Öffentliche Ausschreibung Rostock 2025 Deutschland – Softwareprogrammierung und -beratung – Externer Dienstleister für das HISinOne Einführungsprojekt 2025-12-22

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Universität Rostock

E-Mail: ausschreibungen@uni-rostock.de

Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung

2.1.

Verfahren

Titel: Externer Dienstleister für das HISinOne Einführungsprojekt

Beschreibung: Beauftragung eines externen Dienstleisters für das HISinOne Einführungsprojekt

Kennung des Verfahrens: 00104173-cdb3-425b-8998-4a48d7c784a5

Interne Kennung: 25-01275-1

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung

2.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Rostock

Land, Gliederung (NUTS): Rostock, Kreisfreie Stadt (DE803)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXVHY54YTXESHCHA# Die Unternehmen verpflichten sich nach §6 TVgG M-V, den Arbeitnehmenden bei der Ausführung der Leistung mindestens die Arbeitsbedingungen auf Grundlage von Branchentarifverträgen zu gewähren. Soweit nach der MinArbV M-V keine Pflichten zur Gewährung Mindestarbeitsbedingungen nach Maßgabe von repräsentativen Tarifverträgen oder Branchentarifverträgen bestehen, verpflichten sich die Unternehmen, den Arbeitnehmenden bei der Ausführung der Leistung einen Vergaberechtlichen Mindestlohn nach §4 MinArbV M-V zu zahlen. Die maßgeblichen Branchentarife sind dem Anhang der MinArbV zu entnehmen. (https://www.regierung-mv.de/Landesregierung/wm/Wirtschaft/%C3%96ffentliches-Auftragswesen/)

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Externer Dienstleister für das HISinOne Einführungsprojekt

Beschreibung: Beauftragung eines externen Dienstleisters für das HISinOne Einführungsprojekt

Interne Kennung: 25-01275-1

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung

5.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Rostock

Land, Gliederung (NUTS): Rostock, Kreisfreie Stadt (DE803)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 01/01/2026

Enddatum der Laufzeit: 31/12/2030

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: Preis

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Rangfolge

Zuschlagskriterium — Zahl: 1,00

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Ministerium für Wirtschaft, Infrastruktur, Tourismus und Arbeit Mecklenburg-Vorpommern

Informationen über die Überprüfungsfristen: Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universität Rostock

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers

Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers

Direktvergabe:

Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist

Sonstige Begründung: Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gemäß § 17 VgV i. V. m. § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV (technische Gründe - Leistung kann nur durch ein bestimmtes Unternehmen erbracht werden) Die Universität Rostock beabsichtigt, die fachliche und technische Begleitung zur Weiterentwicklung der HISinOne-Produktbereiche APP, STU und EXA sowie den fortlaufenden Betrieb des Campus-Management-Systems (CMS) erneut an die Gecko mbH zu vergeben. Die Anwendung der Ausnahmevorschrift nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV ist gerechtfertigt, da die Leistung aus technischen Gründen zum jetzigen Zeitpunkt nur von einem einzigen Unternehmen - der Gecko mbH - erbracht werden kann. Bisherige Leistungserbringung Die Gecko mbH übernimmt seit 2019 die fachliche und technische Betreuung der HISinOne-Module APP, STU und EXA an der Universität Rostock. Dazu zählen insbesondere: - Weiterentwicklung und Implementierung der Module APP/STU, - Unterstützung der System- und Fachadministration, - Sicherstellung und Wiederherstellung des laufenden Betriebs, - technische und fachliche Begleitung der Einführung des Produktbereichs EXA, - Umsetzung komplexer Schnittstellen (z. B. DMS, Stud.IP, Online-Anträge), - Digitalisierung studienrelevanter Prozesse (Semesterticket, Studierendenausweis, UB-Ausweis), - Erstellung und Umsetzung von Maßnahmen- und Projektplänen zur Einführung von EXA, - Durchführung von Tests, Migrationsarbeiten, Datenbankanpassungen sowie finale Produktivsetzungen. Parallel führt die Gecko mbH seit 2022 außerdem das Dokumentenmanagementsystem d.velop documents an der Universität Rostock ein, welches über die digitale Studierendenakte eng mit HISinOne verzahnt ist. Besondere technische Stellung der Gecko mbH Die Gecko mbH verfügt über ein umfassendes und über Jahre aufgebautes Spezialwissen hinsichtlich: - der kundenspezifischen HISinOne-Systemlandschaft der Universität, - der hochschulspezifischen Prozesse, Datenmodelle und Anforderungen, - der organisatorischen Strukturen und Abläufe der UR, - der technischen Verzahnung zwischen HISinOne und d.velop documents. Innerhalb der Universität Rostock existiert keine ausreichende personelle oder fachliche Kapazität zur eigenständigen Wahrnehmung dieser Aufgaben. Eine kurzfristige Kompetenzauf- bzw. Neubesetzung ist nicht möglich. Die Gecko mbH fungiert aufgrund ihrer Erfahrung, ihrer langjährigen Zusammenarbeit und der parallelen Betreuung des DMS-Projekts als einziger Anbieter, der sowohl die operationellen CMS- Anforderungen als auch die komplexen EXA-Einführungsschritte vollumfänglich und unmittelbar leisten kann. Unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei einem Dienstleisterwechsel Ein Wechsel des Dienstleisters würde zu erheblichen technischen, organisatorischen und betriebskritischen Schwierigkeiten führen: - Gefährdung des laufenden Betriebs: Rund 13.500 Mitarbeitende und Studierende arbeiten täglich mit den HISinOne-Modulen APP/STU. Eine störungsfreie Systemverfügbarkeit ist zwingend erforderlich. Ein neuer Dienstleister würde eine längere Einarbeitungsphase benötigen, in der Support, Wiederherstellungen und Weiterentwicklung nicht gewährleistet wären. - Gefährdung der termingerechten Einführung des Moduls EXA: Die Einführung von EXA ist aufgrund der Abkündigung der Altsysteme (POS GX/LSF) bis spätestens 2030 zwingend erforderlich. Ein Dienstleisterwechsel würde zu erheblichen Projektunterbrechungen führen, insbesondere bei Anforderungserhebungen, Konzeptions- und Implementierungsarbeiten. Die Verzögerungen wären so gravierend, dass eine fristgerechte Einführung nicht mehr möglich wäre. - Hohe Anwendungskomplexität: Die HISinOne-Produktbereiche erfordern tiefes Spezialwissen über kundenspezifische Konfigurationen, Datenstrukturen und Prozessabbildungen. Die Einarbeitung eines neuen Dienstleisters würde Monate in Anspruch nehmen und die Produktivnutzung stark beeinträchtigen. - Verlust von organisationsspezifischem Wissen: Die Gecko mbH verfügt über gewachsene Kenntnisse zu internen Strukturen, Abläufen, Testverfahren und Kommunikationswegen. Dieses Wissen ist essenziell für die effiziente Umsetzung des EXA-Projekts und kann kurzfristig nicht transferiert werden. - Wirtschaftliche Unverhältnismäßigkeit: Ein neuer Dienstleister müsste vollständig eingearbeitet werden. Dies würde erhebliche interne Ressourcen binden und bereits abgeschlossene Projektphasen müssten teilweise neu begonnen werden. Dadurch entstünden Mehrkosten ohne Mehrwert. - Sicherheitsrelevante Aspekte: Ein neuer externer Dienstleister würde zusätzliche Zugriffsrechte und Accounts erfordern (2-FA-Tokens, Firewall-Regeln, Serverzugänge). Jeder zusätzliche externe Account erhöht das IT-Sicherheitsrisiko. Die Nutzung eines bereits integrierten Dienstleisters minimiert diese Risiken. - Herstellernahe Expertise: Die Gecko mbH verfügt aufgrund ihrer Entwicklungspartnerschaft über direkten und schnellen Zugang zur HIS eG. Andere Dienstleister unterliegen erfahrungsgemäß längeren Reaktions- und Wartezeiten, was nicht mit den Anforderungen eines laufenden und kritischen CMS-Betriebs vereinbar ist. Fazit: Die Fortführung der Beauftragung der Gecko mbH ist aus zwingenden technischen Gründen erforderlich. Kein anderer Anbieter verfügt über das notwendige, über Jahre spezifisch aufgebaute System-, Prozess- und Projektwissen sowie die organisatorischen, technischen und sicherheitsrelevanten Voraussetzungen, um die Leistung ohne erhebliche und unverhältnismäßige Risiken für Betrieb, Projektzeitplan und Datensicherheit zu übernehmen. Eine erneute Ausschreibung würde den laufenden Betrieb der zentralen Campus-Management-Systeme der Universität gefährden, die fristgerechte Einführung des Moduls EXA unmöglich machen und zu gravierenden wirtschaftlichen Nachteilen führen. Damit liegen die Voraussetzungen nach § 14 Abs. 4 Nr. 2b VgV für ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb vor. Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden, weil aus technischen G

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: Gecko mbH

Angebot:

Kennung des Angebots: 1

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Wert der Ausschreibung: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers

Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers

Begründung für eine spätere Veröffentlichung: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers

Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: 1

Titel: Gecko mbH, 18057 Rostock

6.1.4.

Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht