1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universität Rostock
Rechtsform des Erwerbers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
Deutschland – Softwareprogrammierung und -beratung – Beauftragung eines externen Dienstleisters für das HISinOne Einführungsprojekt
775258-2025 - Vorankündigung – Direktvergabe
Deutschland – Softwareprogrammierung und -beratung – Beauftragung eines externen Dienstleisters für das HISinOne Einführungsprojekt
OJ S 225/2025 21/11/2025
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Beauftragung eines externen Dienstleisters für das HISinOne Einführungsprojekt
Beschreibung: Die Universität Rostock beabsichtigt, die fachliche und technische Begleitung zur Weiterentwicklung der HISinOne-Produktbereiche APP, STU und EXA sowie den fortlaufenden Betrieb des Campus-Management-Systems (CMS) erneut an die Gecko mbH zu vergeben. Die Anwendung der Ausnahmevor-schrift nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV ist gerechtfertigt, da die Leistung aus technischen Gründen zum jetzi-gen Zeitpunkt nur von einem einzigen Unternehmen – der Gecko mbH – erbracht werden kann.
Kennung des Verfahrens: 74a2f2ff-0858-4b5a-9d51-1f4c51864cdc
Interne Kennung: 25-01275
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Schwaansche Str. 2
Stadt: Rostock
Postleitzahl: 18055
Land, Gliederung (NUTS): Rostock, Kreisfreie Stadt (DE803)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Beauftragung eines externen Dienstleisters für das HISinOne Einführungsprojekt
Beschreibung: Die Universität Rostock beabsichtigt, die fachliche und technische Begleitung zur Weiterentwicklung der HISinOne-Produktbereiche APP, STU und EXA sowie den fortlaufenden Betrieb des Campus-Management-Systems (CMS) erneut an die Gecko mbH zu vergeben. Die Anwendung der Ausnahmevor-schrift nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 VgV ist gerechtfertigt, da die Leistung aus technischen Gründen zum jetzi-gen Zeitpunkt nur von einem einzigen Unternehmen – der Gecko mbH – erbracht werden kann.
Interne Kennung: 25-01739
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
5.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammern beim Ministerium für Wirtschaft, Infrastruktur, Tourismus und Arbeit Mecklenburg-Vorpommern
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Die Gecko mbH verfügt über ein umfassendes und über Jahre aufgebautes Spezialwissen hinsichtlich: • der kundenspezifischen HISinOne-Systemlandschaft der Universität, • der hochschulspezifischen Prozesse, Datenmodelle und Anforderungen, • der organisatorischen Strukturen und Abläufe der UR, • der technischen Verzahnung zwischen HISinOne und d.velop documents. Innerhalb der Universität Rostock existiert keine ausreichende personelle oder fachliche Kapazität zur eigenständigen Wahrnehmung dieser Aufgaben. Eine kurzfristige Kompetenzauf- bzw. Neubesetzung ist nicht möglich. Die Gecko mbH fungiert aufgrund ihrer Erfahrung, ihrer langjährigen Zusammenarbeit und der parallelen Betreuung des DMS-Projekts als einziger Anbieter, der sowohl die operationellen CMS-Anforderungen als auch die komplexen EXA-Einführungsschritte vollumfänglich und unmittelbar leisten kann. Unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei einem Dienstleisterwechsel Ein Wechsel des Dienstleisters würde zu erheblichen technischen, organisatorischen und betriebskritischen Schwierigkeiten führen: • Gefährdung des laufenden Betriebs: Rund 13.500 Mitarbeitende und Studierende arbeiten täglich mit den HISinOne-Modulen APP/STU. Eine störungsfreie Systemverfügbarkeit ist zwingend erforderlich. Ein neuer Dienstleister würde eine längere Einarbeitungsphase benötigen, in der Support, Wiederherstellungen und Weiterentwicklung nicht gewährleistet wären. • Gefährdung der termingerechten Einführung des Moduls EXA: Die Einführung von EXA ist aufgrund der Abkündigung der Altsysteme (POS GX/LSF) bis spä-testens 2030 zwingend erforderlich. Ein Dienstleisterwechsel würde zu erheblichen Projektunterbrechungen führen, insbesondere bei Anforderungserhebungen, Konzeptions- und Implementierungsarbeiten. Die Verzögerungen wären so gravierend, dass eine fristgerechte Einführung nicht mehr möglich wäre. • Hohe Anwendungskomplexität: Die HISinOne-Produktbereiche erfordern tiefes Spezialwissen über kundenspezifische Konfigurationen, Datenstrukturen und Prozessabbildungen. Die Einarbeitung eines neuen Dienstleisters würde Monate in Anspruch nehmen und die Produktivnutzung stark beeinträchtigen. • Verlust von organisationsspezifischem Wissen: Die Gecko mbH verfügt über gewachsene Kenntnisse zu internen Strukturen, Abläufen, Testverfahren und Kommunikationswegen. Dieses Wissen ist essenziell für die effiziente Umsetzung des EXA-Projekts und kann kurzfristig nicht transferiert werden. • Wirtschaftliche Unverhältnismäßigkeit: Ein neuer Dienstleister müsste vollständig eingearbeitet werden. Dies würde erhebliche interne Ressourcen binden und bereits abgeschlossene Projektphasen müssten teilweise neu begonnen werden. Dadurch entstünden Mehrkosten ohne Mehrwert. • Sicherheitsrelevante Aspekte: Ein neuer externer Dienstleister würde zusätzliche Zugriffsrechte und Accounts erfordern (2-FA-Tokens, Firewall-Regeln, Serverzugänge). Jeder zusätzliche externe Account erhöht das IT-Sicherheitsrisiko. Die Nutzung eines bereits integrierten Dienstleisters minimiert diese Risiken. • Herstellernahe Expertise: Die Gecko mbH verfügt aufgrund ihrer Entwicklungspartnerschaft über direkten und schnellen Zugang zur HIS eG. Andere Dienstleister unterliegen erfahrungsgemäß längeren Reaktions- und Wartezeiten, was nicht mit den Anforderungen eines laufenden und kritischen CMS-Betriebs vereinbar ist. Die Fortführung der Beauftragung der Gecko mbH ist aus zwingenden technischen Gründen erforderlich. Kein anderer Anbieter verfügt über das notwendige, über Jahre spezifisch aufgebaute System-, Prozess- und Projektwissen sowie die organisatorischen, technischen und sicherheitsrelevanten Voraussetzungen, um die Leistung ohne erhebliche und unverhältnismäßige Risiken für Betrieb, Projektzeitplan und Datensi-cherheit zu übernehmen. Eine erneute Ausschreibung würde den laufenden Betrieb der zentralen Campus-Management-Systeme der Universität gefährden, die fristgerechte Einführung des Moduls EXA unmöglich machen und zu gravierenden wirtschaftlichen Nachteilen führen.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Gecko mbH
Angebot:
Kennung des Angebots: EVB-IT 2025
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 25-001275
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Universität Rostock
Abteilung: Beschaffung
Postanschrift: Schwaansche Str. 2
Stadt: Rostock
Postleitzahl: 18055
Land, Gliederung (NUTS): Rostock, Kreisfreie Stadt (DE803)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Mathias Evert
Telefon: +49 381 498 1530
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammern beim Ministerium für Wirtschaft, Infrastruktur, Tourismus und Arbeit Mecklenburg-Vorpommern
Registrierungsnummer: VKMV
Postanschrift: Johannes-Stelling Straße 14
Stadt: Schwerin
Postleitzahl: 19053
Land, Gliederung (NUTS): Schwerin, Kreisfreie Stadt (DE804)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Gecko mbH
Registrierungsnummer: DE137376652
Postanschrift: Deutsche-Med-Platz 2
Stadt: Rostock
Postleitzahl: 18057
Land, Gliederung (NUTS): Rostock, Kreisfreie Stadt (DE803)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Publications Office of the European Union
Registrierungsnummer: PUBL
Stadt: Luxembourg
Postleitzahl: 2417
Land, Gliederung (NUTS): Luxembourg (LU000)
Land: Luxemburg
Telefon: +352 29291
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 259e2d5d-80f4-45b3-b3e2-88b03911baf6 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 20/11/2025 08:32:24 (UTC+00:00) Westeuropäische Zeit, GMT
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 775258-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 225/2025
Datum der Veröffentlichung: 21/11/2025