Beschaffung einer Prozessmanagement-Software

Bekanntmachung einer Änderung

Änderung eines Vertrags/einer Konzession während der Laufzeit

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Schwerin
NUTS-Code: DE804 Schwerin, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 19059
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Fax: [removed]2
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.dvz-mv.de

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Beschaffung einer Prozessmanagement-Software

II.1.2)CPV-Code Hauptteil
48300000 Softwarepaket für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität
II.1.3)Art des Auftrags
Lieferauftrag
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
72500000 Datenverarbeitungsdienste
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE804 Schwerin, Kreisfreie Stadt
Hauptort der Ausführung:

Schwerin

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung zum Zeitpunkt des Abschlusses des Vertrags:

Gegenstand des Auftrags sind die Beschaffung und Einführung und Pflege einer Prozessmanagement (PzM) – Standardsoftware, welche nach den Anforderungen des Auftraggebers anzupassen (Programmierungsleistungen auf Quellcodeebene und oder Customizing ohne Eingriffe in den Quellcode) ist. Hierzu wird ein EVB-IT Erstellungsvertrag mit Rahmenvertragscharakter geschlossen. Die Anpassungsleistungen bestehen im Wesentlichen aus speziellen Anforderungen, die aus dem IT-Planungsrat-Projekt „Föderales Informationsmanagement“ (FIM) resultieren und im Vorhaben „KooperativesInformationsmanagement in M-V“ (KIM.MV) auf die M-V Rahmenbedingungen adaptiert worden sind. Dazu gehört auch die Umsetzung einer Schnittstelle zum Landesinformationssystem „Infodienste.MV“, welches bereits als e-Government Basisdienst in M-V etabliert worden ist. Eigens für die Qualitätssicherung und Verteilung der FIM-Prozesse (Stammprozesse) auf föderaler Ebene soll in der PzM-Software ein eigener Arbeitsbereich (FIM-Repository) eingerichtet werden. Die Stammprozesse, die zukünftig von einer Bundesredaktion entwickelt werden, sollen über Webservice-Schnittstellen in das FIM-Repository importiert werden können. Nach entsprechender Qualitätssicherung sollen dann die Stammprozesseanderen Verwaltungen bundesweit über Webservice-Schnittstellen zur Verfügung gestellt werden können (Exportfunktionalität).

Im Einführungsprojekt ist vom Auftragnehmer zu den vorgenannten Anpassungsleistungen ein Pflichtenheft zu erstellen und anschließend umzusetzen. Zudem soll zeitgleich zur Konzeptionsphase die Installation und Produktivsetzung der unangepassten PzM-Software beim Auftraggeber als Betreiber erfolgen, damit bis zur Produktivsetzung der erforderlichen Anpassungsleistungen bereits vorhandene Prozessmodelle durch die jeweiligen Anwender in die PzM-Software importiert bzw. migriert werden können.

Außerdem wird EVB-IT Erstellungsvertrag eine Pflegevereinbarung mit einer Mindestlaufzeit von 48 Monaten geschlossen. Über eine Laufzeit von 48 Monaten sollen darüber hinaus aus entsprechenden rahmenvertraglichen Vereinbarungen weitere Lizenzen einschließlich Pflege abgerufen werden können. Dabei soll die Pflege dieser Lizenzen einheitlich in die Pflegevereinbarung des EVB-IT Erstellungsvertrages aufgenommen werden. Zudem ist der Auftragnehmer während des Einführungsprojektes grundsätzlich zur Umsetzung von Change Requests (Programmierungsleistungen auf Quellcodeebene und/oder Customizing) des Auftraggebers verpflichtet. Nach der Gesamtabnahme ist der Auftragnehmer außerdem grundsätzlich im Rahmen von Weiterentwicklung und Anpassung der Software (Programmierungsleistungen auf Quellcodeebene und/oder Customizing) zur Umsetzung von neuen Anforderungen des Auftraggebers verpflichtet. Die PzM-Software wird zentral von der DVZ M-V GmbH als Private Cloud-Dienst betrieben werden. Mögliche Kunden des kostenpflichtigen Cloud-Dienstes sollen Teile der Landesverwaltung M-V und weitere öffentliche Verwaltungen innerhalb der Bundesrepublik Deutschland sein. Der Cloud-Dienst soll einem Teil der Landesverwaltung M-V im Rahmen eines e-Government Basisdienstes zur Verfügung gestellt werden. Alle anderen Nutzungsberechtigten können die PzM-Software als kostenpflichtigen Cloud-Dienst in Anspruch nehmen. Dieser Cloud-Dienst soll vom Auftraggeber im Rahmen des organisatorisch verselbständigten Betriebsteils angeboten werden.

II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen Beschaffungssystems oder der Konzession
Laufzeit in Monaten: 48
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

Auftrags-Nr.: IT 007-2016
V.2)Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
V.2.1)Tag des Abschlusses des Vertrags/der Entscheidung über die Konzessionsvergabe:
27/03/2017
V.2.2)Angaben zu den Angeboten
Der Auftrag/Die Konzession wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE30 Berlin
Land: Deutschland
Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: nein
V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (zum Zeitpunkt des Abschlusses des Auftrags;ohne MwSt.)
Gesamtwert der Beschaffung: [Betrag gelöscht] EUR

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Schwerin
Postleitzahl: 19053
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Telefon: [removed]
Fax: [removed]7
Internet-Adresse: http://www.regierung-mv.de
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Postanschrift:[gelöscht]
Ort: Schwerin
Postleitzahl: 19053
Land: Deutschland
E-Mail: [removed]
Telefon: [removed]
Fax: [removed]7
Internet-Adresse: http://www.regierung-mv.de
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
09/04/2021

Abschnitt VII: Änderungen des Vertrags/der Konzession

VII.1)Beschreibung der Beschaffung nach den Änderungen
VII.1.1)CPV-Code Hauptteil
48300000 Softwarepaket für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität
VII.1.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
72500000 Datenverarbeitungsdienste
VII.1.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE804 Schwerin, Kreisfreie Stadt
Hauptort der Ausführung:

Schwerin

VII.1.4)Beschreibung der Beschaffung:

Gegenstand des Auftrags sind die Beschaffung und Einführung und Pflege einer Prozessmanagement (PzM) – Standardsoftware, welche nach den Anforderungen des Auftraggebers anzupassen (Programmierungsleistungen auf Quellcodeebene und oder Customizing ohne Eingriffe in den Quellcode) ist. Hierzu wird ein EVB-IT Erstellungsvertrag mit Rahmenvertragscharakter geschlossen. Die Anpassungsleistungen bestehen im Wesentlichen aus speziellen Anforderungen, die aus dem IT-Planungsrat-Projekt „Föderales Informationsmanagement“ (FIM) resultieren und im Vorhaben „KooperativesInformationsmanagement in M-V“ (KIM.MV) auf die M-V Rahmenbedingungen adaptiert worden sind. Dazu gehört auch die Umsetzung einer Schnittstelle zum Landesinformationssystem „Infodienste.MV“, welches bereits als e-Government Basisdienst in M-V etabliert worden ist. Eigens für die Qualitätssicherung und Verteilung der FIM-Prozesse (Stammprozesse) auf föderaler Ebene soll in der PzM-Software ein eigener Arbeitsbereich (FIM-Repository) eingerichtet werden. Die Stammprozesse, die zukünftig von einer Bundesredaktion entwickelt werden, sollen über Webservice-Schnittstellen in das FIM-Repository importiert werden können. Nach entsprechender Qualitätssicherung sollen dann die Stammprozesseanderen Verwaltungen bundesweit über Webservice-Schnittstellen zur Verfügung gestellt werden können (Exportfunktionalität).

Im Einführungsprojekt ist vom Auftragnehmer zu den vorgenannten Anpassungsleistungen ein Pflichtenheft zu erstellen und anschließend umzusetzen. Zudem soll zeitgleich zur Konzeptionsphase die Installation und Produktivsetzung der unangepassten PzM-Software beim Auftraggeber als Betreiber erfolgen, damit bis zur Produktivsetzung der erforderlichen Anpassungsleistungen bereits vorhandene Prozessmodelle durch die jeweiligen Anwender in die PzM-Software importiert bzw. migriert werden können.

Außerdem wird EVB-IT Erstellungsvertrag eine Pflegevereinbarung mit einer Mindestlaufzeit von 48 Monaten geschlossen. Über eine Laufzeit von 48 Monaten sollen darüber hinaus aus entsprechenden rahmenvertraglichen Vereinbarungen weitere Lizenzen einschließlich Pflege abgerufen werden können. Dabei soll die Pflege dieser Lizenzen einheitlich in die Pflegevereinbarung des EVB-IT Erstellungsvertrages aufgenommen werden. Zudem ist der Auftragnehmer während des Einführungsprojektes grundsätzlich zur Umsetzung von Change Requests (Programmierungsleistungen auf Quellcodeebene und/oder Customizing) des Auftraggebers verpflichtet. Nach der Gesamtabnahme ist der Auftragnehmer außerdem grundsätzlich im Rahmen von Weiterentwicklung und Anpassung der Software (Programmierungsleistungen auf Quellcodeebene und/oder Customizing) zur Umsetzung von neuen Anforderungen des Auftraggebers verpflichtet. Die PzM-Software wird zentral von der DVZ M-V GmbH als Private Cloud-Dienst betrieben werden. Mögliche Kunden des kostenpflichtigen Cloud-Dienstes sollen Teile der Landesverwaltung M-V und weitere öffentliche Verwaltungen innerhalb der Bundesrepublik Deutschland sein. Der Cloud-Dienst soll einem Teil der Landesverwaltung M-V im Rahmen eines e-Government Basisdienstes zur Verfügung gestellt werden. Alle anderen Nutzungsberechtigten können die PzM-Software als kostenpflichtigen Cloud-Dienst in Anspruch nehmen. Dieser Cloud-Dienst soll vom Auftraggeber im Rahmen des organisatorisch verselbständigten Betriebsteils angeboten werden.

VII.1.5)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen Beschaffungssystems oder der Konzession
Laufzeit in Monaten: 48
VII.1.6)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: [Betrag gelöscht] EUR
VII.1.7)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung:[gelöscht]
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE30 Berlin
Land: Deutschland
Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: nein
VII.2)Angaben zu den Änderungen
VII.2.1)Beschreibung der Änderungen
Art und Umfang der Änderungen (mit Angabe möglicher früherer Vertragsänderungen):

Der Auftraggeber hat im Wege des Offenen Verfahrens IT 007-2016 auf Basis eines EVB-IT Erstellungsvertrages mit Rahmenvertragscharakter die Beschaffung, Einführung, Pflege sowie Anpassung einer Prozessmanagement-Software ausgeschrieben. Der Zuschlag wurde der Firma BOC Information Technologies Consulting GmbH mit der angebotenen Software Adonis NP erteilt. Im Rahmen der Nutzung dieser Software wurden technische Bedarfe festgestellt, die eine Beschaffung zusätzlicher Softwareerweiterungen erforderlich macht. Einerseits handelt es sich hierbei um ein UML-Addon, welches die Prozessmanagement-Software Adonis NP für die Modellierungssprache UML (Unified Modeling Language) benötigt. Andererseits wird ein Save-Tool benötigt, welches der automatisierten Erstellung von Backups der Prozessmanagement-Software Adonis NP dient.

VII.2.2)Gründe für die Änderung
Notwendigkeit zusätzlicher Bauarbeiten, Dienstleistungen oder Lieferungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer/Konzessionär (Artikel 43 Absatz 1 Buchstabe b der Richtlinie 2014/23/EU, Artikel 72 Absatz 1 Buchstabe b der Richtlinie 2014/24/EU, Artikel 89 Absatz 1 Buchstabe b der Richtlinie 2014/25/EU)
Beschreibung der wirtschaftlichen oder technischen Gründe und der Unannehmlichkeiten oder beträchtlichen Zusatzkosten, durch die ein Auftragnehmerwechsel verhindert wird:

Ein Auftragnehmerwechsel wird verhindert, da:

— die benötigten Leistungen als Methoden- bzw. Funktionsbausteine unmittelbare Erweiterungen der Prozessmanagement-Software adonis NP darstellen und bereits in deren Methoden- und Funktionsumfang vorgesehen sind; diese werden nur vom ursprünglichen Anbieter angeboten,

— bei der Migration der Prozessmodelle in andere Prozessmanagement-Software nicht sichergestellt werden kann, dass die Prozessmodelle aufgrund voneinander abweichender technischer Merkmale zutreffend dargestellt werden (UML-Addon),

— herkömmliche BackUp-Tools nur eine Komplettwiederherstellung der Adonis-Umgebung und nicht einzelner Prozessmodelle ermöglichen, sodass hierdurch Prozessemodelle verloren gehen, die seit der Backup-Erstellung entstanden sind (Save-Tool) und

— zusätzliche Einführungs- und Schulungsaufwände für die Ersteinrichtung, die über eine bloße Installation hinausgehen, sowie laufende Migrations- und Betriebsaufwände anfallen.

VII.2.3)Preiserhöhung
Aktualisierter Gesamtauftragswert vor den Änderungen (unter Berücksichtigung möglicher früherer Vertragsänderungen und Preisanpassungen sowie im Falle der Richtlinie 2014/23/EU der durchschnittlichen Inflation im betreffenden Mitgliedstaat)
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR
Gesamtauftragswert nach den Änderungen
Wert ohne MwSt.: [Betrag gelöscht] EUR