettbewerblichen Dialogs mit den Bietern.