1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Leibniz-Institut für Plasmaforschung und Technologie e.V. (INP)
Rechtsform des Erwerbers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: INP-18-2024
Beschreibung: Für die gesetzeskonforme, revisionssichere Speicherung von Dokumenten wird ein Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) für das Leibniz-Institut für Plasmaforschung und Technologie e.V. (INP) benötigt. Mit der Integration eines DMS muss das Institut in der Lage sein, seine Dokumente medienbruchfrei zu verarbeiten, zu erfassen, zu speichern und zurückzuverfolgen. Die Möglichkeit der Speicherung von Papierdokumenten und digitalen Dateien in einem strukturierten, digitalen Dokumentenarchiv muss gewährleistet sein. Das DMS muss eine Schnittstelle zum vorhandenen ERP-System Microsoft Dynamics NAV 2018 bieten, wobei NAV das führende System bleiben muss. Vorbereitend auf die in den nächsten Jahren notwendige Umstellung von NAV auf Business Central, ist auch eine Schnittstelle zwischen DMS und Business Central zwingend erforderlich.
Kennung des Verfahrens: 06a35eaa-6562-4ccb-a12a-e084b29b178b
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Felix-Hausdorff-Str. 2
Stadt: Greifswald
Postleitzahl: 17489
Land, Gliederung (NUTS): Vorpommern-Greifswald (DE80N)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: INP-18-2024
Beschreibung: Für die gesetzeskonforme, revisionssichere Speicherung von Dokumenten wird ein Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) für das Leibniz-Institut für Plasmaforschung und Technologie e.V. (INP) benötigt. Mit der Integration eines DMS muss das Institut in der Lage sein, seine Dokumente medienbruchfrei zu verarbeiten, zu erfassen, zu speichern und zurückzuverfolgen. Die Möglichkeit der Speicherung von Papierdokumenten und digitalen Dateien in einem strukturierten, digitalen Dokumentenarchiv muss gewährleistet sein. Das DMS muss eine Schnittstelle zum vorhandenen ERP-System Microsoft Dynamics NAV 2018 bieten, wobei NAV das führende System bleiben muss. Vorbereitend auf die in den nächsten Jahren notwendige Umstellung von NAV auf Business Central, ist auch eine Schnittstelle zwischen DMS und Business Central zwingend erforderlich. Im DMS sollen zunächst • Ein- und Ausgangsrechnungen • Bestellungen • Vergabeakten • E-Mail medienbruchfrei rechtssicher archiviert werden, solange es sich um aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen handelt. Die Archivierung muss GoBD-konform sein. Zu den Funktionen des DMS muss ein Freigabe-/Genehmigungsprozess gehören, durch den Dokumente von den zuständigen Mitarbeitenden digital geprüft, kommentiert, freigegeben bzw. abgelehnt werden können. Dieser Prozess muss mehrstufig möglich sein. Außerdem soll der Status des Dokuments (zur Prüfung bei, genehmigt von usw.) nachvollziehbar sein. Darüber hinaus sollen Dokumente mit Hilfe von digitalen Signaturen rechtsgültig unterzeichnet werden können (qualifizierte elektronische Signatur). Des Weiteren ist die Möglichkeit der Einbindung folgender Workflows gewünscht: • Personalmeldungen • Einreichen von Bestellanforderungen • Dienstreiseanträge • Urlaubsanträge • Ticketsystem („Help & Request“) Auch soll es den Anwendern möglich sein, eigene Workflows zu gestalten. Eine Vorführung innerhalb des Vergabeverfahrens wird erwartet. Mithilfe des DMS soll unter Berücksichtigung rechtlicher Vorgaben ein digitaler Posteingang eingeführt werden, so dass mittelfristig analoge Postfächer abgeschafft werden. Die automatische Archivierung sowie die Löschung von Dokumenten innerhalb bestimmter Fristen (gesetzlich vorgegeben) muss vom DMS ermöglicht werden. Außerdem wird eine Wiedervorlagefunktion von Dokumenten zu bestimmten Terminen benötigt. Ziel ist es, Papierakten weitestgehend zu digitalisieren. Ein Verfahrensverzeichnis ist zu erstellen. Das INP erwartet, dass folgende Prozesse durch das DMS zum größten Teil unterstützt bzw. vom DMS komplett übernommen werden: • Digitalisieren und Verarbeiten eingehender Informationen ohne manuelles Eingreifen • Erfassung eingehender Rechnungen aus beliebigen Quellen: Papier, E-Mail-Anhänge, mobile Scans, XRechnung usw. • automatisches Auslesen von Schlüsseldaten wie Lieferanten, Rechnungsnummern, Bestelldaten mit Lernfunktion (Indexierung) • Prüfung auf Rechnungsinhalte lt. § 14 UStG • Übermittlung von Rechnungsdaten zur Buchung an das ERP „Microsoft Dynamics NAV 2018 (MS NAV)“ • Integration des DMS in MS NAV (Zugriff auf Dokumente im DMS und Verarbeitung von Workflow – Formularen direkt im NAV unter Berücksichtigung der Benutzerrechte, Verarbeitung von Daten aus NAV in DMS) • MS NAV muss führendes System bleiben • strukturierte Archivierung von allen Dokumenten mit sicherer Suchfunktion und somit schnelles Auffinden von Vorgängen und Dokumenten • Reduzierung papiergebundener Akten und Ablage • Vermeidung von Redundanzen bei der Archivierung von Dokumenten • Archivierung von Dokumenten nach den jeweils gültigen gesetzlichen Regelungen (z.B. HGB, GoBD, DSGVO u.a.) • Möglichkeit Workflows einzubinden, ggf. eigenständig anzulegen • Konfigurieren von Workflows zur Anpassung von Prozessen an wechselnde Geschäftsanforderungen • Terminüberwachung und Wiedervorlagefunktion Das INP wird das DMS als On-Premise-Variante einsetzen, die mittelfristige Migration der On-Premise-Daten in eine Cloudlösung muss möglich sein. Es werden 20 Lizenzen benötigt, die den Zugriff auf alle Funktionen des DMS ermöglichen. Weitere 150 Lizenzen werden für diejenigen Mitarbeitenden benötigt, die Workflows nutzen (Einbindung in Genehmigungsprozess mit revisionssicherer Unterschrift) und Zugriff auf im DMS archivierte Dokumente haben müssen. Der Auftragnehmer erbringt für den Auftraggeber folgende Leistungen: • Projektmanagement in enger Abstimmung mit noch zu benennenden Ansprechpartnern am INP: Planung, Steuerung und Kontrolle des Projektes unter Einhaltung der Faktoren Zeit und Qualität; Problem- und Konfliktlösung bei der Projektplanung, bei der Projektabwicklung und beim Projektabschluss;Überwachung des Projektfortschrittes und Einleitung von eventuell notwendigen Krisenmaßnahmen sowie Projektberichterstattu; In Zusammenarbeit mit dem INP ist ein Projekthandbuch zu fertigen. • Bereitstellung der Software • Installation, Konfiguration - Integration in die vorhandene Software-Landschaft, Herstellen der Betriebsbereitschaft, Bereitstellung einer Testumgebung vor Echtstart • Support: - Festgelegte Reaktionszeiten je nach Problemlevel - in deutscher Sprache - Ticket-System - feste Ansprechpartner für die Einführungs- und anfängliche Go-Live-Phase • Schulungsleistungen - Schulung von Administratoren und Anwendern im Rahmen der Einführungsphase • Übernahme von Bestandsdaten • Erstellen von Endbenutzer-Dokumentationen und Verfahrensanweisungen • Wartung: Bereitstellung und Installation von Updates, Hotfixes, Patches
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Vorpommern-Greifswald (DE80N)
Land: Deutschland
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: 50
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: Medianmethode gemäß UfaB VI
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Informationen über die Überprüfungsfristen: § 160 GWB Einleitung, Antrag (1)Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2)Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3)Der Antrag ist unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammern bei dem Ministerium für Wirtschaft, Bau und Tourismus Mecklenburg-Vorpommern
TED eSender: Publications Office of the European Union
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 154 943,00 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: European IT Consultancy EITCO GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 2024-0295
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert der Ausschreibung: 154 943,00 EUR
Konzession – Wert:
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: INP-18-2024
Datum des Vertragsabschlusses: 11/10/2024
6.1.4.
Statistische Informationen:
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Leibniz-Institut für Plasmaforschung und Technologie e.V. (INP)
Registrierungsnummer: DE137584418
Abteilung: Vergabestelle
Postanschrift: Felix-Hausdorff-Straße 2
Stadt: Greifswald
Postleitzahl: 17489
Land, Gliederung (NUTS): Vorpommern-Greifswald (DE80N)
Land: Deutschland
Telefon: 0049 3834 554 300
Fax: 0049 3834 554 301
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammern bei dem Ministerium für Wirtschaft, Bau und Tourismus Mecklenburg-Vorpommern
Registrierungsnummer: TEL03855885160
Postanschrift: Johannes-Stelling-Straße 14
Stadt: Schwerin
Postleitzahl: 19053
Land, Gliederung (NUTS): Schwerin, Kreisfreie Stadt (DE804)
Land: Deutschland
Telefon: 0049385 588-5160
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: European IT Consultancy EITCO GmbH
Registrierungsnummer: DE 814766437
Postanschrift: Potsdamer Platz 10
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10785
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 (30) 408191 0
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Publications Office of the European Union
Registrierungsnummer: PUBL
Stadt: Luxembourg
Postleitzahl: 2417
Land, Gliederung (NUTS): Luxembourg (LU000)
Land: Luxemburg
Telefon: +352 29291
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 69d6e7b3-88c2-4416-be3b-50ce3fbfb333 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 11/11/2024 14:34:56 (UTC)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 690899-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 221/2024
Datum der Veröffentlichung: 13/11/2024