Öffentliche Ausschreibung Koblenz 2025 Deutschland – Werbe- und Marketingdienstleistungen – Agentur für Marketing- und Kommunikationsdienstleistungen 2025-05-28

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Rheinland-Pfalz Tourismus GmbH

E-Mail: vergabe@rlp-tourismus.de

Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion

2.1.

Verfahren

Titel: Agentur für Marketing- und Kommunikationsdienstleistungen

Beschreibung: Für die Kreation, Konzeption, Planung und Umsetzung der touristischen Jahreskampagnen sowie weiterer Marketingmaßnahmen im B2C- und B2B-Bereich sucht die RPT zum nächstmöglichen Zeitpunkt, spätestens aber bis zum 12.05.2025, eine begleitende Agentur. Dabei gilt es die Vorgaben zur Wirtschaftsstandortmarke des Landes Rheinland-Pfalz, das Content Manual Rheinland-Pfalz, die profilgebenden Themen Natur & Aktiv, Kultur, Wein & Kulinarik und Wellness & Prävention, sowie die Vorgaben zu den definierten Zielgruppen, Geschäftsfeldern und Quellmärkten zu berücksichtigen und entsprechend umzusetzen. Weitere Ausführungen zu Art und Umfang der Leistung ist dem Kapitel 3 der Ausschreibungsunterlagen zu entnehmen.

Kennung des Verfahrens: 11cdb9aa-6cc7-43e8-aac6-1631130a094c

Interne Kennung: 20240116_MH_3

Verfahrensart: Nichtoffenes Verfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen

Zusätzliche Einstufung (cpv): 79413000 Marketing-Beratung

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Löhrstraße 103-105

Stadt: Koblenz

Postleitzahl: 56068

Land, Gliederung (NUTS): Koblenz, Kreisfreie Stadt (DEB11)

Land: Deutschland

2.1.3.

Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 600 000,00 EUR

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPDYD7YAHS

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Agentur für Marketing- und Kommunikationsdienstleistungen

Beschreibung: Für die Kreation, Konzeption, Planung und Umsetzung der touristischen Jahreskampagnen sowie weiterer Marketingmaßnahmen im B2C- und B2B-Bereich sucht die RPT zum nächstmöglichen Zeitpunkt, spätestens aber bis zum 12.05.2025, eine begleitende Agentur. Dabei gilt es die Vorgaben zur Wirtschaftsstandortmarke des Landes Rheinland-Pfalz, das Content Manual Rheinland-Pfalz, die profilgebenden Themen Natur & Aktiv, Kultur, Wein & Kulinarik und Wellness & Prävention, sowie die Vorgaben zu den definierten Zielgruppen, Geschäftsfeldern und Quellmärkten zu berücksichtigen und entsprechend umzusetzen. Folgende Leistungen sind Auftragsgegenstand und sollen seitens der Agentur nach Auftragsvergabe erbracht werden: Kampagnen - Strategische Kampagnenplanung, Beratung und konzeptionelle Weiterentwicklung der themen- und zielgruppenübergreifenden Jahreskampagnen der RPT für die Jahre 2026 ff. (marken- und ziel-gruppenkonform) - Kreation des Kampagnendesigns unter Berücksichtigung der Vorgaben zur Wirtschaftsstandortmarke Rheinland-Pfalz Gold (mehrsprachig in D, EN, NL, FR) - Erstellung und Umsetzung von Marketing- und Maßnahmenplänen (inkl. Mediaplanung) mit dem Ziel Reichweite (primär) und Traffic (sekundär) unter Einbeziehung digitaler und klassischer Medien (Mediamix) sowie der Kanäle der RPT o Analog Erstellung und Umsetzung von buchbaren Beteiligungsangebote zu einzelnen Maßnahmen für potenzielle Partner aus den Regionen, Städten, Orten und Geschäftsfeldern etc. o Abwicklung des gesamten Einkaufs von Medialeistungen (inkl. Handling, Verhandlung, Budgetverwaltung und Abrechnung) o Laufendes Reporting sowie Evaluierung und ggf. Anpassung der durchgeführten Maßnahmen - Begleitung von 1-2 Workshops mit der RPT und den Regionen zur Definition der Jahreskampagnenthemen 2026-2028 - Evaluierung und Gesamtauswertung (inkl. Endberichte) und Auswertung der gebuchten Beteiligungsmöglichkeiten Digitales Marketing - Planung und Umsetzung von Onlinemarketingmaßnahmen (SEA, Audio, Video, DOOH, Programmatic/Native Advertising etc.) - Social Media-Marketing und Social Media-Redaktion - Digitale Maßnahmen sollen zu 70 % auf das Ziel Traffic einzahlen - Content-Kooperationen - Ggf. Maßnahmen im Auslandsmarketing Klassisches Marketing - Umsetzung von Printanzeigen und Advertorials, Printmedien (z.B. Flyer, Broschüren) sowie Out of Home inkl. Gestaltung/Layout, Text, Bildredaktion - Ggf. Gestaltung von Präsentationsmedien wie Roll Ups, Displaywand, Beachflags - Ggf. Erstellung von Infomedien, Flyern, Infografiken, Factsheets - Ggf. Maßnahmen im Auslandsmarketing Content - Contenterstellung in den Bereichen Text, Bild, Video, Audio - Berücksichtigung eines inklusiven Ansatzes nach "Reisen für Alle" bei der Contenterstellung (insb. Bild und Video) - Möglichen Einsatz von KI zur kosteneffizienten Contenterstellung (Texte) beleuchten (unter Einhaltung der KI-Leitlinien der RPT) Die effektive Zusammenarbeit zwischen Agentur, RPT und ggf. weiteren externen Dienstleistern ist überaus wichtig. Die regelmäßige Teilnahme des Bieters an Briefings, Abstimmungen und Abnahmen der RPT (vor Ort und digital) wird erwartet. Für Interessenten sollte eine entsprechende Arbeitsweise selbstverständlich sein. Reisekosten für Vor-Ort-Meetings können nicht erstattet werden.

Interne Kennung: 20240116_MH_3

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen

Zusätzliche Einstufung (cpv): 79413000 Marketing-Beratung

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Löhrstraße 103-105

Stadt: Koblenz

Postleitzahl: 56068

Land, Gliederung (NUTS): Koblenz, Kreisfreie Stadt (DEB11)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 42 Monate

5.1.4.

Verlängerung

Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben: Es besteht die Option, dass eine Fortführung der geplanten Maßnahmen und Projekte um ein halbes Jahr, also bis zum 05.05.2029 beauftragt wird.

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: Zur Bewertung des Preis-Leistungs-Verhältnisses im Rahmen der Auftragsvergabe ist die Preiszusammenstellung unter Verwendung eines Vordrucks vorzunehmen, der den ausgewählten Bietern mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe zugeleitet wird.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 30,00

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Kampagnenkonzept Jahreskampagne 2026 inkl. graphischer Umsetzung

Beschreibung: Bitte entwickeln Sie unter Berücksichtigung der unter Punkt 3 beschriebenen Rahmenbedingungen und Vorgaben ein Kampagnenkonzept für die RPT Jahreskampagne 2026 unter Berücksichtigung des touristischen Markenversprechens ("Deine Goldene Zeit.") inkl. Beispiel-Layouts und Kommunikationsbotschaft für die folgenden Medien und Kanäle. Bitte beschreiben Sie dabei kurz einen möglichen Mediamix (multi-channel) zur Ansprache der fünf touristischen Zielgruppen und veranschaulichen diesen beispielhaft anhand folgender gestalterischer Elemente*: - Entwicklung eines oder mehrerer Kampagnen-Keyvisuals (Wort-Bild) und einer Kampagnenbotschaft (Wort-Bild) unter Berücksichtigung des touristischen Markenversprechens - Gestaltung einer Seite für ein Print-Advertorial inkl. Texterstellung passend zum Geschäftsfeld "Wein & Kulinarik" (Storytellingansatz) - Gestaltung eines Online-Advertorial inkl. Texterstellung passend zum Geschäftsfeld "Natur & Aktiv" (Storytellingansatz) - Gestaltung einer Social Media Ad (z.B. Carousel-Anzeige auf Facebook und Insta-gram) - Gestaltung einer Bewegtbild-Anzeige (z.B. Instagram Reel Ad oder YouTube Video Ad) - Gestaltung einer ganzseitigen Printanzeige (A4) - Gestaltung einer Audio-Anzeige (z.B. Spotify Ad) *Innerhalb dieses Zuschlagskriteriums (siehe auch Punkt 2.13 in den Ausschreibungsunterlagen) entfallen 10 % auf die graphische Umsetzung, bitte beachten Sie daher bei der grafischen Entwicklung unbedingt die Vorgaben zur Umsetzung der Wirtschaftsstandortmarke Rheinland-Pfalz Gold.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 40,00

Kriterium:

Art: Qualität

Bezeichnung: Beispielhafter Marketing- und Maßnahmenplan für die Jahreskampagne 2026

Beschreibung: Bitte erstellen Sie einen beispielhaften Marketing- und Maßnahmenplan für die touristische Jahreskampagne 2026 unter Berücksichtigung der unter Punkt 3 beschriebenen Rahmenbedingungen und Vorgaben. Der Marketing- und Maßnahmenplan sollte dabei folgende Elemente enthalten: 1. Maßnahmen- und Mediaplanung: unter Berücksichtigung der fünf rheinland-pfälzischen Zielgruppen, der geographischen Fokussierung im Inland, des zur Verfügung stehenden Gesamtbudgets (s. Punkt 6) und der definierten Zielsetzung. Bitte berücksichtigen Sie hier u.a. bereits Maßnahmen für die Beteiligungsangebote, welche potenziellen Partnern aus den Regionen, Orten, Städten sowie Geschäftsfeldern angeboten werden können. 2. Grober Kampagnen- und Zeitplan: Entwicklung einer Kampagnendramaturgie und Definition mehrerer Kampagnenflights über das Jahr hinweg. 3. Grober Budgetplan: Übersicht der Kostenaufteilung (Agentur, Media, ggf. Fremdkosten) unter Berücksichtigung des zur Verfügung stehenden Gesamtbudgets (s. Punkt 6). Der Marketing- und Maßnahmenplan ist später eine gemeinsame Grundlage für die tat-sächliche Umsetzung der Kampagne und muss nach Zuschlagserteilung zeitnah entsprechend angepasst und konkretisiert werden.

Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Zuschlagskriterium — Zahl: 30,00

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

Elektronische Auktion: nein

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau - Vergabekammer -

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Rheinland-Pfalz Tourismus GmbH

TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 600 000,00 EUR

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Leiter des Bieters: CONCEPT X Koblenz GmbH & Co. KG

Offizielle Bezeichnung: CONCEPT X Koblenz GmbH & Co. KG

Angebot:

Kennung des Angebots: 20240116_MH_2

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Wert der Ausschreibung: 600 000,00 EUR

Konzession – Wert:

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein

Vergabe von Unteraufträgen: Nein

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: 20240116_MA

Datum der Auswahl des Gewinners: 06/05/2025

Datum des Vertragsabschlusses: 27/05/2025

6.1.4.

Statistische Informationen:

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 5

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 5

Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 8

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 5

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers