1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Universität Rostock
Deutschland – Softwareprogrammierung und -beratung – DMS Entwicklungsleistung eines externen Dienstleisters
689161-2024 - Vorankündigung – Direktvergabe
Deutschland – Softwareprogrammierung und -beratung – DMS Entwicklungsleistung eines externen Dienstleisters
OJ S 220/2024 12/11/2024
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: DMS Entwicklungsleistung eines externen Dienstleisters
Beschreibung: Ziel der Ausschreibung ist, einen externen Dienstleistenden mit der bedarfsgerechten Weiterentwicklung der vorhandenen Lösungen, der Entwicklung weiterer Fall- und Sachakten sowie der Einrichtung von Schnittstellen zu anderen IT-Anwendungen nach Bedarf zu beauftragen. Auch die Sicherstellung bzw. Wiederherstellung des laufenden Betriebs in Form von IT-Support (1st + 2nd Level) sowie Monitoring sind Teil der ausgeschriebenen Leistung. Die Konzeption, Umsetzung und Einführung der Lösungen ist eingebettet in ein komplexes Organisationsentwicklungsvorhaben der UR und muss mit anderen Teil-Vorhaben synchronisiert werden. Insbesondere ist die (Weiter-)Entwicklung der entsprechenden Lösungen DMS d.velop documents in enger Synchronisation mit der HISinOne (hier HIO) -Einführung an der UR durchzuführen. Ausgeschrieben wird die fachliche Begleitung der Einführung und Erweiterung des DMS d.velop documents an der UR aus technischer Perspektive, insbesondere mit folgender Zielstellung: • bedarfsgerechte fachlich-technische Weiterentwicklung (Konzeption, Konfiguration, Implementierung etc.) des Basissystems und der vorhandenen Fallakten, • bedarfsgerechte fachlich-technische Entwicklung (Konzeption, Konfiguration, Implementierung etc.) neuer Fallakten, • Unterstützung sowohl bei der System- als auch der Fachadministration nach Bedarf. • Sicherstellung und Wiederherstellung des laufenden Betriebs
Kennung des Verfahrens: 6f1107d7-e4c7-4c2b-8ba7-a8ff19d3a791
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: DMS Entwicklungsleistung eines externen Dienstleisters
Beschreibung: Ziel der Ausschreibung ist, einen externen Dienstleistenden mit der bedarfsgerechten Weiterentwicklung der vorhandenen Lösungen, der Entwicklung weiterer Fall- und Sachakten sowie der Einrichtung von Schnittstellen zu anderen IT-Anwendungen nach Bedarf zu beauftragen. Auch die Sicherstellung bzw. Wiederherstellung des laufenden Betriebs in Form von IT-Support (1st + 2nd Level) sowie Monitoring sind Teil der ausgeschriebenen Leistung. Die Konzeption, Umsetzung und Einführung der Lösungen ist eingebettet in ein komplexes Organisationsentwicklungsvorhaben der UR und muss mit anderen Teil-Vorhaben synchronisiert werden. Insbesondere ist die (Weiter-)Entwicklung der entsprechenden Lösungen DMS d.velop documents in enger Synchronisation mit der HISinOne (hier HIO) -Einführung an der UR durchzuführen. Ausgeschrieben wird die fachliche Begleitung der Einführung und Erweiterung des DMS d.velop documents an der UR aus technischer Perspektive, insbesondere mit folgender Zielstellung: • bedarfsgerechte fachlich-technische Weiterentwicklung (Konzeption, Konfiguration, Implementierung etc.) des Basissystems und der vorhandenen Fallakten, • bedarfsgerechte fachlich-technische Entwicklung (Konzeption, Konfiguration, Implementierung etc.) neuer Fallakten, • Unterstützung sowohl bei der System- als auch der Fachadministration nach Bedarf. • Sicherstellung und Wiederherstellung des laufenden Betriebs
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammern bei dem Ministerium für Wirtschaft, Bau und Tourismus MecklenburgVorpommern
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Universität Rostock
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Universität Rostock
TED eSender: Publications Office of the European Union
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Bedarf an zusätzlichen Bauleistungen oder Dienstleistungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer
Sonstige Begründung: Bisher wurde durch die Gecko mbH die fachliche und technische Begleitung zur Einführung und Erweiterung des DMS d.velop documents an der UR übernommen, insbesondere mit folgender Zielstellung: - Weiterentwicklung (Konzeption, Konfiguration, Implementierung etc.) des Basissystems und der vorhandenen Fallakten, - Neu-Entwicklung (Konzeption, Konfiguration, Implementierung etc.) weiterer Fallakten, - Unterstützung sowohl bei der System- als auch der Fachadministration nach Bedarf. - Sicherstellung und Wiederherstellung des laufenden Betriebs Welche weiteren Leistungen sollen beauftragt werden? Für die Entwicklung der nachfolgenden neuen Lösungen besteht die Aufgabe zunächst darin: Konzeption, Konfiguration und Dokumentation neuer Fallakten sowie technische Begleitung der Einführung. • Dienstreiseakte • Personalakte • Stellenakte • Vertragsakte • Weitere Fallakten nach Bedarf Die Weiterentwicklung der bereits vorhandenen und die Entwicklung neuer Lösungen des d.velop documents Systems und die Einrichtung von Schnittstellen zu anderen IT-Anwendungen sollen beauftragt werden. Des Weiteren sollen in Absprache mit der UR im Vertragszeitraum Leistungen im Zusammenhang mit der technischen Betreuung der IT-Anwendung und der Sicherstellung und Wiederherstellung des laufenden Betriebs wie zum Beispiel das Einspielen von Updates oder Unterstützung beim Patchen von Software-Komponenten übernommen werden, welche sicherstellen, dass das DMS im Zusammenhang mit der technischen Infrastruktur der UR optimal funktioniert. Was ist die Besonderheit bezüglich der Gecko mbH Die Firma Gecko mbH ist seit 2022 externer Dienstleister zur Einführung und Weiterentwicklung elektronischer Akten für die UR. Zu den Aufgaben gehören die Weiterentwicklung des im Einsatz befindlichen Dokumentenmanagementsystems d.velop documents um weitere Fall- und Sachakten sowie die Sicherstellung des laufenden Betriebs. Die UR ist aus personellen Gründen nicht in der Lage, diese Aufgaben selbst wahrzunehmen. Innerhalb der UR existiert die dafür notwendige Kompetenz nicht, sodass diese Aufgabe durch die UR selbst nicht wahrgenommen werden kann. Vor allem die Entwicklungsleistungen, welche circa 85 – 90 % der Gesamtleistung ausmachen, können nicht durch die UR selbst übernommen werden. Eine Aneignung der dafür notwendigen Kompetenz ist mit der derzeit bestehenden Personalkapazität nicht möglich, da diese Aufgaben bei den bestehenden Stellenprofilen nicht vorgesehen sind. Seit 2019 führt die UR das neue Campusmanagementsystem HISinOne ebenfalls mit Gecko ein und ist nun an einem Punkt angekommen, an dem die inhaltlich und technisch neuentwickelte elektronische Studierendenakte an HISinOne angebunden werden muss. Kurze Kommunikationswege und viel Know-How innerhalb beider Themengebiete und innerhalb eines Unternehmens sind diesbezüglich sehr von Vorteil. Was sind jetzt die unverhältnismäßigen Schwierigkeiten, die durch den Wechsel entstehen? Auf eine erneute Ausschreibung sollte verzichtet werden, da andernfalls der laufende Betrieb gefährdet ist. Derzeit arbeiten circa 100 Mitarbeitende der UR aktiv und produktiv mit dem DMS. Es muss sichergestellt sein, dass der laufende Betrieb nicht gestört wird. Die Gecko mbH verfügt über das dafür notwendige Fachwissen, um bei IT-Supportanfragen sofort reagieren und Abhilfe leisten zu können. Die Einarbeitung eines neuen Dienstleisters würde dazu führen, dass Mitarbeitende der UR über einen ungewissen Zeitraum nicht arbeitsfähig sind, weil dafür notwendiges Wissen erst im Rahmen einer umfangreichen Einarbeitung vermittelt werden muss. Dies stellt für die UR ein dringend abzuwendendes Szenario dar, sodass für die Ausgestaltung dieser Aufgabe nur die Firma Gecko mbH in Frage kommt. Eine Ausschreibung wäre außerdem nicht verhältnismäßig, da die Einarbeitung eines neuen Dienstleisters nicht nur viel Zeit für die Übernahme des laufenden Betriebes in Anspruch nehmen würde, sondern auch für die Weiterentwicklung des DMS. Hier müsste die Implementierung der aktuell in der Entwicklung befindlichen Fallakten, z. B. Rechnungsakte, Beschaffungsakte oder Studierendenakte, unterbrochen und ggf. neu begonnen werden. Dies würde unnötige finanzielle Ressourcen binden, die wiederum dringend für die Entwicklung von Fall- und Sachakten benötigt werden. Eine Übernahme der Aufgaben durch einen anderen Dienstleister steht daher nicht im Verhältnis zum Nutzen. Die bei Vergabe an einen neuen Dienstleister eintretenden Projektverzögerungen können zudem dazu führen, dass gesetzliche Vorgaben nicht eingehalten werden können und die UR sich dadurch angreifbar macht. Dies gilt es zu vermeiden und befürwortet eine Direktvergabe an den bestehenden Dienstleister Gecko mbH. Die Einrichtung der Zugriffsrechte für einen neuen Dienstleister müsste komplett neu aufgesetzt werden. Das beinhaltet abgesicherte Zugänge für den Dienstleister inklusive Software-Tokens für die 2-Faktor-Authentifizierung, die manuelle Anlage und dauerhafte Pflege der administrativen Nutzerkonten im Identitymanagement der Universität, die IP-Freigabe der expliziten Geräte der externen Nutzer in den Firewalls, explizite Rechte auf dem Zugangsserver, der von außerhalb erreichbar ist und den Nutzern erlaubt, von diesem auf nicht von außen erreichbare Server zuzugreifen. Der Zugriff eines weiteren externen Dienstleisters auf die Infrastruktur der Universität Rostock stellt ein hohes Sicherheitsrisiko dar. Mitarbeiteraccounts von externen Dienstleistern sind nicht selten Ziel von Angriffen. Der Fakt, dass es sich für beide Projekte aktuell um den gleichen externen Dienstleister handelt, ist daher aus IT-Sicherheitssicht ein großer Vorteil. Der jetzige Dienstleister hat aufgrund der Entwicklungspartnerschaft einen engen Kontakt zum Hersteller d.velop, wodurch schnellere Reaktionszeiten zu erwarten sind und Termine innerhalb weniger Tage realisiert werden können.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Universität Rostock
Abteilung: Beschaffung
Postanschrift: Schwaansche Str. 2
Stadt: Rostock
Postleitzahl: 18055
Land, Gliederung (NUTS): Rostock, Kreisfreie Stadt (DE803)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Mathias Evert
Telefon: +49 381 498 1530
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Gecko mbH
Stadt: Rostock
Postleitzahl: 18057
Land, Gliederung (NUTS): Rostock, Kreisfreie Stadt (DE803)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland, Deutschland
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammern bei dem Ministerium für Wirtschaft, Bau und Tourismus MecklenburgVorpommern
Stadt: Schwerin
Postleitzahl: 19053
Land, Gliederung (NUTS): Schweinfurt, Kreisfreie Stadt (DE262)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: Publications Office of the European Union
Registrierungsnummer: PUBL
Stadt: Luxembourg
Postleitzahl: 2417
Land, Gliederung (NUTS): Luxembourg (LU000)
Land: Luxemburg
Telefon: +352 29291
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
11. Informationen zur Bekanntmachung
11.1.
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 6a754e53-c28e-4b1f-ba4e-fb6f4b0d0c91 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 11/11/2024 08:21:49 (UTC)
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
11.2.
Informationen zur Veröffentlichung
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 689161-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 220/2024
Datum der Veröffentlichung: 12/11/2024