1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Einkaufsgemeinschaft bestehend aus den Ländern Rheinland-Pfalz und Hessen, vertreten durch das Landesamt für Finanzen Rheinland-Pfalz
Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2.1.
Verfahren
Titel: Vergabe der Wartungs- und Pflegeleistungen am Produkt der Systemlösung BEIREFA, eBeihilfe und Fachanwendung BEIREFA Dienstunfall
Beschreibung: Gegenstand der Beschaffung ist die Pflege, Wartung und Weiterentwicklung der durch die Firma SINC erstellte Systemlösung BEIREFA inkl. der eBeihilfe sowie die im Land Hessen eingesetzte BEIREFA-Lösung zum Dienstunfall
Kennung des Verfahrens: c374275e-e3a0-4c35-bf30-aa74a956345d
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72267100 Wartung von Informationstechnologiesoftware
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72262000 Software-Entwicklung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen: In den Ländern Rheinland-Pfalz und Hessen
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
§§ 14, 17 VgV - GWB, VgV
RL 2014/24/EU
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift: §§ 123, 124 GWB
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Wartungs- und Pflegeleistungen am Produkt der Systemlösung BEIREFA, eBeihilfe und Fachanwendung BEIREFA Dienstunfall
Beschreibung: Die Länder Hessen und Rheinland-Pfalz kooperieren hinsichtlich der Weiterentwicklung der Beihilfebearbeitung. Im Zuge dieser Kooperation wurde die 2016 gemeinsam beauftragte Beihilfeabrechnungslösung BEIREFA 2018 als Prototyp in Rheinland-Pfalz und als Produktversion 2021 in Hessen sowie 2022 in Rheinland-Pfalz in Betrieb genommen. Während der Laufzeit des zugrundliegenden Projekt- und Wartungsvertrages wurde bzw. wird BEIREFA noch um medizinische Prüfregelwerke, eine Lösung zur digitalen Antragseinreichung eBeihilfe und die Krankenhausdirektabrechnungsschnittstelle ergänzt. Die durch die Firma SINC erstellte Systemlösung BEIREFA inkl. der eBeihilfe sowie die im Land Hessen eingesetzte BEIREFA-Lösung zum Dienstunfall müssen gepflegt, gewartet und weiterentwickelt werden. Leistungsgegenstand sind die Fortführung der Wartung, Pflege und Weiterentwicklung der Produkte BEIREFA eBeihilfe, Dienstunfall sowie aller Nebenanwendungen und Module für den Zeitraum nach Beendigung der aktuellen Pflichten des Softwareentwicklers. Es wird ein Auftragnehmer gesucht, der die Software BEIREFA, die weitreichend in die große und komplexe IT-Infrastruktur der beiden Länder eingebunden ist, sicher pflegt, wartet und weiterentwickelt. Die Auftraggeber benötigen zum einen einen dauerhaft stabilen, sicheren und datenschutzkonformen Betrieb. Ziel der Auftraggeber ist es zum anderen, neben der Wartung und Pflege die weitere Optimierung, Anpassung, Ergänzung und Weiterentwicklung (werterhaltende Pflege) der Lösungen voranzutreiben. Dazu möchten die Auftraggeber perspektivisch z.B. die Schaffung der Kompatibilität der Anwendungen mit neuen technischen Plattformen mobiler Endgeräte herbeiführen. Auch die datenschutz- und IT-sicherheitskonforme Integration moderner KI-Technologie ist absehbare Aufgabe in der Produktentwicklung. Aus Sicht der Auftraggeber kann diese zukunftsgerichtete Aufgabe nur von einem Unternehmen mit entsprechendem beihilferechtlichen Knowhow sowie Kenntnis des BEIREFA- und Dienstunfall-Codes erbracht werden, das auch über das erforderliche softwarearchitektonische Knowhow (auch bezüglich der angebundenen eBeihilfe) verfügt und die Ressourcen hat, die technische Entwicklungen, insbesondere deren Kompatibilität und Integration in den zu pflegenden Softwareprodukten, und den Markt medizinischer Abrechnungsprogramme, der rechtlichen Vorgaben zur medizinischen Abrechnung und der grundsätzlichen Weiterentwicklung von Softwarelösungen im Bereich der Verwaltung sowie Kundenportalen fortwährend zu beobachten. Die Auftraggeber haben ihren Focus in der rechtskonformen Beihilfeabrechnung und verfügen nicht über die Ressourcen eine Softwareproduktentwicklung zukunftsgerichtet eigenständig durchzuführen. Historisch betrachtet basieren BEIREFA, die eBeihilfe und die Fachanwendung BEIREFA Dienstunfall auf den Anforderungen und Erfahrungen der Auftraggeber. Ziel der Beschaffung ist nicht die rudimentäre Softwarepflege im Umfang von Störungsprüfungen und Störungsbeseitigungen, sondern auch Pflege- und Weiterentwicklungsleistungen. Bedarf besteht insbesondere an einer werterhaltenden Pflege, die einen besonderen Fokus auf die Weiterentwicklung zur Sicherung der Zukunftsfähigkeit der Softwarelösung hat, und zugleich an einer schnellen Behebung von auftretenden Störungen, damit die aktuelle Anwendung täglich nutzbar ist und geringe Ausfallzeiten hat. Die vorgenannten Optimierungs-, Störungsbeseitigungs- und Erweiterungsleistungen setzen detaillierte Kenntnis der technischen Struktur, Programmstruktur / des Programmcodes, der verwendeten Bibliotheken, und vor allem der eingesetzten Regelwerkslösung OPA, den speziell für die Auftraggeber erstellten und eingebundenen Regeln sowie den eingebundenen und zum Teil neu erstellten Schnittstellen und Kenntnisse des Beihilferechts und der Beihilfebearbeitung voraus
Interne Kennung: Rechnungsdaten
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 64216110 Elektronische Datenaustauschdienste
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Die Auftraggeber haben die Option, die vertragsgegenständlichen Leistungen per Option zu verlängern. Die Optionen sind bis spätestens 3 Monate vor Ablauf des Vertrags in Textform auszuüben. Die Optionen können durch die Auftraggeber gemeinsam und einheitlich oder einzeln ( je Bundesland / je Softwarelösung) ausgeübt werden. Sofern nur ein Auftraggeber die Option zur Softwarelösung BEIREFA und / oder eBeihilfe ausübt, reduziert sich die Pflegevergütung nach Anlage 4 (Preisblatt) entsprechend um 50 %.
5.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen: In den Ländern Rheinland-Pfalz und Hessen
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/06/2026
Enddatum der Laufzeit: 14/05/2030
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau Rheinland-Pfalz
Informationen über die Überprüfungsfristen: Nach § 160 GWB gelten nachfolgende Vorgaben und Fristen für Rechtsbehelfe: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. Hinsichtlich der Fristen wird insbesondere auf die für ExAnteBekanntmachungen relevante Zehn Tages Frist gemäß § 135 Abs. 3 GWB verwiesen. Eine Rüge gegenüber dem Auftraggeber ist nicht ausreichend.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Einkaufsgemeinschaft bestehend aus den Ländern Rheinland-Pfalz und Hessen, vertreten durch das Landesamt für Finanzen Rheinland-Pfalz
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Einkaufsgemeinschaft bestehend aus den Ländern Rheinland-Pfalz und Hessen, vertreten durch das Landesamt für Finanzen Rheinland-Pfalz
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau Rheinland-Pfalz
Organisation, aus deren Mitteln der Auftrag bezahlt wird: Einkaufsgemeinschaft bestehend aus den Ländern Rheinland-Pfalz und Hessen, vertreten durch das Landesamt für Finanzen Rheinland-Pfalz
Organisation, die die Zahlung ausführt: Einkaufsgemeinschaft bestehend aus den Ländern Rheinland-Pfalz und Hessen, vertreten durch das Landesamt für Finanzen Rheinland-Pfalz
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Einkaufsgemeinschaft bestehend aus den Ländern Rheinland-Pfalz und Hessen, vertreten durch das Landesamt für Finanzen Rheinland-Pfalz
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Die Pflege einer komplexen Individualsoftware kann regelmäßig nur vom ursprünglichen Entwickler sachgerecht erbracht werden, es sei denn, es hätten sich eine nennenswerte Anzahl von ehemaligen Entwicklern der Firma SINC selbständig gemacht, um genau diese Leistung in Wettbewerb zu ihrem ehemaligen Arbeitgeber zu erbringen. Derartiges ist laut der Markterkundung jetzt nicht gegeben. Zudem müsste dieses Know-How auch aktuell sein und sich im Wesentlichen auf alle hier eingesetzten Module / Funktionalitäten beziehen. Darüber hinaus hat die SINC das Zugriffrecht auf den Programmcode nicht weitergegeben. Es ist aus den ausgeführten technischen Umständen keine realistische Alternative zur Entwicklerin SINC ersichtlich. Eine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung, die zeitnah eingeführt werden könnte, ist nicht ersichtlich: Es müsste ein kompletter Wechsel aus dem innovativen, konkret auf die Bedürfnisse der Auftraggeber zugeschnittenen Softwareprodukts auf ein Drittprodukt erfolgen. Die Kosten (Neubeschaffung der Lizenzen) und der Einarbeitungsaufwand hierfür wäre immens. Diese Vorgehensweise ist jedoch nicht praktikabel und unzumutbar. Daher wäre das keine „vernünftige Alternative“ im Sinne von § 14 Abs. 6 VgV. Folglich kann die Beschaffung auf § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) VgV gestützt werden kann.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: SINC GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: SINC
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: ja
Rang in der Liste der Gewinner: 1
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: SINC
Titel: Das Datum der Auswahl des Gewinners kann aus technischen Gründen nicht in der Zukunft eingetragen werden. Der Zuschlag wird nach Abwarten der Frist des § 135 Abs. 3 Nr. 3 GWB frühstens am 01.06.2026 erteilt.
Datum der Auswahl des Gewinners: 19/05/2026
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Einkaufsgemeinschaft bestehend aus den Ländern Rheinland-Pfalz und Hessen, vertreten durch das Landesamt für Finanzen Rheinland-Pfalz
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Einkaufsgemeinschaft bestehend aus den Ländern Rheinland-Pfalz und Hessen, vertreten durch das Landesamt für Finanzen Rheinland-Pfalz
Postanschrift: Hoevelstraße 10
Stadt: Koblenz
Postleitzahl: 56073
Land, Gliederung (NUTS): Koblenz, Kreisfreie Stadt (DEB11)
Land: Deutschland
Telefon: +492613013-715
Fax: +492613013-359
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
Organisation, aus deren Mitteln der Auftrag bezahlt wird
Organisation, die die Zahlung ausführt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: SINC GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: HRB 26744
Postanschrift: Rheingaustrasse 182
Stadt: Wiesbaden
Postleitzahl: 65203
Land, Gliederung (NUTS): Wiesbaden, Kreisfreie Stadt (DE714)
Land: Deutschland
Telefon: +4961150451800
Fax: +496119879728
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau Rheinland-Pfalz
Registrierungsnummer: Leitweg-ID: 07-0001801100000-05
Postanschrift: Stiftsstraße 9
Stadt: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)
Land: Deutschland
Telefon: +49613116-2234
Fax: +49 613116-2113
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Publications Office of the European Union
Registrierungsnummer: PUBL
Stadt: Luxembourg
Postleitzahl: 2417
Land, Gliederung (NUTS): Luxembourg (LU000)
Land: Luxemburg
Telefon: +352 29291
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 80a1b21b-884b-4e81-8d32-1ca2095eb02d - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 19/05/2026 09:47:36 (UTC+00:00) Westeuropäische Zeit, GMT
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 343260-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 96/2026
Datum der Veröffentlichung: 20/05/2026