1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Investitions- und Strukturbank Rheinland-Pfalz (ISB)
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2.1.
Verfahren
Titel: Einführung eines cloudbasierten Personalinformationssystems (HR-System)
Beschreibung: Einführung eines cloudbasierten Personalinformationssystems (HR-System)
Kennung des Verfahrens: 185c032a-8d3e-4159-b5ed-9f203393973f
Interne Kennung: V57-2026
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
Zentrale Elemente des Verfahrens: gemäß Vergabeunterlagen Dokument "A1 Bewerbungsbedingungen"
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Holzhofstraße 4
Stadt: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YQNMJSB# 1. Die Vergabeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform https://www.dtvp.de/ zum Download zur Verfügung; die Bieter werden gebeten, die Vergabeunterlagen unverzüglich auf Vollständigkeit zu prüfen. 2. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über das Deutsche Vergabeportal unter https://www.dtvp.de. Die Interessenten sind daher verpflichtet, regelmäßig im Postfach auf der Vergabeplattform nachzusehen, ob Nachrichten eingegangen sind. Der Auftraggeber kann von der Beantwortung von Bewerber-/Bieterfragen absehen, welche nicht über das Vergabeportal eingereicht werden. 3. Etwaige Fragen von interessierten Unternehmen müssen bis spätestens 14.07.2026 um 23:59 Uhr über das o. g. Vergabeportal übersendet werden. Der Auftraggeber behält sich vor, danach eingehende Anfragen nicht mehr zu beantworten. Fragen zu dem Vergabeverfahren werden wegen der Gleichbehandlung der Bieter nur in Textform und anonymisiert beantwortet. 4. Für die Angebote sind die hierfür zur Verfügung gestellten Vordrucke zu verwenden, die über das Vergabeportal abgerufen werden können. 5. Angebote sind über die Vergabeplattform im entsprechenden Projektraum über das Bietertool im Reiter "Angebote" einzureichen. Auf andere Art übermittelte Angebote, insbesondere schriftliche Angebote oder Angebote per E-Mail sind nicht zulässig. Angebote dürfen nicht über die Nachrichtenfunktion des Bietertools eingereicht werden. 6. Der Bieter hat sich rechtzeitig mit der Funktion der Vergabeplattform zur Abgabe von Angeboten vertraut zu machen und sich über etwaige Wartungsarbeiten der Vergabeplattform (Downtimes) zu informieren. Es wird darauf hingewiesen, dass ggf. Dateianhänge nur bis zu einer bestimmten Größe hochgeladen werden können. Im Falle von Störungen der Vergabeplattform hat sich der Bieter an den Support des Plattformbetreibers zu wenden und parallel dazu den Auftraggeber zu informieren. 7. Soweit vom Bieter auszufüllende Bestandteile der Vergabeunterlagen mit Unterschrift und Firmenstempel zu versehen sind, gilt bei elektronischer Angebotsabgabe in Textform das Folgende: Anstelle von Originalunterschrift und Firmenstempel ist nur der Name der natürlichen Person, die die Erklärung abgibt, anzugeben. Dies kann auch durch eine eingescannte Unterschrift erfolgen. 8. Die Verfahrenssprache ist deutsch. Es werden daher nur Angaben und Nachweise in deutscher Sprache akzeptiert (ggf. in deutscher Übersetzung). 9. Maßgeblich ist allein der Text der europaweiten Bekanntmachung im Amtsblatt der EU. 10. Der Auftraggeber behält sich vor, von seinem Nachforderungsrecht Gebrauch zu machen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Einführung eines cloudbasierten Personalinformationssystems (HR-System)
Beschreibung: Die Investitions- und Strukturbank Rheinland-Pfalz (ISB) befindet sich seit der COVID-19-Pandemie in einem dynamischen personellen Wandel. Seit 2021 hat sich der Personalbestand deutlich und dauerhaft erhöht. Parallel dazu sind sowohl die Anforderungen an die Personalgewinnung als auch die Komplexität der internen Personalprozesse erheblich gestiegen. Die natürliche Fluktuation hat zusätzlich dazu geführt, dass die Anzahl und Vielfalt der zu bearbeitende Vorgänge kontinuierlich zugenommen hat. Aktuell fehlt eine zentrale, systemgestützte Lösung zur ganzheitlichen Steuerung und Dokumentation der Personalprozesse. Die Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung und Zutrittskontrolle werden über externe Anbieter abgebildet, jedoch ohne Integration in eine gemeinsame Plattform. Weitere HR-Prozesse - darunter Recruiting, Pre-Onboarding, Onboarding, Personalentwicklung, Zielvereinbarungen, Beurteilungen und die Verwaltung von Personalkosten - werden manuell oder über nicht miteinander verknüpfte Einzellösungen gesteuert. Die Personalakten werden bislang ausschließlich in Papierform oder als unstrukturierte Textdateien geführt. Dies erschwert den Zugriff, verursacht hohen Platzbedarf und birgt Risiken hinsichtlich Lesbarkeit, Vollständigkeit und Datenschutz. Auch die Erstellung und Bearbeitung von Personalunterlagen erfolgt uneinheitlich, da jeder Personalreferent auf eigene Ordnerstrukturen und individuell gestaltete Vorlagen zurückgreift. Eine standardisierte, qualitätsgesicherte und revisionssichere Architektur fehlt. Vor diesem Hintergrund verfolgt die ISB das Ziel, eine moderne, cloudbasierte HR-Softwarelösung einzuführen, die alle relevanten Personalprozesse in einem integrierten System digital abbildet. Die neue Lösung soll die Organisationseinheit Personal in die Lage versetzen, ihre Aufgaben effizient, transparent und rechtssicher zu erfüllen - unabhängig von individuellen Arbeitsweisen oder personellen Veränderungen. Für die HR-Abteilung bedeutet dies eine deutliche Entlastung durch automatisierte Workflows, zentrale Datenhaltung und einheitliche Dokumentenvorlagen. Für Führungskräfte eröffnet die Lösung die Möglichkeit, über ein Self-Service-Portal aktiv in Personalprozesse eingebunden zu werden - etwa bei Genehmigungen, Zielvereinbarungen oder Entwicklungsmaßnahmen. Für IT-Verantwortliche bietet die Lösung eine zukunftsfähige, skalierbare Architektur mit offenen Schnittstellen zur Integration bestehender Systeme wie Lohnbuchhaltung, Zutrittskontrolle und Zeiterfassung. Und für den Vorstand schafft sie die Grundlage für eine strategisch ausgerichtete, datengestützte Personalsteuerung, die Wachstum, Qualität und Compliance gleichermaßen unterstützt. Die Software muss flexibel konfigurierbar sein, sodass die ISB eigene Abläufe gestalten und bei Bedarf anpassen kann - ohne auf externe Programmierung angewiesen zu sein. Eine digitale, revisionssichere Personalakte muss den Zugriff auf Informationen erleichtern und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben sicherstellen. Insgesamt muss die Lösung dazu beitragen, die Personalarbeit der ISB zukunftssicher, skalierbar und strategisch ausrichtbar zu gestalten - als Fundament für eine moderne, serviceorientierte HR-Organisation. Leistungsinhalte: - Digitale Personalakte und Stammdatenverwaltung - Zeiterfassung und Zutrittskontrolle - Employee Self Service (ESS) für Mitarbeitende und Führungskräfte - Bewerber- und Stellenmanagement - Talentmanagement und Personalentwicklung - Personalkostenplanung - Reisekostenabrechnung - Beurteilungs- und Zielvereinbarungsprozesse - Flexible Prozessgestaltung - Bedienerfreundlichkeit und Nutzerführung
Interne Kennung: V57-2026
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Holzhofstraße 4
Stadt: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Auswahlkriteriums: - Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung - Nichtvorliegen von Ausschlussgründen - Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung - Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation - Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 (gemäß Dokument "C2 Befähigung zur Berufsausübung" der Vergabeunterlagen)
Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eigenerklärung zur Eignung - Angaben über die Umsätze der vergangenen 3 Geschäftsjahre des Unternehmens (netto) insgesamt und für den Tätigkeitsbereich des Auftrags (hier Einführung eines cloudbasierten Personalinformationssystems (HR-System)) Mindestanforderung 1.000.000 EUR p.a. (netto, im Jahresdurchschnitt der letzten drei Geschäftsjahre) - Betriebshaftpflichtversicherungsschutz über die Vertragslaufzeit mit einer Mindestdeckung von jeweils 3.000.000 EUR für Personen- und Sachschäden pro Schadensfall bei doppelter Jahresgesamtleistung - Angabe der KMU-Definition (gemäß Dokument "C3 wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit" der Vergabeunterlagen)
Kriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Nachweis eines Zertifikats, dass die Anforderungen für Einrichtung, Umsetzung, Aufrechterhaltung und fortlaufende Verbesserung eines dokumentierten Informationssicherheits-Managementsystems unter Berücksichtigung des Kontexts des Unternehmens bestätigt. Mindestanforderung: zum Zeitpunkt der Abgabe gültige Zertifizierung gem. ISO/IEC 27001. (gemäß Dokument "C4 technische und berufliche Leistungsfähigkeit" der Vergabeunterlagen)
Kriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eigenerklärung über die Leistungsfähigkeit und Erfüllung der Anforderungen an die Leistung aus der Leistungsbeschreibung: - Sämtliche Anforderungen an das HR-Tool gemäß Leistungsbeschreibung werden erfüllt. - Die Mindestanforderungen (A-Kriterien) gemäß der Wertungsmatrix werden vollständig erfüllt. - Die nachstehende Softwarelösung zur Einführung eines cloudbasierten Personalinformationssystems (HR-System) wird angeboten: -- Name der Software -- Aktuelle Versionsnummer -- Anzahl Mandanten, die mit dieser Software arbeiten (gemäß Dokument "C4 technische und berufliche Leistungsfähigkeit" der Vergabeunterlagen)
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Nachweis von Leistungen, die mit der aktuell zu vergebenden Leistung vergleichbar sind. Referenzen dürfen höchstens aus bereits erbrachten Leistungen der letzten fünf Jahren (gerechnet von der Frist zur Abgabe der Angebote) erbracht worden sein. Der Nachweis hat folgende Informationen zu beinhalten: a) wesentliche Leistungsbeschreibung b) Angabe des geleisteten Werts c) Zeitraum der Leistungserbringung d) Name des Auftraggebers Mindestanforderung: - Leistungszeitraum nicht älter als 5 Jahre (d.h. nicht vor Mai 2021, zukünftige und in Aussicht gestellte Leistungen werden nicht akzeptiert) - mindestens drei Projektreferenzen im Zusammenhang mit der Einführung eines cloudbasierten Personalinformationssystems (HR-System) (gemäß Dokument "C4 technische und berufliche Leistungsfähigkeit" der Vergabeunterlagen)
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: In die Ermittlung des Zuschlagskriteriums (ZK) "Preis" fließen die vom Bieter gemachten Angaben im Preisblatt gem. "C10 Preisblatt HR Tool" ein (PA = Preis des zu bewertenden Angebots). Hierzu wird zunächst der niedrigste Bewertungspreis (PN) ermittelt. Das preiswerteste Angebot erhält die volle Punktzahl von 30 Punkten. Die Punktzahlen der weiteren Angebote werden im Verhältnis zum preiswertesten Angebot referenziert. Dabei wird folgende Formel angewendet: ZK(Preis) = PN/PA*30
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Qualität (Konzepte)
Beschreibung: In die Ermittlung des Zuschlagskriteriums "Qualität (Konzepte)" fließen die vom Bieter gemachten Angaben gem. "C12 Bewertungsmatrix Gesamt" (Lfd Nr. 1 und 2) ein. Hierzu werden die Angaben der B-Kriterien bewertet, jeweils multipliziert mit dem individuellen Gewichtungsfaktor. In Summe können maximal 20 Punkte erreicht werden. Das Zuschlagskriterium "Qualität (Konzepte)" gliedert sich in folgende Unterkriterien: - Umsetzungskonzept (75%) - Schulungskonzept (25%)
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 20
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Anforderungskatlog
Beschreibung: In die Ermittlung des Zuschlagskriteriums "Anforderungskatlog" fließen die vom Bieter gemachten Angaben gem. "C11 Wertungsmatrix Anforderungskatalog" ein. Hierzu werden die Angaben der B-Kriterien bewertet, jeweils multipliziert mit dem Gewichtungsfaktor für die Gesamtsumme des Anforderungskatalogs. In Summe können maximal 50 Punkte erreicht werden.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 14/07/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 24/07/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 70 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Angebote werden gem. § 56 VgV auf Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit und auf rechnerische Richtigkeit geprüft. Der öffentliche Auftraggeber kann Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Die Unterlagen sind vom Bieter nach Aufforderung durch den öffentlichen Auftraggeber innerhalb einer von diesem festzulegenden angemessenen, nach dem Kalender bestimmten Frist vorzulegen.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungstermin: 24/07/2026 12:01:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Eröffnungstermin — Beschreibung: Bieter sind nicht zugelassen.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: gemäß Anlage "D2 EVB-IT Cloudvertrag" der Vergabeunterlagen
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland-Pfalz Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Investitions- und Strukturbank Rheinland-Pfalz (ISB)
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Investitions- und Strukturbank Rheinland-Pfalz (ISB)
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Investitions- und Strukturbank Rheinland-Pfalz (ISB)
Registrierungsnummer: 07-0019702100000-77
Postanschrift: Holzhofstraße 4
Stadt: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Wolfgang Busch Vergabemanager e.K.
Telefon: +4915141697068
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland-Pfalz Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau
Registrierungsnummer: keine Angabe
Postanschrift: Stiftsstraße 9
Stadt: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
Telefon: +49613116-2234
Fax: +49613116-2113
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 347d98b9-3b09-45b6-9d1d-1218e681b13f - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 16/06/2026 16:06:04 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 418372-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 116/2026
Datum der Veröffentlichung: 18/06/2026