Öffentliche Ausschreibung Klingenmünster 2026 Deutschland – Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung – Bereitstellung, Einführung und Betrieb einer integrierten Zeitwirtschafts- und Dienstplanungslösung 2026-06-24

Deutschland – Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung – Bereitstellung, Einführung und Betrieb einer integrierten Zeitwirtschafts- und Dienstplanungslösung

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Pfalzklinikum für Psychiatrie und Neurologie AdöR

E-Mail: info@pfalzklinikum.de

Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Bereitstellung, Einführung und Betrieb einer integrierten Zeitwirtschafts- und Dienstplanungslösung

Beschreibung: Bereitstellung, Einführung und Betrieb einer integrierten Zeitwirtschafts- und Dienstplanungslösung

Kennung des Verfahrens: 6530ba6c-7a59-4c91-aba0-3119d44db24a

Interne Kennung: 001-2024

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferleistungen

Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 72263000 Software-Implementierung, 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software, 72268000 Bereitstellung von Software, 48451000 Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)

2.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Klingenmünster

Postleitzahl: 76889

Land, Gliederung (NUTS): Südliche Weinstraße (DEB3H)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXPDY6DYKSY#

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:

Betrug:

Korruption:

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:

Zahlungsunfähigkeit:

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren:

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Bereitstellung, Einführung und Betrieb einer integrierten Zeitwirtschafts- und Dienstplanungslösung

Beschreibung: Das Pfalzklinikum für Psychiatrie und Neurologie - AdöR - (im Folgenden: der Auftraggeber) stellt als Dienstleister für seelische Gesundheit kinder- und jugendpsychiatrische, psychiatrische, gerontopsychiatrische, psychosomatische, psychotherapeutische, neurologische, sozial-therapeutische und gemeindepsychiatrische Angebote in vielen pfälzischen Regionen zur Verfügung. Die Leistungen für erkrankte Menschen - stationäre, ambulante, Wohn- und Tagesangebote sowie gemeindepsychiatrische Angebote - werden in 15 pfälzischen Städten und Gemeinden erbracht, weitere Standorte sind geplant. Insgesamt werden jährlich ca. 30.000 Menschen stationär, teilstationär oder ambulant behandelt und betreut. Das Klinikum verfügt über ca. 1.180 Betten, Therapie- bzw. Wohnplätze und darüber hinaus an fast allen Standorten über zusätzliche ambulante bzw. aufsuchende Angebote. Mit einem Umsatzvolumen von ca. 195 Mio. EUR ist das Pfalzklinikum mit seinen Tochtergesellschaften Pfalzklinikum Service gGmbH und Medizinisches Versorgungszentrum (MVZ) Pfalzkli-nikum GmbH ein wichtiger Wirtschaftsfaktor und mit rund 2.500 Beschäftigten einer der größten Arbeitgeber der Region. Der Auftraggeber beabsichtigt den Abschluss eines Dienstleistungs- beziehungsweise Softwarebereitstellungsvertrags über die Einführung und Implementierung einer integrierten Zeitwirtschafts- und Dienstplanungslösung. Vertraglich soll der Auftrag die Beschaffung, Inbetriebnahme, Anpassung sowie - im Falle einer SaaS-Lösung - den anschließenden Betrieb, die Pflege und Weiterentwicklung eines digitalen Personaleinsatzplanungs- und Zeiterfassungssystems umfassen, das die spezialisierten Anforderungen eines psychiatrisch-neurologischen Klinikums abdeckt. Die zu beschaffende Lösung soll insbesondere allen Gesellschaften des Pfalzklinikums zur Verfügung stehen und alle relevanten Komponenten für Dienstplan- und Schichtplanung, Arbeitszeiterfassung und Personalsteuerung enthalten. Mit dieser Beschaffung verfolgt der Auftraggeber das Ziel, die derzeit dezentral oder manuell gesteuerten Planungsprozesse durch ein modernes, effizientes System zu ersetzen und die Personalressourcen optimal zu steuern. Die Lösung soll die administrative Last bei den Dienstplanverantwortlichen deutlich senken und zugleich eine transparente, rechtskonforme Dienstpla-nung ermöglichen. Dabei sind neben tariflichen Vorgaben (TVöD-K, TV-Ärzte) und arbeitsrechtlichen Regelungen (Arbeitszeitgesetz, Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung (PpUGV), Per-sonalbemessungsrichtlinien, Pflegepersonal-Regelung (PPR 2.0) auch krankenhausspezifische Besetzungsanforderungen verbindlich einzuhalten. Durch die Lösung wird angestrebt, routinemäßige Prüfungen und Warnmeldungen zu Gesetzes- oder Tarifverletzungen zu automatisieren sowie langfristige Dienstpläne zuverlässig und nachvollziehbar zu erstellen. Das zu beschaffende System muss insbesondere die automatisierte Erstellung von Schicht-, Dienst- und Einsatzplänen erlauben und dabei Qualifikationen, Verfügbarkeiten, Teilzeitmodelle und unterschiedliche Funktionsbereiche verschiedener Berufsgruppen berücksichtigen. Typische Funktionen sind dabei etwa die Abbildung komplexer Schichtmodelle, ein mehrstufiges Diensttauschsystem, variantenreiche Vor- und Nachbesetzungsregeln sowie ein integriertes Ausfallmanagement mit automatisierten Vorschlägen zur Ersatzbesetzung. Die Lösung soll Werkzeuge zur Bewertung von Dienstplänen und zur Personalkostenkalkulation bereitstellen, zum Beispiel eine vorbereitende Lohnabrechnung mit Bildung tarifvertraglich relevanter Lohnarten. Die Lösung soll sämtliche relevanten Prozesse als umfassende, logisch verknüpfte Gesamtlösung abbilden, insbesondere Personaleinsatzplanung inklusive Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, Zeitwirtschaft, vorbereitende Lohnabrechnung, ESS, MSS sowie Reporting und Statistiken. Hierdurch soll Doppelarbeit vermieden, Auswertungen erleichtert und die Einhaltung aller tariflichen und gesetzlichen Randbedingungen sichergestellt werden. Ein weiterer Schwerpunkt der Beschaffung liegt auf einem modernen Mitarbeiterportal (Employee Self Service) mit webbasierter und mobiler Zugriffsmöglichkeit. Mitarbeitende sollen eigenständig ihre Dienstpläne einsehen, Arbeitszeitkonten (Stunden, Überstunden, Urlaub) abrufen und Urlaubs- sowie Abwesenheitsanträge elektronisch stellen können. Zugleich müssen Manager-Self-Service-Funktionen bereitgestellt werden, um Dienstpläne freizugeben und Anträge zu genehmigen. Die neue Software soll so die Nutzerfreundlichkeit und Akzeptanz im Klinikbetrieb erhöhen, indem sie allen Beschäftigten transparente Self-Service-Möglichkeiten bietet und Kommunikationsprozesse digital unterstützt. Schließlich muss die Lösung in die bestehende IT- und Systemlandschaft des Auftraggebers integriert werden. Geplant sind standardisierte Schnittstellen bzw. Datenaustauschmöglichkeiten mit vorhandenen Fachsystemen, insbesondere mit dem zentralen HR-/Lohnabrechnungs- und ERP-System sowie mit dem Krankenhausinformationssystem (KIS) und weiteren Bestandslö-sungen. Dabei ist ein medienbruchfreier Datenaustausch sicherzustellen: Stammdaten, Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten sowie Abrechnungsinformationen sollen zwischen den Systemen ausgetauscht werden. Darüber hinaus sind hohe Anforderungen an Verfügbarkeit, Datenschutz (DSGVO-Konformität), Datensicherheit, Revisionssicherheit sowie differenzierte Rollen- und Berechtigungskonzepte zu erfüllen. Auch Aspekte wie Barrierefreiheit und mobiler Betrieb sind zu berücksichtigen, um den Einsatz in einer modernen Klinikumgebung rechtlich und technisch sicherzustellen. Das Vergabeverfahren soll im Dezember 2026 abgeschlossen werden.

Interne Kennung: 001-2024

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferleistungen

Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung

5.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Klingenmünster

Postleitzahl: 76889

Land, Gliederung (NUTS): Südliche Weinstraße (DEB3H)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 60 Monate

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme:

Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für den Teilnahmeantrag

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung

Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft

Beschreibung des Auswahlkriteriums: Jeder Bewerber bzw. jede Bewerbergemeinschaft muss aktuell mindestens über angestellte deutschsprachige 10 Fachkräfte im Sinne von Vollzeitäquivalen-ten verfügen. Andernfalls wird der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft ausgeschlossen.

Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Gewichtung (Punkte, genau): 5,00

Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen

Beschreibung des Auswahlkriteriums: Jeder Bewerber bzw. jede Bewerbergemeinschaft muss eine Projektleitung benennen, die über mindestens zwei Jahre Erfahrung in der Durchführung von Projektleitungsaufgaben sowie in der Einführung von Zeitwirtschafts- und Dienstplanungs-Systemen verfügt und während der gesamten Umsetzungsphase verfügbar ist. Andernfalls wird der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft ausgeschlossen.

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Beschreibung des Auswahlkriteriums: Jeder Bewerber bzw. jede Bewerbergemeinschaft muss mindestens drei Referenzen nachweisen, die die nachstehenden Mindestanforderungen jeweils kumulativ erfüllen: - Es handelt sich um die Lieferung, Implementierung/Customizing, laufender Support/Wartung und laufende Betreuung eines Zeitwirtschafts- und Dienstplanungs-Systems inklusive Datenmigration und Schulung der Anwender. - Die Referenzen stammen aus Einrichtungen der Gesundheitswirtschaft im deutschsprachigen Raum (insbesondere Krankenhäuser/Klinikverbünde, Reha-Kliniken oder vergleichbare Einrichtungen). Die jeweilige Einrichtung aus der Gesundheitswirtschaft verfügt über mindestens 500 Mitarbeitende (Vollzeitäquivalente). - Das Zeitwirtschafts- und Dienstplanungs-System ist mindestens 24 Monate produktiv im Einsatz gewesen bzw. seit 24 Monaten im Einsatz. - "Go-Live" nach dem 1. Januar 2019. Können nicht mindestens drei Referenzen nachgewiesen werden, wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen.

Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen

Gewichtung (Punkte, genau): 8,00

Kriterium: Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten

Beschreibung des Auswahlkriteriums: Gültiges Zertifikat nach ISO/IEC 27001 oder ein vergleichbares Zertifikat. Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft, die lediglich Dienstleistungen erbringen und somit keine Software zur Verfügung stellen, müssen nicht über ein Zertifikat verfügen. Andernfalls wird der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft ausgeschlossen.

Kriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz

Beschreibung des Auswahlkriteriums: Jeder Bewerber bzw. jede Bewerbergemeinschaft muss über einen durchschnittlichen Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags (Einführung eines Zeitwirt-schafts- und Dienstplanungs-Systems) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren 2023 - 2025 von mindestens 2,5 Mio. EUR netto. Andernfalls wird der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft ausgeschlossen.

Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:

Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 4

Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 5

Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden

Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Gesamtkosten

Beschreibung: Gesamtkosten netto